信息化時代公立醫(yī)院人事檔案管理路徑探析

摘 要：公立醫(yī)院是我國深化醫(yī)療改革、推進我國醫(yī)療技術(shù)發(fā)展的主力軍，為廣大人民群眾提供了優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。伴隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的繁榮發(fā)展，行業(yè)競爭日趨激烈，尤其是對高端人才的競爭越發(fā)白熱化。在醫(yī)療領(lǐng)域，公立醫(yī)院對高端人才的需求日益迫切。因此，在公立醫(yī)院管理工作中，人事檔案管理越來越受到院方高層領(lǐng)導(dǎo)的重視。進入信息化時代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案人工管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新時代發(fā)展的需要，亟須通過創(chuàng)新管理模式，對人事檔案管理開展信息化建設(shè)，以滿足時代發(fā)展要求，為公立醫(yī)院選拔、培養(yǎng)和聘用高端專業(yè)人才提供翔實的信息依據(jù)。文章通過對當前公立醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)相關(guān)方面展開討論，并提出相應(yīng)解決方法，以供同行參考。

關(guān)鍵詞：信息化時代；公立醫(yī)院；人事檔案管理；發(fā)展路徑

我國新醫(yī)改中一項重要的內(nèi)容是要求公立醫(yī)院加快管理工作信息化進程。公立醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容之一，隨著我國醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院人事檔案管理逐步向科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，如何依托信息技術(shù)改革傳統(tǒng)檔案管理方式、打造信息化檔案管理模式、充分提高醫(yī)院的管理水平、強化人力資源檔案管理成為醫(yī)院檔案管理人員當前最為急需解決的課題。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的繁榮發(fā)展和行業(yè)競爭的日益激烈，公立醫(yī)院對高端人才的需求量也與日俱增。作為醫(yī)院選拔人才的重要部門，人事檔案管理在為醫(yī)院挑選高端人才的工作中發(fā)揮著關(guān)鍵作用。由此可見，公立醫(yī)院人事檔案管理工作在推動公立醫(yī)院健康發(fā)展、穩(wěn)定國家新醫(yī)改大局中起到了舉足輕重的作用。

一、公立醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性

在醫(yī)院的管理工作中，人事檔案管理屬于重要內(nèi)容，直接關(guān)系到醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平與發(fā)展前景。作為我國醫(yī)療體系的中堅力量，隨著新醫(yī)改的不斷深化，公立醫(yī)院的各項管理工作也在隨著時代變革不斷創(chuàng)新發(fā)展。傳統(tǒng)人事檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)時代發(fā)展要求，在信息化時代背景下，將信息技術(shù)與人事檔案管理相融合、創(chuàng)新檔案管理模式、實現(xiàn)人事檔案管理信息化與現(xiàn)代化是時代發(fā)展的必然趨勢。

公立醫(yī)院人事檔案管理工作的內(nèi)容繁雜，包括醫(yī)院所有在職、退休人員的個人檔案以及員工工資等各項內(nèi)容。尤其是為醫(yī)院人才選拔、培養(yǎng)和聘用等方面更是起到了決定性作用。公立醫(yī)院只有充分認識人事檔案管理工作的重要性，加快檔案管理信息化建設(shè)進程，才能緊跟時代發(fā)展步伐，提高自身在行業(yè)中的競爭實力。

1.人事檔案管理是公立醫(yī)院選拔高端人才的依據(jù)

公立醫(yī)院為了提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，完成預(yù)定醫(yī)學(xué)研究目標，會組成由不同學(xué)歷、閱歷和年齡段的專業(yè)醫(yī)學(xué)人員和配套輔助人員組成的多支醫(yī)療團隊。這種多元化團隊的構(gòu)建保證了醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和行業(yè)競爭力。人事檔案管理部門在醫(yī)院團隊搭建中起到了關(guān)鍵性作用。通過從內(nèi)部在職人員人事檔案資料整理與歸納、在社會上搜集高端人才以及匹配人員和崗位等諸項工作中都活躍著人事檔案管理人員的身影。經(jīng)由人事檔案管理部門收集、整理的高端人才檔案資料，為醫(yī)院提供了重要的信息支持，讓醫(yī)院在團隊組建時真正做到有的放矢、知人善用，組建一支由精兵強將組成的醫(yī)療隊伍。

2.人事檔案是員工薪酬制定的重要依據(jù)

公立醫(yī)院員工的薪酬制定有嚴格的標準，且會有所調(diào)整。根據(jù)人事部門檔案記錄內(nèi)容，會有討論、調(diào)整、確定三個階段。其中，人事檔案記錄的員工學(xué)歷、工作經(jīng)歷是前期制定薪酬的基礎(chǔ)，而隨著員工工作能力的表現(xiàn)、所取得成績或工作失誤等會調(diào)整薪酬，最終的確定則是根據(jù)人事檔案記錄員工的月度、季度以及年度表現(xiàn)確定相應(yīng)的職務(wù)和薪酬。由此可見，人事檔案是公立醫(yī)院確定員工薪酬的重要依據(jù)。

3.人事檔案是公立醫(yī)院培養(yǎng)人才的重要依據(jù)

公立醫(yī)院在對人才引進的同時，更加重視人才培養(yǎng)工作。如何在眾多員工中挑選所需人才并重點培養(yǎng)，要依靠人事檔案的資料作為重要依據(jù)。人事檔案管理部門按照員工的學(xué)歷、工作經(jīng)歷及工作中的表現(xiàn)將員工按層次劃分，并結(jié)合員工在工作中的具體表現(xiàn)，所提供的檔案資料有效確保了醫(yī)院在選拔和培養(yǎng)人才方向上的正確性。

二、信息化時代公立醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問題

1.人事檔案管理缺乏統(tǒng)一制度

檔案管理在公立醫(yī)院中主要劃分為檔案和人事檔案兩大部分，其中檔案大多是記錄醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)、科研項目發(fā)展、臨床醫(yī)學(xué)實驗及病患病例等，而人事檔案則是記錄了醫(yī)院在職及離退休人員的人事關(guān)系。不同的檔案類型由不同部門管理，沒有統(tǒng)一的管理制度和管理方式。醫(yī)院人事檔案管理制度落后，會影響檔案管理信息化建設(shè)的進程。

2.檔案管理人才隊伍建設(shè)滯后

信息化時代的到來，各行各業(yè)對信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)得到普及。人事檔案管理作為檔案行業(yè)的重要組成部分，也隨著時代發(fā)展在管理模式中大量采用了信息技術(shù)。但在公立醫(yī)院中由于檔案管理沒有統(tǒng)一制度，管理人員素質(zhì)也存在著不同的差異，缺乏扎實的檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識和熟練掌握信息技術(shù)已經(jīng)成為公立醫(yī)院人事檔案管理人員的軟肋。公立醫(yī)院需要加強對人事檔案管理人員的多方面培訓(xùn)，組建專業(yè)管理團隊，才能更好地適應(yīng)時代發(fā)展，滿足時代要求。

3.人事檔案利用率不足

人事檔案的價值在于檔案的利用率。由于人事檔案具有的安全性和私密性，影響了檔案的利用率，也讓對高端人才有需求的企業(yè)在查詢檔案時受到一定的限制。公立醫(yī)院在尋找所需人才時受到了此方面的影響，人事部門在為醫(yī)院選拔、聘請人才時沒有足夠的人事檔案資料可供參考。由此可見，人事檔案利用率不足成為影響人才自由流動的主要因素。

4.檔案信息化建設(shè)缺少統(tǒng)一標準和規(guī)范

全國公立醫(yī)院數(shù)量眾多，受地方財政和自身實力因素的影響，不同醫(yī)院在檔案信息化建設(shè)中的進程也各不相同，導(dǎo)致在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中無法形成統(tǒng)一的標準和規(guī)范。

5.醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)安全保護措施不足

在醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)過程中，必須做好檔案數(shù)據(jù)的安全保護工作，這是一項十分嚴肅而又重要的工作。檔案信息化過程既要確保檔案信息的可靠性和完整性，又要保證檔案數(shù)據(jù)的安全隱秘性，防止檔案信息被泄露。但目前對大多數(shù)醫(yī)院來說，檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)才剛剛起步，相關(guān)的數(shù)據(jù)安全保障措施制度不完善、設(shè)備設(shè)施不完備，是當前公立醫(yī)院急需改進的方面。

三、公立醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性

公立醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)是時代發(fā)展的要求，是必然趨勢。傳統(tǒng)紙質(zhì)人工管理方式因其時間、人工成本較大以及查詢、轉(zhuǎn)交速度慢、檔案易破損及丟失等問題，已經(jīng)無法滿足信息化時代的要求。以計算機、互聯(lián)網(wǎng)為主的信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，將大容量存儲、快速搜索、查閱及快捷傳遞等優(yōu)勢持續(xù)促進醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展。

1.提高公立醫(yī)院檔案管理工作效率

通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔，并以計算機、云空間和網(wǎng)絡(luò)平臺等信息技術(shù)為支撐，可以安全、快捷地將所需檔案文件快速存儲、轉(zhuǎn)交和查閱，比傳統(tǒng)人工管理方式更加高效、便捷。

2.提高人事檔案利用率及信息獲取速度

人事檔案在公立醫(yī)院的運營發(fā)展中起到了關(guān)鍵作用。其中具體表現(xiàn)在人事檔案管理部門可以定期給醫(yī)院提供所需人員相關(guān)資料信息，給相關(guān)科室、部門選聘人才提供參考。在信息化時代背景下開展人事檔案信息化建設(shè)，各種信息、數(shù)據(jù)查詢和資料的轉(zhuǎn)交會通過網(wǎng)絡(luò)和計算機快速完成，可以大幅縮短檔案查詢和調(diào)閱的時間，為醫(yī)院在尋找、選拔和培養(yǎng)人才過程節(jié)約大量時間和人力成本。

3.促進公立醫(yī)院員工考核的公平、公正性

傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理受人為因素影響較大，不僅會出現(xiàn)檔案丟失和破損，還容易出現(xiàn)檔案內(nèi)容被篡改的現(xiàn)象。而信息化檔案管理模式不僅存儲安全可靠，還具有公開透明的特性，在員工考核和升遷過程中，每個人的具體表現(xiàn)通過數(shù)據(jù)可一目了然，避免了人為因素的干擾，有力保障了公立醫(yī)院對員工考核的公平和公正性。

四、公立醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)路徑

1.制定科學(xué)、合理、完善的制度

無規(guī)矩不方圓。制定科學(xué)、合理、規(guī)范以及完善的制度是公立醫(yī)院人事檔案管理工作的首要任務(wù)，也是做好各項工作的關(guān)鍵。從檔案資料收集到歸檔保存、借閱查詢到轉(zhuǎn)交，包括保密工作，每一個環(huán)節(jié)都是獨立但又互有交集，鑒于人事檔案管理工作環(huán)節(jié)較多，細化每一環(huán)節(jié)的工作標準、規(guī)范工作流程及明確每一項工作原則是做好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。制定相應(yīng)環(huán)節(jié)科學(xué)、合理的工作制度，讓人事檔案管理人員在工作中有章可循，為公立醫(yī)院的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

2.加強工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，組建專業(yè)管理團隊

人事檔案管理是一項對工作人員專業(yè)技能要求較高的工作，尤其是進入信息化時代，除了要求工作人員具備扎實的檔案管理專業(yè)知識外，還要求熟練掌握人力資源、信息技術(shù)等專項技能。公立醫(yī)院人事檔案管理人員最初是由各科室和院辦等部門抽調(diào)而來，大多數(shù)未經(jīng)過檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層在認識到人事檔案管理工作的重要性后，一是要加強對現(xiàn)有員工專業(yè)技能的培訓(xùn)，尤其要關(guān)注員工檔案相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習，讓員工知法、守法。此外，進入信息化時代，人事檔案管理開展信息化建設(shè)，要求工作人員能夠熟練掌握各項信息技術(shù)，醫(yī)院應(yīng)加強員工信息技術(shù)的培訓(xùn)，尤其是對各種計算機辦公軟件的應(yīng)用；二是公立醫(yī)院要將高素質(zhì)專業(yè)檔案管理人才納入人才引進計劃。尤其要重點引進既熟悉檔案管理工作，又熟練掌握信息技術(shù)的綜合型人才，組建醫(yī)院專業(yè)的管理團隊；三是要鼓勵員工多出去學(xué)習與考察，以吸收外界先進管理經(jīng)驗，開闊眼界，加強人事檔案管理工作模式的創(chuàng)新。

3.加大專項經(jīng)費投入

進入信息化時代，加快公立醫(yī)院管理信息化建設(shè)是新醫(yī)改的重要內(nèi)容之一。作為公立醫(yī)院管理工作的重要組成部分，醫(yī)院要加大對人事檔案管理信息化建設(shè)專項資金的投入，加強信息化基礎(chǔ)建設(shè)。首先，要設(shè)立獨立的人事檔案管理辦公室，劃分辦公、儲藏和臨時查閱三個區(qū)域；其次，采購信息化設(shè)備實施，包括計算機、打印、復(fù)印一體機和掃描儀等硬件設(shè)備設(shè)施及配套軟件，并加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，做好人事檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；最后，要重視信息化設(shè)備的日常維護和定期檢查，尤其是網(wǎng)絡(luò)安全，要安排專人負責，避免出現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)泄密情況。

4.公立醫(yī)院要重視檔案數(shù)據(jù)庫資料的及時更新

人事檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)是信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)。尤其是人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立，為醫(yī)院選拔、聘用人才提供了便捷的信息支持。人事檔案具有真實性、完整性和時效性。當今社會人才競爭日益加劇，人才流動越發(fā)頻繁，公立醫(yī)院出現(xiàn)人員變動也在所難免。人事檔案管理部門要注重與醫(yī)院各科室、部門的及時溝通，一旦發(fā)生人事變動，要及時更新人事檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，確保醫(yī)院人員資料數(shù)據(jù)實時更新，從而有效保障醫(yī)院人事數(shù)據(jù)的完整性和真實性。此外，人事檔案數(shù)據(jù)庫的及時更新，有助于提高人事檔案的利用率，充分發(fā)揮人事檔案的社會價值。

5.公立醫(yī)院要始終將檔案安全、保密工作放在首位

公立醫(yī)院作為我國醫(yī)療事業(yè)的主力軍和中堅力量，匯集了大量的高端專業(yè)人才，肩負著攻堅醫(yī)療難題的重任。公立醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容繁雜，除了醫(yī)療課題研究、大量臨床試驗數(shù)據(jù)以及病患資料外，還有眾多高端人才的人事檔案資料。這些檔案資料需要嚴格保密、禁止外泄。因此，公立醫(yī)院在開展信息化建設(shè)過程中，始終要將檔案安全、保密工作放在首要位置，避免造成不可估量的損失。第一，公立醫(yī)院上至管理層領(lǐng)導(dǎo)，下至員工，要樹立檔案安全與保密意識。醫(yī)院要通過內(nèi)部網(wǎng)站與宣傳板報等形式開展檔案安全宣傳，讓保密意識扎根于廣大員工心中。第二，在醫(yī)院，要普及《檔案法》《保密法》等法律法規(guī)的學(xué)習，尤其是檔案管理部門人員在工作中做到有法可依、有章可循。第三，明確檔案管理各流程的崗位職責，尤其是檔案保管、復(fù)制和轉(zhuǎn)交等重要環(huán)節(jié)，必須由專人負責。對玩忽職守給醫(yī)院帶來嚴重損失的，要嚴肅處理。第四，根據(jù)檔案內(nèi)容及性質(zhì)，劃分保密級別，對密級檔案要由專人負責保管，并設(shè)置訪問權(quán)限，嚴禁無權(quán)限人員隨意調(diào)閱、復(fù)制檔案內(nèi)容。第五，公立醫(yī)院要重視網(wǎng)絡(luò)安全體系建設(shè)。在信息化建設(shè)中，計算機和網(wǎng)絡(luò)是最基礎(chǔ)的兩項信息技術(shù)。自網(wǎng)絡(luò)技術(shù)誕生至今，網(wǎng)絡(luò)安全問題一直是大眾關(guān)注的熱點。檔案管理信息化最大的特點是將原有的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文檔，并保存于計算機存儲空間，此舉不僅節(jié)約了大量人力、物力和時間成本，還可以通過網(wǎng)絡(luò)快捷傳遞和轉(zhuǎn)移檔案。但由于檔案的真實性和完整性，極具社會價值和經(jīng)濟價值，往往會引起不法分子的窺視，導(dǎo)致不法分子通過網(wǎng)絡(luò)盜竊機密檔案的情況層出不窮。首先，公立醫(yī)院可以通過先進的殺毒軟件、設(shè)置防火墻，并安排專人實時更新和維護，發(fā)現(xiàn)有不法分子入侵，及時報警。其次，醫(yī)院要組建一支具有責任心和保密意識，且具有豐富網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專門維護網(wǎng)絡(luò)安全的團隊，防止不法分子通過網(wǎng)絡(luò)漏洞竊取機密檔案，有效保障公立醫(yī)院檔案的安全。

五、結(jié)束語

在信息化時代背景下，公立醫(yī)院加強人事檔案信息化建設(shè)，不僅可以有效降低人工和時間等管理成本，避免人為因素產(chǎn)生的工作失誤，還能夠確保醫(yī)院持續(xù)健康發(fā)展。同時，公立醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)是一項長期與系統(tǒng)性的工作，不可能一蹴而就，針對當前醫(yī)院人事檔案管理工作和信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題，醫(yī)院管理人員要有針對性地改進和完善措施，不斷提高公立醫(yī)院人事檔案的管理水平。

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作者單位：濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院

作者簡介：張立美（1975—），女，漢族，山東惠民人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理及人事檔案管理。