數(shù)字化時(shí)代提高醫(yī)院人事檔案管理效率的策略研究

摘 要：隨著數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展及醫(yī)院數(shù)字化管理體系的不斷完善，結(jié)合數(shù)字系統(tǒng)打造專業(yè)的人事檔案管理系統(tǒng)是提高醫(yī)院人事檔案管理效率的必然趨勢(shì)。但是，當(dāng)前很多醫(yī)院的人事檔案管理制度和系統(tǒng)建設(shè)等方面并不完善，人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量很難得到保障。因此，醫(yī)院必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人事檔案管理思路，利用新技術(shù)、新理念和新方法促進(jìn)人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)一步提高人事檔案管理的效率。為了能滿足醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的需求，文章分析了提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率的重要性以及面臨的問(wèn)題，并提出了數(shù)字化時(shí)代提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率的措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化時(shí)代；醫(yī)院管理；人事檔案管理

人事檔案對(duì)于醫(yī)院人力資源管理工作的開(kāi)展尤為重要，醫(yī)院在人事調(diào)動(dòng)、人才選拔、人才隊(duì)伍建設(shè)和員工管理等方面需要參考人事檔案來(lái)開(kāi)展相應(yīng)的工作，以保障人力資源管理工作能夠更加高效和準(zhǔn)確。但是，由于當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院過(guò)于關(guān)注醫(yī)療和物資等檔案的管理，對(duì)于人事檔案管理不夠重視，導(dǎo)致醫(yī)院面臨著人事檔案管理效率低和質(zhì)量不足，甚至面臨著管理混亂的風(fēng)險(xiǎn)。為此，醫(yī)院必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，利用數(shù)字技術(shù)提高人事檔案管理效率，為打造高質(zhì)量與高效率的人事檔案管理體系打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、數(shù)字化時(shí)代提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率的重要性

1.提高醫(yī)院人力資源管理效率

數(shù)字化時(shí)代提高人事檔案管理效率能夠幫助醫(yī)院提高人力資源管理工作的效率。人事檔案作為人力資源管理工作的重要參考，可以通過(guò)數(shù)字化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的快速檢索、分類和存儲(chǔ)，同時(shí)也能夠通過(guò)信息的實(shí)時(shí)更新滿足人力資源管理對(duì)于信息時(shí)效性的需求，以確保人力資源管理工作可以結(jié)合人事檔案制定更加準(zhǔn)確的決策，并在數(shù)字化技術(shù)的幫助下高效率開(kāi)展工作。

2.精確滿足崗位調(diào)動(dòng)需求

通過(guò)數(shù)字技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的高效率管理，還能夠進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院崗位調(diào)整，醫(yī)院可以利用數(shù)字化系統(tǒng)全面分析人事檔案，了解員工的專業(yè)背景、工作經(jīng)驗(yàn)和技能特長(zhǎng)及業(yè)務(wù)情況等信息，分析當(dāng)前各崗位存在的人員冗余或缺失問(wèn)題，以確保崗位調(diào)整能夠更加科學(xué)與更符合醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的需求。

3.提高人才選拔和隊(duì)伍建設(shè)效果

在人才選拔和隊(duì)伍建設(shè)方面，醫(yī)院人力資源部門(mén)可以利用人事檔案分析當(dāng)前工作人員的績(jī)效、成績(jī)和科研成果方面，并根據(jù)這些成果對(duì)人才展開(kāi)針對(duì)性選拔和晉升，同時(shí)也能結(jié)合人事檔案的內(nèi)容對(duì)部分人才開(kāi)展針對(duì)性培養(yǎng)，確保人才的專業(yè)能力、工作素養(yǎng)能夠得到有效提升。在隊(duì)伍建設(shè)方面，醫(yī)院可以對(duì)當(dāng)前的人事檔案展開(kāi)分析，了解目前醫(yī)院缺失的人才類型，通過(guò)崗位分析等措施明確人才隊(duì)伍優(yōu)化建設(shè)方向，并結(jié)合需求開(kāi)展人才招聘等工作，以此滿足醫(yī)院的發(fā)展。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作面臨的問(wèn)題

1.管理隊(duì)伍建設(shè)問(wèn)題

隊(duì)伍建設(shè)問(wèn)題是目前醫(yī)院人事檔案管理工作面臨的首要問(wèn)題，畢竟醫(yī)院檔案管理工作非常復(fù)雜，檔案管理部門(mén)不僅要管理人事檔案，還需要管理醫(yī)療檔案、物資設(shè)備設(shè)施檔案，由于缺乏有效的分工，管理人員必須負(fù)責(zé)所有檔案的管理，管理工作內(nèi)容非常繁重。而且人事檔案相對(duì)比較特殊，對(duì)于檔案信息的需求較高，管理人員必須準(zhǔn)時(shí)獲取各部門(mén)和科室的人員變動(dòng)、和業(yè)績(jī)等方面的信息，做好檔案信息更新，確保人事檔案能夠在后續(xù)人員管理、調(diào)動(dòng)、福利待遇管理和人才選拔等工作中得到有效應(yīng)用。由于受到工作內(nèi)容繁多及較為復(fù)雜的影響，人事檔案管理工作的困難相對(duì)較大，且醫(yī)院檔案管理部門(mén)的人員流動(dòng)性相對(duì)較大，在管理時(shí)面臨著工作交接不當(dāng)?shù)葐?wèn)題，甚至還會(huì)出現(xiàn)一人身兼多職的情況，導(dǎo)致人事檔案管理工作缺乏針對(duì)性、全面性和專業(yè)性，在實(shí)際管理中容易出現(xiàn)檔案不清晰、不完整及更新不及時(shí)等問(wèn)題。

2.數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)問(wèn)題

數(shù)字化建設(shè)雖然是當(dāng)前醫(yī)院管理體系優(yōu)化改革的重要方向，但是由于數(shù)字化建設(shè)所需要的設(shè)備設(shè)施、技術(shù)和人才隊(duì)伍成本相對(duì)較高，很多醫(yī)院在數(shù)字化改革時(shí)通常會(huì)優(yōu)先改革醫(yī)療服務(wù)和管理方面，對(duì)于檔案管理改革的重視程度相對(duì)較低。因此，醫(yī)院人事檔案管理工作依然以紙質(zhì)檔案配合簡(jiǎn)單的系統(tǒng)開(kāi)展管理，檔案管理系統(tǒng)也必須人工錄入，且無(wú)法滿足檔案分類等方面的需求，在人事檔案內(nèi)容越來(lái)越多的形勢(shì)下，這種簡(jiǎn)單的信息化管理系統(tǒng)配合紙質(zhì)檔案管理的模式不僅管理效率低，還面臨著潛在的管理風(fēng)險(xiǎn)。例如，檔案損壞丟失、信息無(wú)法及時(shí)更新和檔案查閱尋找不方便等問(wèn)題，都影響了人事檔案管理工作的整體質(zhì)量。

3.檔案內(nèi)容不全以及更新不及時(shí)

人事檔案的作用不只是單純記錄醫(yī)院工作人員的各方面信息，還記錄了工作人員的績(jī)效、科研等方面的狀況，以確保能夠滿足人力資源檔案管理工作決策方面的需求。因此，人事檔案的內(nèi)容必須實(shí)時(shí)更新，為后續(xù)工作人員選拔晉升、人才隊(duì)伍建設(shè)以及獎(jiǎng)懲等方面提供極為重要的參考價(jià)值，同時(shí)也是滿足崗位合理分配的關(guān)鍵措施。但是目前部分醫(yī)院的人事檔案管理系統(tǒng)和制度較為單一，人事檔案的內(nèi)容也較為片面，缺乏對(duì)工作人員業(yè)績(jī)和水平等方面的記錄，導(dǎo)致人事檔案很難在人力資源管理中充分發(fā)揮其參考價(jià)值的作用，影響了人力資源管理工作的效率和質(zhì)量。

4.檔案管理制度不完善

目前，醫(yī)院在人事檔案管理制度方面也存在不完善的問(wèn)題，尤其是在部門(mén)管理、工作監(jiān)督和責(zé)任落實(shí)等制度方面，導(dǎo)致人事檔案管理工作遇到較為嚴(yán)重的阻礙。例如，部分單位對(duì)于人事檔案管理工作的定位不明確，沒(méi)有規(guī)范人事檔案管理工作的流程以及責(zé)任制度，導(dǎo)致人事檔案管理人員工作較為松散，人事檔案管理工作存在效率低、安全缺乏保障及管理不規(guī)范等問(wèn)題，而且管理隊(duì)伍也缺乏凝聚力和積極性，人事檔案管理和更新也較為被動(dòng)，這些都是導(dǎo)致人事檔案管理工作效率較低的主要因素。

三、數(shù)字化時(shí)代加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作效率的措施

1.優(yōu)化檔案管理理念和流程

增強(qiáng)人事檔案管理理念和優(yōu)化管理流程是提高人事檔案管理效率的首要工作。其中，在理念優(yōu)化方面，醫(yī)院人事檔案管理必須增強(qiáng)員工的管理意識(shí)、法治意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，確保人事檔案管理人員在嚴(yán)格遵守隱私權(quán)、知情權(quán)以及了解檔案管理工作的法律法規(guī)的同時(shí)，還需要滿足各部門(mén)對(duì)于檔案查閱和應(yīng)用的需求，確保人事檔案管理工作能夠配合其他部門(mén)高效開(kāi)展。在流程優(yōu)化方面，醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)必須進(jìn)一步明確檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)和要求，優(yōu)化不必要的環(huán)節(jié)，充分利用數(shù)字化技術(shù)連接檔案管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)和人力資源管理系統(tǒng)，確保在日常工作中產(chǎn)生的人事檔案數(shù)據(jù)能夠得到實(shí)時(shí)共享，保障檔案采集效率能夠得到有效提高。在檔案整理方面，在利用數(shù)字化檔案整理的基礎(chǔ)上，需要通過(guò)科學(xué)的分類方法和編碼規(guī)則，有序整理檔案，便于后續(xù)檔案調(diào)用、整理、更新等工作的效率能夠得到有效提高。

2.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，建立一支能力強(qiáng)、具有創(chuàng)新意識(shí)、工作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜耸聶n案管理隊(duì)伍，也是提高人事檔案管理工作的重要措施，為了能夠讓檔案管理工作更加全面以及有效控制檔案管理工作的成本，醫(yī)院必須聘用一批經(jīng)驗(yàn)豐富、能力出眾的檔案管理人才，并且要優(yōu)化和培訓(xùn)現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍，利用新技術(shù)、新理念以及新制度和素質(zhì)培訓(xùn)等措施，讓人事檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)和能力能夠得到有效提升。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院還需要通過(guò)制度培訓(xùn)等措施增強(qiáng)檔案管理人員主動(dòng)工作的意識(shí)，讓人事檔案管理人員能夠定期通過(guò)走訪等方式獲得各部門(mén)和科室的人員變更信息、績(jī)效及獎(jiǎng)懲情況和工作人員的科研成果等內(nèi)容，讓檔案信息能夠及時(shí)得到更新。此外，醫(yī)院還需要建立績(jī)效管理制度和責(zé)任制度等，配合完善的獎(jiǎng)懲措施增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，確保檔案管理人員在工作時(shí)能夠更加認(rèn)真。

3.加強(qiáng)數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)

作為醫(yī)院人事檔案管理優(yōu)化的重要目標(biāo)，推動(dòng)數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，通過(guò)先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)提高檔案管理的效率和質(zhì)量是醫(yī)院人力資源部門(mén)必須關(guān)注的問(wèn)題，以確保人事檔案管理既能夠通過(guò)信息化建設(shè)變得更加便捷，也能滿足檔案信息實(shí)時(shí)更新和調(diào)用等工作需求。為推動(dòng)數(shù)字化系統(tǒng)的落實(shí)，醫(yī)院在推動(dòng)人事檔案數(shù)字化改革的過(guò)程中要做好數(shù)字化隊(duì)伍建設(shè)，通過(guò)招聘熟練掌握數(shù)字技術(shù)的檔案管理人員以及對(duì)當(dāng)前人事檔案管理人員開(kāi)展培訓(xùn)的方式，確保工作人員能夠充分利用數(shù)字技術(shù)的優(yōu)勢(shì)開(kāi)展檔案管理，再配合崗位管理和數(shù)字管理責(zé)任制度等方面的落實(shí)，確保數(shù)字技術(shù)的價(jià)值能夠得到充分發(fā)揮。在對(duì)工作人員開(kāi)展數(shù)字技術(shù)培訓(xùn)的過(guò)程中，由于人事檔案管理工作較為復(fù)雜，醫(yī)院檔案管理人員既需要具備數(shù)字化操作能力，又需要具備豐富的管理經(jīng)驗(yàn)。因此，在隊(duì)伍建設(shè)的過(guò)程中需要通過(guò)互相帶動(dòng)的方式，確保新聘用的數(shù)字化管理人才能夠在工作中幫助現(xiàn)有員工提高數(shù)字化管理能力，還可以充分發(fā)揮老員工的優(yōu)勢(shì)不斷提高檔案管理經(jīng)驗(yàn)，以此滿足共同進(jìn)步的需求。在建立一支專業(yè)的人才隊(duì)伍后，醫(yī)院需要優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，利用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)提高系統(tǒng)的性能，通過(guò)技術(shù)扶持的方式讓人事檔案管理系統(tǒng)更加完善。在技術(shù)應(yīng)用方面，數(shù)字化人事檔案管理工作的首要目標(biāo)是將實(shí)體檔案全面數(shù)字化，通過(guò)掃描工具將檔案錄入系統(tǒng)，以滿足人事檔案的管理需求。與此同時(shí)，醫(yī)院還需要利用數(shù)字化管理系統(tǒng)完成對(duì)檔案的實(shí)時(shí)錄入和更改，確保工作人員的工作成績(jī)及工作年限等內(nèi)容能夠?qū)崟r(shí)錄入數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，便于后續(xù)能夠結(jié)合檔案開(kāi)展人力資源管理工作。此外，在開(kāi)展數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，醫(yī)院還需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全保護(hù)工作，利用專業(yè)的防火墻以及安全防護(hù)軟件，配合檔案加密、備份和權(quán)限設(shè)置等技術(shù)，確保檔案能夠得到更加全面的安全管理，減少不必要人員與檔案的接觸，避免不法分子攻擊、被篡改、損壞和丟失等因素對(duì)人事檔案管理工作的影響。

4.完善檔案采集和交接工作

充分利用數(shù)字技術(shù)的優(yōu)勢(shì)建立完善的檔案線上采集和交接工作，是提高檔案獲取以及整理效率的重要措施。在建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，為保障檔案采集效率的提高，醫(yī)院數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)必須具備高效的實(shí)時(shí)信息共享系統(tǒng)，配合完善的檔案管理制度，要求各部門(mén)和科室按照規(guī)范上傳檔案變更情況和數(shù)據(jù)。例如，每個(gè)月的績(jī)效考核數(shù)據(jù)、員工的科研成果數(shù)據(jù)及員工變更信息等，或者采用系統(tǒng)實(shí)時(shí)獲取各部門(mén)的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，以此提高檔案采集工作的效率。在檔案交接的過(guò)程中，為了保障檔案交接工作既能夠保障嚴(yán)謹(jǐn)性，也能提高交接效率，人事檔案管理部門(mén)必須明確檔案交接的各個(gè)環(huán)節(jié)與步驟，包括交接申請(qǐng)、審核、批準(zhǔn)以及執(zhí)行等環(huán)節(jié)，同時(shí)還需要通過(guò)系統(tǒng)填寫(xiě)交接內(nèi)容、時(shí)間和地點(diǎn)等信息，并通過(guò)上級(jí)管理人員審核和批準(zhǔn)，在利用線上監(jiān)控措施對(duì)交接進(jìn)度、交接人員和交接信息等內(nèi)容實(shí)時(shí)監(jiān)控，以便全面管理交接情況，交接后的檔案需要及時(shí)整理到數(shù)據(jù)庫(kù)中，便于后續(xù)查閱。通過(guò)建立一套完善的檔案采集、交接系統(tǒng)和制度，既能夠確保檔案管理工作的效率得到有效提高，還能進(jìn)一步優(yōu)化數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的功能，讓醫(yī)院數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)更加完善。

5.完善檔案管理制度

完善的檔案管理制度是保障人事檔案管理工作更加科學(xué)的關(guān)鍵。為了確保人事檔案能夠得到妥善管理，避免在人事檔案管理工作中存在內(nèi)容混淆和管理不當(dāng)?shù)葐?wèn)題，醫(yī)院需要確保人事檔案和其他檔案分開(kāi)管理，也就是將管理部門(mén)分為多個(gè)子部門(mén)開(kāi)展分類管理，能夠減少人事檔案管理中存在管理混亂問(wèn)題。除此之外，醫(yī)院人事檔案管理還需要做好分類管理。首先，對(duì)實(shí)體檔案的分類管理。在分類管理中需要根據(jù)檔案的年份、科室、人員退休（在職）情況展開(kāi)分類管理；其次，需要做好老舊檔案的整理、修復(fù)和重新打印等工作，保障實(shí)體檔案能夠得到有效保管。對(duì)于數(shù)字化檔案的管理，需要利用數(shù)據(jù)庫(kù)將數(shù)字化檔案細(xì)化分類，并通過(guò)完善數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索功能滿足檔案調(diào)用的需求。

6.規(guī)范檔案編制

由于人事檔案的內(nèi)容會(huì)給人力資源管理工作帶來(lái)非常重要的影響。因此，在人事檔案管理的過(guò)程中一定要關(guān)注檔案內(nèi)容的完整性和真實(shí)性，確保不會(huì)因?yàn)閮?nèi)容因素阻礙人力資源管理工作的開(kāi)展。比如，部分醫(yī)院由于缺乏人事檔案內(nèi)容管理，導(dǎo)致醫(yī)院在人才選拔方面缺乏有力證據(jù)，或者在退休員工待遇查詢以及發(fā)放方面存在信息不準(zhǔn)確等問(wèn)題，這些都會(huì)對(duì)人力資源管理工作的開(kāi)展造成嚴(yán)重干擾。因此，人事檔案管理部門(mén)必須定期檢查與核驗(yàn)檔案內(nèi)容，尤其是對(duì)于老舊檔案，更需要核驗(yàn)檔案信息，保證實(shí)體檔案的質(zhì)量，并做好檔案數(shù)字化等工作，確保檔案中記錄了人員的基礎(chǔ)信息、工作年限和社保等明細(xì)內(nèi)容，同時(shí)還需要實(shí)時(shí)錄入人員變動(dòng)情況、工作績(jī)效和科研情況等內(nèi)容，以此保障檔案信息能夠更加完整和全面。

四、結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，醫(yī)院人事檔案管理工作能夠有效滿足醫(yī)院人力資源優(yōu)化和人才隊(duì)伍建設(shè)等需求。在數(shù)字化時(shí)代的背景下，醫(yī)院必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，通過(guò)創(chuàng)新管理理念、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)以及數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)、完善管理制度和規(guī)范檔案編制等措施，有效提高醫(yī)院人事檔案管理工作的效率，以此滿足醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的需求。

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作者單位：寧夏醫(yī)科大學(xué)總醫(yī)院

作者簡(jiǎn)介：徐興（1985—），女，漢族，寧夏銀川人，碩士，助理館員，研究方向：檔案管理。