讓檔案為槳 泛教育之舟

高中是學生在校的重要階段，高中學校對學生個人的檔案管理工作是重中之重。而教師的業(yè)務檔案在學校發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。檔案數(shù)據(jù)庫是學生相關(guān)信息、教師業(yè)務信息的重要載體。加強高中檔案的管理，關(guān)系著學生、教師，以及學校的長遠發(fā)展。因此，高中學校要積極探索合理的檔案管理方式，結(jié)合時代發(fā)展，優(yōu)化檔案管理過程，提高檔案管理效率，確保檔案管理的真實有效性，從而讓檔案發(fā)揮其應有的作用。

檔案管理亦為檔案工作，是直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的總稱。高中檔案內(nèi)容包括學生畢業(yè)檔案，分別是高中三年參與各種賽事贏得的證書、學生學習檔案、學生畢業(yè)登記表、團員證、入團申請書，以及高中三年的成績記錄表，還有教師的工作檔案，包括個人信息、教育背景、教學成果和學術(shù)研究等。高中學校檔案的組織是管理該檔案的基本條件和基礎，通過對結(jié)構(gòu)化系統(tǒng)中收集的文件或檔案進行分類，加強檔案的組織和標準化。重要的是有條理地整理和管理檔案。高中學校檔案的特點是數(shù)量龐大、種類繁雜，且檔案資料非常重要。因此，高中學校檔案管理的工作需要高效率開展，工作人員應具備分類管理和相關(guān)檔案保密工作整理的各種技巧，還需要注意對相關(guān)法律法規(guī)的應用和重視。

學校檔案管理人員在開展檔案管理工作時，必須遵循科學合理的管理原則。首先，收集檔案資料要仔細，不能造成檔案的丟失和泄露；其次，錄入檔案資料要健全，這是很基礎但又不能輕視的工作，并對檔案進行分類和命名；最后，設置權(quán)限，這是很關(guān)鍵的一步，有的檔案會涉及機密文件，如員工檔案、學生個人檔案等，這些檔案如果管理不當將會造成無法挽回的后果。

高中學校檔案管理工作的現(xiàn)狀評估

檔案整理有待細化

高中學校在檔案整理方面有待細化。部分高中學校缺少針對調(diào)整檔案管理等級工作制訂的規(guī)章制度，高中學校檔案的機密性并不總是相同的，如果不及時降低此類文件的機密性級別，則是浪費高中學校的管理資源。但是，在現(xiàn)階段，我國大多數(shù)高中學校仍缺乏檔案整理方面的細則，這可能會對高中未來的工作埋下隱患，需要加強對檔案管理工作的整理。高中學校大部分檔案由其他部門代管，如財政部取而代之，檔案總體的整理工作的成效不足。另外，高中學校員工關(guān)于教師檔案管理方面的思想層面不高，概念模糊不清，并且教師檔案管理工作沒有被放在教師發(fā)展層面重新認識，由此出現(xiàn)教師檔案整理和管理工作“分家”的問題，以及兩者互不相關(guān)聯(lián)的模糊認識。

檔案歸檔管理需要繼續(xù)優(yōu)化

一是學校檔案管理部門缺乏文件意識。檔案管理部分的檔案服務收到的大部分文件來自學生的檔案管理和教師的業(yè)務檔案管理的日常管理活動，這些檔案的整理對檔案部門的管理具有一定的參考價值，并構(gòu)成了學生和教師的“數(shù)據(jù)庫”。教師的業(yè)務檔案存儲在檔案管理部門，供學校進行定期檢查，以及專家評審。因此，學校的檔案管理部門會將部分檔案移交至備用的文件室，但有時因備用文件室的整理不及時，使得在轉(zhuǎn)移中存在檔案丟失的隱患。此外，在教師的業(yè)務檔案管理中，雖然檔案管理是檔案管理人員的工作，但教師對自身業(yè)務檔案的整理也是檔案工作中的一環(huán)，部分教師缺乏檔案管理優(yōu)化意識，忽略了及時提交業(yè)務資料和檔案的重要性。

二是檔案部門缺乏科學的檔案系統(tǒng)。檔案部門是整個高中學校檔案工作的重要部門，該部門必須監(jiān)督教師完成教學檔案的書寫，配合學校進行教師業(yè)務檔案的檢查，并提供必要的操作說明。如果高中檔案部門中沒有科學的文件歸檔系統(tǒng)，那么檔案管理部門中的兼職歸檔員對歸檔操作的知識就會較弱，檔案整理規(guī)則和后續(xù)的管理法規(guī)對檔案管理部門而言不夠具體。結(jié)果可能會導致檔案管理部門對文件的時間和范圍沒有清晰的概念，這延遲了文件的顯示時間。并且，高中學校工作員工缺少歸檔意識，認為檔案整理過一次就不需要進行再次整理，并且歸檔工作在規(guī)定時間完成即可，這使得檔案歸檔的時間并不確定，如果是兩個以上的工作人員對檔案進行歸檔，可能會產(chǎn)生檔案歸檔工作的重復，浪費時間，或者造成部分檔案沒有進行及時歸檔整理，無法完成歸檔工作，這說明檔案管理過程中，歸檔及開展歸檔工作尤為重要。

缺少完善的電子檔案系統(tǒng)

目前，部分高中學校已經(jīng)有自己的初步、簡單的電子檔案系統(tǒng)，但相較于融入大數(shù)據(jù)的智能系統(tǒng)，對電子檔案管理系統(tǒng)還是缺少優(yōu)化和完善。由于高中學校沒有電子檔案系統(tǒng)相關(guān)制度，所以電子檔案利用效率不高，還是以手工為主的檔案管理，但是手工檔案也有自己的缺點，即不便于管理和查詢，紙張材料容易發(fā)生儲存丟失、遺落問題，而且人工保管檔案會有許多不穩(wěn)定因素。例如，工作人員可能因為生病導致連續(xù)半個月心情低落，無法全身心投入工作，導致在查找檔案時效率較低，耽誤了檔案歸檔或者整理的整體進度。如果電子檔案系統(tǒng)可以進一步完善，優(yōu)化更高一級的管理方式，那么這種事情就不會發(fā)生。所以，檔案管理電子化在實行過程中可能出現(xiàn)許多問題，最可能出現(xiàn)的問題是部分電子檔案管理沒有與時俱進，或者檔案的電子化管理缺少統(tǒng)一性?，F(xiàn)在，高中學校的檔案還處在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的狀態(tài)，高中學校的檔案管理系統(tǒng)以及檔案的建設標準都缺乏統(tǒng)一性，沒有數(shù)據(jù)分析交換的電子目錄檔案系統(tǒng)，對檔案使用、檢查等工作的開展都會有制約作用，從而沒有辦法真正實現(xiàn)檔案資源的有效管理。由此來看，電子檔案系統(tǒng)在高中學校的檔案管理中扮演著非常重要的角色，并有待優(yōu)化升級。

高中學校檔案管理工作的創(chuàng)新

注重學校檔案的整理工作

高中學校對檔案的整理至關(guān)重要，通過有效整理，為接下來的一系列檔案管理工作打下基礎。如何提高學校檔案的整理效率，可以從以下三點入手。

1.提高檔案整理人員專業(yè)度

隨著時代的進步，檔案整理工作已經(jīng)不再是簡單的信息整理，其中包含了多個工作任務，如入檔信息的分類、檔案的整合、收藏和歸檔等。并且，在新時代背景下，融入檔案信息化管理，檔案的整理方式與時俱進，對檔案管理人員提出了新的要求。工作人員不僅要具備一定的專業(yè)能力，還要有較高的電子系統(tǒng)軟件應用能力。學校應重視檔案整理工作人才建設和人才培養(yǎng)。組織人員定期進行培訓，采取對外交流的形式，提供在崗學習機會，組織有關(guān)研討會，通過和其他單位交流，加強本單位檔案整理的工作經(jīng)驗，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)。通過人才招聘，引進有專業(yè)知識的科班人才，提高檔案整理團隊整體水平。高中學校應提高員工福利，保證員工福利待遇優(yōu)渥，留住本校人才，建立一支完整專業(yè)的檔案整理團隊。

2.規(guī)范檔案整理和提高檔案整理的質(zhì)量

檔案整理固然重要，但是不能為了提高完成檔案整理的工作，而忽略了檔案整理的質(zhì)量。檔案資料十分珍貴，特別是部分文字檔案，如果整理中出現(xiàn)問題，可能就會造成無法挽回的后果。所以，要注重檔案整理的細節(jié)，并要求檔案整理人員按照規(guī)定進行整理，如檔案卷標題、檔案號、卷內(nèi)目錄等，一定要符合檔案整理規(guī)范。同時，責任到人，通過劃分整理方式、內(nèi)容，制訂相關(guān)的制度以及懲罰措施，通過這種方式，端正員工對工作的重視態(tài)度，提升檔案整理工作的質(zhì)量。

3.強化檔案的收集工作并確保檔案整理的完整性和系統(tǒng)性

不管檔案收集的是否齊全，檔案整理工作都能繼續(xù)下去，但是意義卻相差甚遠。所以，檔案的收集工作對檔案整理非常重要。這就要求的檔案整理人員業(yè)務達到標準水平，在工作時一定要細心，保持思維縝密是工作的前提，對有價值的檔案資料不放過一絲一毫，建議學校按照季度收集整合一次檔案，按照檔案的性質(zhì)（如會議資料、音頻、活動、人事資料等）劃分。此外，為了促進學校的發(fā)展，檔案整理工作人員應該將整理要求設置為部門的工作職責，并且作為考核的標準。對那些忽視檔案整理制度，不按照規(guī)定工作的人員應該嚴加處理，建立完善的檔案整理制度，并且嚴格落到實處。

加強檔案的歸檔

在整理完檔案后，還要注重新增檔案的技術(shù)歸檔，通過及時歸檔的方式，讓檔案管理的工作順利進行。

1.加強歸檔工作的監(jiān)督

檔案歸檔應該每隔一段時間進行評價，部分高中學校則是一年一度進行檔案歸檔，一年一歸檔可能導致檔案數(shù)量太多，工作量大，檔案準確度缺失，并且隨著時間過去太久很多小檔案容易缺失。建議高中學校把歸檔時間改成半年一次或者一個季度一次。并且對歸檔的程序做好管理，將具體的事項層層落實。設立獎懲措施，之后在每次歸檔時，進行統(tǒng)計、總結(jié)。在檔案整理方面表現(xiàn)出色的部門和工作人員得到表揚和相應的財政獎勵，而忽視監(jiān)督和相關(guān)制度的人則受到嚴厲處罰。應當建立監(jiān)督機制，使監(jiān)督人員公正、公平，對監(jiān)督人員發(fā)現(xiàn)不公平待遇應嚴懲，在保存過程中應仔細審查每一份文件，保證歸檔工作的順利完成。

2.加強涉密檔案的日常管理和注重檔案的交接

涉密檔案對高中學校的重要意義不言而喻，要確保負責機密檔案的人負有更大的責任心和極強的管理能力，確保其工作的每一部分最終都得到保證，并明確遵守既定程序。加強對機密檔案的日常管理，包括完全按照既定程序訪問、清除和銷毀各種檔案，并核查登記和簽字，但未經(jīng)授權(quán)任何人都無權(quán)訪問這些檔案。在任何情況下，檔案管理員都必須將高中學校管理作為他們自己的守則。在進行檔案交接工作時，一定要保證及時把檔案信息進行傳承，不能忘記一點細節(jié)，制訂完善的交接流程，包括交接時間、交接人、交接內(nèi)容等，都要及時記錄在冊，進行備案。

加強高中學校的電子檔案管理系統(tǒng)建設

在時代發(fā)展的背景下，電子檔案的管理已經(jīng)成為目前檔案管理的新方向，高中學校注重學校檔案管理方式的優(yōu)化，進一步完善學校電子檔案管理系統(tǒng)的建設，讓電子檔案管理系統(tǒng)能夠更好地為學生的檔案管理和教師的業(yè)務檔案管理服務。

1.制訂電子檔案管理系統(tǒng)相關(guān)制度

高中學校制訂電子檔案管理系統(tǒng)相關(guān)制度，也就是制訂電子記錄管理系統(tǒng)方面的制度。創(chuàng)建一個電子歸檔系統(tǒng)可以降低高中學校的管理難度，并有助于規(guī)范檔案資源的使用，但是沒有電子檔案管理系統(tǒng)相關(guān)的制度，那這個電子檔案的利用效率就會很難到達理想效果。對于電子檔案系統(tǒng)的建設，可以與校外的公司進行合作，對本校的檔案工作人員進行培訓，并提供一定的檔案系統(tǒng)的升級，從而提高檔案管理效率。通過掃描的方式，對教師業(yè)務的紙質(zhì)檔案進行一式兩份的保管，并跟圖書館圖書管理一樣，將紙質(zhì)檔案放置位置進行錄入，一一對應，完善后期對檔案的翻新閱讀。如果檔案移交備用文件室，也要及時更新電子檔案系統(tǒng)的資料，通過掃描的方式在電子系統(tǒng)中進行位置的錄入。

值得深思的是，在檔案管理的現(xiàn)狀中，長期以來紙質(zhì)檔案的管理一直很少受到關(guān)注，這使得檔案管理的整體質(zhì)量較差且不規(guī)范，這是描述不同類型文件的規(guī)范不兼容，檔案管理制度缺乏標準和規(guī)范性。在文件管理的電子應用中，還必須在檔案管理中獲得具有強大集成能力的合格人員的支持。對電子檔案系統(tǒng)制訂一系列的相關(guān)制度，使電子檔案系統(tǒng)的應用更規(guī)范。

2.培養(yǎng)檔案管理工作人員的大數(shù)據(jù)思維

讓檔案管理工作者充分了解大數(shù)據(jù)的運用以及其內(nèi)在價值，培養(yǎng)工作人員大數(shù)據(jù)思維，有助于加快大數(shù)據(jù)使用在高中檔案管理部門的實踐與運用，并進一步挖掘數(shù)據(jù)檔案的內(nèi)在價值。對大數(shù)據(jù)融入檔案管理而言，并不需要檔案管理人員對大數(shù)據(jù)以及大數(shù)據(jù)分析技術(shù)背后數(shù)學原理與計算機科學原理有完全充分的了解，但應可以明晰大數(shù)據(jù)的基本概念以及運用方向，明確數(shù)據(jù)與信息的區(qū)別，并有意識地將大數(shù)據(jù)管理應用于高中檔案管理。

高中學校的檔案包括學生和職工在校的主要信息，還包括校史資料和其他重要資料，檔案的管理具有重要意義。高中學校應當重視自身的檔案管理工作，通過加強檔案工作的整理，注重檔案的及時歸檔以及運用先進的信息技術(shù)進行電子檔案系統(tǒng)的優(yōu)化和使用，讓檔案的管理工作更具有實際價值。

（作者單位：北京市延慶區(qū)第五中學）