關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

摘要：信息時(shí)代，檔案管理工作面臨著新的變革和挑戰(zhàn)。本文概述了檔案管理信息化的意義，分析檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀，提出檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策，以期為檔案管理工作者提供參考。

關(guān)鍵詞：智能化時(shí)代；檔案管理；信息化

檔案管理信息化是指將傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)化為信息化管理，通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化等手段，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。如何順應(yīng)時(shí)代潮流，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，提高檔案管理的效率和效益，是當(dāng)前亟待思考和解決的問題。

一、檔案管理信息化建設(shè)的意義

加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)提高檔案管理工作效率、優(yōu)化資源配置與促進(jìn)決策科學(xué)化等具有重要意義。首先，信息化檔案管理可以快速檢索、傳輸和使用，有助于提高檔案管理效率。其次，信息化檔案管理可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置與管理。再次，信息化檔案管理可以為決策提供更加準(zhǔn)確、全面的信息支持，促進(jìn)決策的科學(xué)化。最后，檔案管理信息化可以提升檔案服務(wù)水平，更好地滿足用戶的需求。

二、檔案管理信息化建設(shè)問題分析

隨著智能化時(shí)代的到來，檔案管理信息化建設(shè)得到廣泛開展。由于受到多方面因素的影響，目前的檔案管理信息化工作中仍存在許多不足?；诖耍瑱n案管理人員需要全面分析檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀，探索智能化時(shí)代下檔案管理信息化的有效策略。

（一）檔案管理信息化工作中的問題

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理信息化已成為必然趨勢。目前，我國檔案管理信息化已經(jīng)取得了一定的進(jìn)展，但仍存在一些問題[1]。首先，信息化程度不高，許多檔案仍以紙質(zhì)形式保存，數(shù)字化程度較低。其次，信息化管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致信息孤島和數(shù)據(jù)不一致的問題[2]。最后，信息化管理的安全和保密問題也亟待解決。

1.技術(shù)層面

信息化滯后：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理信息化所依賴的技術(shù)不斷更新，但一些檔案管理機(jī)構(gòu)由于資金短缺、人才不足等原因，難以跟上技術(shù)更新的步伐，導(dǎo)致信息化水平滯后。數(shù)據(jù)安全隱患：隨著檔案信息化的推進(jìn)，數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)問題日益突出。如何確保檔案信息不被非法獲取、篡改或?yàn)E用，成為檔案管理信息化面臨的重要挑戰(zhàn)。

2.管理層面

理念陳舊：一些檔案管理機(jī)構(gòu)仍沿用傳統(tǒng)的管理理念和方法，對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)不足，缺乏創(chuàng)新和改革的動(dòng)力。標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一：檔案管理信息化缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致不同機(jī)構(gòu)之間的數(shù)據(jù)格式、交換方式等不統(tǒng)一，增加了信息共享和交換的難度。

3.人才層面

復(fù)合型人才短缺：檔案管理信息化需要既懂檔案管理又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才，但目前這種人才相對(duì)較少，不能滿足檔案管理信息化的需求?，F(xiàn)有人員能力不足：現(xiàn)有檔案管理人員的信息化水平有限，缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)和教育，導(dǎo)致他們?cè)跈n案信息化管理方面存在一定的困難。

（二）檔案管理信息化建設(shè)問題原因

1.重視程度不夠

部分組織機(jī)構(gòu)在日常運(yùn)營中，可能將更多的精力和資源投入到主營業(yè)務(wù)或短期內(nèi)能見效的項(xiàng)目上，而忽視了檔案管理這一基礎(chǔ)性但同樣重要的工作。這種對(duì)檔案管理工作的輕視，導(dǎo)致在信息化建設(shè)方面投入不足，無論是資金、人力還是技術(shù)資源都顯得匱乏[3]。因此，檔案管理信息化程度無法得到有效提升，難以適應(yīng)智能化時(shí)代對(duì)高效、便捷、安全檔案管理服務(wù)的需求。

2.技術(shù)不成熟

雖然數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等在不斷發(fā)展，但它們?cè)跈n案管理信息化方面的應(yīng)用仍處于探索和完善階段。這些技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用中可能面臨兼容性、穩(wěn)定性、安全性等多方面的挑戰(zhàn)，無法完全滿足檔案管理的復(fù)雜需求。例如，大數(shù)據(jù)技術(shù)在處理海量檔案數(shù)據(jù)時(shí)可能遇到性能瓶頸；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在實(shí)現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程訪問和共享時(shí)可能面臨安全隱患。技術(shù)的不成熟限制了檔案管理信息化建設(shè)的深度和廣度。

3.法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)不健全

檔案管理信息化建設(shè)需要遵循一定的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，以確保檔案的合法性、安全性和有效性。然而，目前與檔案管理信息化相關(guān)的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)尚不完善，存在諸多空白和模糊地帶。這導(dǎo)致在信息化建設(shè)過程中，各組織機(jī)構(gòu)往往缺乏明確的指導(dǎo)和規(guī)范，容易出現(xiàn)各自為政、標(biāo)準(zhǔn)不一的情況。這不僅增加了信息化建設(shè)的難度和成本，也影響了檔案信息的共享和利用效率。

三、智能化時(shí)代下檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策

（一）檔案管理信息化建設(shè)要點(diǎn)

智能化時(shí)代為檔案管理信息化注入了新的活力與挑戰(zhàn)[4]。為順應(yīng)時(shí)代潮流，應(yīng)秉持安全性、規(guī)范性、效率性及可持續(xù)性原則，針對(duì)當(dāng)前檔案管理信息化工作中的短板，通過實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化、智能化管理策略，強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全保護(hù)，并聚焦基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源開發(fā)、信息服務(wù)優(yōu)化、人才隊(duì)伍建設(shè)及技術(shù)革新等多維度工作，以推動(dòng)檔案管理信息化的全面進(jìn)步，為用戶提供更加高效、便捷的信息服務(wù)體驗(yàn)。

1.開展數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化與智能化檔案管理

數(shù)字化檔案管理作為信息化建設(shè)的基石，旨在將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形態(tài)，利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行高效存儲(chǔ)、管理、檢索與傳輸。此舉不僅提升了檔案管理的效率與質(zhì)量，減少了人為錯(cuò)誤，還增強(qiáng)了檔案的安全性與可靠性。同時(shí)，數(shù)字化檔案實(shí)現(xiàn)了跨時(shí)空的便捷查詢與共享，極大地促進(jìn)了管理者與用戶之間的信息交流與協(xié)作。網(wǎng)絡(luò)化檔案管理則通過構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的全面網(wǎng)絡(luò)化，拓寬了檔案管理的覆蓋范圍與影響力。在線查閱、下載與分享檔案的功能，進(jìn)一步提升了用戶體驗(yàn)，促進(jìn)了信息的快速流通與利用。智能化檔案管理依托人工智能技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的深度智能化。自然語言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)的應(yīng)用，使檔案分類、識(shí)別、檢索及自動(dòng)歸檔等功能得以精準(zhǔn)高效執(zhí)行，大幅提升了檔案管理的自動(dòng)化水平與精確度。

2.加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保護(hù)

數(shù)據(jù)安全保護(hù)是檔案管理信息化不可或缺的基石。面對(duì)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的時(shí)代趨勢，數(shù)據(jù)安全問題日益凸顯，成為我們必須應(yīng)對(duì)的新挑戰(zhàn)。為確保數(shù)據(jù)的安全與穩(wěn)定，需采取一系列綜合措施，包括但不限于數(shù)據(jù)加密、定期備份、以及構(gòu)建穩(wěn)固的防火墻等。此外，還應(yīng)構(gòu)建一套完善的安全管理體系，定期進(jìn)行安全審計(jì)與漏洞排查修復(fù)，從制度層面為數(shù)據(jù)安全保駕護(hù)航。同時(shí)，我們要深化對(duì)檔案信息的安全與保密工作，建立健全的信息安全防護(hù)機(jī)制，如優(yōu)化數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)流程、強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)控與維護(hù)等，以確保檔案信息免遭泄露與濫用。

3.人才培養(yǎng)

檔案管理信息化的持續(xù)推進(jìn)離不開人才這一核心要素。隨著智能化浪潮的涌動(dòng)，對(duì)兼具檔案管理知識(shí)與信息技術(shù)能力的復(fù)合型人才需求日益增長。因此，我們需將理論與實(shí)踐緊密結(jié)合，致力于培養(yǎng)具有創(chuàng)新思維與實(shí)踐能力的檔案管理人才。這要求我們通過系統(tǒng)培訓(xùn)與教育，打造出既精通檔案管理又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才隊(duì)伍。在高等教育領(lǐng)域，應(yīng)增設(shè)相關(guān)專業(yè)課程，為行業(yè)輸送具備扎實(shí)理論基礎(chǔ)與實(shí)踐技能的專業(yè)人才。同時(shí)，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行持續(xù)的教育與培訓(xùn)，不斷提升其信息技術(shù)水平與管理能力，以適應(yīng)檔案管理信息化的發(fā)展需求。

（二）檔案管理信息化發(fā)展建議

1.堅(jiān)持科學(xué)的檔案管理原則

（1）安全性原則

在智能化時(shí)代背景下，信息安全與隱私保護(hù)顯得尤為重要。檔案管理信息化進(jìn)程中，確保檔案信息的安全性是不可或缺的，需嚴(yán)防信息泄露、篡改或損壞。這涵蓋物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全及數(shù)據(jù)安全等多個(gè)維度，要求我們采取諸如加密技術(shù)、防火墻技術(shù)等在內(nèi)的多種安全措施與手段，以保障檔案信息的全面安全。

（2）規(guī)范性原則

檔案管理信息化應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以促進(jìn)信息的可讀性、互通性及共享性。從檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索到利用，每一環(huán)節(jié)都需制定明確的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，如數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等，以確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

（3）效率性原則

檔案管理信息化的核心目標(biāo)在于提升檔案管理效率。因此，在推進(jìn)信息化的過程中，應(yīng)積極采用先進(jìn)的信息技術(shù)和信息系統(tǒng)，優(yōu)化檔案管理流程，從而加快檔案處理和信息檢索的速度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效化。

（4）可持續(xù)性原則

檔案管理信息化是一項(xiàng)長期且持續(xù)的工作，需隨著技術(shù)與需求的變化不斷進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化。為此，應(yīng)注重檔案管理的可持續(xù)性發(fā)展，確保檔案管理系統(tǒng)能夠靈活應(yīng)對(duì)未來發(fā)展的需要，保持其長期的生命力與競爭力。

2.采取檔案信息化管理綜合措施

（1）完善基礎(chǔ)設(shè)施

建設(shè)高速網(wǎng)絡(luò)、大容量存儲(chǔ)設(shè)備和高性能服務(wù)器：為檔案管理信息化提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)設(shè)施支撐。高速網(wǎng)絡(luò)能夠確保檔案信息的快速傳輸和共享，大容量存儲(chǔ)設(shè)備則能滿足日益增長的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)需求，而高性能服務(wù)器則能保障檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和高效處理。建立檔案管理信息系統(tǒng)：通過定制或采購專業(yè)的檔案管理軟件，建立集檔案收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能于一體的檔案管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)應(yīng)具備友好的用戶界面、強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力和靈活的配置選項(xiàng)，以滿足不同檔案管理機(jī)構(gòu)的具體需求。

（2）加強(qiáng)信息資源建設(shè)

檔案信息的收集與整理：全面收集各類檔案信息，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、音視頻檔案等，并進(jìn)行科學(xué)分類和整理。通過數(shù)字化手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檔案信息的可訪問性和可管理性。建立檔案信息資源庫：將整理好的檔案信息存儲(chǔ)到專門的檔案信息資源庫中，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和統(tǒng)一利用。同時(shí)，根據(jù)實(shí)際需求不斷擴(kuò)充和更新檔案信息資源庫的內(nèi)容，確保檔案信息的時(shí)效性和完整性。

（3）優(yōu)化信息服務(wù)

提高信息檢索效率：通過優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)的檢索算法和界面設(shè)計(jì)，提高信息檢索的準(zhǔn)確性和效率。用戶可以通過關(guān)鍵詞、時(shí)間范圍、檔案類型等多種方式快速定位所需檔案信息。滿足用戶需求：加強(qiáng)對(duì)用戶需求的調(diào)研和分析，根據(jù)用戶反饋不斷優(yōu)化信息服務(wù)方式和內(nèi)容。提供多樣化的信息服務(wù)渠道，如在線查詢、電話咨詢、現(xiàn)場服務(wù)等，以滿足不同用戶的個(gè)性化需求。加強(qiáng)用戶培訓(xùn)：定期舉辦用戶培訓(xùn)活動(dòng)，提高用戶對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的使用能力和對(duì)檔案信息的利用效率。通過培訓(xùn)讓用戶了解檔案信息的價(jià)值和重要性，促進(jìn)檔案信息的有效利用和共享。

（4）強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)

培養(yǎng)復(fù)合型人才：通過培訓(xùn)和教育培養(yǎng)既懂檔案管理又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才。這些人才應(yīng)具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)、熟練的信息技術(shù)應(yīng)用能力和良好的溝通協(xié)調(diào)能力，能夠勝任檔案管理信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作。引進(jìn)高素質(zhì)人才：積極引進(jìn)高素質(zhì)的信息技術(shù)人才和檔案管理人才，充實(shí)檔案管理人才隊(duì)伍。通過人才引進(jìn)提升檔案管理信息化建設(shè)的整體水平和技術(shù)含量。建立激勵(lì)機(jī)制：建立科學(xué)合理的激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造力。通過表彰先進(jìn)、獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀等方式鼓勵(lì)檔案管理人員在檔案管理信息化建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。

（5）注重技術(shù)創(chuàng)新

關(guān)注信息技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)：密切關(guān)注信息技術(shù)的發(fā)展動(dòng)態(tài)和趨勢，及時(shí)了解新技術(shù)、新方法和新應(yīng)用。通過學(xué)習(xí)和研究新技術(shù)不斷提升檔案管理信息化建設(shè)的水平和質(zhì)量。探索新的檔案管理技術(shù)和方法：積極探索新的檔案管理技術(shù)和方法，如人工智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等。通過技術(shù)創(chuàng)新推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的深入發(fā)展，提高檔案管理的智能化水平和自動(dòng)化程度。加強(qiáng)技術(shù)交流和合作：加強(qiáng)與其他檔案管理機(jī)構(gòu)、信息技術(shù)企業(yè)和科研機(jī)構(gòu)的交流與合作。通過技術(shù)交流和合作共享，共同推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)步和發(fā)展。

四、結(jié)束語

檔案管理信息化是檔案管理領(lǐng)域的一項(xiàng)重要變革，它通過應(yīng)用信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化、自動(dòng)化和智能化。智能化時(shí)代下，檔案管理信息化是一個(gè)不斷發(fā)展的過程，只有不斷地創(chuàng)新和完善，才能更好地滿足用戶的需求和社會(huì)的需求。智能化時(shí)代下的檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，只有不斷加強(qiáng)認(rèn)識(shí)、加大投入、完善標(biāo)準(zhǔn)、培養(yǎng)人才、優(yōu)化服務(wù)、強(qiáng)化協(xié)作與資源整合，才能更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，為組織機(jī)構(gòu)的內(nèi)部管理和社會(huì)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

作者單位：張一丹 順德職業(yè)技術(shù)學(xué)院

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