新形勢(shì)下創(chuàng)新干部人事檔案管理模式分析

［摘 要］在當(dāng)今快速變革的時(shí)代背景下，干部人事檔案管理面臨著前所未有的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。高效的干部人事檔案管理對(duì)于推動(dòng)組織內(nèi)部形成積極的風(fēng)氣、干部人才隊(duì)伍的高效建設(shè)和提供人事決策支持具有重要作用。然而，現(xiàn)行體系在管理意識(shí)、人員素質(zhì)、信息整合及安全保障等方面存在明顯短板。針對(duì)這一現(xiàn)狀，文章提出一套創(chuàng)新的干部人事檔案管理模式，希望能夠?yàn)樘嵘刹咳耸聶n案管理水平提供參考。

［關(guān)鍵詞］新形勢(shì)；干部人事檔案管理；創(chuàng)新方法

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.14.058

［中圖分類(lèi)號(hào)］G275.9 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2024）14-0-03

0" " "引 言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，干部人事檔案管理作為人力資源工作的重要組成部分，其作用日益凸顯。干部人事檔案不僅承載著個(gè)人職業(yè)發(fā)展的信息，還是組織決策和人才評(píng)價(jià)的關(guān)鍵依據(jù)。然而，傳統(tǒng)的檔案管理方法已難以滿(mǎn)足新形勢(shì)下的需求，如何在保證信息安全的同時(shí)提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量，成為亟待解決的問(wèn)題。因此，本文將探討新形勢(shì)下創(chuàng)新干部人事檔案管理模式的路徑，以期達(dá)到提高管理效能、促進(jìn)干部人才隊(duì)伍高效建設(shè)及支持精準(zhǔn)人事決策的目標(biāo)，從而推動(dòng)組織和個(gè)人發(fā)展。

1" " "新形勢(shì)下干部人事檔案管理概述

在新形勢(shì)下，干部人事檔案管理迎來(lái)了轉(zhuǎn)型升級(jí)的關(guān)鍵時(shí)期。信息時(shí)代的飛速發(fā)展為檔案工作帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。一方面，數(shù)字化浪潮促使檔案管理走向電子化、網(wǎng)絡(luò)化，提高了檔案檢索的便捷性和管理工作的效率；另一方面，數(shù)字化浪潮對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力提出了更高要求，尤其是在信息安全和隱私保護(hù)方面［1］。同時(shí)，隨著干部人事管理逐漸規(guī)范化和透明化，檔案管理不再是單純的資料歸檔工作，而是轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)全面反映干部綜合素質(zhì)、業(yè)績(jī)和潛能的多維度信息系統(tǒng)。因此，檔案管理工作必須更加精準(zhǔn)和高效，才能滿(mǎn)足組織對(duì)于人才選拔、評(píng)估與發(fā)展規(guī)劃的精細(xì)化需求。探索和實(shí)施新的管理模式，對(duì)于提高干部人事檔案管理的質(zhì)量和水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2" " "干部人事檔案管理的重要性

2.1" "推動(dòng)組織內(nèi)部形成積極風(fēng)氣

精確、高效的檔案管理能夠保障干部的工作成就和行為表現(xiàn)得到系統(tǒng)記錄和公正評(píng)估，這是績(jī)效激勵(lì)機(jī)制建立的關(guān)鍵。干部意識(shí)到自身工作的努力和成就被公正地評(píng)價(jià)并用于職業(yè)發(fā)展時(shí)，會(huì)更努力地工作，展現(xiàn)出更高的積極性和創(chuàng)造性。這樣的文化氛圍不僅促進(jìn)了干部個(gè)人的成長(zhǎng)，還提高了組織的生產(chǎn)效率和競(jìng)爭(zhēng)力。此外，透明化的檔案管理還能增強(qiáng)干部對(duì)組織的信任，提高干部對(duì)組織的歸屬感和忠誠(chéng)度［2］。因此，通過(guò)提升干部人事檔案管理的效率，不僅可以?xún)?yōu)化人才選拔和發(fā)展的過(guò)程，還能夠在組織內(nèi)部營(yíng)造開(kāi)放、競(jìng)爭(zhēng)與合作并存的工作環(huán)境，從而為組織的長(zhǎng)期發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.2" "推動(dòng)干部人才隊(duì)伍高效建設(shè)

在當(dāng)代組織管理中，提升干部人事檔案管理效率對(duì)于推動(dòng)干部人才隊(duì)伍的高效建設(shè)具有重要作用。精細(xì)化的檔案管理系統(tǒng)可以對(duì)干部進(jìn)行全面、深入評(píng)估，捕捉到每個(gè)人的成長(zhǎng)軌跡、專(zhuān)業(yè)技能和潛在能力。這種全方位的評(píng)價(jià)有助于組織準(zhǔn)確地識(shí)別人才，為其提供針對(duì)性的培養(yǎng)和發(fā)展計(jì)劃。通過(guò)對(duì)干部職業(yè)生涯的細(xì)致跟蹤，組織可以更好地制定人才戰(zhàn)略，確保關(guān)鍵崗位的人才供給，以及人才梯隊(duì)的持續(xù)建設(shè)。高效的檔案管理還能夠加快人才流動(dòng)和人才的優(yōu)化部署，使組織能夠迅速響應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境的變化，抓住發(fā)展機(jī)遇。此外，將檔案管理與人才發(fā)展緊密結(jié)合，可以增強(qiáng)干部的職業(yè)發(fā)展動(dòng)力，鼓勵(lì)干部不斷提升自身能力，實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值與組織目標(biāo)的同步增長(zhǎng)。因此，完善干部人事檔案管理系統(tǒng)有助于構(gòu)建一個(gè)高效、動(dòng)態(tài)、可持續(xù)發(fā)展的干部人才隊(duì)伍，助力組織實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。

2.3" "為人事決策和個(gè)人權(quán)益提供強(qiáng)有力的支撐

翔實(shí)且高效的檔案管理能夠?yàn)榻M織提供充分的信息支持，依據(jù)實(shí)際情況和數(shù)據(jù)分析實(shí)施人事決策，從而顯著提升人事決策的準(zhǔn)確性和有效性。在人才選拔、晉升、培訓(xùn)等環(huán)節(jié)，完備的檔案信息能夠?yàn)闆Q策者提供干部綜合素質(zhì)和能力的綜合報(bào)告，幫助決策者作出合理的判斷。同時(shí)，透明公正的檔案管理可以確保每位干部的工作表現(xiàn)和職業(yè)發(fā)展有據(jù)可依，避免主觀判斷和偏見(jiàn)對(duì)人事決策的影響。此外，當(dāng)干部面臨爭(zhēng)議或不公待遇時(shí)，完整的檔案記錄能夠?yàn)槠涔ぷ魈峁┯辛Φ淖C據(jù)，以維護(hù)干部的合法權(quán)益［3］。因此，構(gòu)建高效的干部人事檔案管理系統(tǒng)，對(duì)于促進(jìn)組織內(nèi)部的公正和透明，確保人事決策的公平性，以及保護(hù)干部的合法權(quán)益，有著不可替代的作用。

3" " "現(xiàn)行干部人事檔案管理存在的問(wèn)題

3.1" "檔案管理意識(shí)薄弱，材料收集不及時(shí)

在當(dāng)前的干部人事檔案管理體系中，受檔案管理意識(shí)薄弱影響，許多管理人員對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致對(duì)干部個(gè)人資料的收集和更新缺乏應(yīng)有的重視，出現(xiàn)了檔案內(nèi)容不完整、關(guān)鍵信息缺失，以及歷史數(shù)據(jù)不一致等問(wèn)題。干部的許多重要成就、培訓(xùn)經(jīng)歷和評(píng)價(jià)反饋等檔案信息常常得不到及時(shí)記錄，或因流程煩瑣、責(zé)任不明確而長(zhǎng)期擱置。另外，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理面臨著人員操作熟練度不足等問(wèn)題，這不僅影響了檔案資料的實(shí)時(shí)更新和檔案信息的準(zhǔn)確性，還使得檔案在提供決策支持方面的作用大打折扣。

3.2" "檔案管理人員素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平不適應(yīng)新形勢(shì)

隨著電子信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，檔案管理逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)向以電子數(shù)據(jù)為主的新局面。這一轉(zhuǎn)變極大地提高了檔案管理的效率與準(zhǔn)確性，同時(shí)對(duì)檔案管理人員提出了更高的技術(shù)要求。通過(guò)對(duì)干部人事檔案管理工作的研究發(fā)現(xiàn)，許多檔案管理人員對(duì)于新興的電子檔案系統(tǒng)了解不充分，缺乏操作這些系統(tǒng)所需的技術(shù)知識(shí)和技能，如數(shù)據(jù)庫(kù)管理、電子文檔的歸檔與檢索等，這些都是現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)。此外，檔案管理人員在對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行深入理解和分析方面也存在一定不足。在組織越發(fā)重視人才管理的高質(zhì)量發(fā)展環(huán)境中，檔案管理人員的這些短板限制了檔案數(shù)據(jù)在為組織決策提供支持方面的潛能。同時(shí)，檔案工作專(zhuān)業(yè)性的提高對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人員不僅需要掌握豐富的檔案管理知識(shí)，還需要具備深入理解相關(guān)法規(guī)和應(yīng)用相關(guān)法規(guī)的能力。然而，檔案管理人員接受的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)不足，且對(duì)于新頒布的檔案法規(guī)和政策缺乏認(rèn)識(shí)和解讀能力。這種專(zhuān)業(yè)性與實(shí)際工作要求之間的差距導(dǎo)致檔案管理人員在處理復(fù)雜人事信息時(shí)無(wú)法作出精確和合理的判斷，影響了檔案數(shù)據(jù)在戰(zhàn)略決策中的應(yīng)用價(jià)值［4］，阻礙了干部人事檔案工作質(zhì)量提升。

3.3" "缺乏有效的資料分析利用機(jī)制

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，海量的信息資源正在改變組織管理與決策的方式。然而，目前干部人事檔案管理工作對(duì)于檔案資料的利用仍停留在較為初級(jí)的層面，主要體現(xiàn)在對(duì)檔案資料的深度挖掘與分析不足。大量的檔案信息雖然得到了妥善保管，但是未能轉(zhuǎn)化為支持人才管理決策的有效信息資源。首先，由于缺乏系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合和分析工具，檔案資料是分散存儲(chǔ)、獨(dú)立管理的。不同部門(mén)與崗位掌握的信息碎片化嚴(yán)重，無(wú)法形成對(duì)干部的全面了解及評(píng)估。其次，受管理理念和專(zhuān)業(yè)技能的限制，檔案管理人員習(xí)慣于將工作重心放在資料的收集與歸檔上，忽視了對(duì)檔案信息的深入研究和價(jià)值發(fā)掘。因此，干部人事檔案蘊(yùn)含的大量歷史數(shù)據(jù)沒(méi)有得到充分利用，對(duì)人事決策的參考價(jià)值有限，制約了組織人才管理水平的提升。

4" " "新形勢(shì)下干部人事檔案管理模式的創(chuàng)新方法

4.1" "提高對(duì)干部人事檔案管理的認(rèn)識(shí)

在新形勢(shì)下，干部人事檔案管理的重要性日益凸顯，急需創(chuàng)新其管理模式，從而滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展的需求。首先，要提升所有管理人員對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)，組織應(yīng)開(kāi)展專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)或指導(dǎo)工作，如定期邀請(qǐng)人事管理和檔案管理領(lǐng)域的專(zhuān)家對(duì)干部人事檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，使其深刻理解檔案管理在干部選拔、任用和監(jiān)督中的核心作用，從而提高管理人員對(duì)干部人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。其次，組織應(yīng)在內(nèi)部營(yíng)造干部人事檔案管理的氛圍，如在內(nèi)部宣傳干部人事檔案管理的價(jià)值和作用，還可利用公眾號(hào)等媒介發(fā)布干部人事檔案管理實(shí)例，以此提高全體成員對(duì)干部人事檔案管理的認(rèn)識(shí)。

4.2" "增進(jìn)干部一檔與干部二檔管理系統(tǒng)的整合

在新形勢(shì)下，干部一檔與干部二檔管理系統(tǒng)整合是提升人事檔案管理效能的關(guān)鍵措施。要想實(shí)現(xiàn)這兩個(gè)檔案系統(tǒng)間的連接，需要構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一的信息平臺(tái)，通過(guò)該平臺(tái)無(wú)縫對(duì)接市人社部門(mén)的干部一檔和單位內(nèi)部的干部二檔，在確保數(shù)據(jù)一致性的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)流通［5］。首先，組織應(yīng)制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)，如明確規(guī)范基本信息、工作經(jīng)歷、教育背景等信息的格式，保證不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)互通。其次，組織應(yīng)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使之可以在信息平臺(tái)上存儲(chǔ)和檢索；對(duì)于歷史檔案，可以利用掃描等技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化保護(hù)，并保證數(shù)字化過(guò)程中信息的準(zhǔn)確性和完整性。再次，組織應(yīng)建立權(quán)限管理系統(tǒng)，根據(jù)管理人員的級(jí)別設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，以此保證信息的安全。同時(shí)，權(quán)限管理系統(tǒng)應(yīng)具有操作記錄的功能，以便相關(guān)工作者進(jìn)行事后的審計(jì)和追蹤。最后，組織應(yīng)利用數(shù)據(jù)分析工具深入分析干部二檔中的信息，以幫助領(lǐng)導(dǎo)層了解干部的成長(zhǎng)路徑、能力特點(diǎn)和潛在問(wèn)題，從而為干部的選拔、培養(yǎng)和使用提供科學(xué)依據(jù)。借助這些綜合性措施，干部一檔與二檔的整合將轉(zhuǎn)變?yōu)楦咝?、高質(zhì)量、高透明度的現(xiàn)代化人事檔案管理新模式，通過(guò)為組織決策提供全面的信息支撐推動(dòng)干部管理工作的全面提升。

4.3" "加強(qiáng)干部人事檔案管理人員的培訓(xùn)

組織需要采取多維度、系統(tǒng)化的教育方案對(duì)干部人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，以提升新形勢(shì)下干部二檔管理人員的專(zhuān)業(yè)能力［6］。首先，組織應(yīng)開(kāi)展基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，包括檔案管理的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)與檔案工作的基本流程和方法，保證管理人員掌握必要的理論知識(shí)。其次，組織應(yīng)針對(duì)干部二檔的具體操作增設(shè)技能訓(xùn)練課程，如電子檔案的歸檔、檢索、保密以及數(shù)據(jù)分析等，以確保管理人員能夠熟練運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作。再次，組織實(shí)戰(zhàn)演練，通過(guò)模擬檔案更新、異常處理等實(shí)際情況，提高管理人員應(yīng)對(duì)復(fù)雜情境的能力。最后，組織還應(yīng)定期邀請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理專(zhuān)家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)或線上研討，通過(guò)分享最佳實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)拓寬管理人員的視野。另外，組織應(yīng)鼓勵(lì)管理人員參與檔案管理相關(guān)的研討會(huì)，促進(jìn)知識(shí)的交流和更新。

4.4" "規(guī)范管理流程，保障檔案資料安全

規(guī)范管理流程以保障干部人事檔案資料的安全是現(xiàn)代人事管理工作的重要組成部分。一方面，組織必須對(duì)檔案資料的每一個(gè)管理環(huán)節(jié)實(shí)行嚴(yán)格的控制措施，包括制定細(xì)致的操作規(guī)程和安全準(zhǔn)則，確保從錄入、存儲(chǔ)、檢索到使用的每一步驟都有明確的標(biāo)準(zhǔn)和流程，要求所有人員按照既定規(guī)則行事。同時(shí)，組織應(yīng)對(duì)操作人員進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)置和身份驗(yàn)證，確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能接觸敏感信息，以此降低數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，組織應(yīng)提高對(duì)檔案資料物理和網(wǎng)絡(luò)安全的重視程度。由于物理安全涉及檔案資料的存放環(huán)境，組織需要通過(guò)采取防潮、防火、防盜等措施確保資料安全。在網(wǎng)絡(luò)安全方面，組織應(yīng)積極引進(jìn)先進(jìn)的防火墻技術(shù)、入侵檢測(cè)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)來(lái)保護(hù)檔案資料不受網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法訪問(wèn)。除此之外，組織還需要安排專(zhuān)業(yè)人員定期進(jìn)行安全審計(jì)和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理流程中的漏洞和弱點(diǎn)，從而不斷強(qiáng)化安全防護(hù)措施。

與此同時(shí)，組織應(yīng)建立檔案資料的備份制度和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃，確保在任何不可預(yù)見(jiàn)的情況下檔案資料都能夠得到迅速恢復(fù)，以保障管理工作的連續(xù)性。教育和培訓(xùn)也是保障檔案資料安全的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。應(yīng)定期組織安全意識(shí)培訓(xùn)和應(yīng)急演練，提高管理人員對(duì)檔案安全重要性的認(rèn)識(shí)，以及應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。另外，對(duì)于違反安全規(guī)定的行為，組織應(yīng)執(zhí)行嚴(yán)格的責(zé)任追究制度，以此警示所有人員，從而確保檔案資料安全管理制度的嚴(yán)肅性和有效性。這些多維度的方法可以為干部人事檔案資料的安全奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，確保人事管理工作順利進(jìn)行。

5" " "結(jié)束語(yǔ)

干部人事檔案管理模式的創(chuàng)新對(duì)于提升管理效率、構(gòu)建積極的組織氛圍、推進(jìn)干部人才建設(shè)，以及支持人事決策具有重要意義。組織需要對(duì)當(dāng)前干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題，如檔案收集不及時(shí)、管理人員素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平的不匹配等引起重視，通過(guò)創(chuàng)新干部人事檔案管理模式更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，并滿(mǎn)足組織對(duì)高效率和高質(zhì)量人才管理的需求。通過(guò)不斷優(yōu)化管理機(jī)制、提升管理人員素質(zhì)和加強(qiáng)對(duì)檔案資料的安全保護(hù)，干部人事檔案管理工作必將迎來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇，為組織的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供全面的信息支撐和保障。

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