現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理研究

摘 要：隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷完善，為了構(gòu)建更加高效的企業(yè)檔案管理體系，企業(yè)要重視提高檔案管理能力，科學地構(gòu)建更加高質(zhì)量的檔案管理方案，從企業(yè)發(fā)展角度出發(fā)，重視優(yōu)化檔案管理方式，全面推進檔案信息化建設(shè)，發(fā)揮檔案的利用價值，助力現(xiàn)代企業(yè)能夠在激烈的市場競爭中占有一席之地。本文通過具體分析，探索了現(xiàn)代制度下企業(yè)檔案管理的意義，提出了具體的檔案管理原則與措施。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；制度；檔案管理

企業(yè)全面發(fā)展過程需要不斷提高檔案管理水平，深入落實檔案管理機制，能助力企業(yè)穩(wěn)定健康發(fā)展?；诖耍鳛闄n案工作人員，應樹立正確的檔案管理意識，全面學習更加先進的檔案管理理念，科學地探索有效的管理方法，從而確保企業(yè)檔案管理工作全面開展，發(fā)揮檔案的實際價值，保證企業(yè)各項工作順利開展。

一、現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理的意義

首先，企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)的規(guī)范化運營有著必然聯(lián)系，通過科學落實檔案管理保證了企業(yè)規(guī)范化運營工作的順利開展。在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展過程重要的管理部分，檔案管理內(nèi)容包括諸多方面，企業(yè)研發(fā)、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營以及相關(guān)的服務(wù)環(huán)節(jié)，都需要實施有效的檔案管理，通過對相關(guān)信息的有效收集，能確保信息的完整性，也進一步為企業(yè)的日常運營工作開展提供有效保證。其次，企業(yè)檔案管理是企業(yè)決策的重要依據(jù)，企業(yè)在發(fā)展過程中，需要通過檔案的方式對發(fā)展歷史、經(jīng)營情況進行科學記錄，此過程通過有效信息的管理，能進一步發(fā)揮檔案的應用價值，助力企業(yè)深入落實戰(zhàn)略規(guī)劃，提高企業(yè)決策水平。通過運用檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了有效分析，能全面地把握企業(yè)發(fā)展的趨勢，進一步迎合企業(yè)發(fā)展目標，為企業(yè)科學發(fā)展提供有效決策。再次，企業(yè)檔案管理有助于企業(yè)合規(guī)經(jīng)營，企業(yè)發(fā)展過程需要遵守相關(guān)的法律法規(guī)，企業(yè)在遇到法律問題過程中，為了保證有效業(yè)務(wù)順利開展，并且確保業(yè)務(wù)運作符合法律要求，在發(fā)生爭議時，可以通過檔案進行有效的證據(jù)提供，維護企業(yè)自身權(quán)益，發(fā)揮檔案的利用價值，助力企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。最后，企業(yè)檔案管理還承載著企業(yè)的文化，通過全面提高檔案管理可以有效傳承企業(yè)文化。檔案是企業(yè)發(fā)展過程的有效見證，企業(yè)的成長經(jīng)歷以及發(fā)展軌跡，通過檔案可以準確記錄，可以說檔案蘊含著企業(yè)核心價值觀，是企業(yè)發(fā)展歷程的有效見證，企業(yè)通過科學落實檔案管理工作，必然能建立完善的企業(yè)文化體系，進一步增強員工的凝聚力[1]。

二、現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理的原則

（一）真實性原則

現(xiàn)代企業(yè)制度下，檔案管理工作的開展要確保真實性，通過落實真實性原則，能提高檔案管理效率，也利于打造更加高質(zhì)量的檔案管理體系。在收集檔案信息過程中，要認真進行嚴格篩選，確保檔案入檔材料的真實性，明確具體來源，保證內(nèi)容完整，對無法核對的信息要進行謹慎處理，避免影響企業(yè)相關(guān)決策。在整理檔案過程中，要堅持檔案的原貌，不可以隨意對相關(guān)信息進行修改，確保原始信息。在對檔案進行編號與分類過程中，也要嚴格落實不改變信息的原則，確保檔案的真實性。檔案在利用與保存過程中也要保證信息的真實性，如數(shù)字化管理過程，要確保數(shù)字檔案與原始檔案的一致性，利用過程也不得濫用，避免檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)泄漏，以免影響檔案的真實性。

（二）系統(tǒng)性原則

檔案管理工作是系統(tǒng)化的，因此，在現(xiàn)代企業(yè)制度下開展檔案管理工作必然要落實系統(tǒng)化原則，通過對檔案進行科學化的分類，進行系統(tǒng)化的管理，才利于提高檔案查找效率，以此才能發(fā)揮檔案利用的價值。在堅持系統(tǒng)性原則過程中，檔案管理工作要確保檔案信息的連續(xù)性，要從檔案管理工作實際出發(fā)，要求檔案數(shù)據(jù)能系統(tǒng)化地進行反映，確保檔案管理效率。為了提高系統(tǒng)化管理，企業(yè)在檔案管理中應建立統(tǒng)一的檔案索引系統(tǒng)，科學地對檔案進行編號。通過對檔案進行編號和索引，從多方面加強有效管理，保證企業(yè)檔案信息可以方便快速地利用，提高檔案管理水平，保證檔案信息可以準確無誤地進行檢索[2]。

（三）全面性原則

企業(yè)檔案管理過程要重視堅持全面性原則，檔案的收集與整理必須全面，檔案的全面管理可以進一步反映企業(yè)整體情況，能有效地體現(xiàn)企業(yè)發(fā)展歷程。全面性原則要求企業(yè)在開展檔案管理工作過程中科學地進行有效收集，全面整理檔案內(nèi)容，針對性地進行檔案的分類、編號、排序，確保全面化保存，避免發(fā)生檔案數(shù)據(jù)遺漏情況。全面性原則要求企業(yè)進一步全面保存檔案信息，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，要從多方面進行全面管理，保證檔案安全性，提高檔案的保密性，確保檔案能夠為企業(yè)運營、決策提供更大的支持，進一步實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的全面共享。

三、現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理的措施

（一）健全檔案管理制度

健全檔案管理制度需要明確檔案管理的目標，企業(yè)應根據(jù)自身的實際情況和業(yè)務(wù)特點，制定檔案管理的總體目標和基本原則，如真實性原則、系統(tǒng)性原則和全面性原則等。這些目標和原則將為企業(yè)的檔案管理工作提供明確的方向和指導。檔案管理制度應詳細規(guī)定檔案管理的各個環(huán)節(jié)和流程，這包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用和銷毀等方面。在每個環(huán)節(jié)和流程中，都應明確具體的操作規(guī)范和要求，確保檔案管理的各項工作能夠按照規(guī)定的程序和標準進行。在檔案收集方面，企業(yè)應建立有效的信息收集機制，確保各類檔案信息的全面、準確、及時收集。同時，還應注重檔案信息的真實性和完整性，避免虛假信息和遺漏信息的出現(xiàn)。在檔案整理方面，企業(yè)應制定科學的分類體系和編號規(guī)則，對收集到的檔案信息進行有序的分類和編號，這有助于實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和有效利用。同時，還應對檔案信息進行必要的鑒定和審核，確保檔案信息的真實性和準確性。在檔案保管方面，企業(yè)應建立嚴格的檔案保管制度，確保檔案實體的安全和完整，這包括檔案的存放、借閱、復制、轉(zhuǎn)移等方面的規(guī)定。同時，還應加強對檔案實體的保護和管理，防止檔案實體的損壞和丟失。在檔案利用方面，企業(yè)應建立有效的檔案利用機制，確保檔案信息能夠得到充分利用，這包括檔案的查閱、借閱、復制、傳遞等方面的規(guī)定。同時，還應注重檔案信息的保密和安全管理，確保檔案信息不被泄露和濫用。檔案管理制度還應包括檔案的銷毀和更新機制。對于已經(jīng)失去保存價值的檔案，企業(yè)應按照規(guī)定的程序和標準進行銷毀。同時，還應定期對檔案信息進行更新和維護，確保檔案信息的時效性和準確性[3]。

（二）強化檔案收集整理

強化檔案收集工作需要從源頭上抓起，企業(yè)應明確各部門、各崗位的檔案收集職責，確保每個員工都能將工作中產(chǎn)生的有價值的信息及時、完整地收集起來。同時，企業(yè)還應建立有效的檔案收集機制，如設(shè)立專門的檔案收集部門或指定專人負責檔案收集工作，以確保檔案信息的全面性和準確性。在檔案收集過程中，企業(yè)應注重檔案信息的真實性和完整性。對于收集到的檔案信息，應進行嚴格的審核和篩選，確保信息的真實可靠。同時，還應注重檔案信息的完整性，確保收集到的檔案信息能夠全面反映企業(yè)的歷史沿革、業(yè)務(wù)發(fā)展和經(jīng)營管理等方面的情況。企業(yè)應對收集到的檔案信息進行科學的分類、編號和排序，以便于后續(xù)的保存和利用。在整理過程中，應注重檔案信息的邏輯性和系統(tǒng)性，確保檔案信息之間的關(guān)聯(lián)性和連貫性。此外，企業(yè)還應加強檔案信息的數(shù)字化處理，通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，不僅可以提高檔案信息的可檢索性和可共享性，還能降低檔案信息的存儲成本和維護成本。在數(shù)字化處理過程中，應注重數(shù)據(jù)的安全性和保密性，確保檔案信息不被泄露和濫用。企業(yè)應建立檔案收集整理的監(jiān)督機制，定期對檔案收集整理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行整改。同時，還應加強對檔案收集整理工作的培訓和指導，增強員工的檔案意識和檔案管理能力。

（三）提升管理技術(shù)水平

現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)檔案管理更加高效，通過引入先進的信息化技術(shù)手段，能提高企業(yè)檔案管理技術(shù)水平。在此過程中，檔案管理人員要從技術(shù)角度出發(fā)，重視從多方面進行有效的技術(shù)改進，加強有效的檔案管理。企業(yè)應積極采用先進的檔案管理模式，確保檔案信息化管理水平不斷提高，通過引入智能化和集成化的系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案的快速整理，提高檔案收集效率，實現(xiàn)有效檢索，確保檔案信息能及時共享。通過引入先進技術(shù)手段，可以明顯提高檔案管理效率，這對企業(yè)降低人力成本有著重要的助力作用。在信息化技術(shù)的助力下，企業(yè)檔案管理的準確性也不斷提高，也進一步保證了檔案信息的完整性。企業(yè)應注重檔案信息的數(shù)字化處理，現(xiàn)如今電子檔案管理工作備受人們關(guān)注，在將紙質(zhì)檔案進行電子檔案轉(zhuǎn)化的過程中，需要深入實施數(shù)字化處理，此過程要引入先進的掃描技術(shù)，加強有效的圖像處理，深入開展檔案電子化管理，確保檔案整理后的質(zhì)量，保證檔案信息的清晰度，全面提高檔案安全，避免出現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)丟失情況[4]。

此外，為了提高管理技術(shù)水平，企業(yè)還要重視充分利用云計算、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)，通過將有效技術(shù)引入到檔案管理過程，利于深度進行有效的信息挖掘，提高了檔案數(shù)據(jù)的分析效率。通過對檔案信息的分析，企業(yè)管理人員可以隨時掌握企業(yè)發(fā)展動態(tài)，利于結(jié)合市場發(fā)展進程，全面進行市場分析，為企業(yè)決策提供有效支持。借助現(xiàn)代化技術(shù)的運用，企業(yè)可以隨時進行檔案的遠程訪問，實現(xiàn)了檔案的有效共享，突破了時間限制，能發(fā)揮出檔案利用的最大價值。在日常工作中，企業(yè)檔案管理人員應該圍繞企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，基于現(xiàn)代企業(yè)制度下，完善檔案資源信息化管理，打造智慧化的管理平臺，與企業(yè)辦公系統(tǒng)進行互通，實現(xiàn)有效共享，這樣一來，可以隨時隨地進行企業(yè)銷售合同、經(jīng)營協(xié)議的歸檔處理，實現(xiàn)了企業(yè)文件的有效整理歸檔，這對企業(yè)提高經(jīng)營效率，保證檔案管理質(zhì)量有著重要的助力作用。為了進一步提高檔案管理技術(shù)水平，企業(yè)應加強對檔案管理技術(shù)人員的培訓，從多方面開展實踐研究，確保檔案技術(shù)人員的綜合能力不斷提高，保證檔案管理整體效率。在培訓過程中要定期進行反饋，從檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)以及技術(shù)水平方面進行分析，鼓勵檔案管理人員積極參與到技術(shù)創(chuàng)新過程，不斷推進檔案管理技術(shù)的發(fā)展。

（四）更新檔案管理設(shè)備

現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)在全面開展檔案管理工作過程，要重視對檔案管理設(shè)備進行優(yōu)化，以此才能迎合信息化發(fā)展步伐，從而進一步打造更加高質(zhì)量的企業(yè)檔案管理體系。從企業(yè)檔案管理工作實際出發(fā)，企業(yè)為了提高檔案利用效率，需要進一步開展設(shè)備的升級與革新，只有如此才能滿足新時代企業(yè)檔案管理工作需求。檔案設(shè)備的升級優(yōu)化過程主要從兩方面進行，一個是軟件部分，另一個是硬件部分。在硬件設(shè)施的投入上，要從企業(yè)檔案儲存設(shè)備、空調(diào)系統(tǒng)、計算機以及相關(guān)的滅火裝置上進行優(yōu)化；軟件部分要從企業(yè)檔案管理實際入手，選用更加先進的檔案檢索系統(tǒng)，重視引入檔案庫房溫濕度調(diào)節(jié)系統(tǒng)，通過有效系統(tǒng)的構(gòu)建，確保檔案在利用過程的效率，也進一步提高企業(yè)檔案使用價值。在檔案管理過程中，隨著技術(shù)不斷升級，在檔案系統(tǒng)的建設(shè)過程中，也要確保時效性，應緊跟時代發(fā)展步伐，針對性地進行定期維護，持續(xù)地進行更新，全面地提高檔案管理質(zhì)量，助力企業(yè)各項工作全面開展。企業(yè)檔案管理設(shè)備的維護過程，要從有效的維護方案出發(fā)，重視提高專業(yè)維護水平，打造更加高質(zhì)量的檔案維護體系，保證設(shè)備運行過程能夠進一步提高維護效率。在企業(yè)發(fā)展過程中，企業(yè)設(shè)備與系統(tǒng)的管理也要重視建立應急預案管理體系，提前做好有效的應急管理，確保設(shè)備一旦發(fā)生問題能夠及時進行控制，提高檔案設(shè)備管理質(zhì)量，促進企業(yè)深入開展檔案管理，推進企業(yè)進一步發(fā)展[5]。

結(jié)束語

綜上所述，對于新時期企業(yè)來說，全面地提高檔案管理水平是必要的，企業(yè)要根據(jù)檔案管理工作內(nèi)容，從科學化的角度出發(fā)，針對性地建立完善的檔案管理模式，發(fā)揮檔案的實際利用價值，確保檔案管理工作全面開展，助力企業(yè)健康發(fā)展。希望通過具體探索，能進一步加強檔案管理工作的實踐研究能力，從而為企業(yè)檔案管理工作開展提供有效建議。

參考文獻：

[1]齊曉問.加強企業(yè)檔案管理工作發(fā)揮企業(yè)檔案服務(wù)職能[J].機電兵船檔案，2023（03）：21-22.

[2]夏紅.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與知識管理系統(tǒng)的異構(gòu)與協(xié)同[J].機電兵船檔案，2023（03）：41-43.

[3]張景茹.大數(shù)據(jù)時代，電力企業(yè)檔案管理創(chuàng)新策略分析[J].蘭臺內(nèi)外，2023（16）：7-9.

[4]曾鋮.企業(yè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的實踐與思考[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2023（16）：29-32.

[5]喻彩霞.數(shù)字化技術(shù)背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新路徑探討[J].黑龍江檔案，2022（06）：94-96.