重大科技項目檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作探析

摘要：重大科技項目檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作是通過監(jiān)督指導(dǎo)有效提高項目檔案質(zhì)量，從而保證我國科技創(chuàng)新重要基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源高質(zhì)量供給的重要手段。當(dāng)前項目管理方式和檔案事業(yè)發(fā)展的雙重變革，凸顯了重大科技項目檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作革新的緊迫性和重要性。論文通過介紹重大科技項目檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的背景，剖析當(dāng)前監(jiān)督指導(dǎo)工作存在的問題，進(jìn)而圍繞如何轉(zhuǎn)變監(jiān)督指導(dǎo)思維、建設(shè)監(jiān)督指導(dǎo)平臺提出設(shè)想，為重大科技項目檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作優(yōu)化提出切實可行的策略。

關(guān)鍵詞：重大科技項目 檔案管理 監(jiān)督指導(dǎo)

隨著重大科技項目檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作（以下簡稱“項目檔案督導(dǎo)工作”）更加規(guī)范化、實效化和精細(xì)化，傳統(tǒng)的督導(dǎo)方式已無法滿足當(dāng)前更高的督導(dǎo)需求。為更好地解決當(dāng)前對督導(dǎo)工作提出的更高要求與相對落后的督導(dǎo)方式之間的矛盾，推動項目檔案督導(dǎo)工作整體水平提升，項目檔案主管部門應(yīng)轉(zhuǎn)變督導(dǎo)工作模式、創(chuàng)新工作方式，使項目檔案督導(dǎo)工作更規(guī)范、更高效、更精細(xì)。

一、項目檔案督導(dǎo)工作開展的背景

當(dāng)前，隨著項目管理方式的變革和檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，項目檔案督導(dǎo)工作正面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

（一）項目管理方式變革對項目檔案督導(dǎo)工作提出更高要求

當(dāng)前國家重大科技項目管理呈現(xiàn)出日益復(fù)雜的趨勢，且項目管理處于數(shù)字化轉(zhuǎn)型階段。一方面，重大科技項目具有體量較大、項目情況較為復(fù)雜的特點(diǎn)。以中國科學(xué)院部署的戰(zhàn)略性先導(dǎo)科技專項為例，其往往是“跨學(xué)科、跨領(lǐng)域、跨機(jī)構(gòu)”的三跨項目，[1]具有任務(wù)層級多、參研單位多、單位類型多、分布地域廣的“三多一廣”特點(diǎn)。這使得專項檔案工作面臨收集難和管理難的困境。另一方面，一些重大科技項目實行動態(tài)調(diào)整機(jī)制。一個專項下的課題、子課題往往會出現(xiàn)新增、合并、終止情況，還有子課題被升級為課題，或者課題被降級為子課題同時并入另一個課題的情況，進(jìn)一步增加了項目管理的復(fù)雜性。

國家重大科技項目管理處于數(shù)字化轉(zhuǎn)型階段。早在2015年，國務(wù)院就印發(fā)了《關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導(dǎo)意見》；2022年4月，國家發(fā)展改革委啟動投資建設(shè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型項目推薦工作時，指出應(yīng)加快投資建設(shè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，推動投資決策、項目設(shè)計、建設(shè)實施、資產(chǎn)交付、運(yùn)營維護(hù)等全過程、全要素、全參與方的數(shù)字化、在線化、智能化。尤其是近年來，隨著物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能為代表的新一代信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，空天地一體化測繪技術(shù)、三維建筑信息模型技術(shù)等在建設(shè)工程檔案信息歸集、管理和應(yīng)用方面得到了廣泛的認(rèn)可，[2]以及各類重大科技項目信息管理服務(wù)平臺等建設(shè)使用，國家重大科技項目數(shù)字化轉(zhuǎn)型明顯加速，項目管理方式正在發(fā)生巨大變革。這一切都對項目檔案督導(dǎo)工作提出了更高要求。

（二）檔案事業(yè)發(fā)展對項目檔案督導(dǎo)工作提出新要求

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，近年來我國整體信息化水平得到極大提升，但是檔案工作信息化水平相對滯后。新修訂的《中華人民共和國檔案法》增加了“檔案信息化建設(shè)”和“監(jiān)督檢查”兩個專章，對檔案信息化建設(shè)和檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作提出新的要求。項目檔案督導(dǎo)工作應(yīng)結(jié)合新要求進(jìn)行調(diào)整與創(chuàng)新。

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡稱“‘十四五’規(guī)劃”）總體目標(biāo)明確提出“信息化與檔案事業(yè)各項工作深度融合，檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型”。作為“十四五”規(guī)劃重點(diǎn)任務(wù)之一，督導(dǎo)工作信息化轉(zhuǎn)型是順應(yīng)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要部分。此外，“十四五”規(guī)劃對重大建設(shè)項目檔案督導(dǎo)工作提出具體要求，指出要“創(chuàng)新建設(shè)項目檔案監(jiān)督指導(dǎo)方式，對國家重大建設(shè)項目檔案驗收實行事前指導(dǎo)及事中、事后監(jiān)管”。

另外，國家檔案局也早在2016年出臺的《建設(shè)項目檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作指南》中對建設(shè)項目檔案監(jiān)督指導(dǎo)的工作內(nèi)容和具體工作方式提出了明確的要求，即“應(yīng)加強(qiáng)項目檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的信息化能力建設(shè)和指導(dǎo)力度，提出適應(yīng)檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型需要的更為具體的要求、工具和方案”[3]。

二、項目檔案督導(dǎo)工作存在的問題

在當(dāng)前項目管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型和檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，項目檔案督導(dǎo)工作仍存在許多問題，主要集中在督導(dǎo)范圍不夠全面、督導(dǎo)效果不能保證、督導(dǎo)工作開展成本高等方面。

（一）督導(dǎo)范圍不夠全面，難以消除項目檔案督導(dǎo)“盲區(qū)”

當(dāng)前項目檔案督導(dǎo)工作存在“盲區(qū)”。第一個盲區(qū)是由于督導(dǎo)工作難以真正覆蓋項目實施全過程，導(dǎo)致在時間維度上出現(xiàn)的督導(dǎo)盲區(qū)。當(dāng)前，仍存在相當(dāng)一部分項目在立項之初，檔案主管部門并不知曉的情況。項目承擔(dān)單位或項目主管部門往往在項目臨近驗收時，才將驗收計劃告知檔案主管部門。這在很大程度上導(dǎo)致項目檔案督導(dǎo)工作開展的被動局面，使得督導(dǎo)成效十分受限，無法保證項目檔案質(zhì)量。

第二個盲區(qū)是由于項目檔案載體形式不斷豐富，導(dǎo)致在內(nèi)容維度上出現(xiàn)的督導(dǎo)盲區(qū)。當(dāng)前，項目檔案載體形式發(fā)生了巨大的變化，很多較為核心的檔案內(nèi)容是以電子形式存在的。以中國科學(xué)院戰(zhàn)略性先導(dǎo)科技專項為例，很多課題或子課題的實驗數(shù)據(jù)不再被記錄在實驗記錄本上，而是被保存在電腦或云平臺上。[4]除了電子形式存在的科學(xué)數(shù)據(jù)外，還有樣品、樣機(jī)等實物檔案及聲像檔案等。這些以不同載體形式存在的檔案在項目檔案督導(dǎo)過程中非常容易被忽視。目前項目檔案督導(dǎo)工作中，很多項目檔案人員和督導(dǎo)員收集或檢查多樣化檔案內(nèi)容的意識不強(qiáng)，仍以紙質(zhì)文件材料為主。

（二）督導(dǎo)效果不能保證，難以動態(tài)掌握項目檔案資源建設(shè)情況

項目檔案督導(dǎo)工作通常以項目檔案組織管理、制度建設(shè)、信息化建設(shè)等為抓手，通過把控項目檔案資源建設(shè)，實現(xiàn)提升項目檔案質(zhì)量的最終目標(biāo)。所以，充分了解項目檔案資源建設(shè)情況是做好項目檔案督導(dǎo)工作至關(guān)重要的條件。

然而在當(dāng)前的項目檔案督導(dǎo)工作中，督導(dǎo)員無法動態(tài)掌握項目檔案資源實際建設(shè)情況。通常項目檔案督導(dǎo)主要包括以督導(dǎo)會議形式開展的現(xiàn)場督導(dǎo)和以電話、郵件等形式開展的遠(yuǎn)程督導(dǎo)，一般均在重要節(jié)點(diǎn)開展，通過問詢或檢查的方式了解項目檔案資源建設(shè)情況。此外，目前項目檔案督導(dǎo)工作的顆粒度較粗。由于項目管理和實施十分復(fù)雜，對項目檔案完整性的梳理變得千頭萬緒。在較短的時間內(nèi)迅速完整梳理、把握項目檔案的內(nèi)容，并且全面把控項目檔案的系統(tǒng)性、真實性、規(guī)范性，對于項目檔案督導(dǎo)員來說是一個巨大的挑戰(zhàn)。

（三）督導(dǎo)工作開展成本較高，難以同步、聚合相關(guān)信息資源

當(dāng)前項目檔案督導(dǎo)工作開展的主要方式，如召開督導(dǎo)會、材料審核、現(xiàn)場檢查等，存在工作開展成本較高的缺點(diǎn)。第一，信息同步的成本較高。項目檔案督導(dǎo)工作要想開展好，督導(dǎo)員就要充分了解各種信息，包括項目基本情況、項目承擔(dān)單位檔案工作基本情況、專家人選等。很多工作都是相對固定的，但在溝通過程中仍需花費(fèi)大量的人力成本。

第二，信息聚合成本較高，難以支撐統(tǒng)計分析等。在信息同步后，有些督導(dǎo)員往往只是將本次督導(dǎo)需要的信息梳理成一個獨(dú)立文檔，而沒有將項目督導(dǎo)所有相關(guān)信息進(jìn)行整合。在后續(xù)項目檔案評價工作開展時，往往又要花費(fèi)一定的成本將需要的統(tǒng)計信息整合、分析。一方面，屢次的整合與統(tǒng)計浪費(fèi)了督導(dǎo)員大量的精力；另一方面，歷次督導(dǎo)的成果也沒有真正被利用，無法有針對性地對后續(xù)項目開展個性化督導(dǎo)。

三、項目檔案督導(dǎo)工作優(yōu)化策略

本文以建立項目檔案督導(dǎo)平臺為基礎(chǔ)，從轉(zhuǎn)變督導(dǎo)思維及促進(jìn)平臺功能實現(xiàn)的角度解決督導(dǎo)工作中的關(guān)鍵問題。第一，傳統(tǒng)的項目檔案督導(dǎo)工作思維應(yīng)轉(zhuǎn)變?yōu)榛谄脚_實現(xiàn)的督導(dǎo)思維；第二，建立項目檔案督導(dǎo)平臺，借助平臺功能的開發(fā)實現(xiàn)督導(dǎo)范圍全覆蓋，動態(tài)掌握項目檔案資源建設(shè)情況，同步、聚合相關(guān)信息資源，支撐督導(dǎo)決策。

（一）轉(zhuǎn)變項目檔案督導(dǎo)工作思維

基于平臺實現(xiàn)的項目檔案督導(dǎo)模式的轉(zhuǎn)變，不能簡單地理解為在傳統(tǒng)督導(dǎo)方式的基礎(chǔ)上佐以一些信息化工具即可。信息基于網(wǎng)絡(luò)傳輸可以避免督導(dǎo)員和項目檔案管理人員花費(fèi)大量時間進(jìn)行信息的同步、整合?；谄脚_的項目檔案督導(dǎo)反映了全面、靈活、精確的工作思維。

在傳統(tǒng)的督導(dǎo)工作思維模式下，實現(xiàn)項目檔案全過程督導(dǎo)是通過把握立項、中期檢查、驗收三個重要節(jié)點(diǎn)實現(xiàn)的，而在平臺化督導(dǎo)的思維模式下，全過程督導(dǎo)的實施則是實時的、動態(tài)的、具體的。除了實現(xiàn)項目檔案全過程督導(dǎo)，平臺化督導(dǎo)思維還可以將過去未被列在督導(dǎo)范圍內(nèi)的項目以備案形式納入督導(dǎo)范圍。

（二）建立項目檔案督導(dǎo)平臺

為了充分發(fā)揮平臺化督導(dǎo)全覆蓋、規(guī)范、及時、高效的優(yōu)勢，項目檔案主管部門需要將項目檔案管理工作和督導(dǎo)工作平臺化，建立起集二者為一體的項目檔案督導(dǎo)平臺。項目檔案管理人員在督導(dǎo)平臺上進(jìn)行歸檔文件材料預(yù)立卷時，平臺內(nèi)嵌入的固定的工作流程、通用的整理要求、定制化的歸檔范圍等能保證項目歸檔文件材料的完整性、規(guī)范性；督導(dǎo)員同步掌握歸檔文件材料的收集、整理、歸檔、移交等情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，使督導(dǎo)工作更及時、更有效；平臺基于導(dǎo)入的項目檔案驗收意見、評分等評價性文本分析項目承擔(dān)單位檔案管理情況，為后續(xù)督導(dǎo)工作的開展提供參考方案。

1.項目檔案督導(dǎo)工作指導(dǎo)與協(xié)同。針對不同的場景，基于平臺可以實現(xiàn)多種方式的項目檔案督導(dǎo)工作指導(dǎo)和協(xié)同。常規(guī)性業(yè)務(wù)指導(dǎo)以在線的形式開展，通過督導(dǎo)平臺項目檔案督導(dǎo)功能，對歸檔文件材料同步收集、整理情況進(jìn)行實時指導(dǎo)；以現(xiàn)場檢查等形式進(jìn)行的督導(dǎo)以及驗收主要通過督導(dǎo)平臺協(xié)同開展，使不同角色類型的人員同步查看督導(dǎo)情況，降低溝通成本，提高組織工作的效率和規(guī)范性；對于一些體量小的項目，可以通過100%電子文件原文掛接，依托督導(dǎo)平臺完成項目檔案在線檢查或驗收。

針對不同的督導(dǎo)需求，平臺應(yīng)設(shè)置通知與提醒功能，如平臺依據(jù)立項時間和項目實施周期計算項目竣工或結(jié)題時間，同步提醒項目檔案督導(dǎo)員及項目承擔(dān)單位注意提交驗收計劃。項目檔案督導(dǎo)員檢查項目檔案齊全完整、真實有效、系統(tǒng)規(guī)范情況，初步判斷項目檔案質(zhì)量情況，如存在問題則應(yīng)通知項目承擔(dān)單位整改后再提交督導(dǎo)員審批，以保證后續(xù)工作的順利開展。項目檔案督導(dǎo)專家信息的管理和維護(hù)也是督導(dǎo)平臺的重要內(nèi)容。專家基本信息由督導(dǎo)員或?qū)＜易孕刑顚?，平臺自動統(tǒng)計專家參加督導(dǎo)的次數(shù)，并將專家與督導(dǎo)項目相關(guān)聯(lián)。此外，督導(dǎo)員可給專家貼標(biāo)簽，如擅長領(lǐng)域、是否可作為組長等。督導(dǎo)平臺還應(yīng)實現(xiàn)不同角色的在線協(xié)作，同步督導(dǎo)工作關(guān)鍵信息，使不同角色共同完成編制督導(dǎo)方案、會議手冊等工作。

2.項目文件材料收集與項目檔案管理。督導(dǎo)平臺應(yīng)實現(xiàn)檔案數(shù)字資源在線、離線移交接收，滿足不同場景下檔案數(shù)字資源收集、整理、歸檔、移交和接收需求。這不僅能保證一般項目檔案的收集和管理，還能保證跨學(xué)科、跨領(lǐng)域、跨機(jī)構(gòu)這種復(fù)雜的、體量較大的項目檔案的規(guī)范管理。為實現(xiàn)上述功能，平臺應(yīng)內(nèi)嵌項目檔案分類方案、歸檔范圍、元數(shù)據(jù)管理、報表打印功能等，可根據(jù)任務(wù)設(shè)置情況配置任務(wù)層級并同步進(jìn)行權(quán)限配置，根據(jù)人員角色的不同配置調(diào)整權(quán)限，為不同類型的項目提供個性化配置方案。督導(dǎo)平臺支持同步開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)，掛接的電子文件原文或數(shù)字化副本，通過定制個性化分類、歸檔范圍功能實現(xiàn)項目檔案完整性初篩，通過元數(shù)據(jù)配置、校驗保證項目檔案整理的規(guī)范性，并通過檢查掛接電子原文保證項目檔案的有效性。此外，通過功能模塊與檔案管理系統(tǒng)的銜接，督導(dǎo)平臺可實現(xiàn)檔案在線移交。

3.信息統(tǒng)計分析與督導(dǎo)建議。對于在督導(dǎo)平臺中創(chuàng)建并管理的項目，平臺應(yīng)實現(xiàn)相關(guān)信息的統(tǒng)計與維護(hù)，如對項目名稱、項目類型、承擔(dān)單位、驗收時間、參與專家名單、投資經(jīng)費(fèi)、檔案數(shù)量等的統(tǒng)計，可實現(xiàn)按項目類型、單位、專家、驗收時間等不同維度進(jìn)行檢索和展示。平臺也可以結(jié)合已驗收項目的驗收效果，如未留備忘錄、通過、未通過幾個檔位或量化評價的分?jǐn)?shù)出具督導(dǎo)建議。

在督導(dǎo)建議方面，督導(dǎo)平臺一方面可以記錄項目承擔(dān)單位基本情況的變化，如項目兼職檔案人員的變動，以便項目檔案督導(dǎo)員動態(tài)掌握這些情況；另一方面可以將該項目承擔(dān)單位過去承擔(dān)同種類型的項目檔案的評價相關(guān)聯(lián)。對于項目兼職檔案人員頻繁變動或同類型項目檔案歷史評價欠佳的單位，項目檔案督導(dǎo)員應(yīng)做到事前提醒、事中指導(dǎo)、事后跟蹤，落實檢查與整改，保證項目檔案質(zhì)量；對于兼職檔案人員隊伍穩(wěn)定、能力較強(qiáng)且過去同類型項目檔案評價較好的單位，項目檔案督導(dǎo)員可以提前對本次項目檔案質(zhì)量做出判斷，繼而能夠?qū)崿F(xiàn)項目檔案分層分類、差異化督導(dǎo)。

4.角色權(quán)限控制。督導(dǎo)平臺需按角色類型對操作和查看權(quán)限進(jìn)行控制，角色類型可分為項目檔案管理人員、項目檔案督導(dǎo)員及項目檔案督導(dǎo)或驗收專家。項目檔案管理人員可以看到已提交的項目，也可以創(chuàng)建新項目；項目檔案督導(dǎo)員可以看到處于督導(dǎo)狀態(tài)和已完成檔案驗收的項目列表，可新增、維護(hù)其他項目檔案督導(dǎo)信息；項目檔案督導(dǎo)或驗收專家進(jìn)入該平臺后可以看到作為專家參與項目檔案督導(dǎo)或驗收的信息，進(jìn)行歸檔文件材料的檢查和整改復(fù)核，出具結(jié)論、意見等，并且可以在平臺中匿名投票，由專家組長給出通過或不通過的結(jié)論。

四、結(jié)語

未來重大科技項目檔案督導(dǎo)工作勢必會發(fā)揮越來越重要的作用，檔案主管部門應(yīng)主動順應(yīng)信息化發(fā)展的要求，探尋、運(yùn)用項目檔案督導(dǎo)新思維和新模式——平臺化督導(dǎo)或許將成為未來項目檔案督導(dǎo)工作新場景。檔案主管部門應(yīng)進(jìn)一步統(tǒng)籌考慮項目檔案督導(dǎo)工作轉(zhuǎn)變的全局性，不斷提升項目檔案督導(dǎo)工作的科學(xué)化、規(guī)范化水平，充分發(fā)揮項目檔案資源的價值。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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作者單位：中國科學(xué)院檔案館