新時期做好醫(yī)院人事檔案管理工作的策略探究

摘 要：近幾年，隨著醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)及服務(wù)范疇的擴大，對于人才提出了較高需求，人事檔案管理工作也因此呈現(xiàn)出一定的復(fù)雜性。如果醫(yī)院不能及時對傳統(tǒng)的人事檔案管理模式開展改革創(chuàng)新，勢必會制約人事檔案的開發(fā)利用價值，給醫(yī)院人力資源管理工作及人才發(fā)展戰(zhàn)略制定與落實帶來不利影響?；诖?，文章闡述了新時期醫(yī)院做好人事檔案管理工作的必要性，分析了當前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題，并提出了幾點關(guān)于人事檔案管理的策略，以供相關(guān)醫(yī)院及檔案管理部門參考借鑒。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代醫(yī)院；人事檔案；管理策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

醫(yī)院人事檔案主要包含員工基本信息、工作情況、獎懲情況、履歷信息等。醫(yī)院可以借助人事檔案掌握內(nèi)部員工情況，從而推進人才培養(yǎng)、引進、職務(wù)調(diào)動等工作。由此可見，人事檔案在醫(yī)院人力資源管理工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。新時期，醫(yī)院做好人事檔案管理工作，可以確保員工在適宜的崗位上“發(fā)光發(fā)熱”，確保醫(yī)院各項業(yè)務(wù)工作順利開展。但是，就現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理情況展開分析，其中存在服務(wù)意識不足、管理制度不健全、管理方法滯后、軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)不足等問題，嚴重制約著醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量，需要醫(yī)院給予高度重視，并采取針對性措施加以解決，確保人事檔案可以發(fā)揮應(yīng)有價值。

一、醫(yī)院做好人事檔案管理工作的必要性

1.有利于醫(yī)院人力資源管理

新時期，醫(yī)院做好人事檔案管理工作，可以依據(jù)員工的實際工作能力、專業(yè)優(yōu)勢等為其調(diào)配到最為適合的工作崗位上，促使其發(fā)揮好自身的專業(yè)優(yōu)勢與價值。此外，做好人事檔案管理工作還可以便于醫(yī)院及時更新退休員工信息，便于人力資源管理部門掌握當前醫(yī)院的崗位空缺情況，從而開展人員招聘工作，有利于提高醫(yī)院人力資源管理水平及質(zhì)量。

2.有利于發(fā)揮人才利用價值

新時期，醫(yī)院做好人事檔案管理工作，可以為醫(yī)院管理層制定人才培養(yǎng)與發(fā)展規(guī)劃提供有利的數(shù)據(jù)參考。檔案管理人員利用信息化系統(tǒng)及時錄入和更新醫(yī)院人員信息，便于管理者全面了解醫(yī)院員工的綜合實力，從而制定相應(yīng)的工作策略，促使工作人員發(fā)揮自身價值。

3.有利于提高醫(yī)院整體服務(wù)水平

新時期，醫(yī)院做好人事檔案管理工作，可以為人才引進工作提供參考。醫(yī)院的職能部門劃分較為復(fù)雜，不同部門對于人才的要求各不相同。組織開展好人事檔案管理工作，可以便于各部門參照以往業(yè)務(wù)工作中的人才需求針對性地引進人才，從而提高醫(yī)院整體服務(wù)水平與工作質(zhì)量。

二、醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

1.人事檔案管理服務(wù)意識不足

正確意識是實踐行動的科學(xué)指南，新時期醫(yī)院人事檔案管理工作的順利推進需要檔案管理人員具備良好的服務(wù)意識，方可確保管理制度、管理方案落實到位。但是，就當前各大醫(yī)院的人事檔案管理情況來看，人事檔案管理服務(wù)意識不足是較為顯著的問題之一。具體表現(xiàn)為醫(yī)院檔案管理人員將工作重點放在人事檔案資料收集與內(nèi)容維護等基礎(chǔ)環(huán)節(jié)上，尚未認識到人事檔案背后蘊含的深層次價值，也沒有及時推進人事檔案分析工作。在這一情況下，人事檔案的研究工作形式化問題嚴重，無法為醫(yī)院人力資源配置、崗位調(diào)任、獎金劃分等提供數(shù)據(jù)支持，在一定程度上降低了醫(yī)院綜合管理水平。此外，部分人事檔案管理人員還存在輕視資源開發(fā)的意識，在人事檔案管理過程中僅是對人事檔案做好基本保存工作，制約了人事檔案參考與利用價值的發(fā)揮。

2.人事檔案管理制度創(chuàng)新不足

醫(yī)院人事檔案包含了所有員工的各類信息，一旦被泄露，后果不可估量。但是，就現(xiàn)階段各大醫(yī)院人事檔案管理情況分析，部分醫(yī)院存在人事檔案管理制度不健全、內(nèi)容滯后等問題，無法為具體的人事檔案管理工作提供規(guī)范化指導(dǎo)。例如，現(xiàn)行的人事檔案管理制度更多側(cè)重于人事檔案資料的收集實效性、全面性管理，并未注重人事檔案管理行為規(guī)范、檔案開發(fā)利用規(guī)范性管理等，從而導(dǎo)致醫(yī)院所取得的人事檔案管理工作成效一直不理想。除此之外，隨著社會快速發(fā)展，醫(yī)院對內(nèi)積極推進了改革創(chuàng)新工作，但很少有醫(yī)院專門針對人事檔案管理制度進行創(chuàng)新，而是將其納入綜合管理制度中開展內(nèi)容調(diào)整，從而降低了人事檔案管理制度的針對性及實效性，出現(xiàn)“驢唇不對馬嘴”的情況，導(dǎo)致人事檔案管理工作混亂不堪。

3.人事檔案管理方法滯后

要想真正發(fā)揮人事檔案的參考與利用價值，醫(yī)院需要對人事檔案管理模式及管理手段開展改革創(chuàng)新。但是，現(xiàn)階段部分醫(yī)院在組織推進人事檔案管理工作中，仍然存在管理方法滯后的問題。例如，醫(yī)院人事檔案管理工作信息化建設(shè)不足，檔案管理人員仍然以人工方式收集和整理人事檔案資料，不僅降低了醫(yī)院人事檔案管理效率，還會受到檔案管理人員專業(yè)能力、操作行為規(guī)范性等影響，導(dǎo)致人事檔案管理質(zhì)量存在較大的不確定性。此外，部分醫(yī)院將人事檔案管理工作與財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、行政檔案管理工作合并開展，對于各類人事檔案僅表現(xiàn)為簡單的信息收集與儲存管理，尚未利用信息技術(shù)對人事檔案開展分析工作，從而制約了人事檔案開發(fā)與利用，不利于醫(yī)院人事檔案管理工作的順利開展。

4.人事檔案管理資金投入不足

新時期，醫(yī)院人事檔案管理工作的改革創(chuàng)新與順利開展需要充盈的資金作為基礎(chǔ)保障。例如，先進的管理技術(shù)、數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)、各類硬件設(shè)備設(shè)施的引用以及后續(xù)維護都需要充足的資金保障。但是，現(xiàn)階段部分醫(yī)院由于長期受到傳統(tǒng)管理思維及行業(yè)競爭的影響，將大部分資金投入醫(yī)療設(shè)備采購及醫(yī)療技術(shù)研發(fā)上，并未給人事檔案管理工作預(yù)留充足的建設(shè)資金。因此，人事檔案管理工作中的信息化設(shè)備設(shè)施一直秉持著能用則用原則，對人事檔案管理人員開展的信息化技能培訓(xùn)工作也停留在計劃階段，嚴重阻礙了給醫(yī)院人事檔案管理工作的順利開展。究其原因，主要是由于醫(yī)院尚未意識到信息化軟件及硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)與人事檔案管理成效之間的關(guān)系。對此，醫(yī)院需要結(jié)合自身經(jīng)濟實力做好人事檔案建設(shè)資金使用規(guī)劃，實現(xiàn)資金效用最大化，順利推進醫(yī)院人事檔案管理工作。

三、新時期做好醫(yī)院人事檔案管理工作的策略

1.增強人事檔案管理服務(wù)意識，提高服務(wù)水平

新時期，醫(yī)院人事檔案管理工作的順利開展需要在良好的服務(wù)意識引導(dǎo)下得以真正實現(xiàn)。故此，醫(yī)院上至管理層下至基層員工都應(yīng)該加深對人事檔案管理的認識與重視度，逐步營造全員配合、全員參與的醫(yī)院人事檔案管理工作氛圍。

第一，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及各科室負責(zé)人需要在日常管理工作中加強對人事檔案管理模式的創(chuàng)新研究，從管理角度及醫(yī)院整體發(fā)展角度出發(fā)，牢固樹立正確的人事檔案管理意識。與此同時，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)該積極借鑒企事業(yè)單位的人事檔案管理模式、成功工作經(jīng)驗等，并將其與醫(yī)院的人事檔案管理需求有機結(jié)合，不斷提高人事檔案管理水平。第二，作為一名專業(yè)的人事檔案管理工作者，在實務(wù)工作中應(yīng)該做到緊跟時代發(fā)展步伐，同步增強自身的管理能力與服務(wù)意識，更加靈活地開展人事檔案分析與利用工作，從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，為醫(yī)院人力資源管理工作提供數(shù)據(jù)支持。

2.健全管理制度，優(yōu)化管理流程

科學(xué)完善的管理制度可以為醫(yī)院人事檔案管理工作提供制度保障，可以規(guī)范檔案管理人員的工作行為，對于提高醫(yī)院人事檔案管理工作規(guī)范性及實效性具有重要意義?；诖耍t(yī)院應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展步伐，結(jié)合當前人事檔案管理情況及創(chuàng)新發(fā)展需求，建立健全人事檔案管理制度。同時，及時調(diào)整與優(yōu)化現(xiàn)行的人事檔案管理制度中存在的不足，真正為醫(yī)院人事檔案管理工作的順利開展提供良好的制度環(huán)境。

首先，設(shè)置的醫(yī)院人事檔案管理制度應(yīng)該與醫(yī)院實際運營情況及發(fā)展需求相契合，確保其可以有效規(guī)范檔案管理人員的工作行為。例如，醫(yī)院可以建立健全責(zé)任追究制度，為各科室劃分人事檔案管理內(nèi)容，明確職責(zé)。一旦出現(xiàn)人事檔案信息作假、管理行為不規(guī)范等問題，及時追求相關(guān)責(zé)任人，確保醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量；醫(yī)院還可以建立人事檔案檢索使用制度、信息安全及保密制度等，最大限度地保障醫(yī)院人事檔案完整與安全，促使其可以發(fā)揮應(yīng)有價值。

3.開發(fā)管理系統(tǒng)，提高檔案利用效率

第一，新時期醫(yī)院需要對人事檔案管理工作建立相應(yīng)的數(shù)字化信息庫，并將紙質(zhì)版人事檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。按照應(yīng)用價值、類型等做好檔案數(shù)據(jù)分類管理，從而提高人事檔案資料檢索效率與開發(fā)利用價值。當醫(yī)院內(nèi)部員工出現(xiàn)工作崗位變動情況，檔案管理人員需要及時在數(shù)據(jù)庫上更新人事信息，確保醫(yī)院管理層始終掌握第一手員工信息，為醫(yī)院人力資源管理工作提供數(shù)據(jù)參考；第二，實現(xiàn)人事檔案資源共享。新時期，醫(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)該充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，確保人事檔案可以在各科室有效共享，促使各科室參照為員工制定的針對性的培養(yǎng)方案，幫助員工實現(xiàn)自我價值；第三，做好人事檔案安全保密工作。要求檔案管理人員不可隨意將個人移動設(shè)備與辦公計算機相連，檔案管理系統(tǒng)后臺登錄密碼不可隨意透露等。同時，還應(yīng)定期更新殺毒軟件，助力醫(yī)院人事檔案管理工作順利開展。

4.完善軟件與硬件設(shè)備設(shè)施

新時期背景下，醫(yī)院人事檔案管理工作的改革創(chuàng)新不僅表現(xiàn)為管理理念、管理制度、管理方式的創(chuàng)新，還需要及時更新人事檔案管理工作中所使用的軟件及硬件設(shè)備設(shè)施。醫(yī)院需要從長遠發(fā)展角度加大對人事檔案管理軟件及硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的資金投入，從而確保人事檔案管理工作順利開展。例如，醫(yī)院可以利用檔案管理專項資金引入最新的檔案管理設(shè)備設(shè)施及技術(shù)，如文件掃描儀器、圖片轉(zhuǎn)換機器、計算機設(shè)備、更新醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)絡(luò)寬帶等，及時利用先進技術(shù)及設(shè)備設(shè)施將醫(yī)院傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，并更新醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)寬帶，提高檔案管理信息化系統(tǒng)的運行速度，降低網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險；第二，醫(yī)院財務(wù)管理部門需要為人事檔案軟硬件建設(shè)工作制定預(yù)算指標、發(fā)放建設(shè)資金等，并及時為設(shè)備設(shè)施更新提供資金支持；第三，醫(yī)院需要加強對人事檔案基礎(chǔ)建設(shè)資金的監(jiān)管，確保每一筆資金都花在刀刃上；第四，為了進一步提高人事檔案管理水平與質(zhì)量，醫(yī)院還需要做好檔案管理人員的激勵工作?？梢越o工作表現(xiàn)優(yōu)異、具有突出貢獻的檔案管理人員發(fā)放獎金，促使其全身心地投入人事檔案管理工作中，不斷提高醫(yī)院人事檔案管理水平及工作質(zhì)量。

5.優(yōu)化人事檔案收集流程

（1）歸檔資料應(yīng)完整。醫(yī)院人事檔案管理人員在收集分散于各科室的人事檔案過程中，應(yīng)當確保歸檔的資料頭尾完整、內(nèi)容連貫、不缺頁、無損壞。歸檔材料真實、文字清晰、對象明確，具備明確的承辦單位、個人署名等。同時，歸檔材料應(yīng)當有明確的生產(chǎn)日期，手續(xù)完整。所有屬于醫(yī)院人事檔案的材料都應(yīng)該嚴格按照醫(yī)院所制定的人事檔案收集歸檔要求開展入庫管理。

（2）歸檔材料應(yīng)真實。醫(yī)院人事檔案管理部門及工作人員需要為所收集的人事檔案資料真實性負責(zé)，確保檔案內(nèi)容與實際情況相符。在人事檔案收集與整理過程中，如果發(fā)現(xiàn)所收集的資料與檔案記載不同，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)當與材料形成部門加以核實確認，確保醫(yī)院檔案人事資料的真實性與精準度。

（3）歸檔材料應(yīng)規(guī)范。同一卷宗的歸檔材料應(yīng)當是同一立卷對象，在歸檔過程中不得混裝、錯裝到其他人的人事檔案中。歸檔材料需要統(tǒng)一使用國家要求的標準A4公文紙，文字印刷需要鉛印或膠印、油印，使用藍黑色、黑色墨水書寫。通常情況下，歸檔資料要求是原件，但是各類證書、證件材料可以按照原件比例打印復(fù)印件歸檔。在重要材料復(fù)印件上應(yīng)當蓋印，并出具單位或者相關(guān)人員的校對公章以及檢驗人的簽名，從而確保人事檔案具有法律效應(yīng)。

（4）歸集材料應(yīng)及時收集。在各種人事材料形成之日，一個月內(nèi)應(yīng)當按照醫(yī)院要求，移送人事檔案管理部門開展歸檔管理工作。針對符合歸檔要求的材料，人事檔案管理部門應(yīng)當從接收之日起一個月內(nèi)放入本人人事檔案中，一年內(nèi)務(wù)必整理完成相關(guān)資料。基于此，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)當在實際工作中主動向檔案形成部門、存檔對象開展人事資料歸集。

四、結(jié)束語

綜上所述，人事檔案是醫(yī)院綜合性檔案的重要組成部分，對于提高醫(yī)療服務(wù)水平及工作質(zhì)量，招納人才、選拔人才、任用人才具有很大幫助。新時期，伴隨著我國公共醫(yī)療衛(wèi)生體制的深化改革以及多種類型醫(yī)療機構(gòu)業(yè)務(wù)范疇的拓展，醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性逐漸顯露出來，并要求醫(yī)院加快推進人事檔案管理改革工作。因此，醫(yī)院管理者及檔案管理部門需要提高自身對于人事檔案的關(guān)注度，并將人事檔案管理工作放置于醫(yī)院發(fā)展的戰(zhàn)略層面，將其與醫(yī)院人才發(fā)展戰(zhàn)略相結(jié)合。醫(yī)院需要從意識、制度、信息化建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施層面改革創(chuàng)新人事檔案管理工作，不斷提高人事檔案管理水平及質(zhì)量，助力醫(yī)院良性發(fā)展。

參考文獻：

[1]謝 毅.人力資源管理視域下醫(yī)院人事檔案管理工作優(yōu)化分析[J].人才資源開發(fā)，2023（22）：15-17.

[2]于夢醒.醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化管理有效路徑探析[J].蘭臺內(nèi)外，2023（32）：4-6.

[3]王曉東.“以人為本”理念在醫(yī)院人事檔案管理中的運用[J].蘭臺內(nèi)外，2023（31）：58-60.

[4]王峰麗.加強新時代公立醫(yī)院干部人事檔案管理的思考[J].陜西檔案，2023（05）：38-39.

[5]韓 瑩.淺議“以人為本”理念在醫(yī)院人事檔案管理中運用的策略[J].蘭臺內(nèi)外，2023（28）：46-48.

[6]田麗杰.醫(yī)院編外人員人事檔案管理的優(yōu)化路徑[J].浙江檔案，2023（10）：56-58.

[7]李美玲.基于全面質(zhì)量管理和標準化思維的醫(yī)院人事檔案審定研究[J].蘭臺內(nèi)外，2023（27）：66-68.

[8]袁菁陽.基于人力資源視角的醫(yī)院人事檔案管理策略探究[J].人才資源開發(fā)，2023（18）：68-69.

作者單位：莘縣人民醫(yī)院作者簡介：張曉楠（1989—），女，漢族，山東聊城人，本科，館員，研究方向：檔案管理。