醫(yī)院檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的全面升級(jí)與應(yīng)用研究

摘 要：目前，多數(shù)大中型醫(yī)院均已完成了檔案管理信息化建設(shè)，但在檔案信息使用頻次呈現(xiàn)指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)的過(guò)程中，檔案管理效率卻逐漸下降，檔案信息量的增加非但沒(méi)能提質(zhì)增效，反而造成了檔案信息冗余等一系列問(wèn)題。因此，全面升級(jí)檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)迫在眉睫。文章結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，深入分析了數(shù)字化系統(tǒng)的功能需求，從查詢功能、檔案調(diào)取、瀏覽界面、元數(shù)據(jù)庫(kù)、業(yè)務(wù)建模等層面提出了“多路徑”自動(dòng)檢索、“多層級(jí)”管理權(quán)限、“多終端”同步查閱、“多云端”目錄接口、“多集群”檔案服務(wù)等方面的升級(jí)方向。同時(shí)，總結(jié)了存檔業(yè)務(wù)同期編錄“1+n”擴(kuò)展名提高檢索效率，管理權(quán)限下沉各級(jí)科室“斷舍離”降低重復(fù)錄入率，從全PC端轉(zhuǎn)入“移動(dòng)端+云端”提高檔案流通率，優(yōu)化歸檔流程“信息同步+個(gè)性化定制”，降低無(wú)效信息頻率等方面的應(yīng)用模式建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；數(shù)字化；檔案管理；系統(tǒng)升級(jí)

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

醫(yī)院的檔案管理中數(shù)字化系統(tǒng)是全面提高檔案管理效率、節(jié)約管理成本的重要技術(shù)方向，同時(shí)可以避免傳統(tǒng)檔案管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢和調(diào)閱的缺陷，對(duì)提高醫(yī)院綜合管理水平具有深遠(yuǎn)影響。然而，伴隨醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)量逐漸增加，很多早期引進(jìn)的管理系統(tǒng)已經(jīng)超載嚴(yán)重，即便是更換老舊的硬件設(shè)備設(shè)施，也難以提高醫(yī)院檔案管理的實(shí)際效率。從醫(yī)院檔案數(shù)字化系統(tǒng)的功能需求來(lái)看，至少需要檔案數(shù)據(jù)量的重復(fù)疊加、檔案可信度的安全可靠、檔案時(shí)效性的精準(zhǔn)對(duì)接、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的全面覆蓋。因此，深入探究醫(yī)院檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的全面升級(jí)與應(yīng)用勢(shì)在必行。

一、醫(yī)院檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的功能需求

1.檔案數(shù)據(jù)量的重復(fù)疊加

醫(yī)院檔案存儲(chǔ)與管理、智能化處理、信息共享等多方面，均需要建立在滿足數(shù)據(jù)量需求的基礎(chǔ)上，尤其在檔案數(shù)據(jù)量逐步增加之后，系統(tǒng)運(yùn)行的效率明顯下降，重復(fù)疊加數(shù)據(jù)信息可能導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行負(fù)擔(dān)加劇。所以，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)功能需求首先指向數(shù)據(jù)量的高速增長(zhǎng)，同時(shí)更加期待具有重復(fù)數(shù)據(jù)疊加的連帶功能。

2.檔案可信度的安全可靠

加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)是醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的重要需求，安全可靠主要是指檔案信息的真實(shí)性、可用性和可信度。如果檔案管理權(quán)限不加以控制，檔案被隨意調(diào)取，病歷信息可能隨時(shí)被泄露。同時(shí)，還有檔案信息錯(cuò)報(bào)、誤報(bào)、瞞報(bào)等連帶問(wèn)題，均有可能造成醫(yī)院檔案信息真?zhèn)坞y辨。因此，檔案可信度的安全可靠，也是醫(yī)院檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的重要功能需求。

3.檔案時(shí)效性的精準(zhǔn)對(duì)接

很多醫(yī)院在檔案管理工作中，長(zhǎng)期依賴于檔案系統(tǒng)的自動(dòng)化功能，但是伴隨使用年限的增長(zhǎng)，逐漸發(fā)現(xiàn)很多系統(tǒng)的檔案調(diào)取速度越來(lái)越慢，部分檔案信息的使用頻次越來(lái)越低，檔案流通率和調(diào)閱率都產(chǎn)生了滯緩現(xiàn)象。雖然部分醫(yī)院淘汰了落后老舊的設(shè)備設(shè)施，但是軟件系統(tǒng)未能第一時(shí)間升級(jí)，檔案時(shí)效性仍然很低，仍然不能精準(zhǔn)對(duì)接各科室的檔案需求。所以，從醫(yī)院檔案的使用需求和系統(tǒng)功能的服務(wù)需求來(lái)看，檔案時(shí)效性的精準(zhǔn)對(duì)接是尤為重要且必要的優(yōu)化方向。

4.檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的全面覆蓋

隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的發(fā)展，可能會(huì)產(chǎn)生新的檔案類(lèi)型或管理需求。數(shù)字化系統(tǒng)應(yīng)具備良好的擴(kuò)展性和兼容性，能夠靈活地適應(yīng)變化，滿足未來(lái)發(fā)展的需要。也將對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的覆蓋面提出更高要求，包括但不限于病歷檔案、人事檔案、設(shè)備設(shè)施檔案、科研檔案等。檔案管理系統(tǒng)需要具備靈活的檔案分類(lèi)和組織功能，能夠根據(jù)醫(yī)院實(shí)際需求展開(kāi)定制化設(shè)置，確保各類(lèi)檔案得到有效管理和利用。

二、醫(yī)院檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)全面升級(jí)的基本方向

1.查詢功能升級(jí)為“多路徑”自動(dòng)檢索

傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)通常只提供簡(jiǎn)單的關(guān)鍵詞檢索功能，如果查閱檔案信息時(shí)，出現(xiàn)了關(guān)鍵詞記憶模糊或同類(lèi)型檔案曾用名重復(fù)的問(wèn)題，檔案檢索效率將大幅降低。因此，升級(jí)檔案查詢功能是優(yōu)化醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的第一步，需要根據(jù)醫(yī)院檔案的存儲(chǔ)量和使用需求，適當(dāng)擴(kuò)展模糊定義的關(guān)鍵詞檢索查詢功能。將查詢功能升級(jí)為“多路徑”自動(dòng)檢索，支持多種查詢檢索方式，如關(guān)鍵詞檢索、同類(lèi)詞檢索、同年限檢索、詞義模糊檢索、檔案分類(lèi)檢索等。同時(shí)，在系統(tǒng)功能模塊中，建立管理員檢索歷史行文數(shù)據(jù)痕跡，利用歷史檢索行為數(shù)據(jù)提高查詢效率。由系統(tǒng)查詢功能模塊推薦相似檔案、曾調(diào)取過(guò)的檔案、檔案名稱變更前后的關(guān)鍵詞信息，從而增強(qiáng)自動(dòng)檢索和推薦檢索路徑的附加功能，提供檔案查詢的總體效率和覆蓋面。

2.檔案調(diào)取升級(jí)為“多層級(jí)”管理權(quán)限

在傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)中，檔案的調(diào)取權(quán)限通常比較簡(jiǎn)單，難以滿足醫(yī)院內(nèi)部不同部門(mén)、不同職位的權(quán)限管理需求。因此，醫(yī)院檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)全面升級(jí)的另一個(gè)方向是將檔案調(diào)取升級(jí)為“多層級(jí)”管理權(quán)限?！岸鄬蛹?jí)”管理權(quán)限是指系統(tǒng)可以根據(jù)用戶的等級(jí)、角色、職位等因素，設(shè)置不同的權(quán)限層級(jí)，每個(gè)層級(jí)都有不同的檔案調(diào)取和操作權(quán)限。

例如，第一層級(jí)設(shè)置為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層，擁有最高權(quán)限，可以查看和操作所有檔案；第二層級(jí)設(shè)置為部門(mén)負(fù)責(zé)人，可以查看和操作本部門(mén)的檔案；第三層級(jí)設(shè)置為普通員工，只能查看和操作自己負(fù)責(zé)的檔案。以門(mén)診部為例，門(mén)診部的護(hù)士可以設(shè)置為第三層級(jí)用戶，他們只能查看和操作自己負(fù)責(zé)的門(mén)診病歷檔案；而門(mén)診部的醫(yī)生則可以設(shè)置為第二層級(jí)用戶，他們除了可以查看門(mén)診病歷檔案外，還可以修改或附加病歷過(guò)程性文件的檔案信息；門(mén)診部的主任則可以設(shè)置為第一層級(jí)用戶，擁有最高的權(quán)限，可以查看和操作所有門(mén)診部的檔案。通過(guò)這樣的設(shè)置，醫(yī)院可以更好地滿足不同部門(mén)、不同職位的權(quán)限管理需求，并保障檔案的安全性和隱私性。

3.瀏覽界面升級(jí)為“多終端”同步查閱

伴隨移動(dòng)設(shè)備的普及，越來(lái)越多的醫(yī)務(wù)人員期待能夠隨時(shí)隨地訪問(wèn)檔案信息。在醫(yī)院檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的全面升級(jí)中，將瀏覽界面升級(jí)為“多終端”同步查閱，可以提供更為便捷和高效的檔案信息服務(wù)。

移動(dòng)端應(yīng)用的界面設(shè)計(jì)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，方便用戶快速找到所需功能，錄入界面應(yīng)提供直觀的字段輸入方式，如選擇框、文本框等。調(diào)取界面應(yīng)能夠快速展示檔案列表，并提供篩選和排序功能。同時(shí)，移動(dòng)端應(yīng)用也需要實(shí)現(xiàn)多層級(jí)管理權(quán)限，確保不同用戶只能訪問(wèn)其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。這需要在服務(wù)器端實(shí)行權(quán)限驗(yàn)證，并在移動(dòng)端應(yīng)用中實(shí)施相應(yīng)的訪問(wèn)控制邏輯。此外，為了實(shí)現(xiàn)多終端同步查閱，需要建立穩(wěn)定的數(shù)據(jù)同步機(jī)制，主要是定期從服務(wù)器同步數(shù)據(jù)到移動(dòng)設(shè)備，并確保數(shù)據(jù)在多個(gè)設(shè)備之間保持一致。

4.元數(shù)據(jù)庫(kù)升級(jí)為“多云端”目錄接口

以往，多數(shù)醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)局限于本地服務(wù)器存檔，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的總量有限。隨著檔案數(shù)量的增長(zhǎng)，本地存儲(chǔ)空間顯然不足，且維護(hù)成本不斷增加。后期，很多大型醫(yī)院開(kāi)始使用云端數(shù)據(jù)庫(kù)，解決了檔案數(shù)據(jù)量壓力。但是，在云端數(shù)據(jù)庫(kù)上，檔案信息同時(shí)也存在丟失的風(fēng)險(xiǎn)，因而元數(shù)據(jù)庫(kù)升級(jí)為“多云端”目錄接口，是進(jìn)一步升級(jí)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的必由之路。

醫(yī)院可以選擇與多個(gè)云存儲(chǔ)服務(wù)提供商合作，如阿里云、騰訊云、百度云等。這些云存儲(chǔ)服務(wù)提供商提供了高性能、可擴(kuò)展的存儲(chǔ)服務(wù)，并具有良好的數(shù)據(jù)安全保障措施。通過(guò)“多云端”目錄接口的升級(jí)，醫(yī)院可以將檔案數(shù)據(jù)遷移到云端存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的分布式存儲(chǔ)和備份，不僅可以解決本地存儲(chǔ)空間不足的問(wèn)題，還可以提高數(shù)據(jù)的可靠性和安全性。其中，部分保密級(jí)別較高的檔案數(shù)據(jù)，可以斷網(wǎng)存儲(chǔ)于本地?cái)?shù)據(jù)庫(kù)。其他保密級(jí)別較低的檔案信息，均可上傳到私有云盤(pán)。通過(guò)云存儲(chǔ)服務(wù)商的多方聯(lián)合，升級(jí)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的自動(dòng)化維護(hù)和備份服務(wù)，降低醫(yī)院的獨(dú)立維護(hù)檔案的直接成本和難度。此外，“多云端”目錄接口還可以實(shí)現(xiàn)不同云存儲(chǔ)服務(wù)之間的數(shù)據(jù)共享和協(xié)同工作。醫(yī)院可以根據(jù)實(shí)際需求選擇合適的云存儲(chǔ)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和高效利用，為醫(yī)院的檔案管理提供更加穩(wěn)定、高效的服務(wù)。

5.業(yè)務(wù)建模升級(jí)為“多集群”檔案服務(wù)

升級(jí)“多集群”檔案服務(wù)，醫(yī)院可以更好地滿足不同部門(mén)和不同業(yè)務(wù)的需求，提高檔案管理系統(tǒng)的適用性和靈活性。每個(gè)集群可以根據(jù)實(shí)際需求展開(kāi)定制化設(shè)置，滿足特定業(yè)務(wù)的特殊要求。同時(shí)，還可以幫助醫(yī)院更好地整合各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案信息，實(shí)現(xiàn)信息的共享和協(xié)同工作。

首先，門(mén)診部集群。針對(duì)門(mén)診部的日常掛號(hào)、診斷、處方等業(yè)務(wù)流程，定制相應(yīng)的檔案模板和管理流程。例如，門(mén)診病歷模板可以包括患者基本信息、病情描述、診斷結(jié)果、處方等內(nèi)容；其次，住院部集群。針對(duì)住院部的患者入院、治療、出院等業(yè)務(wù)流程，定制相應(yīng)的檔案模板和管理流程。例如，住院病歷模板可以包括患者基本信息、病史、治療方案、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄等內(nèi)容；最后，行政部集群。針對(duì)行政部門(mén)的檔案管理需求，如人事檔案、會(huì)議紀(jì)要、合同管理等，定制相應(yīng)的檔案模板和管理流程。例如，人事檔案模板可以包括員工基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄等內(nèi)容。通過(guò)“多集群”檔案服務(wù)的升級(jí)，更好地適應(yīng)醫(yī)療業(yè)務(wù)的變化和擴(kuò)展，提高檔案管理系統(tǒng)的靈活性和可擴(kuò)展性，為醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展提供技術(shù)支持。

三、全面升級(jí)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)后的應(yīng)用模式

1.存檔業(yè)務(wù)同期編錄“1+n”擴(kuò)展名，提高檢索效率

升級(jí)查詢功能之后，為了提高檔案檢索的效率和準(zhǔn)確性，數(shù)字化系統(tǒng)可以采用“1+n”擴(kuò)展名的方式編錄。其中，“1”代表檔案的基本信息，如題名、關(guān)鍵詞等；“n”則代表檔案的附加信息，如檔案編號(hào)、歸檔日期、保管期限等。通過(guò)這種方式，可以確保每個(gè)檔案都有一個(gè)唯一的標(biāo)識(shí)符，方便醫(yī)務(wù)人員快速檢索和定位精準(zhǔn)信息。同時(shí)，系統(tǒng)還支持多種檢索方式和篩選條件，滿足醫(yī)院各部門(mén)用戶不同角度的查詢需求。

2.管理權(quán)限下沉各級(jí)科室，“斷舍離”降低重復(fù)錄入率

隨著新醫(yī)改向縱深發(fā)展，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)量不斷增加，傳統(tǒng)的集中式檔案管理效率難以再次提速，而且還容易出現(xiàn)重復(fù)錄入檔案信息，造成檔案信息冗余的嚴(yán)重問(wèn)題。升級(jí)檔案調(diào)取功能和瀏覽界面之后，為了降低檔案的重復(fù)錄入率，數(shù)字化系統(tǒng)可以將管理權(quán)限下沉到各級(jí)科室，實(shí)現(xiàn)各科室對(duì)檔案的自主管理和維護(hù)，從而在“斷舍離”之后形成檔案信息的高效管理?！皵唷敝傅氖菙嚅_(kāi)各科室之間的信息孤島，避免信息的重復(fù)錄入和冗余；“舍”指的是舍棄多余的權(quán)限和角色，確保每個(gè)科室只能訪問(wèn)和修改其負(fù)責(zé)的檔案信息；“離”指的是離開(kāi)傳統(tǒng)的集中式管理方式，實(shí)現(xiàn)各科室對(duì)檔案的自主管理和維護(hù)。通過(guò)賦予不同科室相應(yīng)的權(quán)限和角色，確保每個(gè)科室只能訪問(wèn)和修改其負(fù)責(zé)的檔案信息。這種方式可以避免信息的重復(fù)錄入和冗余，提高檔案的準(zhǔn)確性和一致性。此外，在應(yīng)用系統(tǒng)的過(guò)程中，醫(yī)院各級(jí)部門(mén)還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)錄入檔案信息的自檢自查，降低部門(mén)內(nèi)部重復(fù)錄入檔案信息的比例，并確保錄入檔案信息的安全性和有效性。

3.從全PC端轉(zhuǎn)入“移動(dòng)端+云端”，提高檔案流通率

移動(dòng)端的引入使得檔案的訪問(wèn)不再局限于傳統(tǒng)的PC辦公環(huán)境，醫(yī)生、護(hù)士以及行政人員等可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)訪問(wèn)檔案，大幅提高了檔案使用的便捷性。云端存儲(chǔ)使得檔案數(shù)據(jù)能夠?qū)崟r(shí)同步，確保各個(gè)終端獲取的都是最新數(shù)據(jù)。這對(duì)于需要快速獲取病人信息、檢查結(jié)果等醫(yī)療場(chǎng)景尤為重要。為了適應(yīng)這種新型檔案管理模式，還需選擇性能穩(wěn)定、操作簡(jiǎn)便的移動(dòng)設(shè)備，確保在各種環(huán)境下能順利訪問(wèn)檔案。此外，醫(yī)院還需要提供穩(wěn)定、高速的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶?shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性。雖然新型移動(dòng)端檔案管理系統(tǒng)的界面簡(jiǎn)單易于操作，但在早期推廣普及階段還需加強(qiáng)各部門(mén)的培訓(xùn)，確保各個(gè)部門(mén)的醫(yī)務(wù)人員能熟練使用，從而實(shí)現(xiàn)從全PC端到“移動(dòng)端+云端”的順利過(guò)渡，提高檔案流通率，為醫(yī)療工作提供更好的技術(shù)支持。

4.優(yōu)化歸檔流程，“信息同步+個(gè)性化定制”降低無(wú)效信息頻率

為了降低無(wú)效信息重復(fù)出現(xiàn)的頻率，數(shù)字化系統(tǒng)應(yīng)優(yōu)化歸檔流程，實(shí)現(xiàn)信息的同步和規(guī)范化管理。通過(guò)制定統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保各類(lèi)檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，系統(tǒng)還應(yīng)支持個(gè)性化定制功能，滿足不同部門(mén)和科室對(duì)檔案管理的特殊需求。通過(guò)定制化的歸檔流程和模板，可以降低手動(dòng)錄入的錯(cuò)誤率，提升檔案的質(zhì)量和可靠性。此外，系統(tǒng)還應(yīng)提供實(shí)時(shí)的歸檔提醒和預(yù)警功能，確保檔案及時(shí)歸檔和管理。

四、結(jié)論

醫(yī)院檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)全面升級(jí)，主要是針對(duì)查詢功能、檔案調(diào)取、瀏覽界面、元數(shù)據(jù)庫(kù)、業(yè)務(wù)建模等方面的功能模塊展開(kāi)升級(jí)優(yōu)化。從而通過(guò)“多路徑”自動(dòng)檢索、“多層級(jí)”管理權(quán)限、“多終端”同步查閱、“多云端”目錄接口、“多集群”檔案服務(wù)，進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和效率。在醫(yī)院檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)全面升級(jí)后，檔案管理的應(yīng)用模式也會(huì)發(fā)生一定變化，建議存檔業(yè)務(wù)同期編錄“1+n”擴(kuò)展名，提高檢索效率，管理權(quán)限下沉各級(jí)科室，“斷舍離”降低重復(fù)錄入率，從全PC端轉(zhuǎn)入“移動(dòng)端+云端”，提高檔案流通率，優(yōu)化歸檔流程“信息同步+個(gè)性化定制”，降低無(wú)效信息頻率，從而推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的高質(zhì)量開(kāi)展，為醫(yī)療行業(yè)提供更好的檔案管理技術(shù)支持和服務(wù)。

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作者單位：廣饒縣廣饒街道社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心作者簡(jiǎn)介：王立紅（1978—），女，漢族，山東東營(yíng)人，本科，館員，研究方向：檔案管理。