新形勢下特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檔案管理探析

摘 要：文章在分析特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)、特種設(shè)備檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，梳理出目前特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檔案管理中存在的問題，探討了新形勢下特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檔案管理工作改善的對策。相關(guān)工作可為特檢機(jī)構(gòu)規(guī)范和創(chuàng)新檔案管理模式提供指導(dǎo)和借鑒，對提升行業(yè)檔案管理水平有積極的意義。

關(guān)鍵詞：特種設(shè)備；檢驗(yàn)檢測；檔案管理

中圖分類號：G271 " " 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：B 文章編號：1671-0142（2024）06-0058-04

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的加快，特種設(shè)備的種類和數(shù)量急劇攀升。泰州市是特種設(shè)備生產(chǎn)使用大市，至2023年底，全市有近160家特種設(shè)備生產(chǎn)單位，在用特種設(shè)備近13.6萬臺(tái)（套），且每年以近10%的速度增長。特種設(shè)備面廣量大，結(jié)構(gòu)復(fù)雜多變，運(yùn)行參數(shù)不一樣，檢驗(yàn)周期不相同，每臺(tái)到期特種設(shè)備依法檢驗(yàn)檢測后會(huì)形成數(shù)量龐雜的檔案資料，實(shí)施特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檔案規(guī)范性、科學(xué)化、信息化的管理，是做好特種設(shè)備安全運(yùn)行的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作。

1 特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測檔案特點(diǎn)

特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測檔案是指涉及生命安全、危險(xiǎn)系數(shù)較大的鍋爐、壓力容器（含氣瓶）、壓力管道、電梯、起重機(jī)械、客運(yùn)索道、大型游樂設(shè)施、場（廠）內(nèi)專用機(jī)動(dòng)車輛等特種設(shè)備制造、安裝、改造、維修及定期檢驗(yàn)過程中形成的檔案[1]。特種設(shè)備的規(guī)范化管理在企業(yè)的管理、經(jīng)營、安全生產(chǎn)中發(fā)揮著重要的作用，直接影響企業(yè)的發(fā)展，關(guān)系人民群眾的生命安全，為保障特種設(shè)備產(chǎn)品的質(zhì)量安全和運(yùn)行使用安全，作為基礎(chǔ)性工作的特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測檔案管理的重要性日益凸顯。根據(jù)特種設(shè)備的不同類型和適用的不同領(lǐng)域，形成的特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檔案具有如下特點(diǎn)：

1.1 檔案內(nèi)容的復(fù)雜性

根據(jù)特種設(shè)備適用的范圍，鍋爐、壓力容器（含氣瓶）、壓力管道屬承壓類特種設(shè)備； 電梯、起重機(jī)械、客運(yùn)索道、大型游樂設(shè)施等屬機(jī)電類特種設(shè)備。但無論哪種類型的特種設(shè)備，在設(shè)計(jì)、安裝、使用、改造維修、檢驗(yàn)檢測幾個(gè)環(huán)節(jié)均會(huì)產(chǎn)生大量的檔案，且不同領(lǐng)域、不同性質(zhì)的設(shè)備形成的檔案材料內(nèi)容是不相同的。如，特種設(shè)備檢測泰州分院自身擁有用于特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測的設(shè)備儀器900余臺(tái)（套），在設(shè)備儀器的招標(biāo)采購、開箱驗(yàn)收、設(shè)備維修、使用、報(bào)廢等過程中會(huì)形成不同內(nèi)容的檔案材料；再比如，一旦特種設(shè)備因使用不當(dāng)或其他原因不慎發(fā)生安全事故，事故調(diào)查中心會(huì)形成調(diào)查報(bào)告相應(yīng)的案件檔案；檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)科研人員在科技攻關(guān)中會(huì)形成專利檔案；與檢驗(yàn)工作有關(guān)的管理人員和技術(shù)人員還會(huì)形成人員技術(shù)檔案等。安全技術(shù)檔案則包括：特種設(shè)備的設(shè)計(jì)文件、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、安裝及使用維護(hù)保養(yǎng)說明、監(jiān)督檢驗(yàn)證明等技術(shù)資料和文件；設(shè)備的定期檢驗(yàn)、定期檢查記錄和日常使用狀況記錄，設(shè)備及其附屬儀器儀表的維護(hù)保養(yǎng)記錄；設(shè)備的運(yùn)行故障和事故記錄等。

1.2 檔案載體的豐富性

在對特種設(shè)備進(jìn)行檢驗(yàn)檢測的過程中，會(huì)產(chǎn)生不同載體和不同類型的檔案。比如，開展檢驗(yàn)檢測的工作方案、計(jì)劃、通知的文書檔案；開展檢驗(yàn)檢測過程中形成的現(xiàn)場照片、錄音或者錄像檔案；工作開展中形成的獎(jiǎng)牌、證書、印章等實(shí)物檔案，還會(huì)形成報(bào)道信息的網(wǎng)頁信息和社交媒體等不同載體的檔案類型。

1.3 檔案管理的動(dòng)態(tài)性

此動(dòng)態(tài)性包括以下兩個(gè)方面：一方面是指單位本身用于特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測的儀器設(shè)備檔案的內(nèi)容記載是一個(gè)動(dòng)態(tài)、持續(xù)的過程，至少應(yīng)該包括該儀器設(shè)備的采購、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、維修等環(huán)節(jié)形成的文件材料，設(shè)備檔案內(nèi)的內(nèi)容能夠準(zhǔn)確完整地反映設(shè)備從采購到報(bào)廢整個(gè)過程的狀態(tài)信息；另一方面，特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測形成的業(yè)務(wù)檔案按照“一臺(tái)一檔”的原則整理，其內(nèi)容并非固定不變，而是根據(jù)檢驗(yàn)檢測的不同階段，進(jìn)行相應(yīng)材料的增補(bǔ)，確保一臺(tái)特種設(shè)備在制造、安裝、改造、維修的監(jiān)督檢驗(yàn)與定期檢驗(yàn)過程中形成的文件材料齊全完整。

2 目前特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檔案管理中存在的問題

2.1 歸檔意識(shí)不強(qiáng)，管理制度落實(shí)不到位

突出表現(xiàn)在：特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測單位檔案意識(shí)薄弱，思想認(rèn)識(shí)不平衡，雖然把檔案工作納入年度工作計(jì)劃及相關(guān)人員崗位責(zé)任制，制定了檔案工作的有關(guān)制度，但制度的落實(shí)并未真正到位。各處室兼職檔案人員對檔案工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，對檔案法律法規(guī)和相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)掌握不夠，簡單地認(rèn)為檔案工作就是把文件收集齊全，裝訂成冊，缺少長遠(yuǎn)和宏觀的認(rèn)識(shí)。年度歸檔時(shí)存在推遲、拖延和不及時(shí)移交等問題，有價(jià)值的檔案沒有被及時(shí)歸檔，導(dǎo)致大量重要的原始檔案信息丟失或遺漏。單位綜合檔案室或檔案人員沒有參加單位產(chǎn)品鑒定、科研課題鑒定、建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱等項(xiàng)目，對檢驗(yàn)檢測工作中形成的材料不熟悉，無法通過有效控制手段或措施保證應(yīng)歸檔材料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。近年來泰州分院共獲得授權(quán)專利18項(xiàng)，其中實(shí)用新型專利11項(xiàng)，發(fā)明專利7項(xiàng)，這些專利檔案的基礎(chǔ)性材料收集都不夠齊全完整，很大程度上影響了科研檔案的完整性和系統(tǒng)性，限制了相關(guān)檔案作用的發(fā)揮。

2.2 業(yè)務(wù)檔案分散存放，未集中統(tǒng)一管理

因特種設(shè)備量大范圍廣，不同領(lǐng)域、不同類型的特種設(shè)備由不同的業(yè)務(wù)部門進(jìn)行檢驗(yàn)檢測，形成的主要業(yè)務(wù)檔案如檢驗(yàn)檢測報(bào)告書等都是分別在各自部門歸檔保存，未集中統(tǒng)一到單位綜合檔案室管理，如遇人員調(diào)動(dòng)或離職，很有可能因交接不及時(shí)或不到位而造成檔案遺失、散落等安全隱患；且因分散管理等原因，會(huì)導(dǎo)致歸檔后的材料出現(xiàn)數(shù)據(jù)不全面、不真實(shí)等問題。綜合檔案室在填寫檔案工作年報(bào)時(shí)，無法快速準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)出單位每年形成的各類業(yè)務(wù)檔案數(shù)量和總量，造成工作不便。如泰州分院實(shí)施檢驗(yàn)檢測的業(yè)務(wù)部門有10個(gè)，分別是鍋爐檢驗(yàn)室、壓力容器檢驗(yàn)室、產(chǎn)品監(jiān)檢室、壓力管道檢驗(yàn)室、機(jī)電一室、機(jī)電二室、閥門檢驗(yàn)評價(jià)中心、培訓(xùn)中心、倉儲(chǔ)裝備監(jiān)督檢驗(yàn)中心、事故調(diào)查中心，另外下轄縣市（區(qū)）4個(gè)分支機(jī)構(gòu)，按照各自職能范圍、分散在不同區(qū)域受理業(yè)務(wù)和開展工作。

2.3 各門類和載體檔案收集不齊全，整理不規(guī)范

文書檔案中只收集了部分紅頭文件，各處室工作總結(jié)、黨建材料、組織人事年報(bào)和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等重要的賬外文件并未收集歸檔；歸檔文件不齊全，有的文件有正文無附件，有的文件有批復(fù)而無相應(yīng)的請示；有的重要活動(dòng)缺少能夠直觀、形象地反映活動(dòng)全過程的照片、錄音、錄像、實(shí)物等其他載體材料；有的設(shè)備檔案只收集了儀器設(shè)備招標(biāo)采購及驗(yàn)收相關(guān)材料，而使用過程中形成的檢定、校準(zhǔn)、核查、維護(hù)、維修甚至改動(dòng)材料收集不完全或未收入檔案。檔案整理不規(guī)范體現(xiàn)在：文書檔案、照片檔案等檔案未按照相應(yīng)的管理規(guī)范和操作規(guī)程進(jìn)行整理；10個(gè)檢驗(yàn)檢測業(yè)務(wù)處室兼職檔案人員對檔案業(yè)務(wù)知識(shí)了解甚少，特別是對資料的鑒定、分類、編目、裝訂等具體實(shí)際操作不熟練，導(dǎo)致檔案整理不規(guī)范，向綜合檔案室移交業(yè)務(wù)檔案時(shí)存在目錄不規(guī)范、格式不統(tǒng)一等問題，下轄的分支機(jī)構(gòu)規(guī)范化建檔率不足50%。

2.4 基礎(chǔ)檔案數(shù)字化滯后，信息化程度不高

檔案是重要的信息資源，單位檔案管理和服務(wù)水平的提高離不開現(xiàn)代信息技術(shù)，就目前而言，檔案管理的信息化程度不夠高。泰州分院的檢驗(yàn)檢測業(yè)務(wù)檔案使用的是2020年全省統(tǒng)一搭建的 “智慧特檢報(bào)檢系統(tǒng)”，局限于檢驗(yàn)檢測報(bào)告書等業(yè)務(wù)檔案使用，即使使用系統(tǒng)也只是在出具的檢測報(bào)告中填入相應(yīng)檢查中形成的相關(guān)數(shù)據(jù)信息，并未利用信息化系統(tǒng)對業(yè)務(wù)檔案的全過程進(jìn)行管理。只對部分年度的文書檔案（約占室藏檔案總量的10%）進(jìn)行了數(shù)字化掃描，科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案等其他門類和載體的檔案，并未進(jìn)行數(shù)字化掃描，也未形成室藏全部檔案文件級或案卷級目錄數(shù)據(jù)庫和重要檔案的全文數(shù)據(jù)庫，對于年代稍微久遠(yuǎn)一點(diǎn)、未進(jìn)入檢驗(yàn)檢測系統(tǒng)內(nèi)的檔案的檢索利用，有時(shí)仍采用傳統(tǒng)的手工檢索方式，影響了資源數(shù)據(jù)的共享和利用，無疑降低了工作質(zhì)效，且沒有必要的措施來保證檔案系統(tǒng)和信息數(shù)據(jù)的安全。

3 新形勢下特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檔案管理工作改善對策

3.1 建立健全管理制度

一是要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案工作機(jī)制。根據(jù)特種設(shè)備檔案不同于一般科技和業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)，從制度層面進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。綜合檔案室要參照國家檔案局第13號令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》和特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測檔案管理的業(yè)務(wù)范圍及保管的檔案門類，修訂單位原有《檔案分類方案》和《文件材料歸檔范圍和保管期限表》，實(shí)行三合一，保證科學(xué)且操作性強(qiáng)。綜合檔案室檔案人員要和下設(shè)各檢驗(yàn)檢測業(yè)務(wù)處室兼職檔案人員形成管理網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)方案和歸檔范圍、保管期限表收集應(yīng)歸檔文件材料，確保應(yīng)歸檔的各種門類和各種載體檔案應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收，建成內(nèi)容豐富、門類齊全的特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)室藏檔案體系[2]。二是要形成完備的檔案制度體系。配套制定檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定銷毀、保密等管理制度，做到有法可依，有章可循，并強(qiáng)化各項(xiàng)制度和措施的落實(shí)，確保責(zé)任到人。三是要建立檔案工作“三納入”“四參加”制度。將檔案工作納入單位工作計(jì)劃，使作為基礎(chǔ)性工作的檔案工作和單位其他各項(xiàng)工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展；將單位檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程和職責(zé)范圍，確保開展檔案工作的各項(xiàng)保障到位；將檔案工作列入崗位責(zé)任制進(jìn)行考核，提高全員檔案意識(shí)。單位綜合檔案室須派員參加基建工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、科研成果鑒定、項(xiàng)目設(shè)計(jì)和產(chǎn)品評審、鑒定會(huì)和重大儀器設(shè)備開箱驗(yàn)收工作[3]。

3.2 加強(qiáng)檔案規(guī)范管理

嚴(yán)格按照分類方案和《文件材料歸檔范圍和保管期限表》要求，制定特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檔案歸檔流程和操作規(guī)程，規(guī)范整理各種門類和載體檔案。文書檔案、科研檔案可按照2020年實(shí)施的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范科研檔案》[4]和《特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范文書檔案》[5]進(jìn)行分類、編號、整理、編目、數(shù)字化和移交。特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測檔案主要是檢驗(yàn)檢測過程中形成的檢測報(bào)告和技術(shù)資料，對鍋爐檢驗(yàn)（內(nèi)部、外部、安裝）、壓力容器檢驗(yàn)（定期、年檢、安裝監(jiān)督檢驗(yàn)）、壓力管道檢驗(yàn)（定期檢驗(yàn)、管道元件制造監(jiān)檢、安裝監(jiān)督檢驗(yàn)）、電梯檢驗(yàn)（定檢、自動(dòng)扶梯和人行道監(jiān)督檢驗(yàn)）、起重機(jī)械檢驗(yàn)（定檢和監(jiān)檢）、廠內(nèi)機(jī)動(dòng)車輛檢驗(yàn)（定檢、監(jiān)督檢驗(yàn)、首檢）等業(yè)務(wù)檔案分別按照5年、10年、20年等不同的保管期限進(jìn)行歸檔整理。不同設(shè)備相關(guān)的各年度所有檢驗(yàn)種類的檢測資料按“一臺(tái)一檔”原則存放；或以同一年度、同種設(shè)備、相同檢驗(yàn)性質(zhì)分類，根據(jù)報(bào)告出具日期順序，進(jìn)行編號按序存放。工作過程中形成的重要照片按照58-DAT50-2014《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》整理。整理規(guī)范的各種門類和載體檔案應(yīng)移交綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，如不能做到實(shí)體集中存放，可將檔案實(shí)體保管在一處，但檔案案卷級目錄和文件級目錄需統(tǒng)一移交單位綜合檔案室集中統(tǒng)一保管。

3.3 提高人員綜合素質(zhì)

進(jìn)入新時(shí)代，面對新形勢，特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)人員需提高各方面的綜合素質(zhì)來適應(yīng)新時(shí)代對檢驗(yàn)檢測工作的需求。根據(jù)《中華人民共和國特種設(shè)備安全法》規(guī)定，特種設(shè)備監(jiān)督檢驗(yàn)、定期檢驗(yàn)、型式試驗(yàn)和無損檢測等檢驗(yàn)結(jié)論，是特種設(shè)備安全監(jiān)督管理的主要技術(shù)依據(jù)。特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測人員要客觀、公正、及時(shí)地出具檢驗(yàn)檢測結(jié)果、鑒定結(jié)論，并妥善留存檢驗(yàn)檢測中的各項(xiàng)記錄和技術(shù)資料，確保檢驗(yàn)報(bào)告（證書）及其原始記錄等技術(shù)資料符合規(guī)定的儲(chǔ)存條件和保存時(shí)間，防止有關(guān)檢驗(yàn)檢測結(jié)果的人為損壞、丟失、更改和失當(dāng)處置。此外，業(yè)務(wù)部門兼職檔案工作人員必須具備勝任檔案專兼職崗位的強(qiáng)烈服務(wù)意識(shí)和基本專業(yè)技能。泰州分院現(xiàn)有在冊職工225人，有各類持證檢驗(yàn)人員183人，持有各類有效證件833項(xiàng)，其中檢驗(yàn)師83人，ASME檢驗(yàn)師3人，但具有檔案從業(yè)資格證書的僅有1人。要在院內(nèi)樹立“人人都是歸檔責(zé)任人”的理念，拓展職工培訓(xùn)板塊，對職工進(jìn)行全方位、多角度、多層面教育培訓(xùn)，不僅要加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，還要加強(qiáng)對檔案管理重要性認(rèn)識(shí)和基本業(yè)務(wù)操作的學(xué)習(xí)，增加對檔案整理具體實(shí)操的培訓(xùn)，可有針對性地開設(shè)普適性或個(gè)性化的培訓(xùn)課程，解讀檔案工作的規(guī)范流程，以及不同類型、不同階段檔案收集和管理工作的側(cè)重方向和注意事項(xiàng)。

3.4 提升檔案信息化水平

根據(jù)國家質(zhì)檢總局修訂后的《特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)管理規(guī)定》，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，建立科學(xué)可靠的檢驗(yàn)檢測數(shù)據(jù)檔案，按照有關(guān)特種設(shè)備動(dòng)態(tài)監(jiān)督管理的要求，實(shí)現(xiàn)檢驗(yàn)檢測與安全監(jiān)察之間的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸和共享。要圍繞省院信息化升級行動(dòng)，全力提高泰州分院業(yè)務(wù)流程和信息化管理水平，確?！爸腔厶貦z”在泰州落地結(jié)果，確保特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測技術(shù)檔案歸檔登記過程以及查詢利用過程的實(shí)時(shí)記錄，做到業(yè)務(wù)檔案管理全程可控。亦可根據(jù)特種設(shè)備種類、檢驗(yàn)性質(zhì)等相關(guān)信息，進(jìn)行大數(shù)據(jù)整合和分析解讀，為檢驗(yàn)檢測業(yè)務(wù)檔案管理的改進(jìn)、案例分析、開發(fā)利用提供數(shù)據(jù)支撐，并可通過數(shù)據(jù)分析建立隱患預(yù)警平臺(tái)，借助信息化手段，科學(xué)、精準(zhǔn)實(shí)施到期設(shè)備的催檢和隱患設(shè)備的督促整改，有效化解責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)，提高檢驗(yàn)檢測效率。

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（責(zé)任編輯 楊荔晴）

Archives Management Analysis of the Special Equipment Inspection and Test Organization During the New ituation

WU Hong-mi1， LIU Yan-chun2

（1. Taizhou Archives Bureau; 2. Taizhou Polytechnic College， Taizhou Jiangsu 225300， China）

Abstract： Based on the analysis of the content and characteristics of special equipment inspection and testing archives， as well as the current situation of technical archive management in special equipment inspection institutions， this article sorts out the problems existing in the archive management of special equipment inspection and testing institutions， and explores the countermeasures for improving the archive management of special equipment inspection and testing institutions under the new situation. The relevant work can provide guidance and reference for special inspection agencies to standardize and innovate archive management models， which has a positive significance for upgrading the archives management level of the industry.

Key words： special equipment; inspection and tests; archives management