面向數(shù)智化檔案開放審核的檔案數(shù)據(jù)治理問題探析

摘 要：檔案開放審核工作是依法治檔的體現(xiàn)，要在保障國家安全與公眾隱私的基礎(chǔ)上確保檔案及時(shí)、平等地對外開放，也是響應(yīng)國家關(guān)于通過提升公共服務(wù)、社會治理水平，更好地服務(wù)社會公眾的要求。隨著人工智能技術(shù)在檔案開放審核工作中的應(yīng)用，傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量對于技術(shù)應(yīng)用效率提升的影響日益凸顯，新技術(shù)、新流程的應(yīng)用也不斷促使新型數(shù)據(jù)類型產(chǎn)生，因此應(yīng)在開放審核工作中，對歷史數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行治理，加強(qiáng)新增進(jìn)館數(shù)據(jù)的前端控制，并對新型數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化管理，從而推進(jìn)檔案開放審核工作提質(zhì)增效、促進(jìn)檔案公共服務(wù)水平提升。

關(guān)鍵詞：檔案開放審核；檔案數(shù)據(jù)治理；檔案數(shù)據(jù)化

檔案開放審核“是指由國家檔案館會同檔案形成單位或移交單位對形成時(shí)間達(dá)到一定年限且仍限制利用的館藏檔案，在形式與內(nèi)容上進(jìn)行全面審查核實(shí)，確定其是否可以面向社會公眾開放的過程”[1]。由于傳統(tǒng)審核工作存在標(biāo)準(zhǔn)理解執(zhí)行不一致、鑒定結(jié)果可解釋性較差、人工成本與耗時(shí)較高等問題，全國各地綜合檔案館紛紛將人工智能技術(shù)應(yīng)用于開放審核工作，如福建省檔案館利用智能分庫、文本分類與分庫重構(gòu)檔案開放審核流程[2]，江西省檔案館運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)支持檔案開放審核鑒別，綜合使用敏感詞庫和深度學(xué)習(xí)算法進(jìn)行探索[3]，江蘇省檔案館利用語義工程構(gòu)建語義審核模型，多維分析、深度理解檔案內(nèi)容，幫助人工快速鎖定檔案內(nèi)容、提質(zhì)增效[4]，人工智能技術(shù)與開放審核相融合構(gòu)建數(shù)智化新模式已成為主流趨勢。

伴隨數(shù)智化檔案開放審核工作新模式的推進(jìn)，以及新型技術(shù)、工具、流程的構(gòu)建，數(shù)據(jù)作為核心的生產(chǎn)要素，對于開放審核工作中應(yīng)用流程的重構(gòu)與工作質(zhì)量效率的提升也有著關(guān)鍵性的作用。傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)資源的內(nèi)容、格式、目錄規(guī)范性、數(shù)據(jù)一致性等質(zhì)量問題限制了新型技術(shù)的應(yīng)用效率，新技術(shù)應(yīng)用過程中產(chǎn)生的新型數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)層級、組織維度缺少統(tǒng)一規(guī)劃、設(shè)計(jì)、實(shí)施、監(jiān)督，在客觀上阻礙了開放審核工作中形成的數(shù)據(jù)資產(chǎn)的進(jìn)一步價(jià)值挖掘與釋放，也不利于檔案工作的數(shù)智化轉(zhuǎn)型。

1 數(shù)智化檔案開放審核中的檔案數(shù)據(jù)問題分析

數(shù)據(jù)治理的需求來源于檔案工作的目標(biāo)與期望。[5]當(dāng)前我國檔案館數(shù)據(jù)資源主要以檔案元數(shù)據(jù)（目錄）+紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本（圖像）為主，開放審核工作也從傳統(tǒng)的對檔案實(shí)體進(jìn)行審核轉(zhuǎn)移到以電子目錄+數(shù)字化副本圖像為主，而現(xiàn)有館藏歷史檔案數(shù)據(jù)由于技術(shù)水平、標(biāo)準(zhǔn)差異及執(zhí)行力度的因素，存在一定比例的數(shù)據(jù)無法直接進(jìn)行利用，需對其進(jìn)行質(zhì)量治理；與館藏歷史檔案數(shù)據(jù)相對的，是檔案室等立檔單位向檔案館移交的新增進(jìn)館檔案，由于無法采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)質(zhì)量治理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致無法從源頭上控制檔案數(shù)據(jù)，無法實(shí)現(xiàn)前端控制。

同時(shí)，數(shù)智化檔案開放審核工作模式突破了傳統(tǒng)的元數(shù)據(jù)+目錄的資源體系范疇，對基于OCR識別形成的檔案全文文本數(shù)據(jù)進(jìn)行深入挖掘與分析，形成包括目錄、圖像、全文、印章、圖片、表格、知識、主題、關(guān)系等多維度、多類型、多層次的新型數(shù)據(jù)資源體系，客觀上對于檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的兼容性、可擴(kuò)展性提出了新的要求。

1.1 存量檔案數(shù)據(jù)資源質(zhì)量問題

由于檔案數(shù)據(jù)數(shù)量眾多、來源廣泛、標(biāo)準(zhǔn)不一，同時(shí)在以往歷史過程中缺乏高效精準(zhǔn)的質(zhì)檢工具，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)存在以下問題：

（1）檔案數(shù)據(jù)真實(shí)性問題。根據(jù)開放審核工作過程中的檔案數(shù)據(jù)人工復(fù)核與清點(diǎn)，館藏全宗中普遍存在檔案元數(shù)據(jù)著錄錯(cuò)誤、元數(shù)據(jù)與檔案圖像掛接錯(cuò)誤等問題，在部分全宗中可達(dá)到8%的比例。以上問題將會導(dǎo)致支撐檔案開放審核的元數(shù)據(jù)、圖像信息失真或空缺，無法滿足基于檔案真實(shí)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核的要求，更無法對外提供利用。

（2）檔案數(shù)據(jù)完整性問題。由于檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不一，或在數(shù)字化加工過程中的誤操作，數(shù)據(jù)信息未同步，存在檔案總數(shù)不一致、檔案目錄數(shù)據(jù)缺失遺漏、無法找到檔案圖像的空目錄等問題，不完整的數(shù)據(jù)將會影響檔案信息的全面性與可信度，進(jìn)而限制檔案開放審核工作的后續(xù)進(jìn)行。

（3）檔案數(shù)據(jù)可用性問題。由于在不同歷史階段執(zhí)行的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求不同，或在檔案數(shù)字化加工中執(zhí)行錯(cuò)誤的參數(shù)，導(dǎo)致圖像本身質(zhì)量偏低（分辨率、色彩、傾斜度、重度噪聲、頁面缺失）、數(shù)據(jù)無法正常讀取或打開，進(jìn)而影響檔案全文識別、語義挖掘與開放利用的效果。

1.2 增量檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量控制問題

檔案開放審核工作需要立檔單位、檔案館、檔案主管部門、國家保密部門多主體協(xié)同工作。《中華人民共和國檔案法》第三十條明確規(guī)定，“館藏檔案的開放審核，由檔案館會同檔案形成單位或者移交單位共同負(fù)責(zé)”，從而改變了單純依賴檔案館作為唯一責(zé)任主體進(jìn)行開放審核工作的做法。[6]然而在實(shí)踐過程中，往往由檔案館采購檔案智能開放審核系統(tǒng)，系統(tǒng)的流程、規(guī)則、功能主要以檔案館意見為準(zhǔn)，立檔單位雖然按照檔案館的移交進(jìn)館數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化加工，但在數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查、數(shù)據(jù)治理優(yōu)化過程中由于缺乏相應(yīng)的協(xié)同平臺與技術(shù)賦能手段，在實(shí)際工作中缺乏統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的前端控制機(jī)制，從而導(dǎo)致新增進(jìn)館數(shù)據(jù)又成為開放審核工作中亟待解決的重要問題。因此，應(yīng)充分考慮如何通過共享模式，將檔案館數(shù)智化檔案開放審核工作模式中的數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查、治理能力向立檔單位進(jìn)行賦能、共享與協(xié)同，這也是開放審核工作的重中之重。

1.3 新型檔案數(shù)據(jù)類型治理問題

在引入數(shù)智化技術(shù)對于檔案開放審核工作進(jìn)行模式重構(gòu)的過程中，新型的技術(shù)促使數(shù)智化檔案開放審核工作“改變了對信息資源的把握尺度和價(jià)值追求，賦予信息管理者知識挖掘、組織、管理與再造的能力”[7]。在數(shù)智化檔案開放審核工作新模式下，由于廣泛采用了OCR識別技術(shù)進(jìn)行全文識別，需要從檔案目錄、圖像資源中進(jìn)一步深入，獲取更加豐富、深刻的檔案版面版式、文件結(jié)構(gòu)、語義特征，支撐檔案開放審核規(guī)則的推理與溯源，需要深入檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行細(xì)粒度的數(shù)智化檔案數(shù)據(jù)治理，從而獲取全面、深度的語義信息，隨之而來的是開放審核工作中的檔案數(shù)據(jù)類型、結(jié)構(gòu)也發(fā)生了巨大變化。

（1）檔案全文數(shù)據(jù)。相較于傳統(tǒng)的目錄、圖像資源，在數(shù)智化檔案開放審核工作中，往往基于檔案全文數(shù)據(jù)進(jìn)行語義特征提取與多源融合推理，因此全文識別的準(zhǔn)確率對于開放審核工作的準(zhǔn)確率影響較大，在實(shí)際工作開展中需對檔案數(shù)據(jù)字體多樣、版式豐富、重度噪聲干擾與內(nèi)容跨頁等普遍問題進(jìn)行針對性訓(xùn)練。

（2）圖像版式數(shù)據(jù)。除全文數(shù)據(jù)外，對于檔案中如文號、密章、公章、表格、圖片等各類版式數(shù)據(jù)的分析，有助于獲取開放審核工作所需的上下級、涉密標(biāo)識、責(zé)任者、空間語義信息，并進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)多種審核規(guī)范的融合推理。

（3）結(jié)構(gòu)化要素?cái)?shù)據(jù)。傳統(tǒng)的檔案目錄數(shù)據(jù)主要反映檔案內(nèi)容及形式特征，對于檔案形成的背景與管理過程揭示較少，檔案開放審核工作的規(guī)則中包含文件擬寫、審核、發(fā)布、接收、辦理過程中的業(yè)務(wù)信息，因此需對其進(jìn)行檢測、識別與提取，形成結(jié)構(gòu)化要素?cái)?shù)據(jù)，支持檔案開放審核與對外利用。

（4）檔案細(xì)顆粒度數(shù)據(jù)。反映檔案件、頁、段落、行、詞、字等不同顆粒度層級的檔案數(shù)據(jù)，細(xì)粒度的檔案數(shù)據(jù)為基于檔案語義內(nèi)容進(jìn)行檢索、定位、溯源提供了自由靈活的數(shù)據(jù)組織方式，也可提供更加精細(xì)的檔案資源利用方式與權(quán)限控制體系，從而提升檔案數(shù)據(jù)信息利用安全水平。

（5）檔案語義數(shù)據(jù)。檔案語義是指“所有檔案本身的數(shù)據(jù)化和描述檔案的數(shù)據(jù)的含義，包括檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)、背景數(shù)據(jù)和結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的含義”[8]。檔案語義數(shù)據(jù)在全宗、案卷、件及檔案內(nèi)部存在不同層級、不同實(shí)體間的語義關(guān)聯(lián)關(guān)系，基于多維的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)關(guān)系可以支撐以類似于數(shù)字人文中的“遠(yuǎn)讀”視角，對于檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)驅(qū)動的深度分析、資源整合、關(guān)系路徑，從而形成對數(shù)據(jù)的深度洞察與全新的多維組織模式。

以上在數(shù)智化檔案開放審核工作中產(chǎn)生的新型數(shù)據(jù)類型，具備多類型、多層次、細(xì)?；?、語義化、關(guān)聯(lián)化的數(shù)據(jù)特征，不僅能夠應(yīng)用于開放審核，更能夠?yàn)闄n案智能、高效、便捷服務(wù)社會公眾提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。然而現(xiàn)有的數(shù)字檔案館建設(shè)大部分缺少對于以上數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，平臺往往無法兼容以上數(shù)據(jù)類型，無法形成可供進(jìn)一步復(fù)用、共享、挖掘的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，客觀上導(dǎo)致了檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)的浪費(fèi)，也限制了檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

2 面向數(shù)智化檔案開放審核的檔案數(shù)據(jù)治理措施

2.1 提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量檢測能力

高效精準(zhǔn)便捷的檔案信息公共服務(wù)基礎(chǔ)是高質(zhì)量的數(shù)據(jù)資源，高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)不僅影響開放審核工作的質(zhì)量與效率，同時(shí)也影響社會公眾對于檔案開放共享后提供服務(wù)的滿意度與檔案部門的公信力。因此，應(yīng)面向公眾對于檔案利用的業(yè)務(wù)需求，梳理現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)資源體系中存在的問題，建立檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量治理評估指標(biāo)，并針對不同的評估指標(biāo)，通過數(shù)據(jù)樣本標(biāo)注與模型訓(xùn)練，提升智能數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查能力，夯實(shí)檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

根據(jù)檔案開放審核工作中常見的檔案數(shù)據(jù)問題，從檔案真實(shí)性、完整性、可用性的角度，梳理現(xiàn)有館藏檔案原始數(shù)據(jù)中元數(shù)據(jù)、檔案圖像、元數(shù)據(jù)與圖像一致性等維度存在的問題，并利用機(jī)器視覺、OCR識別、結(jié)構(gòu)化要素抽取、文本比對等技術(shù)構(gòu)建智能檔案數(shù)據(jù)質(zhì)檢模型，實(shí)現(xiàn)對于檔案原始數(shù)據(jù)中圖像質(zhì)量、元數(shù)據(jù)質(zhì)量以及數(shù)據(jù)掛接一致性的自動高效質(zhì)檢，從而在檔案原始數(shù)據(jù)進(jìn)入數(shù)據(jù)預(yù)處理、智能開放審核等環(huán)節(jié)前及時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)問題，避免無效的資源消耗。同時(shí)，提供人機(jī)協(xié)同的檔案數(shù)據(jù)復(fù)核與糾錯(cuò)，經(jīng)過統(tǒng)計(jì)的檔案數(shù)據(jù)復(fù)核結(jié)果可用于支撐館藏檔案數(shù)據(jù)資源整體質(zhì)量評估，可通過獨(dú)立的數(shù)據(jù)平臺建立原始檔案數(shù)據(jù)與質(zhì)檢檔案數(shù)據(jù)的映射關(guān)系，避免對已有數(shù)字檔案館系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行變動。

2.2 構(gòu)建館室協(xié)同的數(shù)據(jù)質(zhì)量檢測體系

由檔案館牽頭，構(gòu)建包括檔案館、立檔單位或移交單位等多主體共同參與的智能檔案開放“預(yù)審核”協(xié)同機(jī)制。根據(jù)檔案開放審核工作中不同參與主體，厘清各主體的角色與職責(zé)，充分調(diào)研、吸收并明確各單位的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與開放審核規(guī)則，對檔案開放審核工作中各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的責(zé)任、操作、結(jié)果進(jìn)行明確與細(xì)化，形成檔案開放“預(yù)審核”標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，并進(jìn)行培訓(xùn)與考核。

檔案館將各單位的檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、開放審核規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)一維護(hù)，同時(shí)將數(shù)智化質(zhì)量檢測能力與開放審核智能推理能力進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的微服務(wù)封裝，并統(tǒng)一部署于政務(wù)網(wǎng)，各立檔單位通過統(tǒng)一的AI能力集成接口調(diào)用智能化數(shù)據(jù)質(zhì)檢與檔案開放預(yù)審核能力。在檔案移交進(jìn)館前根據(jù)數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與智能檢測能力進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)一質(zhì)檢、人工復(fù)核，從而提高檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量。

在數(shù)據(jù)質(zhì)檢后，對待移交進(jìn)館檔案發(fā)起檔案預(yù)審核任務(wù)，將封裝形成的標(biāo)準(zhǔn)化檔案信息包推送給檔案開放審核系統(tǒng)。檔案開放審核系統(tǒng)對檔案信息包校驗(yàn)、解析并獲取檔案目錄與圖像數(shù)據(jù)，根據(jù)預(yù)置的單位標(biāo)識與該單位的開放審核規(guī)則，返回檔案開放審核結(jié)果、理由與定位溯源信息。立檔單位或移交單位人員在人工復(fù)審頁面進(jìn)行人工復(fù)審、終審，并向數(shù)字檔案館系統(tǒng)移交帶有“預(yù)審核”結(jié)果的檔案。上述流程確保檔案在正式開放前經(jīng)過嚴(yán)格的審核，保證檔案的安全性和合規(guī)性，提高檔案開放審核工作的質(zhì)量和效率。

2.3 建設(shè)新型數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

傳統(tǒng)的檔案OCR識別主要關(guān)注檔案的文字及坐標(biāo)位置信息，但以上信息不能反映檔案的版式、段落、上下文關(guān)系，丟失了大量可對檔案進(jìn)行深度挖掘與分析的語義信息（如印章、表格、圖像、公文要素），因此，需要對OCR技術(shù)升級，使OCR具備輸出從檔案圖像頁—段落—文字塊—文字的多層次細(xì)粒度聚合與還原能力，并支持對于檔案圖像版面布局、公文要素與段落等語義信息豐富的數(shù)據(jù)資源的揭示，制定數(shù)據(jù)輸出標(biāo)準(zhǔn)，從而支持深入檔案內(nèi)容層面，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源向細(xì)粒度的數(shù)據(jù)資源轉(zhuǎn)化，以便進(jìn)行檢索、分析和挖掘。主要包括如下數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)：

（1）細(xì)粒度、多維度的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。具體包括檔案全文文本內(nèi)容、頁數(shù)、文件唯一標(biāo)識、檔案文字內(nèi)容、坐標(biāo)位置、檔案版式信息（標(biāo)題、正文、圖片、表格、印章）、頁、段落、表格空間語義信息等，基于新型的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，采用基于深度神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的人工智能技術(shù)，實(shí)現(xiàn)支持不同字體、不同版面、不同粒度的全文文本識別、版面分析、版式還原、要素抽取，并提供具有高度可兼容性和可擴(kuò)展性的檔案數(shù)據(jù)描述規(guī)范，支撐后續(xù)的檔案數(shù)據(jù)挖掘、開放審核、專題知識庫建設(shè)與檢索利用等場景。

（2）面向檔案語義數(shù)據(jù)構(gòu)建不同檔案數(shù)據(jù)層級的檔案語義框架。如江蘇省檔案館以國家頒布的二十項(xiàng)檔案劃控原則為基礎(chǔ)架構(gòu)，參考了《江蘇省檔案館開放審核控制使用檔案參照清單（2022年）》的 18 類鑒定條件，按照包含關(guān)系對每類鑒定條件向下進(jìn)行解析，解析成顆粒度更細(xì)的語義鑒定條件，再根據(jù)該鑒定條件的語義框架向下解析到機(jī)器可以識別的語義元。通過基于高保真語義解析器自檔案全文文本數(shù)據(jù)中獲取了具有多層級語義框架數(shù)據(jù)，包括了基于中文自然語言處理常用的20余種語義框架及在此基礎(chǔ)上擴(kuò)展的200余種檔案開放審核語義框架，作為支撐檔案開放審核的語義引擎，發(fā)現(xiàn)檔案全文文本中隱藏的檔案語義關(guān)系，賦予檔案數(shù)據(jù)的多維度關(guān)聯(lián)，有效解決了檔案數(shù)據(jù)分散、孤立的問題。

3 結(jié) 語

檔案開放審核工作作為較早引入大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)的典型性應(yīng)用領(lǐng)域，隨著數(shù)智化檔案開放審核工作新模式的不斷推廣，檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量問題、新型檔案數(shù)據(jù)的治理對于檔案開放審核及其他檔案業(yè)務(wù)工作的影響也必將不斷凸顯。因此，必須正視檔案數(shù)據(jù)資源在檔案工作中的基礎(chǔ)性地位，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量能力，推動新型檔案數(shù)據(jù)治理工作開展。檔案數(shù)據(jù)治理是融合多種不同參與主體的體系化活動，包括了一系列構(gòu)成要素，具備多元性、全面性、關(guān)聯(lián)性和協(xié)調(diào)性的特征。[9]在檔案數(shù)據(jù)治理的過程中，要充分考慮檔案館、室在檔案數(shù)據(jù)治理中的角色、價(jià)值、職責(zé)與能力，充分推動館室協(xié)同，通過一體化的方式實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一賦能，有助于從根本上解決數(shù)據(jù)治理的問題。

在檔案開放審核工作及其他業(yè)務(wù)工作的數(shù)智化轉(zhuǎn)型中，通過不斷探索新模式、積累新經(jīng)驗(yàn)、沉淀新知識、形成新標(biāo)準(zhǔn)，以業(yè)務(wù)需求為導(dǎo)向，以標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為抓手，以新型技術(shù)為工具，同時(shí)充分考慮檔案數(shù)據(jù)資源的可擴(kuò)展性與可復(fù)用性，最終實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容深入挖掘，檔案價(jià)值活化釋放，推動檔案工作向檔案數(shù)據(jù)顆粒度更加細(xì)化、數(shù)據(jù)治理更加深入、公共信息服務(wù)更加高效的方向發(fā)展，在此也期望學(xué)界、業(yè)界的持續(xù)關(guān)注與深化研究，通過更多的業(yè)務(wù)切入口，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的優(yōu)化治理，推動檔案工作提質(zhì)增效，實(shí)現(xiàn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

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（責(zé)任編輯：劉鴻浩 邵澍赟）