協(xié)同效益視角下圖書館檔案管理水平提升策略研究

【摘 要】隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，圖書館檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。協(xié)同效益為圖書館檔案管理水平的提升提供了新的研究視角，因此在檔案管理水平提升過(guò)程中，要把握協(xié)同效益的內(nèi)涵，分析圖書館檔案管理水平提升過(guò)程中存在的問(wèn)題和困境，這樣才能抓住機(jī)遇提出可行策略。通過(guò)多樣化策略的實(shí)施，圖書館檔案管理水平可以得到顯著提升，為讀者提供更高效、便捷的服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】協(xié)同效益；圖書館檔案管理；提升策略

【中圖分類號(hào)】G251；G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1007—4198（2024）17—250—03

引言

圖書館檔案管理是圖書館工作的重要組成部分，對(duì)于保護(hù)文獻(xiàn)資源、傳承歷史文化、服務(wù)讀者等方面具有重要意義。然而，傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)對(duì)圖書館服務(wù)的新需求。因此，從協(xié)同效益的視角出發(fā)，探討圖書館檔案管理水平的提升策略具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、協(xié)同效益與圖書館檔案管理

（一）協(xié)同效益的內(nèi)涵

協(xié)同效益（Synergy）是兩個(gè)或多個(gè)實(shí)體（如企業(yè)、部門、個(gè)人等）在協(xié)同合作的過(guò)程中，通過(guò)共享資源、互通有無(wú)、互相配合，實(shí)現(xiàn)整體效益大于各獨(dú)立組成部分總和的效應(yīng)。這種效應(yīng)常常被描述為“1+1>2”的效果，即當(dāng)各個(gè)組成部分協(xié)同工作時(shí)，其整體表現(xiàn)會(huì)超過(guò)各個(gè)部分獨(dú)立工作時(shí)的總和。協(xié)同效益的實(shí)現(xiàn)需要各個(gè)實(shí)體之間的有效合作和配合，以充分利用各自的優(yōu)勢(shì)和資源，實(shí)現(xiàn)互補(bǔ)效應(yīng)。這種合作和配合可以帶來(lái)諸多好處，如提高生產(chǎn)效率、降低成本、增強(qiáng)創(chuàng)新能力、擴(kuò)大市場(chǎng)份額等[1]。協(xié)同效益不僅在商業(yè)領(lǐng)域有廣泛應(yīng)用，也適用于其他領(lǐng)域，如團(tuán)隊(duì)合作、項(xiàng)目管理、城市規(guī)劃等。在團(tuán)隊(duì)合作中，協(xié)同效益可以通過(guò)成員之間的互相協(xié)作、知識(shí)共享和經(jīng)驗(yàn)交流來(lái)實(shí)現(xiàn)；在城市規(guī)劃中，協(xié)同效益可以通過(guò)不同部門和機(jī)構(gòu)之間的合作來(lái)實(shí)現(xiàn)城市整體發(fā)展的最大化。

（二）協(xié)同效益視角下的圖書館檔案管理

圖書館檔案管理中的協(xié)同效益是在圖書館在檔案管理過(guò)程中，通過(guò)各部門之間的協(xié)同合作，實(shí)現(xiàn)資源共享、流程優(yōu)化、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)以及效率提升和成本降低等多方面的效益。圖書館檔案管理中的協(xié)同效益的實(shí)現(xiàn)需要圖書館和檔案部門之間建立緊密的合作關(guān)系，共同制定和執(zhí)行管理策略，實(shí)現(xiàn)資源的共享和優(yōu)化配置。通過(guò)協(xié)同合作，可以極大地避免信息孤島的產(chǎn)生，從而提高檔案資源的利用率，優(yōu)化管理流程，降低管理風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)知識(shí)增值和創(chuàng)新激發(fā)，提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率和服務(wù)質(zhì)量，最終實(shí)現(xiàn)成本降低和效益提升。在圖書館檔案管理中，協(xié)同效益的實(shí)現(xiàn)需要建立有效的溝通機(jī)制和協(xié)作平臺(tái)，加強(qiáng)部門之間的信息共享和資源整合，提高管理效率和服務(wù)水平。同時(shí)，還需要注重人才培養(yǎng)和團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提升圖書館和檔案部門的管理能力和專業(yè)水平，為協(xié)同效益的實(shí)現(xiàn)提供有力保障。

（三）圖書館檔案管理應(yīng)用協(xié)同效益的意義和價(jià)值體現(xiàn)

協(xié)同效益視角下的圖書館檔案管理中，各部門通過(guò)協(xié)同合作，可以共享資源，避免資源的重復(fù)建設(shè)和浪費(fèi)。這不僅提高了資源的使用效率，還有助于形成統(tǒng)一的資源管理體系，為圖書館和檔案部門的發(fā)展提供有力支持。在協(xié)同工作中，各部門可以共同優(yōu)化管理流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和耗時(shí)，提高檔案管理的工作效率。這種效率提升不僅可以減少人力物力的投入，還可以加快檔案的處理速度，為用戶提供更加及時(shí)、準(zhǔn)確的服務(wù)。其次，協(xié)同效益有助于增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控能力。

圖書館和檔案部門共同承擔(dān)管理風(fēng)險(xiǎn)，可以形成更加完善的風(fēng)險(xiǎn)防控體系。通過(guò)協(xié)同合作，各部門可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行防范和處理。這種風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)機(jī)制有助于降低檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)損失，保障圖書館和檔案部門的安全穩(wěn)定。

二、協(xié)同效益視角下圖書館檔案管理存在的問(wèn)題

（一）缺乏協(xié)同意識(shí)

現(xiàn)階段的圖書館檔案管理中，各個(gè)部門往往各自為政，缺乏信息的共享與交流。這導(dǎo)致檔案信息無(wú)法在不同部門之間流通，形成信息孤島。這不僅影響了檔案資源的有效利用，還增加了管理成本，降低了工作效率。在協(xié)同效益的框架下，圖書館和檔案部門需要共同制定和執(zhí)行資源管理策略，從而實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。但實(shí)際上，由于缺乏協(xié)同意識(shí)，各部門往往從自身利益出發(fā)，進(jìn)行資源分配和利用，這導(dǎo)致資源浪費(fèi)，重復(fù)建設(shè)或短缺等問(wèn)題，不僅制約了檔案資源的利用價(jià)值，還阻礙了圖書館的持續(xù)發(fā)展。在協(xié)同效益的理念下，圖書館和檔案部門應(yīng)該共同承擔(dān)管理風(fēng)險(xiǎn)，形成風(fēng)險(xiǎn)防控合力。但在實(shí)際管理工作中，內(nèi)部管理未能形成良好的協(xié)同意識(shí)，各部門往往對(duì)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題視而不見(jiàn)或僅從本部門角度出發(fā)進(jìn)行應(yīng)對(duì)，導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)防控工作存在漏洞和短板。

（二）協(xié)同機(jī)制不完善

協(xié)同效益視角下，圖書館檔案管理中存在的協(xié)同機(jī)制不完善問(wèn)題是一個(gè)需要引起重視的關(guān)鍵點(diǎn)。這一問(wèn)題的出現(xiàn)影響了檔案管理的效率，也對(duì)圖書館的長(zhǎng)期發(fā)展帶來(lái)一系列影響。圖書館檔案管理工作涉及多個(gè)部門。各個(gè)部門間需要有效的溝通以確保檔案管理的順暢進(jìn)行。但由于協(xié)同機(jī)制的不完善，這些部門間往往存在溝通障礙，導(dǎo)致信息無(wú)法及時(shí)傳遞，影響了檔案管理的效率[2]。在檔案管理中，各項(xiàng)任務(wù)的完成需要明確的責(zé)任分配。然而，由于協(xié)同機(jī)制的不完善，責(zé)任分配往往不明確，容易出現(xiàn)任務(wù)重疊、遺漏或相互推諉的情況。這不僅影響了檔案管理的質(zhì)量，還可能引發(fā)部門間的矛盾。圖書館檔案管理涉及大量的信息資源，這些資源的共享和利用對(duì)于提高檔案管理效率具有重要意義。由于沒(méi)有完善的協(xié)同機(jī)制，資源共享和利用往往受到限制，導(dǎo)致資源無(wú)法充分發(fā)揮其價(jià)值。

（三）資源配置不合理

協(xié)同效益視角下，圖書館檔案管理中存在的一大問(wèn)題在于資源配置不合理導(dǎo)致資源浪費(fèi)。在圖書館檔案管理中，如果資源配置不合理，可能會(huì)導(dǎo)致某些部門或項(xiàng)目獲得過(guò)多的資源，而其他部門或項(xiàng)目則資源匱乏。這不僅造成了資源的浪費(fèi)，還可能使得一些重要的檔案管理任務(wù)因缺乏資源而無(wú)法得到有效執(zhí)行。另一方面，資源配置不合理會(huì)影響檔案管理的質(zhì)量和效率。圖書館檔案管理涉及大量的文獻(xiàn)資料和信息資源，需要合理的資源配置來(lái)確保這些資源的有效管理和利用。如果資源配置不合理，可能會(huì)導(dǎo)致文獻(xiàn)資料的保存不完整、整理混亂，甚至引發(fā)信息丟失等問(wèn)題。這將嚴(yán)重影響檔案管理的質(zhì)量和效率，給讀者和研究者帶來(lái)不便。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，圖書館檔案管理也在不斷創(chuàng)新和發(fā)展。然而，如果資源配置不合理，可能會(huì)限制新技術(shù)和新方法的應(yīng)用，使得圖書館檔案管理難以跟上時(shí)代的步伐。在圖書館檔案管理中，如果資源配置不合理，可能會(huì)導(dǎo)致某些部門或人員因?yàn)橘Y源分配不公而感到不滿和抱怨。這不僅會(huì)影響部門間的合作和協(xié)調(diào)，還可能引發(fā)內(nèi)部矛盾和沖突，對(duì)圖書館的整體發(fā)展帶來(lái)不利影響。

（四）風(fēng)險(xiǎn)管理不到位

圖書館檔案管理中，對(duì)協(xié)同效益的內(nèi)涵理解不足，這使得檔案管理中出現(xiàn)了風(fēng)險(xiǎn)管理不到問(wèn)題，進(jìn)一步導(dǎo)致安全隱患未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)。圖書館檔案管理涉及大量珍貴文獻(xiàn)和信息資源，其安全保護(hù)工作至關(guān)重要。然而，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)管理不到位時(shí)，一些潛在的安全隱患可能無(wú)法被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理，從而增加了檔案丟失、損壞或泄密的風(fēng)險(xiǎn)。其次，風(fēng)險(xiǎn)管理不到位影響應(yīng)急響應(yīng)的及時(shí)性。在圖書館檔案管理中，應(yīng)對(duì)突發(fā)事件和災(zāi)害的能力至關(guān)重要。如果風(fēng)險(xiǎn)管理不到位，當(dāng)發(fā)生意外情況時(shí)，圖書館可能無(wú)法迅速啟動(dòng)應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，從而導(dǎo)致檔案受到進(jìn)一步損害或丟失。此外，風(fēng)險(xiǎn)管理不到位還可能導(dǎo)致資源分配的不合理。在圖書館檔案管理中，資源的分配需要根據(jù)檔案的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)和重要性進(jìn)行調(diào)整。若風(fēng)險(xiǎn)管理不到位，可能導(dǎo)致資源被錯(cuò)誤地分配給風(fēng)險(xiǎn)較低或重要性較低的檔案，而風(fēng)險(xiǎn)較高或重要性較高的檔案則得不到足夠的資源支持。最后，風(fēng)險(xiǎn)管理不到位還限制了圖書館檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，圖書館檔案管理也需要不斷創(chuàng)新和更新管理方法。然而，如果風(fēng)險(xiǎn)管理不到位，可能會(huì)使圖書館檔案管理陷入傳統(tǒng)的管理模式，無(wú)法及時(shí)引入新的技術(shù)和管理方法，限制了檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。

三、協(xié)同效益視角下圖書館檔案管理水平提升策略與路徑

（一）加強(qiáng)部門間協(xié)同合作

在協(xié)同效益視角下實(shí)施圖書館檔案管理工作首先要建立明確的協(xié)同合作機(jī)制，這是提升圖書館檔案管理水平的基礎(chǔ)。為此，圖書館應(yīng)該制定詳細(xì)的合作計(jì)劃，明確各部門的職責(zé)和任務(wù)，確保各部門在檔案管理中能夠協(xié)同工作、形成合力。在此基礎(chǔ)上，建立定期溝通機(jī)制，使各部門能夠及時(shí)分享信息、交流經(jīng)驗(yàn)，共同解決檔案管理中遇到的問(wèn)題。圖書館應(yīng)該圍繞檔案管理內(nèi)容及目標(biāo)建立統(tǒng)一的信息平臺(tái)，將各部門的檔案管理信息整合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)信息共享。這不僅可以避免信息孤島現(xiàn)象的出現(xiàn)，還可以提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。各部門應(yīng)該充分利用這一平臺(tái)，及時(shí)上傳、更新檔案信息，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。此外，圖書館可以組織定期的交流研討活動(dòng)，邀請(qǐng)各部門人員參加，提高他們的檔案管理技能和協(xié)同合作能力。在交流活動(dòng)中，各部門人員可以更好地了解其他部門的工作流程和需求，從而更好地協(xié)同合作，共同推進(jìn)檔案管理的優(yōu)化和創(chuàng)新。

（二）優(yōu)化檔案管理流程

圖書館針對(duì)檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化流程不僅可以提高工作效率，還能確保檔案的安全與完整。具體來(lái)說(shuō)，圖書館應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理流程進(jìn)行全面梳理，了解各個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容和銜接情況。這有助于發(fā)現(xiàn)流程中的瓶頸和問(wèn)題，為后續(xù)的優(yōu)化工作提供依據(jù)。在梳理的基礎(chǔ)上，圖書館應(yīng)對(duì)冗余的環(huán)節(jié)進(jìn)行合并或取消，減少不必要的操作步驟。通過(guò)數(shù)字化手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)快速檢索和存儲(chǔ)，從而減少手動(dòng)整理和歸檔的時(shí)間。圖書館可以積極采用自動(dòng)化、智能化等技術(shù)，如使用檔案管理系統(tǒng)、OCR識(shí)別等工具，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。借助云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的深度挖掘和分析，為圖書館決策提供有力支持。最后，圖書館應(yīng)制定詳細(xì)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，確保各部門在檔案管理中遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求。這有助于提高檔案管理的規(guī)范性和一致性，減少工作中的誤差和糾紛。

（三）利用先進(jìn)技術(shù)提高管理效率

在信息化時(shí)代，圖書館基于協(xié)同效益實(shí)施檔案管理過(guò)程中，可以利用先進(jìn)技術(shù)提升管理效率。具體而言，引入自動(dòng)化管理系統(tǒng)是提高圖書館檔案管理效率的重要步驟。通過(guò)采用自動(dòng)化管理系統(tǒng)，如圖書館管理系統(tǒng)（LMS）和檔案管理系統(tǒng)（AMS），可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案從收集、分類、存儲(chǔ)到利用全過(guò)程的自動(dòng)化管理[3]。這不僅減少了人工操作，提高了工作效率，還減少了人為錯(cuò)誤，提高了檔案管理的準(zhǔn)確性。其次，利用人工智能技術(shù)提升檔案管理的智能化水平。例如，通過(guò)采用自然語(yǔ)言處理（NLP）和圖像識(shí)別技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)提取和分類。借助機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，系統(tǒng)可以不斷優(yōu)化自身的分類和檢索功能，提高用戶查詢的準(zhǔn)確度和效率。此外，可以通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的深度挖掘和分析，可以發(fā)現(xiàn)檔案利用的規(guī)律和趨勢(shì)，為圖書館決策提供數(shù)據(jù)支持。通過(guò)數(shù)據(jù)可視化技術(shù)，可以將分析結(jié)果以直觀的方式進(jìn)行展示，幫助管理者更好地理解和應(yīng)用分析結(jié)果。

（四）加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)

圖書館檔案管理水平的提升中，加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)顯得尤為重要，協(xié)同效益視角下，其專業(yè)能力和素養(yǎng)直接決定了檔案管理的水平。在培訓(xùn)中應(yīng)制定詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃，這是加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)的基礎(chǔ)[4]。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案管理相關(guān)的專業(yè)化知識(shí)，先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用等，確保檔案人員能夠全面提升自己的專業(yè)能力。在培訓(xùn)方式上，應(yīng)采用多種培訓(xùn)方式以滿足不同檔案人員的需求。通過(guò)線上課程、線下研討會(huì)、工作坊、實(shí)踐操作等多種形式提升培訓(xùn)效果。線上課程方便檔案人員隨時(shí)隨地學(xué)習(xí)，而線下研討會(huì)和工作坊則能夠提供面對(duì)面的交流和實(shí)踐機(jī)會(huì)，讓檔案人員能夠更深入地理解和掌握所學(xué)知識(shí)。在培訓(xùn)過(guò)程中還要建立反饋機(jī)制以評(píng)估培訓(xùn)效果。這可以通過(guò)定期的考核、問(wèn)卷調(diào)查、個(gè)人反饋等方式來(lái)實(shí)現(xiàn)。圖書館應(yīng)該根據(jù)反饋結(jié)果及時(shí)調(diào)整培訓(xùn)計(jì)劃，確保培訓(xùn)的效果達(dá)到最佳。最后，持續(xù)關(guān)注檔案人員的個(gè)人發(fā)展也是加強(qiáng)培訓(xùn)的重要一環(huán)。圖書館應(yīng)該為檔案人員提供職業(yè)發(fā)展的路徑和機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)他們不斷提升自己的專業(yè)能力，實(shí)現(xiàn)個(gè)人和圖書館的雙贏。

四、結(jié)語(yǔ)

協(xié)同效益視角下圖書館檔案管理水平的提升策略是一個(gè)系統(tǒng)性工程，需要圖書館從多個(gè)方面入手，加強(qiáng)部門間協(xié)同合作，優(yōu)化檔案管理流程，積極利用先進(jìn)技術(shù)提高管理效率并加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)。通過(guò)這些措施的實(shí)施，可以有效地提升圖書館檔案管理水平，為讀者提供更高效、便捷的服務(wù)，也有助于推動(dòng)圖書館事業(yè)的持續(xù)發(fā)展和社會(huì)文化進(jìn)步。

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作者簡(jiǎn)介：童曉燕（1988—），女，漢族，福建龍巖人，本科，助理館員，研究方向?yàn)閳D書管理。