董秘的“避坑”之道

編者按：

只有親身經(jīng)歷過，才能真正有所體悟，形成寶貴的經(jīng)驗。在本期專題的策劃、統(tǒng)籌期間，一些曾經(jīng)或者正在經(jīng)歷類似事件的上市公司董秘，愿意以撰文、訪談或者其他的形式，借助雜志平臺分享自己對履職的感受與思考。在此，《董事會》向這些董秘深表感謝！

孫福君就是其中的一位。

獐子島曾由于扇貝多次“跑路”聞名A股。因涉嫌信息披露違法違規(guī)，2018年2月中國證監(jiān)會決定對其立案調(diào)查。2020年6月，中國證監(jiān)會下發(fā)《行政處罰決定書》和《市場禁入決定書》，認定獐子島2016年度報告虛增利潤約1.31億元，2017年度報告虛減利潤約2.79億元，《關(guān)于2017年秋季底播蝦夷扇貝抽測結(jié)果的公告》《年終盤點公告》和《核銷公告》存在虛假記載，公司未及時進行信息披露，對公司予以警告、罰款，對包括時任公司董事長、總裁等在內(nèi)的當事人予以警告、罰款及市場禁入處罰。

作為獐子島原董事會秘書、副總裁，孫福君當時在聽證過程中提出三點申辯意見：“1.對涉嫌虛假記載的事項不知情，不參與獐子島海洋牧場業(yè)務(wù)群的具體生產(chǎn)經(jīng)營活動，不參與公司財務(wù)核算；其負責的對外披露信息的基本內(nèi)容均事先經(jīng)過獐子島公司業(yè)務(wù)、財務(wù)等相關(guān)責任部門層層審批或經(jīng)會計師事務(wù)所等外部專業(yè)機構(gòu)審計；本人沒有相關(guān)資料和信息來評判已經(jīng)專業(yè)審計的財務(wù)報告的真實性；不具有專業(yè)的審查能力、途徑和方法，更沒有對海洋牧場存貨進行復(fù)查的專業(yè)手段；沒有參與違法行為，不存在主觀故意。2.本人對涉案事項進行了關(guān)注，信息披露行為及內(nèi)容均在披露前經(jīng)過業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、董事長的審批和確認。3.在任職期間一貫忠實和勤勉盡責，不參與秋季抽測方案的制定，也不負責實施，不具備識別或調(diào)查秋季抽測方案與結(jié)果是否存在問題的條件，不具備向監(jiān)管部門報告的條件?！?/p>

經(jīng)復(fù)核，中國證監(jiān)會認為，孫福君作為公司董事會秘書和副總裁，應(yīng)按規(guī)范流程進行對外信息披露工作，其應(yīng)密切關(guān)注公司生產(chǎn)、經(jīng)營及財務(wù)情況，僅簡單質(zhì)詢但無實質(zhì)監(jiān)督措施，無法達到勤勉盡責的要求。同時，作為董事會秘書，其應(yīng)持續(xù)關(guān)注媒體對公司的報道并主動求證報道的真實性，然而其并未對媒體質(zhì)疑的蝦夷扇貝業(yè)務(wù)進行全方位核實。

不過，相較事先告知書里擬定的處罰內(nèi)容，中國證監(jiān)會最終對孫福君予以從輕處罰。

用孫福君自己的話說，他當時也心有怨言，但經(jīng)過不斷地研讀規(guī)則、反省自身、分析案例，現(xiàn)在終于可以心平氣和地分享個人的一些思考。他對董秘同行給出十二字建議：選對公司、做強自身、改善環(huán)境。

積極主動作為，方能不當“背鍋俠”

長期以來，上市公司因信息披露涉嫌違法違規(guī)被證券監(jiān)管機構(gòu)處罰時，董事會秘書會被問責的情況不在少數(shù)。表面上看，類似的情形中，有一些董秘未被處罰，有一些董秘則會被重罰；未被處罰的董秘可能會被認為有“僥幸”的成分，而被處罰的董秘則常常認為自己“無辜”，覺得不公平。因此，資本市場上也常有董秘是“背鍋俠”的論調(diào)。

2024年6月1日，因信息披露違法違規(guī)（年報虛增營業(yè)收入、營業(yè)成本、利潤總額），中國證監(jiān)會擬處罰錦州港時任董事長、總經(jīng)理等，不含董秘。同期，同樣因信息披露違法違規(guī)（年報虛增營業(yè)收入、營業(yè)成本），ST富潤的董事長、董秘等被浙江證監(jiān)局處罰。ST富潤董秘的申辯理由包括針對財務(wù)違規(guī)類行為，近期各地證監(jiān)局、交易所執(zhí)法實踐中已不處罰董秘等，但監(jiān)管機構(gòu)未予采納。

在強監(jiān)管、實現(xiàn)裁量公正等新背景下，董秘因信息披露違規(guī)而被問責的風險進一步增大。據(jù)某機構(gòu)不完全統(tǒng)計，2023年以來，已有180余位A股上市公司董秘受到監(jiān)管措施、紀律處分或者行政處罰。這也催生了一個奇葩現(xiàn)象：當下的資本市場的董秘尤其是在職的董秘，對如何“避坑”的關(guān)注熱度甚至超過了如何實現(xiàn)“職業(yè)發(fā)展”。

當然，這可能和筆者的經(jīng)歷有關(guān)，找筆者借鑒“避坑”經(jīng)驗的董秘多，討論“職業(yè)發(fā)展”的董秘少。筆者是在2020年6月收到中國證監(jiān)會下發(fā)的《行政處罰決定書》和《市場禁入決定書》，當時也心有怨言，但經(jīng)過不斷地研讀規(guī)則、反省自身、分析案例，現(xiàn)在終于可以心平氣和地將個人的一些思考與董秘同行分享。

究竟在哪些情形下，董秘會被處罰？

被處罰的董秘，多涉及以下四種情形：

第一，有證據(jù)表明知情或者參與了信息披露違法違規(guī)事項的；

第二，沒有證據(jù)證明知情或者參與了信息披露違法違規(guī)事項，但亦無證據(jù)證明已履行勤勉盡責義務(wù)的；

第三，被監(jiān)管部門調(diào)查前，媒體已對相關(guān)違法違規(guī)問題進行了大量報道，但公司未回應(yīng)或者回應(yīng)不存在問題的；

第四，除了負責信息披露職責外，對公司決策、財務(wù)信息和違規(guī)涉及事務(wù)具有較大影響力以及負有較大責任的。

選對公司，重視兩個“結(jié)構(gòu)”的影響

在當下的中國資本市場，董秘履職存在諸多挑戰(zhàn)，尤其是要面對兩個“結(jié)構(gòu)”的影響：一是“一股獨大”的上市公司股權(quán)結(jié)構(gòu)，二是以中小散戶為主的投資者結(jié)構(gòu)。這兩個“結(jié)構(gòu)”共同導(dǎo)致大股東對上市公司控制能力強、中小投資者維護自身權(quán)益能力弱，公司的獨立董事、監(jiān)事常常淪為“擺設(shè)”。

上市公司在缺乏有效監(jiān)督的情況下，違規(guī)沖動較強，董秘乃至財務(wù)總監(jiān)想要堅持規(guī)范運作，壓力就會很大；甚至在某些公司中，不配合就會被視為“異類”，就得離職走人，想“睜一只眼閉一只眼”地置身事外都非常難。然而，即使是消極地置身事外，在當前強監(jiān)管的背景下，一旦公司信息披露違法違規(guī)，董秘往往也難逃被問責的風險。這或許就是資本市場和董秘自身，都調(diào)侃董秘就是“背鍋俠”的主要原因吧。

先來看一股獨大的上市公司股權(quán)結(jié)構(gòu)。

根據(jù)專業(yè)媒體數(shù)據(jù)，截至2022年年末，A股第一大股東平均持股比例超過32%，實際控制人平均持股約為36%。其中，第一大股東持股比例大于50%的有接近700家，大于70%的有80余家。而根據(jù)劉紀鵬先生在2024網(wǎng)易經(jīng)濟學(xué)家年會上的介紹，美國發(fā)展了200多年的股市也就5700家上市公司，它們的市場里見不到“一股獨大”的普遍現(xiàn)象。

大股東、實際控制人在持股比例較高時，可決定董事會多數(shù)成員的選舉和更換，進而任命管理層，因此他們對上市公司的經(jīng)營具有決定性影響。作為公司高管的董秘，在這樣的環(huán)境中，在公司運作規(guī)范、信息披露規(guī)范等方面的作用發(fā)揮，也必定會受到一定約束。

再看以中小散戶為主的投資者結(jié)構(gòu)。

截至2023年8月，A股開戶數(shù)為2.21億，其中散戶占比99.76%、資金量占比34%。與此形成鮮明對比的是，美國散戶持股金額不足6%。

在這種投資者結(jié)構(gòu)下，中小股東的相關(guān)權(quán)利無法得到有效實現(xiàn)，權(quán)益就更得不到保障。一方面，由于持股比例較低，中小股東在公司決策過程中往往難以發(fā)揮實質(zhì)性影響，尤其在關(guān)鍵決策，例如資產(chǎn)重組、高層管理人員任免等方面，中小股東的聲音往往被邊緣化。另一方面，由于對公司治理結(jié)構(gòu)和市場運作機制的認識不足，中小股東普遍缺乏參與公司治理的積極性，最有效的手段就是“用腳投票”，而不是“用手投票”。同時，中小股東的平均持股時間較短。?根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)，平均持股周期達到半年的中小投資者不足15%，這在一定程度上加劇了中小投資者怠于行使參與上市公司治理和監(jiān)督上市公司決策的權(quán)利。中小投資者基本放棄監(jiān)督和影響公司決策的權(quán)利，導(dǎo)致對大股東形成制衡的力量更加缺少。

對董秘而言，首先要選對履職的公司。

在一個業(yè)務(wù)發(fā)展良好、運作規(guī)范的公司，信息披露的及時、真實、完整、準確就有了堅實保障。當公司業(yè)務(wù)下滑甚至衰退，同時公司主要負責人的規(guī)范運作意識淡薄、違法違規(guī)動機強烈，且缺乏有效制衡的情況下，建議董秘當機立斷，離職走人。因為這種情況下，即使你努力履職，也很難知道在哪個角落里正在醞釀著違法違規(guī)行為。

勤勉盡責，不斷加強自身的職業(yè)素養(yǎng)

既然董秘被處罰的環(huán)境因素不可忽視，是不是董秘就只能相信“選擇大于努力”了？只能信奉“女怕嫁錯郎、男怕入錯行”的職業(yè)法則了？選擇好所要服務(wù)的公司是每個職場人士都高度重視的，但從很多優(yōu)秀的董秘身上，筆者看到了董秘個人通過在工作中的積極作為，真正起到了提升公司規(guī)范運作水平、提升公司信息披露質(zhì)量，乃至提升公司可持續(xù)發(fā)展能力的作用。

筆者認為，董秘勤勉盡責的努力方向，從自身著手、不斷加強自身的職業(yè)素養(yǎng)是一個重要方面。作為董秘，不被動承擔風險，而是主動發(fā)揮價值，要做到以下兩點：

首先，做到勤勉盡責，是在出現(xiàn)信息披露違法違規(guī)時避免被處罰的重要依據(jù)。提高專業(yè)能力，密切關(guān)注公司生產(chǎn)、經(jīng)營及財務(wù)情況，及時識別潛在的信息披露違法違規(guī)風險，并主動干預(yù)、化解，做到勤勉盡責，是董秘避免被蒙在鼓里還要為此“背鍋”的“護身法寶”。

其次，恪守職業(yè)道德，決不參與、堅決抵制信息披露違法違規(guī)行為，必要時向監(jiān)管部門匯報爭取支持，消除違法違規(guī)風險，董秘才可能在公司違法違規(guī)時實現(xiàn)個人的“置身事外”。

上述兩種情形下，還是不幸遇到了一家不規(guī)范的公司，董秘都會有點“君看一葉舟，出沒風波里”的味道。所以接下來的第三點——改善環(huán)境，實現(xiàn)“避坑”的無為而治，才是最重要也最難做到的。

改善環(huán)境，實現(xiàn)“避坑”的無為而治

英國歷史學(xué)家阿克頓勛爵說：“權(quán)力導(dǎo)致腐敗，絕對權(quán)力導(dǎo)致絕對腐敗。”法國思想家孟德斯鳩說：“要防止濫用權(quán)力，就必須以權(quán)力制約權(quán)力?！蓖ㄟ^建立不同權(quán)力之間的相互制衡機制來防止權(quán)力濫用，在提升上市公司規(guī)范運作水平、防范上市公司信息披露違法違規(guī)風險方面，同樣至關(guān)重要。作為董秘，還應(yīng)該積極參與優(yōu)化公司治理結(jié)構(gòu)的相關(guān)事宜，積極改善相關(guān)方參與公司治理的外部環(huán)境，這也是勤勉盡責的一個重要努力方向。

一是，積極改善中小股東參與公司治理的條件，通過投資者關(guān)系管理活動引導(dǎo)其長期持股并“用手投票”。作為公司高管，董秘要重視投資者質(zhì)詢、媒體報道，主動向公司內(nèi)部求證涉及問題，通過媒體為關(guān)系管理創(chuàng)造良性、透明的媒體監(jiān)督與公司內(nèi)部的整改及反饋機制。這一舉措不是組織中小投資者對抗公司，而是合理地引導(dǎo)中小投資者了解公司情況，向公司提出建議與質(zhì)詢，長期持有公司股票，并“用手投票”參與公司治理。

二是，配合獨立董事履職，支持其發(fā)揮保護中小投資者利益的作用。董秘要積極支持、有效配合獨立董事履行職責，發(fā)揮其制衡并提高公司決策質(zhì)量的作用；應(yīng)協(xié)調(diào)各方及時、真實、準確、完整地回應(yīng)獨立董事的關(guān)注；應(yīng)組織財務(wù)、業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和部門，幫助獨立董事更系統(tǒng)、更深刻地了解公司實情。積極作為的獨立董事更體現(xiàn)公司治理水平，更應(yīng)得到董秘的尊重和支持。

三是，與監(jiān)管部門保持密切聯(lián)系。董秘應(yīng)當主動與中國證監(jiān)會、證券交易所等證券監(jiān)管機構(gòu)、自律性組織保持密切聯(lián)系，及時掌握并深刻理解監(jiān)管規(guī)則，及時了解并回應(yīng)其關(guān)注的問題，積極配合其開展的監(jiān)管檢查或者調(diào)查工作，對公司進行定期“體檢”、推動持續(xù)整改。

四是，積極宣貫上市公司規(guī)范運作規(guī)則與違法違規(guī)處罰案例。董秘要持續(xù)推動上市公司董事、監(jiān)事、高管提升規(guī)范運作意識和違規(guī)風險認知，當規(guī)范運作成為上市公司董事、監(jiān)事、高管的群體共識，當違法違規(guī)行為成為上市公司董事、監(jiān)事、高管的共同紅線，董秘的“避坑”目標自然水到渠成。

董秘該如何在信息披露方面做到合法合規(guī)、不被問責？董秘在面對較為復(fù)雜、不太好把握的“艱難時刻”該如何抉擇？又該如何更好地自我保護？盡力做到上述三個方面，董秘的“避坑”目標才能得到有效實現(xiàn)，董秘的關(guān)注重點就能回到如何在支持上市公司的可持續(xù)發(fā)展中，實現(xiàn)、提升自身價值。

作者系華銳鑄鋼（現(xiàn)更名為大連重工）原董事會秘書、副總經(jīng)理，獐子島原董事會秘書、副總裁