數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下小微企業(yè)財(cái)務(wù)管理流程優(yōu)化的策略研究

摘要：在信息技術(shù)快速更新?lián)Q代的背景下，企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為一種不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。小微企業(yè)作為我國(guó)經(jīng)濟(jì)體系中不可或缺的一部分，加速財(cái)務(wù)流程的優(yōu)化不僅能夠有效突破傳統(tǒng)手工操作或基礎(chǔ)信息技術(shù)在財(cái)務(wù)管理上的局限，還能提升數(shù)據(jù)收集與分析的精確度和時(shí)效性。此外，還能在一定程度上改善財(cái)務(wù)管理流程，助力企業(yè)更有效地應(yīng)對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。本文旨在探討數(shù)字化轉(zhuǎn)型對(duì)小微企業(yè)財(cái)務(wù)管理的影響，并深入剖析在這一背景下，小微企業(yè)在優(yōu)化財(cái)務(wù)管理流程時(shí)應(yīng)遵循的原則。同時(shí)，本文將提出一些切實(shí)可行的優(yōu)化策略，以期為相關(guān)企業(yè)提供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化轉(zhuǎn)型；小微企業(yè)；財(cái)務(wù)管理流程

一、數(shù)字化轉(zhuǎn)型對(duì)小微企業(yè)財(cái)務(wù)管理產(chǎn)生的影響

（一）提升財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性與有效性

在眾多企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型浪潮中，重視采納大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等前沿信息技術(shù)，以構(gòu)建業(yè)務(wù)平臺(tái)架構(gòu)，進(jìn)而達(dá)成智能化閉環(huán)的目標(biāo)。對(duì)于小微企業(yè)而言，這一轉(zhuǎn)型過(guò)程能夠極大地助力財(cái)務(wù)管理人員實(shí)時(shí)搜集與分析企業(yè)的各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，迅速識(shí)別問(wèn)題并實(shí)施相應(yīng)的解決策略。同時(shí)，它還能夠預(yù)測(cè)未來(lái)的財(cái)務(wù)走向，顯著提升了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的精確度和實(shí)用性。此外，財(cái)務(wù)軟件、機(jī)器人流程自動(dòng)化（RPA）、光學(xué)字符識(shí)別（OCR）等技術(shù)的應(yīng)用，為企業(yè)自動(dòng)化處理會(huì)計(jì)憑證、賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)表等任務(wù)提供了便利，有效降低了因人為失誤所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)[1]。

（二）增強(qiáng)財(cái)務(wù)管理透明度與可控性

一方面，通過(guò)構(gòu)建小微企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中管理和存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的一致性和可訪問(wèn)性。企業(yè)管理層能夠隨時(shí)通過(guò)驗(yàn)證查看財(cái)務(wù)狀況，或生成可視化報(bào)告，以支持企業(yè)決策。另一方面，從風(fēng)險(xiǎn)管理的角度來(lái)看，融入現(xiàn)代化信息技術(shù)的財(cái)務(wù)管理流程，有助于企業(yè)同步建立風(fēng)險(xiǎn)量化評(píng)估模型和動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)預(yù)警機(jī)制。這將使財(cái)務(wù)人員能夠及時(shí)識(shí)別潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，并提供相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建議，從而減少對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理的不良影響。

（三）降低管理成本

小微企業(yè)通過(guò)采用數(shù)字化信息技術(shù)，對(duì)財(cái)務(wù)管理流程進(jìn)行了更新和優(yōu)化，顯著提升了財(cái)務(wù)管理部門(mén)的信息化和智能化水平。這一變革大幅削減了人工操作和審批所需的時(shí)間與成本。以費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程為例，數(shù)字化平臺(tái)的引入實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)審核報(bào)銷(xiāo)項(xiàng)和數(shù)據(jù)，使得財(cái)務(wù)人員能夠?qū)Ｗ⒂趯?duì)異常數(shù)據(jù)的審核，從而大幅減輕了工作負(fù)擔(dān)，并提升了報(bào)銷(xiāo)流程的效率。此外，電子文檔管理方式取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理，配合集中化的財(cái)務(wù)管理流程，有效降低了數(shù)據(jù)處理和存儲(chǔ)的成本，同時(shí)節(jié)約了辦公空間。

二、數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下小微企業(yè)財(cái)務(wù)管理流程優(yōu)化的原則

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，小微企業(yè)優(yōu)化財(cái)務(wù)管理流程應(yīng)遵循四個(gè)原則：首先，價(jià)值驅(qū)動(dòng)性原則，優(yōu)先數(shù)字化能提升價(jià)值的領(lǐng)域，如業(yè)務(wù)增長(zhǎng)等，并重視預(yù)算、成本和應(yīng)收賬款管理，制定信息化管理流程優(yōu)化方案。其次，集成性原則，深度整合財(cái)務(wù)管理流程與其他業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的無(wú)縫對(duì)接和協(xié)同工作。第三，標(biāo)準(zhǔn)化原則，深入理解并遵循相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)財(cái)務(wù)管理流程進(jìn)行必要的調(diào)整，并明確財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理的標(biāo)準(zhǔn)和方法。最后，靈活性原則，確保財(cái)務(wù)管理流程能適應(yīng)市場(chǎng)和內(nèi)部環(huán)境變化，采用模塊化設(shè)計(jì)以快速有效地響應(yīng)變化。

三、數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下小微企業(yè)財(cái)務(wù)管理流程優(yōu)化策略

（一）優(yōu)化要點(diǎn)

1.財(cái)務(wù)預(yù)算流程。針對(duì)小微企業(yè)，財(cái)務(wù)預(yù)算流程旨在通過(guò)精細(xì)化的預(yù)算管理確保資金高效運(yùn)用。優(yōu)化流程時(shí)，可考慮兩方面：引入創(chuàng)新的預(yù)算編制策略和采用數(shù)字化管理工具強(qiáng)化監(jiān)控。創(chuàng)新的預(yù)算編制策略，如零基預(yù)算，摒棄了依賴(lài)歷史數(shù)據(jù)的傳統(tǒng)方式，從零開(kāi)始評(píng)估每項(xiàng)支出，確保預(yù)算的準(zhǔn)確性和前瞻性。而滾動(dòng)預(yù)算則保持預(yù)算的靈活性，根據(jù)市場(chǎng)變化和企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。此外，數(shù)字化管理工具，如云端預(yù)算系統(tǒng)，能實(shí)時(shí)追蹤預(yù)算執(zhí)行情況，提供及時(shí)的數(shù)據(jù)支持，幫助企業(yè)做出更明智的決策[2]。例如，一家小微企業(yè)可以按季度實(shí)施滾動(dòng)預(yù)算，每季度結(jié)束后，根據(jù)最新的業(yè)務(wù)狀況和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，對(duì)下一季度的預(yù)算進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和完善，從而提高預(yù)算的時(shí)效性。其次，利用數(shù)字化工具監(jiān)控和分析預(yù)算執(zhí)行情況。以某小微企業(yè)采用的云預(yù)算管理系統(tǒng)為例，其主要功能詳見(jiàn)下圖1。

2.財(cái)務(wù)核算流程。對(duì)于小微企業(yè)而言，財(cái)務(wù)核算流程的優(yōu)化至關(guān)重要，它是財(cái)務(wù)管理基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的核心。詳細(xì)請(qǐng)參見(jiàn)圖2。在優(yōu)化流程時(shí)，企業(yè)必須建立一套詳盡且統(tǒng)一的財(cái)務(wù)核算制度及操作手冊(cè)，明確各項(xiàng)業(yè)務(wù)的核算方法和標(biāo)準(zhǔn)，為員工提供清晰的工作指引。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)引入自動(dòng)化和信息化系統(tǒng)，如企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠自動(dòng)采集、處理和匯總財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，顯著降低錯(cuò)誤率。ERP系統(tǒng)還能通過(guò)預(yù)設(shè)接口或API與銷(xiāo)售、采購(gòu)、庫(kù)存、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)模塊相連，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接。最終，企業(yè)應(yīng)有目的地簡(jiǎn)化核算流程，消除不必要的審批環(huán)節(jié)和繁瑣手續(xù)，合并或優(yōu)化相似的核算流程，從而提升核算效率。例如，對(duì)于日常辦公用品的采購(gòu)申請(qǐng)，若金額較小且在預(yù)算內(nèi)，采購(gòu)部門(mén)可直接執(zhí)行，無(wú)須經(jīng)過(guò)多層審批；固定資產(chǎn)的購(gòu)置與折舊計(jì)提流程也可整合，購(gòu)置時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)資產(chǎn)類(lèi)別和使用年限設(shè)定折舊參數(shù)，并每月自動(dòng)計(jì)提折舊。

3.資金管理流程。數(shù)字化轉(zhuǎn)型為小微企業(yè)帶來(lái)了新的管理途徑，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層可以專(zhuān)注于構(gòu)建一個(gè)資金管理的信息化平臺(tái)，由專(zhuān)門(mén)成立的資金管理團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)資金的集中調(diào)配和監(jiān)控。同時(shí)，應(yīng)明確資金使用的審批權(quán)限，并根據(jù)資金金額和業(yè)務(wù)性質(zhì)設(shè)定不同的審批層級(jí)，從而提升資金使用效率。以一家主要從事服裝進(jìn)出口業(yè)務(wù)的小微企業(yè)為例，為了解決資金分散、使用效率低下以及審批流程混亂等問(wèn)題，管理層積極推進(jìn)了資金管理信息化平臺(tái)的建設(shè)。該平臺(tái)由專(zhuān)職財(cái)務(wù)人員管理，各部門(mén)在使用資金時(shí)必須將詳細(xì)記錄輸入到平臺(tái)的相應(yīng)模塊中。在支付訂單時(shí)，若出現(xiàn)資金短缺，相關(guān)人員可以與財(cái)務(wù)人員協(xié)作，調(diào)動(dòng)部分資金以應(yīng)對(duì)緊急情況。隨后，將形成文件記錄情況。該平臺(tái)的運(yùn)用顯著提升了企業(yè)的資金管理質(zhì)量和資金使用效率[3]。

4.財(cái)務(wù)分析流程。在財(cái)務(wù)分析的過(guò)程中，指標(biāo)體系扮演著至關(guān)重要的角色，尤其對(duì)于小微企業(yè)來(lái)說(shuō)，它是財(cái)務(wù)管理優(yōu)化的關(guān)鍵所在。為了對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)狀況和發(fā)展?jié)摿M(jìn)行全方位和精確地評(píng)估，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)分析指標(biāo)體系中融入非財(cái)務(wù)指標(biāo)，例如客戶滿意度、市場(chǎng)份額、員工滿意度、創(chuàng)新能力、品牌知名度等（詳細(xì)內(nèi)容見(jiàn)表1）。此外，通過(guò)引入數(shù)據(jù)挖掘和可視化技術(shù)，可以從龐大的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)集中揭示潛在的模式、趨勢(shì)和關(guān)聯(lián)，從而為企業(yè)的決策過(guò)程提供堅(jiān)實(shí)的支撐。

例如，經(jīng)過(guò)優(yōu)化的小微企業(yè)財(cái)務(wù)分析流程涵蓋了確立分析目標(biāo)與內(nèi)容、收集與分析資料、設(shè)定分析基準(zhǔn)與選擇分析方法、分析財(cái)務(wù)指標(biāo)、評(píng)估企業(yè)財(cái)務(wù)狀況的變化趨勢(shì)、預(yù)測(cè)未來(lái)發(fā)展方向、編制分析報(bào)告以及提出可行性建議等環(huán)節(jié)。通過(guò)運(yùn)用數(shù)據(jù)分析工具，顯著提升了數(shù)據(jù)分析的精確性，為企業(yè)的決策過(guò)程提供了堅(jiān)實(shí)的支持。

（二）保障措施

1.提升數(shù)字化人才素質(zhì)。面對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，小微企業(yè)須聚焦在加強(qiáng)數(shù)字化人才的培育上，以推動(dòng)財(cái)務(wù)管理流程的持續(xù)優(yōu)化。首要之舉是積極吸納人才，這要求企業(yè)轉(zhuǎn)變觀念，跨越傳統(tǒng)框架，與高校建立合作，融入行業(yè)交流，利用專(zhuān)業(yè)招聘服務(wù)，并通過(guò)提供明確的發(fā)展路徑、優(yōu)化工作環(huán)境和調(diào)整薪酬等措施，吸引掌握財(cái)務(wù)與信息技術(shù)的復(fù)合型人才。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)注重內(nèi)部團(tuán)隊(duì)的培訓(xùn)與發(fā)展，基于月度或項(xiàng)目周期，制定系統(tǒng)性培訓(xùn)計(jì)劃，確保團(tuán)隊(duì)成員能夠熟練掌握現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理工具和技術(shù)，如軟件操作、數(shù)據(jù)分析、云計(jì)算及大數(shù)據(jù)應(yīng)用。為此，企業(yè)可融合線上教學(xué)、工作坊、研討會(huì)和模擬演練等多元化培訓(xùn)手段，以強(qiáng)化培訓(xùn)的針對(duì)性和實(shí)效性[4]。

2.強(qiáng)化信息安全管理對(duì)小微企業(yè)至關(guān)重要。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)財(cái)務(wù)管理獲得新動(dòng)力，但數(shù)據(jù)安全性成為挑戰(zhàn)。企業(yè)需優(yōu)化財(cái)務(wù)流程，建立信息安全體系，明確員工責(zé)任權(quán)限，并規(guī)范數(shù)據(jù)訪問(wèn)、使用和傳輸。采用對(duì)稱(chēng)和非對(duì)稱(chēng)加密技術(shù)保護(hù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)機(jī)密性和完整性，確保只有授權(quán)人員能訪問(wèn)。定期備份數(shù)據(jù)是防止數(shù)據(jù)丟失或損壞的關(guān)鍵，需制定包含備份頻率、存儲(chǔ)位置和恢復(fù)測(cè)試的詳盡計(jì)劃。部署防火墻和入侵檢測(cè)系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施，可降低遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊的風(fēng)險(xiǎn)。

3.在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的大背景下，小微企業(yè)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化與外部機(jī)構(gòu)的合作，為優(yōu)化財(cái)務(wù)管理流程創(chuàng)造有利條件。首先，企業(yè)必須明確在財(cái)務(wù)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中的具體目標(biāo)和需求，深入分析財(cái)務(wù)管理流程中的痛點(diǎn)和難點(diǎn)，識(shí)別出需要外部專(zhuān)業(yè)支持的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。基于此，有針對(duì)性地選擇合作伙伴，例如軟件供應(yīng)商、金融機(jī)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)咨詢(xún)機(jī)構(gòu)等。其次，在遵循相關(guān)法律法規(guī)和保密協(xié)議的基礎(chǔ)上，建立定期溝通機(jī)制，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的共享與互通，確保雙方能夠及時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)展，分享經(jīng)驗(yàn)并解決遇到的問(wèn)題，從而營(yíng)造出協(xié)同工作的良好氛圍，推動(dòng)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。最后，借助外部資源提升財(cái)務(wù)管理流程的科學(xué)性和規(guī)范性。邀請(qǐng)外部專(zhuān)家對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，采用案例分析法為小微企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理數(shù)字化建設(shè)提供創(chuàng)新思路，以此增強(qiáng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的穩(wěn)

定性[5]。

四、結(jié)語(yǔ)

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，財(cái)務(wù)管理流程優(yōu)化已經(jīng)成為小微企業(yè)邁向現(xiàn)代化和信息化的關(guān)鍵途徑。這一過(guò)程對(duì)于增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展具有至關(guān)重要的意義。企業(yè)必須根據(jù)自身的發(fā)展需求和實(shí)際的運(yùn)營(yíng)管理要求，以開(kāi)放的心態(tài)、務(wù)實(shí)的態(tài)度和創(chuàng)新的精神，嚴(yán)格遵循價(jià)值驅(qū)動(dòng)、集成化、標(biāo)準(zhǔn)化和靈活性等原則，對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)核算、資金管理和財(cái)務(wù)分析等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行流程優(yōu)化。同時(shí)，企業(yè)還需要做好數(shù)字化人才的培養(yǎng)、信息安全管理以及與外部機(jī)構(gòu)的深入合作等保障性工作，以加速實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)。

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（作者簡(jiǎn)介：孟忠花，杭州市良渚職業(yè)高級(jí)中學(xué)高級(jí)講師。）