行政單位成本管理與控制相關(guān)問題思考

［摘 要］近年來，隨著行政單位改革的不斷深入，國家對財政資金使用也提出了新要求，這就需要行政單位積極順應(yīng)新形勢，將預(yù)算管理與成本管理相結(jié)合，進一步加強成本控制，合理壓縮“三公”經(jīng)費，強調(diào)財政資金使用效益最大化，有助于單位實現(xiàn)降本增效，從而達到合理配置公共資源的目的。文章結(jié)合筆者自身工作經(jīng)驗，在簡要闡述行政單位成本管理與控制重要性的基礎(chǔ)上，重點分析行政單位成本管理與控制的具體問題，并從完善制度體系建設(shè)、規(guī)范科技支撐下的成本運行體系、加強成本績效考核管理、構(gòu)建多方監(jiān)督機制以及加強成本控制人員培訓(xùn)管理等方面提出建議，以期有助于行政單位探索有效的成本管理方法，促進行政管理水平和行政效率的提高。

［關(guān)鍵詞］行政單位；成本管理；成本控制

［中圖分類號］F20 文獻標(biāo)志碼：A

當(dāng)前行政單位務(wù)必高度注重自身成本管控作業(yè)，融入現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提升自身成本管理體系建設(shè)水平，制定整套切實可行的成本核算管理方法，進而有效減少行政單位運營成本，提升財政資金利用效率，保證成本信息的真實性與精確性，確保行政單位領(lǐng)導(dǎo)層科學(xué)制定決策，繼而為行政單位未來發(fā)展夯實基礎(chǔ)。

1 行政單位成本管理與控制的重要性

1.1 有利于行政單位更好適應(yīng)時代發(fā)展

為使行政單位盡快適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展環(huán)境，單位管理層應(yīng)率先著手于成本及風(fēng)險理念意識培養(yǎng)，針對單位成本效益與風(fēng)險危機不斷增強相關(guān)意識，打破固有想法及觀點，充分認識優(yōu)化成本管控在單位發(fā)展中的重要性與必要性，以此促進資金科學(xué)高效運用。行政單位成本管理的優(yōu)化落實，主要是通過費用投入比的最小化，創(chuàng)造最大化的效益，進一步優(yōu)化行政單位社會服務(wù)質(zhì)量，保證有限資源得以優(yōu)化合理調(diào)配，促進行政單位與市場經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展趨勢的契合度，助力行政單位穩(wěn)健發(fā)展。

1.2 有利于財政資金高效使用

行政單位的資金來源多為國家財政撥款，只有切實加大單位自身成本管控力度，確保財政資金信息的時效性，才能科學(xué)縮減單位成本消耗，避免資金浪費現(xiàn)象，讓財政資金得到有效利用。財政資金往往是有限的，要想滿足各項工作開展的需要，行政單位就必須通過加強成本管理與控制，促進資源的優(yōu)化配置、整合，將資源合理分配至更有需求的項目，有助于財政資金使用效率的穩(wěn)步提升。

1.3 有利于為單位決策提供高質(zhì)量信息

一方面，行政單位要嚴(yán)格控制財務(wù)支出范圍和標(biāo)準(zhǔn)，確保支出合規(guī)合法，這就對單位成本管理與控制提出了更高的要求。行政單位上下人員需要不斷增強成本意識，做好成本管控工作，強化財政支出績效理念，監(jiān)管成本形成過程，為單位決策提供更為真實有效和有價值的成本參考信息。另一方面，行政單位應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮成本管理對單位業(yè)務(wù)流程的積極作用，助力單位財政績效評價等工作順利開展。

2 行政單位成本管理與控制存在的問題

2.1 成本管理與控制制度不完善

當(dāng)前，我國行政單位成本管理與控制工作雖然取得了一定成效，但是部分行政單位仍然沒有建立完善的成本管理與控制體系，導(dǎo)致成本管理主體不清晰、范圍不明確、覆蓋面小、部門科室協(xié)調(diào)性差等問題，只對部分業(yè)務(wù)進行成本管理與控制。同時，行政單位現(xiàn)行制度制約剛性不足，既會影響所得成本核算結(jié)果的精準(zhǔn)性，也會影響部分關(guān)鍵成本信息的真實性，最終對行政單位重大決策制定造成負面影響［1］。

2.2 成本管理與控制意識缺乏

一是管理層不夠重視。我國行政單位資金主要源于財政撥款，內(nèi)部資金來源穩(wěn)定，對外籌措資金及競爭壓力小，因此部分行政單位管理層成本管理與控制的意識淡薄，不重視成本管理與控制［2］。二是內(nèi)部引導(dǎo)不夠到位。由于內(nèi)部宣傳引導(dǎo)缺失，許多業(yè)務(wù)科室人員認為成本管理與控制工作僅是財務(wù)人員的工作，與自身沒有關(guān)聯(lián)，在工作中沒有形成成本管控意識，也不主動執(zhí)行成本指標(biāo)，單位難以形成節(jié)約成本的工作氛圍，可能會導(dǎo)致資金、資源的浪費，加重財政資金的負擔(dān)，不利于行政單位適應(yīng)新形勢下的市場經(jīng)濟發(fā)展現(xiàn)狀以及競爭日益激烈的社會環(huán)境。

2.3 成本預(yù)算管理與執(zhí)行存在不足

一是預(yù)算編制不夠準(zhǔn)確。要想控制成本的產(chǎn)生，就必須做好成本預(yù)算管理，結(jié)合實際設(shè)定相應(yīng)的預(yù)算管理目標(biāo)，為單位開展成本管理與控制工作創(chuàng)造基礎(chǔ)條件。然而一些行政單位在編制預(yù)算時僅僅依據(jù)以前年度歷史數(shù)據(jù)，編制粗糙，未充分考慮到未來資金實際需求，未做到精打細算，導(dǎo)致預(yù)算成本與實際情況存在顯著差異，影響預(yù)算價值的發(fā)揮。不僅容易形成無預(yù)算支出、超預(yù)算支出的情況，還會造成資金閑置、資源浪費。二是預(yù)算執(zhí)行不夠嚴(yán)格［3］。部分行政單位在預(yù)算執(zhí)行過程中未嚴(yán)格按照預(yù)算支出范圍來進行資金使用，出現(xiàn)決算信息真實性不強、賬實不符以及成本失控等情況。例如，根據(jù)規(guī)定，行政單位出差業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)必須進行出差審批，嚴(yán)格按照差旅費用既定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。但實務(wù)中主要采取出差業(yè)務(wù)事后申請形式，這種不合規(guī)的內(nèi)部管理很可能引發(fā)超支等問題，導(dǎo)致行政單位成本控制有效性缺失。

2.4 成本績效評價有待加強

績效管理是指運用科學(xué)的方法、程序以及指標(biāo)等，對單位的整體狀況、運行成果和實際工作開展評估。但在我國行政單位績效管理推進過程中，大部分單位績效管理的覆蓋范圍還停留在預(yù)算績效以及業(yè)務(wù)績效層面，缺乏成本績效評價，績效管理覆蓋范圍窄?？冃繕?biāo)是績效評價工作開展的主要參考，一旦成本管控與績效管理脫節(jié)，那么就不利于對行政單位成本支出進行精準(zhǔn)評價，無法明確檢驗成本管理效果［4］。即使有的單位在預(yù)算績效評價中設(shè)置了成本指標(biāo)，但占比權(quán)重較低，有的公共服務(wù)類項目用“服務(wù)成本節(jié)約率”等模糊指標(biāo)替代投入產(chǎn)出比直觀成本指標(biāo)；有的單位即使開展了成本績效評價，但其對評價結(jié)果運用不夠，沒有利用績效評價結(jié)果進行成本差異分析或優(yōu)化單位成本結(jié)構(gòu)，使得成本績效評價流于形式，成本績效評價作用不明顯。

2.5 成本信息化發(fā)展速度緩慢

在大數(shù)據(jù)時代，行政單位的成本信息同樣具備高度分散、共享效率低、整合難度大等特征。借助信息技術(shù)實現(xiàn)成本信息化管理，是行政單位提高成本管理與控制的有效措施。但在實踐中，受技術(shù)落后、觀念滯后、資金限制、數(shù)據(jù)整合和共享難題等因素的影響，我國行政單位中普遍存在成本信息化發(fā)展速度緩慢的問題，這給單位財務(wù)管理質(zhì)效提升帶來了一些負面影響。一些行政單位可能存在保守的組織文化和官僚化的管理模式，對變革和創(chuàng)新持保守態(tài)度。同時，成本信息化需要投入大量的資金和資源，包括軟件開發(fā)、硬件設(shè)備、培訓(xùn)等方面的支出。一些行政單位面臨財政預(yù)算限制，無法滿足成本信息化所需的投入，導(dǎo)致發(fā)展速度緩慢。此外，行政單位通常存在不同的部門和系統(tǒng)，數(shù)據(jù)分散存儲、格式不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)整合和共享存在困難。成本信息化需要整合各個部門的數(shù)據(jù)并建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺，但這往往面臨技術(shù)和組織上的挑戰(zhàn)。

3 行政單位成本管理與控制優(yōu)化措施

3.1 完善成本控制管理制度

行政單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際情況，提高對成本管理的重視程度，結(jié)合業(yè)務(wù)工作需求，構(gòu)建完整化且立體化的成本管理與控制制度體系，重塑單位成本管控具體工作運作流程，提高成本管理精細度，確認成本管理中心點，明確履行自身成本管理職責(zé)。所謂完整化，就是需要將成本管理與控制納入單位管理全業(yè)務(wù)、全過程，特別是單位預(yù)決算、支出管理以及績效評價等工作環(huán)節(jié)，以促使單位成本管控工作有據(jù)可依、有章可循；所謂立體化，就是需要利用單位宣傳欄等形式宣傳節(jié)約理念，形成全員參與的成本管理機制，充分協(xié)調(diào)單位各科室、各業(yè)務(wù)，調(diào)動各職工在成本管理環(huán)節(jié)的主觀能動性。同時，行政單位在發(fā)展中需同時“算小賬”和“算大賬”，不僅要強調(diào)管理細節(jié)內(nèi)容，還需培養(yǎng)長效發(fā)展眼光，保證有限資源發(fā)揮最大化效益，推進行政單位良性穩(wěn)定發(fā)展。

3.2 規(guī)范成本運行體系

一是行政單位在正式編制預(yù)算前，應(yīng)認真開展前期調(diào)研工作。調(diào)研工作既要基于歷史成本支出數(shù)據(jù)開展成本分析，又要充分考慮未來實際需求，以防實踐環(huán)節(jié)脫離于成本預(yù)算，切實保證單位預(yù)算編制的精確性。二是在實際編制成本預(yù)算環(huán)節(jié)，行政單位應(yīng)當(dāng)精準(zhǔn)識別成本要素，預(yù)估各項業(yè)務(wù)成本，并且結(jié)合成本變化情況及規(guī)律，篩選更具科學(xué)合理性的編制方法，全方位把控成本，進而提高成本預(yù)算編制質(zhì)量。三是在成本預(yù)算執(zhí)行中，行政單位要采取全流程控制措施，要求所有支出遵守預(yù)算管理制度，加強成本支出統(tǒng)籌，從而將成本控制在預(yù)算計劃范圍內(nèi)。確需追加預(yù)算的，必須經(jīng)行政單位預(yù)算管理委員會提交書面申請，說明追加預(yù)算原因以及對成本的影響。

3.3 加強成本績效考評管理

一方面，行政單位應(yīng)進一步優(yōu)化預(yù)算管理績效評價體系，設(shè)定科學(xué)合理、量化細化的成本績效評價指標(biāo)［5］，做好成本績效評價工作。同時，將評價結(jié)果作為下一年度成本預(yù)算安排的依據(jù)，使績效評價與成本管理有機結(jié)合，進而提升成本預(yù)算方案的科學(xué)性、合理性和準(zhǔn)確性；另一方面，行政單位需結(jié)合自身業(yè)務(wù)特征，建立契合自身特征的績效考核機制，將成本管理與職工績效考核相結(jié)合，以此充分激發(fā)單位內(nèi)部全員的積極性，保證單位成本管理工作順利開展，構(gòu)建一種事前有預(yù)測、事中有控制、事后有考核的成本管理模式，從本質(zhì)上提升行政單位成本管理水平。

3.4 構(gòu)建多方參與的監(jiān)督機制

一是加大信息公開力度，積極履行多元主體監(jiān)督職能。鑒于上文所述，促進行政單位成本管理體系現(xiàn)代化建設(shè)，需持續(xù)發(fā)揮多元主體在成本管理過程中的作用，從而提升行政單位成本治理效能。因此，行政單位應(yīng)當(dāng)積極加大信息公開力度，除保密支出以外將其他支出全部公開。二是加強行政單位運行成本治理關(guān)鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)督。加大對成本管理環(huán)節(jié)關(guān)鍵節(jié)點的監(jiān)督力度，比如政府采購、績效評價等環(huán)節(jié)，以此避免行政單位運行成本不規(guī)范等行為發(fā)生。三要完善法律監(jiān)管、行政系統(tǒng)內(nèi)部監(jiān)督與社會監(jiān)督機制，保證具體工作有法可依、有流程遵循［6］。

3.5 加強對成本控制人員的培訓(xùn)管理

行政單位管理過程中需要結(jié)合單位實際情況，加大對成本管控員工的培訓(xùn)力度，采取定期組織外聘專家授課等專項培訓(xùn)形式，幫助和指引成本管控人員在大數(shù)據(jù)時代背景下掌握學(xué)習(xí)現(xiàn)代技術(shù)與理論，實現(xiàn)與時代接軌，靈活掌握更多成本管理工作先進操作技能。同時，行政單位需加強對管理人員的全方位考核工作，建立嚴(yán)格獎懲機制，在執(zhí)行環(huán)節(jié)不斷完善和調(diào)整制度內(nèi)容，促使成本管理人員樹立自主學(xué)習(xí)意識，將學(xué)習(xí)的管理理念與方法深入應(yīng)用到實際工作中，提升自身管理能力，為行政單位成本管理工作的落實奠定基礎(chǔ)。

3.6 發(fā)揮信息技術(shù)在成本管理方面的應(yīng)用

行政單位的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)及時轉(zhuǎn)變觀念，充分認識到信息技術(shù)在控制管理成本、提高管理效率方面的作用，積極引進成本管理信息系統(tǒng)，支撐管理各流程與環(huán)節(jié)。信息技術(shù)在行政單位成本管理中的應(yīng)用具體表現(xiàn)在成本核算、數(shù)據(jù)集成和共享、自動化數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)分析和報告、預(yù)算管理與控制及在線審批和報銷等方面，能夠提升成本管理的效率和精確性。具體來說，一是信息技術(shù)可以支持行政單位建立成本核算系統(tǒng)，實現(xiàn)對各項成本的準(zhǔn)確計算和分析。成本核算系統(tǒng)可以記錄和跟蹤行政單位的各項支出，包括人員成本、物資采購成本、設(shè)備維護成本等，幫助單位實現(xiàn)對成本的透明化和精細化管理。二是信息技術(shù)可以整合行政單位不同部門和系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集成和共享。通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺，不同部門可以共享成本相關(guān)數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)重復(fù)錄入和“信息孤島”的問題，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。三是信息技術(shù)可以提供數(shù)據(jù)分析和報告的功能，幫助行政單位進行成本分析和決策支持。通過數(shù)據(jù)分析工具，單位可以對成本數(shù)據(jù)進行趨勢分析、比較分析、成本構(gòu)成分析等，為管理者提供決策參考。四是信息技術(shù)可以實現(xiàn)在線審批和報銷功能，簡化行政單位內(nèi)部的審批流程和報銷流程。通過電子審批系統(tǒng)和報銷系統(tǒng)，行政單位可以實現(xiàn)在線提交、審批和報銷，提高工作效率和減少人力成本。五是信息技術(shù)可以實現(xiàn)對成本數(shù)據(jù)的自動化處理，減少人工操作和數(shù)據(jù)錄入錯誤的可能性。例如，自動化的數(shù)據(jù)采集和導(dǎo)入功能可以從各個數(shù)據(jù)源自動提取成本數(shù)據(jù)，減少手工錄入的工作量和降低錯誤率。六是信息技術(shù)可以支持行政單位進行預(yù)算管理和控制。預(yù)算管理系統(tǒng)可以幫助行政單位編制預(yù)算、監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況，并提供預(yù)算偏差分析和預(yù)警功能，幫助行政單位實現(xiàn)對成本的精確控制。

4 結(jié)語

綜上所述，行政單位優(yōu)化成本管控，有利于高效利用財政資金，優(yōu)化資源分配，為行政單位穩(wěn)健發(fā)展注入新動力。行政單位管理層必須不斷識別處理成本管理實施過程中的問題，逐步完善現(xiàn)行制度體系、規(guī)范成本運行體系、加強成本績效考核、建立多元監(jiān)督機制、加強成本管控人員培訓(xùn)管理，為推進行政單位穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展提供重要保障。

參考文獻

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［3］徐文思. 關(guān)于行政事業(yè)單位成本管控問題的思考［J］. 行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2022（18）：51-53.

［4］艾莉穎. 行政事業(yè)單位成本管控存在的問題與對策研究［J］. 會計師，2022（7）：115-117.

［5］閆寶琴. 行政事業(yè)單位成本控制［J］. 中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2021（12）：43-45.

［6］任婷婷. 行政事業(yè)單位成本管控的現(xiàn)狀與對策分析［J］. 財富生活，2019（22）：45-46.

［作者簡介］吳靖華，女，重慶人，四川省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳機關(guān)服務(wù)中心，中級會計師，碩士，研究方向：全面預(yù)算管理、預(yù)算績效管理。