國有企業(yè)人事檔案的管理和利用探析

摘 要：國有企業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，在國家經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展前進(jìn)的過程中，由于國有企業(yè)發(fā)揮著不可替代的關(guān)鍵作用，國企干部是國企工作人員的重要后備隊(duì)伍。因此，國企干部人事檔案具有極高的信息價值和證據(jù)價值。加強(qiáng)國有企業(yè)人事檔案的管理和利用，可以充分挖掘人事信息資源，最大化地發(fā)揮其潛在價值，從而更好地滿足個人和企業(yè)發(fā)展需要，進(jìn)一步提高人力資源的管理水平。文章以沿海一線城市的某大型國有企業(yè)為例，立足國有企業(yè)人事檔案管理及利用現(xiàn)狀，并對其中存在的不足與問題予以歸納分析，從而有針對性地提出人事檔案管理與應(yīng)用的優(yōu)化策略，以促進(jìn)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化開展，為國有企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展提供充分支撐與保障。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；人事檔案；管理利用

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

黨的十八大以來，國有企業(yè)干部人事檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，提出新的標(biāo)準(zhǔn)和要求。當(dāng)前，國有企業(yè)在人事檔案管理和利用過程中存在理念缺失、人事檔案管理不規(guī)范、不系統(tǒng)以及利用效率不高等問題，影響了國有企業(yè)人事檔案管理和利用效率。因此，有必要對國有企業(yè)人事檔案的管理和利用問題加以深入分析與論述。

一、人事檔案管理與利用的概念及內(nèi)在關(guān)系

人事檔案是以人員活動為基礎(chǔ)，綜合記錄和反映干部人生經(jīng)歷、工作績效、品行素養(yǎng)的重要信息，具體包括人員履歷、教育經(jīng)歷、表彰獎勵材料、任免及調(diào)動、政審材料等，是得到組織認(rèn)可后歸檔并予以保存的檔案。企業(yè)人事檔案的管理及應(yīng)用是人力資源工作的重要組成部分，旨在充分挖掘人事信息資源，最大限度地發(fā)揮其潛在價值，從而更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展和個人權(quán)益保障。

二、人事檔案管理及開發(fā)利用的重要性

在2018年發(fā)布的《干部人事檔案工作條例》文件中，明確了新時代干部人事檔案工作的定位，并強(qiáng)調(diào)了其在建設(shè)專業(yè)化、高素質(zhì)干部隊(duì)伍中的重要作用。

通過構(gòu)建完善的人事檔案管理制度、程序以及加強(qiáng)人事檔案管理及開發(fā)利用，有助于全面、系統(tǒng)地掌握國有企業(yè)管理人員及工作人員的年齡、知識、學(xué)歷以及能力等，進(jìn)而提高檔案信息的存儲、檢索及利用效率，增強(qiáng)信息的時效性和準(zhǔn)確性，為人力資源的合理配置服務(wù)、為開展長期、戰(zhàn)略性發(fā)展規(guī)劃及人才管理提供有力的數(shù)據(jù)支撐，使國有企業(yè)組織運(yùn)作更具說服力，增強(qiáng)整體組織效能。同時，人事檔案資料是企業(yè)人力資源管理的重要信息資源。規(guī)范開展人事檔案管理，并將職工的工作經(jīng)歷及取得成果等作為職稱評定、薪酬待遇、崗位調(diào)整、福利發(fā)放以及個人利益保障等方面的重要依據(jù)，從而以第一手寶貴資料得出公正、客觀的評價結(jié)果，不僅給予職工相應(yīng)的薪酬待遇，使績效和待遇分配更為機(jī)動靈活、科學(xué)合理，還能進(jìn)一步激發(fā)和調(diào)動職工工作積極性，同時也保障了職工的個人權(quán)益。

三、國有企業(yè)人事檔案管理和利用現(xiàn)狀

1.人事檔案管理理念存在缺失性問題

在一些基層單位，檔案管理人員未能正視人事檔案管理在人力資源管理、企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)行及長遠(yuǎn)發(fā)展中的重要價值及積極作用，認(rèn)為檔案工作無關(guān)緊要，存在理念缺失性問題，從而導(dǎo)致在實(shí)踐工作中以應(yīng)付檢查的心態(tài)處理檔案，管理不嚴(yán)、治理不夠，檔案管理工作流于形式。還有部分國有企業(yè)尚未將人事檔案管理納入企業(yè)整體發(fā)展規(guī)劃中，資金投入較少，制度建設(shè)薄弱、人員配備不足、庫房建設(shè)有限、人員培養(yǎng)缺失及檔案管理平臺欠缺，阻礙了其優(yōu)化轉(zhuǎn)型，與干部檔案高質(zhì)量發(fā)展目標(biāo)相距甚遠(yuǎn)。

2.人事檔案管理不規(guī)范、不系統(tǒng)

一是人事檔案材料的真實(shí)性、有效性及完整性會直接影響后續(xù)的提取和使用。當(dāng)前，檔案材料的生成時間相對分散，生成部門眾多，人事部門與相關(guān)部門間的聯(lián)系與溝通不足，出現(xiàn)信息閉塞的問題，導(dǎo)致收集材料時出現(xiàn)規(guī)范性和完整性較差等問題。二是人事檔案分類及裝訂有關(guān)制度說明不夠具體明確，導(dǎo)致檔案管理呈現(xiàn)無序化狀態(tài)。有的單位相關(guān)制度和規(guī)范較為全面，但在實(shí)際執(zhí)行過程中存在一定阻力和困難。此外，在國有企業(yè)檔案管理過程中還存在資料統(tǒng)計不全的問題。在個人填寫檔案信息時，過于隨意、不夠規(guī)范和完整，且履歷信息的更新不夠及時，與現(xiàn)實(shí)工作變動和調(diào)整情況不符，如未及時辦理職務(wù)任免表、考查材料、入黨材料歸檔等，出現(xiàn)前后記載不一致的錯誤，不利于人事檔案信息的應(yīng)用。三是國有企業(yè)人員層級配置和結(jié)構(gòu)多樣且復(fù)雜，包括工勤人員、管理人員以及技術(shù)人員等，且對于不同層次的職工檔案審核及管理標(biāo)準(zhǔn)不同。比如筆者所在的國有企業(yè)屬于2023年從事業(yè)單位改革轉(zhuǎn)型而來，目前保管的檔案從原來事業(yè)單位編制內(nèi)的干部職工增加了部分編制外人員。在審核干部身份、職務(wù)任免、勞動合同、工資材料時會存在不同階段、不同身份轉(zhuǎn)變而形成的不同材料。除此以外，還存在檔案集中保管范圍大小和審核服務(wù)差別之間的矛盾。因此，需要審核人員具備較高的審核能力和豐富的專業(yè)知識。然而，當(dāng)前人事檔案工作人員的能力存在一定不足，影響審核的全面性和準(zhǔn)確性。

3.人事檔案的利用效率不高

第一，在數(shù)字化、信息化時代背景下，國有企業(yè)人事檔案管理信息化水平雖有所提升，但仍沿用舊有的管理模式，偏向人事檔案的實(shí)體應(yīng)用，即以手工操作、查詢和復(fù)印為主，并未結(jié)合實(shí)際情況靈活調(diào)整，導(dǎo)致檔案應(yīng)用效率較低。同時，在此過程中，受主觀因素影響，檔案信息在使用過程中會出現(xiàn)缺失、遺漏以及錯誤等情況，降低了檔案利用的精準(zhǔn)性和科學(xué)性，影響人力資源的開發(fā)利用。人事檔案信息的運(yùn)用方式和運(yùn)用路徑較為狹窄、單一。檔案常用于職位晉升、人才引進(jìn)與培訓(xùn)、職稱評聘等方面，既無法為企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展下的人才個性化成長與發(fā)展提供有力支撐，也未能針對重點(diǎn)項(xiàng)目、決策以及整合人力資源提供相應(yīng)服務(wù)，導(dǎo)致管理部門工作人員處于被動地位，人事檔案管理功效受限。第二，急需加強(qiáng)人事檔案在使用過程中的安全性。有些檔案管理人員未能認(rèn)識到信息化環(huán)境下檔案信息所面臨的風(fēng)險，安全防控意識不強(qiáng)，如對規(guī)范性庫房建設(shè)（三室分離設(shè)置）、消防安全及溫濕度的控制、信息化建設(shè)缺失等，導(dǎo)致人事檔案信息面臨較大安全隱患，人事檔案管理系統(tǒng)存在漏洞，可能會造成不良影響。

四、國有企業(yè)人事檔案管理的優(yōu)化策略

1.構(gòu)建系統(tǒng)完善的人事檔案管理制度及流程

人事檔案管理工作是一項(xiàng)科學(xué)有序的工作，需要嚴(yán)格規(guī)范材料收集、歸類及整合等事項(xiàng)，包括對黨務(wù)、上級機(jī)構(gòu)、職稱以及行政等多項(xiàng)數(shù)據(jù)的信息化處理，并構(gòu)建系統(tǒng)完善的人事檔案管理制度及流程。一方面，應(yīng)明確界定檔案部門的工作職責(zé)，并在《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國個人信息保護(hù)法》《關(guān)于在深化國有企業(yè)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見》等要求下，對干部人事檔案管理工作運(yùn)行情況予以監(jiān)督。國有企業(yè)總部需對下屬企業(yè)定期或不定期的檢查，并采取跟班學(xué)習(xí)、檔案互檢、座談討論等形式，確保國有企業(yè)檔案管理工作程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和高效化開展；另一方面，要結(jié)合國有企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，構(gòu)建企業(yè)檔案管理制度，并在實(shí)踐中不斷調(diào)整和優(yōu)化企業(yè)檔案管理人員的考核制度，規(guī)范企業(yè)檔案管理手冊，對檔案收集、存儲、整理、鑒別及銷毀等流程和環(huán)節(jié)予以具體說明，以確保管理工作有章可循，為工作人員提供現(xiàn)實(shí)指引。

2.加強(qiáng)國有企業(yè)人事檔案管理人員的培訓(xùn)力度

以國有企業(yè)的檔案管理實(shí)際需求為切入口，選擇與需求相對應(yīng)的培訓(xùn)內(nèi)容，組織人力資源部門工作人員、管理人員及新進(jìn)人員參與培訓(xùn)，并依據(jù)大方向編制和設(shè)計培訓(xùn)材料，如組織上崗培訓(xùn)、干部人事檔案改版培訓(xùn)、專項(xiàng)審核培訓(xùn)、電子化管理培訓(xùn)等，提供培訓(xùn)教材、實(shí)際方案以及PPT等材料，采取分組活動等方式組織培訓(xùn)。要重視國有企業(yè)人事檔案管理人員信息技術(shù)運(yùn)用能力的培養(yǎng)與教育，包括對正確使用互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)等操作技能方面的培訓(xùn)，以增強(qiáng)人事檔案管理人員對數(shù)據(jù)分析工具及電子檔案管理系統(tǒng)的使用技能，使其更好地適應(yīng)信息化環(huán)境下的檔案管理工作，提高專業(yè)水平和管理能力。在培訓(xùn)工作結(jié)束后，培訓(xùn)講師要對學(xué)習(xí)者的學(xué)習(xí)成果予以評估，并以問卷調(diào)查和試卷等方式了解參與培訓(xùn)人員對知識的掌握程度。落實(shí)檔案管理人員培訓(xùn)工作，能夠?qū)⑤^為新穎的管理理念、高超的管理技巧和管理策略傳授給工作人員，提高其處理繁雜瑣碎信息的能力，提升工作質(zhì)量，從而更好地為國有企業(yè)的檔案管理及人力資源管理提供保障與支持。

3.推動國有企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)

首先，國有企業(yè)要按照設(shè)計系統(tǒng)、編碼、裝配、檢測以及驗(yàn)收等流程開展設(shè)計，并在實(shí)踐中加以運(yùn)用。依照企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)及實(shí)際情況，明確人事檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)，架構(gòu)基本框架，對建設(shè)的功能、數(shù)據(jù)存儲、提取及運(yùn)用、操作流程、安全和操作人員等有基本設(shè)想，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步建設(shè)人事檔案信息管理系統(tǒng)，提供硬件支持，開發(fā)相關(guān)程序，形成包括系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、運(yùn)行環(huán)境部署、開發(fā)和集成系統(tǒng)功能模塊等在內(nèi)的體系。同時，對所開發(fā)的系統(tǒng)功能予以評估，并對其中存在的異?，F(xiàn)象和偏差數(shù)據(jù)及時調(diào)整和優(yōu)化。

其次，歸置并處理好紙質(zhì)檔案，推進(jìn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理。檔案管理工作人員需要對紙質(zhì)檔案分類篩選處理，對于重要信息和檔案以紙質(zhì)形式加以存儲和管理，而對一些常用信息資料，如干部任免審批表、教育經(jīng)歷、職稱信息等數(shù)字化處理，明確數(shù)字化處理的檔案內(nèi)容和范圍。同時，使用專業(yè)設(shè)備掃描紙質(zhì)檔案，生成電子圖像，通過文字識別（OCR）技術(shù)處理圖像，將其轉(zhuǎn)變?yōu)榭删庉嫷奈淖中问?，并設(shè)置標(biāo)簽和關(guān)鍵詞，以便后續(xù)可以快速查詢和索引。完成上述工作后，在已有的文檔管理軟件或引入的專業(yè)檔案管理系統(tǒng)中，采取訪問權(quán)限控制及數(shù)據(jù)加密等，提升檔案的安全屬性，并定期對數(shù)據(jù)信息加以檢測，設(shè)置備份，提升數(shù)據(jù)的完整性。

再次，國有企業(yè)可以依托互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)行人才規(guī)劃和人才資源管理，提升規(guī)劃的合理性和精準(zhǔn)性。例如，利用大數(shù)據(jù)從多維度收集市場需求數(shù)據(jù)、人事檔案數(shù)據(jù)以及競爭對手?jǐn)?shù)據(jù)等信息，構(gòu)建相關(guān)模型得出數(shù)據(jù)分析結(jié)果，科學(xué)預(yù)測人才供需狀況，并制定相應(yīng)的人力資源規(guī)劃，調(diào)整人員招聘策略，以更好地應(yīng)對市場變化，實(shí)現(xiàn)人力資源的合理供需。

最后，國有企業(yè)可以引進(jìn)自助查詢與申請系統(tǒng)，以支持企業(yè)員工按照自身需要查詢個體檔案信息、申請借閱信息，減少因人工操作而造成的資源浪費(fèi)。同時，連通總部與下屬企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)及系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的“零公里”“零距離”，減少傳統(tǒng)模式下的煩瑣步驟和程序，使檔案管理工作在充分做好保密工作和審批流程的同時，在合規(guī)和效率之間尋找最大的平衡，在最大限度地實(shí)現(xiàn)人事檔案服務(wù)“一步到位”的同時，使系統(tǒng)能夠?qū)崟r追蹤并落實(shí)申請人員的辦理進(jìn)度，進(jìn)一步提高員工的滿意度。

五、國有企業(yè)人事檔案開發(fā)利用的有效措施

1.強(qiáng)化人事檔案開發(fā)利用意識

要在人事檔案有效管理的基礎(chǔ)上，全面增強(qiáng)人事檔案開發(fā)利用意識，樹立與時俱進(jìn)的檔案利用觀，從而促使人事檔案信息資源充分流轉(zhuǎn)，形成良好的人事檔案開發(fā)利用氛圍。一是國有企業(yè)人事檔案信息的開發(fā)及利用是一個動態(tài)的交互式過程，信息供應(yīng)方需要明確自身定位，以利用方為中心主動提供信息，充分發(fā)揮主觀能動性，主動地做好本職工作；二是要加強(qiáng)國有企業(yè)人事檔案開發(fā)利用的宣傳工作，定期向工作人員展示階段性工作成果，提升全員對人事檔案運(yùn)用的關(guān)注度和參與度；三是要形成全員參與、協(xié)同管理、共建共享的良好氛圍，增強(qiáng)人事檔案組織管理、開發(fā)利用等工作的開放性，讓每一位職員都可以參與其中。

2.建立健全人事檔案開發(fā)利用制度

一方面，與國有企業(yè)其他部門、子公司、分公司聯(lián)合共同商議人事檔案的開發(fā)與利用問題，協(xié)同制定跨部門運(yùn)用流程及使用制度，并將其決定下達(dá)到基層員工，提升人事檔案開發(fā)利用的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。同時，人力資源部門要定期對人事檔案信息運(yùn)用程序及工作情況予以梳理，從中找出人事檔案開發(fā)利用的漏洞，并按照需求及時更新開發(fā)利用制度，完善使用程序；另一方面，針對在人事檔案管理及使用過程中存在的安全性問題，國有企業(yè)可以制定安全措施，定期備份檔案信息，并使用云存儲、磁帶、硬盤等安全可靠的備份媒介，對備份檔案信息加密處理及異地存放，避免出現(xiàn)在使用過程中的遺失問題，提升檔案管理的安全性、可靠性及完整性。

3.拓寬人事檔案信息利用路徑

首先，立足國有企業(yè)人才的成長、進(jìn)步與發(fā)展，開展人事檔案的開發(fā)與利用工作，圍繞人才主線收集和整理人事檔案，記錄個體成長歷程，為人力資源績效考評工作提供完整、真實(shí)且翔實(shí)的檔案信息，從而對工作流程及結(jié)果予以科學(xué)評價，指出人才今后需要優(yōu)化和改進(jìn)的方向，推動人才的全面發(fā)展；其次，人事檔案信息運(yùn)用要與企業(yè)重大項(xiàng)目相關(guān)聯(lián)，并把握好重大項(xiàng)目與企業(yè)未來發(fā)展間的關(guān)系，從而迎合重大項(xiàng)目的人才需求，做好人力資源的跨部門調(diào)配與補(bǔ)充工作，確保部門間人才的流通順暢、靈活，支撐企業(yè)的穩(wěn)步運(yùn)行與發(fā)展；最后，要不斷豐富并優(yōu)化企業(yè)的人事檔案信息資源。檔案不僅需要詳細(xì)記錄員工的基本情況，還需要在此基礎(chǔ)上引入具有傳承性和個性化的內(nèi)容，如能夠凸顯個體屬性及特征的履歷狀態(tài)、誠信、特長等相關(guān)材料及信息。例如，對于企業(yè)營銷和宣傳部門來說，需要具備較好溝通能力、抗壓能力強(qiáng)、適應(yīng)快節(jié)奏的外向型人才，可以在個人檔案中篩選具有“文字功底較好”“口齒伶俐”“反應(yīng)能力強(qiáng)”等性格特征的人才；又如在開拓國外市場時，需要選拔英語口語優(yōu)秀，有一定旅外經(jīng)歷的優(yōu)秀人才較為合適。只有做好人才匹配，使人才得以在合適的崗位發(fā)光發(fā)熱、做出貢獻(xiàn)，才能為企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展保駕護(hù)航。

六、結(jié)語

綜上所述，國有企業(yè)人事檔案管理及應(yīng)用是一個較為復(fù)雜的工作，需要在信息技術(shù)的支持下，在高質(zhì)量工作隊(duì)伍的支撐下，不斷革新，優(yōu)化內(nèi)部管理模式，加強(qiáng)檔案信息的安全性，提高人事檔案的利用效率，保持不斷成長的學(xué)習(xí)狀態(tài)，從而助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展與現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。

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作者簡介：蘇雁飛（1982—），女，漢族，廣東高州人，本科，經(jīng)濟(jì)師（中級），主要從事干部人事檔案管理、文書檔案等相關(guān)工作。