加強(qiáng)疾控機(jī)構(gòu)科研檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化路徑探析

摘 要：科研檔案管理主要負(fù)責(zé)科研課題、科研成果申報(bào)及管理等多方面工作。文章主要圍繞疾控機(jī)構(gòu)科研檔案管理的意義、主要問題等展開論述，探討了科研檔案管理的規(guī)范化建設(shè)路徑。

關(guān)鍵詞：疾控機(jī)構(gòu)；檔案管理；規(guī)范化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

科研檔案主要記錄了疾控機(jī)構(gòu)科研成果及相關(guān)資料，是科研項(xiàng)目在研究準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、鑒定驗(yàn)收、成果評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用等過程中形成的、具有保存價(jià)值的文字、數(shù)據(jù)、圖表、聲像等形式載體的文件材料?？蒲袡n案管理是科研管理工作的重要內(nèi)容，是疾控科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，是疾控科研管理規(guī)范化、信息化的重要標(biāo)志。目前，大多數(shù)疾控機(jī)構(gòu)在科研資料的保存、整理及利用方面仍然存在一定的不足與疏漏。因此，探索建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的科研檔案管理工作機(jī)制，統(tǒng)一科研檔案管理工作流程、內(nèi)容與方式方法，提高工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，最終實(shí)現(xiàn)科研檔案收集、整理、歸檔、保管及利用等工作的提質(zhì)增效。

一、科研檔案的特性

1. 科研檔案形成時(shí)間長(zhǎng)

科研檔案的形成與科研工作時(shí)間密切相關(guān)?？蒲泄ぷ鲿r(shí)間越長(zhǎng)，科研檔案形成的時(shí)間也會(huì)變長(zhǎng)?？蒲袡n案是在科研項(xiàng)目立項(xiàng)論pNv4ShZD1JiEjr36FNLqpdlcAsdJek32MPR6PcVGe8M=證、研究實(shí)施及過程管理、結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià)、成果管理等過程中形成的。科研項(xiàng)目一般要經(jīng)過申報(bào)、立項(xiàng)審批等流程，需要多個(gè)部門的審批和鑒定，整個(gè)課題申報(bào)、立項(xiàng)、結(jié)題通常需要耗費(fèi)兩到三年的時(shí)間，重大專項(xiàng)科研項(xiàng)目消耗的時(shí)間會(huì)更長(zhǎng)，應(yīng)將所有階段的科研檔案資料匯總在一起，最終形成完整的科研項(xiàng)目檔案資料。由此可見，科研檔案貫穿課題研究的整個(gè)過程。因此，其相關(guān)科研材料收集時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)。

2.保密性強(qiáng)

疾控機(jī)構(gòu)的科研數(shù)據(jù)主要包括病原體檢測(cè)數(shù)據(jù)、流行病學(xué)調(diào)查數(shù)據(jù)和疫苗接種數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)對(duì)于防控疫情和制定公共衛(wèi)生政策具有重要意義。同時(shí)，這些數(shù)據(jù)也涉及個(gè)人隱私和公共安全等問題。因此，疾控機(jī)構(gòu)的科研檔案也具有保密性。

3.參考性及實(shí)用性強(qiáng)

科研檔案是經(jīng)過收集、歸類、整理、鑒定等科學(xué)方法形成的具有保存價(jià)值的資料，是科研項(xiàng)目成果最真實(shí)的反饋及水平體現(xiàn)，對(duì)于今后疾控機(jī)構(gòu)的科研工作具有重要的參考價(jià)值。疾控機(jī)構(gòu)科研人員通過查閱以往的科研檔案，可以了解前人的研究成果、研究方法和思路，避免重復(fù)研究，提高研究效率。同時(shí)，它能在科研管理、科技決策、科學(xué)研究、技術(shù)交流、著書立說、職稱晉升、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等方面提供信息和依據(jù)，起到憑證和參考作用。

4.專業(yè)性強(qiáng)

疾控中心科研檔案涉及大量的醫(yī)學(xué)、生物學(xué)與統(tǒng)計(jì)學(xué)等專業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)，具有很高的專業(yè)性。開展檔案管理工作時(shí)，需要遵循專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可靠性，并需要專業(yè)人員對(duì)其整理、分類和保存。

5.多樣性與復(fù)雜性

疾控中心的科研檔案涵蓋多種類型的數(shù)據(jù)和信息，包括實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究論文、研究報(bào)告、專利申請(qǐng)等，管理具有一定的難度。

二、疾控機(jī)構(gòu)科研檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要意義

在科技日新月異的時(shí)代，科研檔案的管理日益顯現(xiàn)出其重要性。

1.提高檔案管理工作效率和協(xié)同創(chuàng)新能力

檔案規(guī)范化建設(shè)有助于提高疾控機(jī)構(gòu)科研檔案管理的工作效率和質(zhì)量。通過制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、歸檔、整理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，可以減少不必要的工作量和時(shí)間浪費(fèi)，提升檔案的準(zhǔn)確性和完整性，減少錯(cuò)誤和遺漏，提高檔案的利用價(jià)值。同時(shí)，還可以促進(jìn)各部門之間的協(xié)同創(chuàng)新，為科研和業(yè)務(wù)工作提供有力支持。

2.保障科研信息安全

科研檔案是疾控機(jī)構(gòu)的重要資產(chǎn)，其中包含大量的科研數(shù)據(jù)、技術(shù)成果、學(xué)術(shù)交流信息等，具有極高的價(jià)值和敏感性。實(shí)施科研檔案規(guī)范化管理，可以確保這些信息的安全性和保密性。通過建立嚴(yán)格的檔案管理制度和流程，采取有效的安全措施，防止信息被泄露、篡改或?yàn)E用，確?？蒲袡n案的完整性和真實(shí)性。

3.提高科研能力以及成果產(chǎn)出

科研能力的提升、科研成果的突破、科研手段的創(chuàng)新不可能一蹴而就，這些都離不開前人研究的基礎(chǔ)和經(jīng)驗(yàn)借鑒?？蒲袡n案是疾控機(jī)構(gòu)記錄科研活動(dòng)的重要資料和依據(jù)，科學(xué)、合理的檔案管理能夠提供科研過程和結(jié)果的翔實(shí)信息，有助于科研成果的追溯和評(píng)估，對(duì)于推動(dòng)疾病預(yù)防控制學(xué)科的發(fā)展和提升具有重要意義。規(guī)范化的檔案管理可以確保這些資料的完整性和準(zhǔn)確性，為科研人員提供有力的數(shù)據(jù)支持，促進(jìn)科研成果的產(chǎn)出和轉(zhuǎn)化。

4.便于監(jiān)督和評(píng)估

規(guī)范的檔案管理利于科研管理人員實(shí)時(shí)監(jiān)控科研項(xiàng)目。通過系統(tǒng)地整理和歸檔科研數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)過程等相關(guān)資料，可以使管理層能夠及時(shí)了解項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展，確?？蒲匈Y源得到合理分配和有效利用?？蒲袡n案管理對(duì)科研項(xiàng)目的評(píng)估具有積極作用。通過詳細(xì)、完整的檔案資料，評(píng)估人員可以全面了解科研項(xiàng)目的過程和成果，為項(xiàng)目驗(yàn)收、成果鑒定等環(huán)節(jié)提供有力支持，有助于提高評(píng)估的公正性和準(zhǔn)確性。

三、疾控機(jī)構(gòu)科研檔案管理存在的主要問題

在國(guó)家政策的支持下，各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)近年在科研方面投入大量精力，每年均有科研項(xiàng)目處于課題申報(bào)、立項(xiàng)和研究實(shí)施、結(jié)題階段，產(chǎn)生大量的科研項(xiàng)目相關(guān)材料。針對(duì)科研項(xiàng)目不同階段產(chǎn)生的文件資料，如何收集、整理和歸檔，并保證資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性以及如何在保證科研知識(shí)產(chǎn)權(quán)安全的前提下，實(shí)現(xiàn)科研檔案的共享和利用等諸多方面存在需要解決的問題。

1.科研檔案整理與歸檔不齊全，質(zhì)量不高

科研項(xiàng)目本身具有周期較長(zhǎng)，涉及研究領(lǐng)域多等特點(diǎn)。因此，在檔案管理過程中，檔案管理人員需要投入大量時(shí)間和精力來(lái)收集、整理和分類檔案資料。一方面，是檔案管理人員針對(duì)科研檔案的收集與歸檔的意識(shí)相對(duì)薄弱；另一方面，檔案管理人員不明確科研檔案的歸檔范圍和內(nèi)容，未能及時(shí)跟蹤科研項(xiàng)目，與科研工作者的溝通不足，導(dǎo)致不了解各個(gè)科研項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度，使科研檔案資料的收集和歸檔進(jìn)度落后于科研項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度，導(dǎo)致科研檔案資料的收集和歸檔存在諸多疏漏，檔案資料未能得到完整的收集和妥善保存。

2.科研檔案管理信息化建設(shè)力度薄弱

隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)等技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理也在不斷變革，信息化已經(jīng)成為檔案管理的重要趨勢(shì)。目前，部分疾控機(jī)構(gòu)的科研檔案管理信息化建設(shè)仍然滯后，主要采用傳統(tǒng)人工搜集和形成紙質(zhì)卷宗檔案的管理模式。該模式信息化程度低， 存在許多弊端：其一，長(zhǎng)年積累的大量紙質(zhì)科研檔案需要購(gòu)買大量的檔案袋和柜子，其保存和放置還需要占據(jù)較大的空間，增加了科研檔案管理的成本；其二，紙質(zhì)檔案的檢索和利用效率低下，翻找目標(biāo)檔案需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，且找到的信息也不一定符合要求；其三，紙質(zhì)檔案的保存和維護(hù)比較困難，需要注意防潮、防蟲、防曬和防火等問題，需要定期檢查檔案，評(píng)估檔案存放質(zhì)量。因此，要想解決這些問題，紙質(zhì)檔案應(yīng)該轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。目前，大部分疾控機(jī)構(gòu)在電子化和信息化建設(shè)方面進(jìn)展緩慢，主要原因是缺乏電子管理設(shè)備設(shè)施以及信息化平臺(tái)，導(dǎo)致電子檔案存儲(chǔ)和檢索困難，科研檔案利用率難以提高。

3.缺少健全的科研檔案管理體制

目前，大多數(shù)疾控中心科研檔案的管理仍存在檔案管理體制不完善的問題。例如，沒有及時(shí)更新科研檔案管理的規(guī)章制度，沿用傳統(tǒng)且落后的檔案管理制度，傳統(tǒng)的檔案管理制度可能已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代科研活動(dòng)的復(fù)雜性和多樣性。部分疾控中心甚至沒有成立科研檔案管理部門或科室，由各業(yè)務(wù)科室自行保管科研檔案；缺乏標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的檔案管理流程，檔案管理人員的工作職責(zé)和權(quán)限劃分模糊，缺乏有效監(jiān)管以及管理制度執(zhí)行規(guī)范和操作標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，導(dǎo)致工作人員在實(shí)行檔案規(guī)范管理的過程中存在執(zhí)行力不足，不能及時(shí)對(duì)疾控中心檔案實(shí)施整理、收集，容易造成檔案管理混亂，影響檔案的利用效果。同時(shí)，這種情況還可能對(duì)檔案的保密性和完整性產(chǎn)生隱患。

四、疾控機(jī)構(gòu)科研檔案管理規(guī)范化建設(shè)路徑

1.提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)

針對(duì)科研檔案整理與歸檔不完備等問題，應(yīng)提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)及管理意識(shí)。檔案管理人員是推動(dòng)疾控機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的關(guān)鍵，隨著檔案管理以及科研工作的不斷發(fā)展，對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)要求也在逐步提升。為了保證檔案管理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，疾控中心應(yīng)定期組織開展檔案管理規(guī)范化培訓(xùn)，以提高檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)和技能水平。此外，加大對(duì)科研檔案管理重要性的宣傳和教育，提升疾控機(jī)構(gòu)檔案管理人員對(duì)檔案規(guī)范化管理的認(rèn)識(shí)，樹立正確的檔案管理觀念。

2.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

科研檔案信息化建設(shè)是將疾控機(jī)構(gòu)開展的各類科研活動(dòng)資料整理形成電子成果載體，與傳統(tǒng)檔案管理模式有所區(qū)別，檔案電子化為疾控科研提供更加便捷、高效、準(zhǔn)確的科研檔案管理服務(wù)，為后續(xù)更高水平的科學(xué)研究、科技創(chuàng)新提供研究基礎(chǔ)和技術(shù)支撐，更有效地激發(fā)疾控機(jī)構(gòu)科研創(chuàng)新的靈感和動(dòng)力。此外，疾控機(jī)構(gòu)科研檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施能夠有效激活科研技術(shù)資源，繼續(xù)深化科研，提高疾控機(jī)構(gòu)快速了解自身科研結(jié)構(gòu)和層次的能力，為引進(jìn)科研型人才、重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)統(tǒng)籌謀劃提供可視化依據(jù)，從而進(jìn)一步推動(dòng)科研合作和優(yōu)質(zhì)科技成果轉(zhuǎn)化落地應(yīng)用，提高疾控機(jī)構(gòu)協(xié)同創(chuàng)新和服務(wù)國(guó)家重大戰(zhàn)略需求的能力。近年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)迅速普及，在各行各業(yè)應(yīng)用廣泛。因此，加強(qiáng)疾控機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)是我國(guó)新時(shí)代檔案管理工作的重要任務(wù)。疾控機(jī)構(gòu)可以通過現(xiàn)代科技手段，包括大數(shù)據(jù)、人工智能等，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案的數(shù)字化和智能化管理，提高科研檔案管理的效率、準(zhǔn)確性和創(chuàng)新性。 推進(jìn)科研檔案數(shù)字化管理。疾控機(jī)構(gòu)需要配備充足的掃描設(shè)備，將大量的紙質(zhì)檔案掃描轉(zhuǎn)化為電子格式，并建立相應(yīng)的電子檔案庫(kù)。推動(dòng)紙質(zhì)檔案向電子化轉(zhuǎn)變，加大人力投入，爭(zhēng)取在短時(shí)間內(nèi)將所有紙質(zhì)科研檔案轉(zhuǎn)化為電子版，可以節(jié)省大量的人力和存放紙質(zhì)檔案的物理空間。

應(yīng)著重加強(qiáng)檔案室的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保網(wǎng)絡(luò)全覆蓋。同時(shí)，建設(shè)科研檔案管理信息化平臺(tái)，在平臺(tái)建立科研檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，并及時(shí)將電子科研檔案錄入，以實(shí)現(xiàn)科研檔案的高效信息化管理。疾控機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員查閱科研檔案數(shù)據(jù)信息時(shí)，需要提出查閱申請(qǐng)，經(jīng)過審批后，可以直接登錄科研檔案信息管理平臺(tái)查閱相關(guān)數(shù)據(jù)資料和文獻(xiàn)。通過科研檔案信息管理平臺(tái)的檢索功能，能夠快速查詢想要的檔案信息，提高科研檔案的利用效率，節(jié)省查找翻閱的時(shí)間。

通過人工智能技術(shù)，科研檔案智能化管理可以提供更智能化、精準(zhǔn)化的檔案服務(wù)。例如，通過利用機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)，可以自動(dòng)對(duì)檔案歸類、標(biāo)注和索引，從而實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化管理；通過圖像識(shí)別技術(shù)，可以自動(dòng)識(shí)別和提取檔案中的關(guān)鍵信息；通過數(shù)據(jù)挖掘和分析，可以挖掘出檔案中隱藏的規(guī)律和知識(shí)，并為科研工作提供有價(jià)值的參考。此外，還需要重視信息保護(hù)和隱私保密，做好科研檔案信息管理平臺(tái)的技術(shù)維護(hù)工作。雖然信息化管理讓檔案管理更加高效和便利，但信息化平臺(tái)與互聯(lián)網(wǎng)連接存在一定的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)信息平臺(tái)的維護(hù)，以確保網(wǎng)絡(luò)信息安全，敏感信息不被泄露和濫用。

3.完善科研檔案管理體制

依據(jù)《科研檔案工作規(guī)范》等檔案管理文件，建立健全科研檔案管理體系，規(guī)范檔案管理流程，并明確檔案管理工作人員的職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理體制的監(jiān)督，確保檔案管理工作順利開展。其一，要建立完善的科研檔案管理規(guī)章制度。規(guī)章制度是保障科研檔案管理工作有序開展的基礎(chǔ)。在制定規(guī)章制度時(shí)，要充分考慮檔案的分類、歸檔時(shí)間、檔案利用方式等方面，確保各項(xiàng)規(guī)定符合實(shí)際情況，有利于檔案管理工作的開展；其二，明確并落實(shí)檔案管理人員的崗位職責(zé)。檔案管理人員是科研檔案管理工作的具體執(zhí)行者，其工作是否負(fù)責(zé)直接影響到檔案管理的效果。明確崗位職責(zé)，利于增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，促使他們更好地完成工作任務(wù)。相關(guān)人員應(yīng)熟悉檔案管理的基本知識(shí)和技能，熟練掌握檔案管理軟件的使用，以確保檔案的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)歸檔。在日常管理過程中，強(qiáng)化監(jiān)管力度，定期核查與盤點(diǎn)，關(guān)注檔案文件的完備性與合規(guī)性，梳理工作中所存在的瑕疵與不足，并有針對(duì)性地提出建設(shè)性意見與改進(jìn)措施，以推動(dòng)管理質(zhì)量持續(xù)優(yōu)化和提升；其三，規(guī)范檔案管理流程是提高管理效率的關(guān)鍵。規(guī)范相關(guān)環(huán)節(jié)的操作，可以確保檔案在管理過程中的安全性和便捷性。在實(shí)際操作中，要注重檔案的保密性和隱私保護(hù)，防止檔案信息被泄露。此外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理體制的監(jiān)督和檢查。監(jiān)督和檢查是確保檔案管理工作順利開展的重要手段。有關(guān)處室應(yīng)定期對(duì)科研檔案管理工作開展審查，確保各項(xiàng)制度得到有效執(zhí)行。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理對(duì)于推動(dòng)疾控機(jī)構(gòu)科研及人才教育培訓(xùn)發(fā)展具有重要意義。通過提升科研檔案規(guī)范化管理意識(shí)、完善科研檔案管理體制、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)等措施，可以逐步實(shí)現(xiàn)科研檔案的規(guī)范化管理，有效提升疾控機(jī)構(gòu)科研檔案管理的質(zhì)量和效率，為疾控機(jī)構(gòu)的科研工作提供有力支持。

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作者簡(jiǎn)介：劉彩麗（1985—），女，漢族，陜西咸陽(yáng)人，本科，館員，研究方向：檔案管理。