事業(yè)單位檔案管理工作標準化和數字化建設要求與實踐

摘 要：隨著科學技術飛速發(fā)展，進入大數據時代，各行各業(yè)利用信息技術實現檔案資源的數字化、規(guī)范化管理，對于提升服務效能、加強開發(fā)應用具有極其重要的作用。文章以“事業(yè)單位檔案管理工作標準化和數字化建設要求與實踐”為題，立足于檔案管理的規(guī)范化、標準化建設，深入研究現代技術與檔案管理的融合途徑，在思想轉變、體系建立、干部培養(yǎng)、平臺研發(fā)、安全防護等方面指出面臨的問題及未來優(yōu)化路徑，不斷推進整體工作的高效落實，為相關部門提供決策參考。

關鍵詞：檔案管理；標準化；數字化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

自2021年中辦國辦出臺《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》以來，檔案管理事業(yè)邁入新的階段，不僅為整體行業(yè)發(fā)展提供了新標準、新規(guī)范、新思路和新論斷，還為檔案管理的信息化轉型升級提供了根本準則。對事業(yè)單位而言，檔案具有憑證、參考的作用，在特殊事件中甚至具有一定的經濟價值、社會價值及法律效應。在信息爆炸的信息化時代，事業(yè)單位的檔案數據總量與復雜度不斷提升，涉及范圍廣泛且載體走向多元化，傳統(tǒng)的管理辦法已經無法滿足新時代檔案發(fā)展的需求，需要相關負責同志進一步轉變思想、緊跟時代潮流，找準痛點、難點，提高精細化、數字化水平，從而推動檔案管理全流程提質增效。

一、事業(yè)單位檔案管理工作標準化和數字化建設內涵分析

1.信息化時代檔案標準化管理的必要性及意義

檔案管理的標準化，具體是指按照相關政策、制度、實施辦法對檔案的收集整理、分類著錄、安全存儲、開發(fā)利用、共建共享等流程實行合理化、規(guī)范化、約束化的管控，提高工作效率及完成水平，使之達到綜合效益的最大化。在宏觀角度上，檔案管理的制度、標準、業(yè)務細則及流程內容的制定，在行業(yè)內、區(qū)域內要做到高度統(tǒng)一與相互關聯(lián)，在內容上相互協(xié)調，整體上系統(tǒng)規(guī)范，否則會出現發(fā)展不均衡、業(yè)務差異大等問題。

實用性：雖然在行業(yè)內存在較為統(tǒng)一的標準制度文件，但在實踐過程中仍然存在不完善的問題，對于日常業(yè)務的開展針對性不足，需要相關檔案部門結合實際發(fā)展與客觀需求，進一步靈活、實時完善標準，才能跟得上時代步伐，理論與實踐才不會脫離。

繼承性：雖然現代科學技術的發(fā)展，使得檔案管理工作發(fā)生了新的變化，在工作方式不斷創(chuàng)新過程中，應在遵循繼承性法則的前提下，及時修改相關標準化制度，從而維護中心思想，避免發(fā)展方向的錯誤。

檔案管理實現標準化，可以促進行業(yè)快速發(fā)展，提高管理的科學性及合理性，有助于構建規(guī)范化管控體系。通過制定強有力的規(guī)章制度，完善業(yè)務環(huán)節(jié)，加強宏觀約束，使得新時期檔案管理全生命周期有章可循、順利推進，從而節(jié)省大量人力、物力，充分發(fā)揮檔案的利用價值。

2.事業(yè)單位檔案數字化建設的優(yōu)勢分析

一是提高工作效率及精準性。通過開發(fā)檔案管理利用平臺，使得檔案管理人員告別過去紙質檔案管理、人工查詢利用的工作模式，利用計算機終端足不出戶通過自動化與數字化的方式處理、分類、著錄海量檔案，并自動化錄入上傳、整理、檢索海量數據文件，不僅可減少人力、物力的投入與時間消耗，還可以避免出現信息遺漏及錯誤錯位的問題。

二是提升數據存儲及便捷性。當代數字化技術，可以將各類紙質檔案、聲像檔案、照片檔案甚至實物檔案實行數字化，全面實現電子化存儲，消除在傳統(tǒng)檔案管理模式下檔案庫房、檔案室空間有限的問題，節(jié)省了事業(yè)單位的存儲成本。

三是提升信息共享及便利性。大數據時代，對檔案管理事業(yè)最為顯著的影響是打破地域限制，實現共建共享，通過互聯(lián)網技術及“政務服務管理平臺”，可以促進各個事業(yè)單位、分支機構之間更加便捷、高效地共享檔案信息，促進組織內部檔案資源溝通協(xié)作，優(yōu)化查檔用檔在線審批流程，最大限度地減少信息傳遞不及時導致的錯誤決策與成本損失，拓展了信息利用的廣度和深度。

四是提升信息安全及保密性。一方面，電子檔案的出現，將傳統(tǒng)紙質檔案受自然因素、人為因素而產生的損失控制到最低；另一方面，通過利用防護技術、安全措施等可以提升檔案信息的安全保密性，降低事業(yè)單位檔案管理人員在工作過程中的失誤率，確保檔案信息不被非法獲取或被篡改。

二、事業(yè)單位檔案管理工作標準化和數字化建設面臨的困境

1.檔案管理體系建設有待進一步加強

一是在思想意識方面。有些事業(yè)單位領導者及管理人員缺乏對“檔案數字化管理建設”的正確理解，對發(fā)展理念、技術應用、轉型方向存在深度認知偏差，甚至有人認為檔案工作僅是將現存文件保管好即可，無須創(chuàng)新，實行簡單升級便可應付日常工作，甚至部分人員認為只要做好常規(guī)文書檔案的保存管理即可，“輕開發(fā)、輕服務”思想嚴重，不主動參與檔案高效管理的業(yè)務培訓，沒有深刻認識到復雜社會環(huán)境對行業(yè)發(fā)展帶來的潛在挑戰(zhàn)，制約了轉型工作順利開展。

二是在組織建設方面。大多非檔案行業(yè)事業(yè)單位沒有專門設置檔案管理業(yè)務科室，大多工作由辦公室代管，使得檔案管理工作缺少宏觀調控，沒有合理制定數字化轉型方案，相關標準化工作推動力度不夠，造成整體工作較為滯后。

三是在管理制度方面。大多事業(yè)單位對于檔案往往是“用時管，不用不管”的狀態(tài)，所出臺的制度標準大多是應付年終考核與上級檢查，沒有貼合實際工作制定相應制度，對檔案管理的約束力度不夠，部分業(yè)務流程無從開展，水平較低。

2.檔案干部隊伍建設有待進一步完善

一方面，對外人才引進力度不夠。檔案的日常管理工作由新入職人員或者即將退休同志負責，實際崗位匹配度與新時期發(fā)展需求不符，現有人員架構不完善、理論不專業(yè)、流動性較強、創(chuàng)新意識不夠，使得檔案的數字化、標準化管理水平開展難度與阻力較大；另一方面，干部隊伍培養(yǎng)力度不夠。大多事業(yè)單位沒有針對人才培養(yǎng)制定專項常態(tài)化繼續(xù)教育方案，日常工作開展業(yè)務培訓及理論授課活動較少，使得干部隊伍綜合素質長期處于較低水平，不利于單位可持續(xù)發(fā)展。

3.數字管理平臺建設有待進一步優(yōu)化

檔案的數字化轉型、信息化管理與智慧化應用是未來發(fā)展的主流方向，但受檔案工作性質及事業(yè)單位領導者重視程度等因素的制約，大多數部門仍然存在轉型不充分、不到位的問題。

一是資金問題。大多事業(yè)單位將財政扶持重點放在主要工作上，沒有側重于檔案管理的資金劃撥，使得在發(fā)展過程中仍然長期使用較為傳統(tǒng)且落后的硬件設備設施，硬件設備設施老化嚴重且問題頻出，在此基礎上開展數字化管理工作，不僅達不到預期效果，還會給電子檔案數據信息帶來安全隱患。

二是技術問題。在檔案管理利用平臺建設中，缺少深度調研與科學研判。因此，相關負責人員沒有根據自身工作需求及未來發(fā)展需要應用合適的現代技術，整體工作水準停留在紙質檔案向電子檔案的轉變上，沒有應用先進手段促進檔案資源的深度挖掘與廣泛應用，造成資源浪費，投資回報率較低，嚴重制約其高質量發(fā)展。

4.進一步鞏固檔案信息數據安全

在《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中重點提出要“深入推進檔案安全體系建設，筑牢平安中國的檔案安全防線”，并在制度完善、人才培養(yǎng)、技術設施配置以及應急預警等方面做了指示要求，但大多數事業(yè)單位長期受傳統(tǒng)檔案安全管理工作模式的影響，認為僅是將檔案文件放置庫房存檔即可，在大數據信息化時代對于數字化轉型、安全化管理、標準化利用沒有清晰的了解與認知，使得檔案的安全工作處于較低水平。一是硬件不到位。在系統(tǒng)平臺建設過程中，沒有針對服務器、存儲器配置，采購專業(yè)安全設備設施用于日常安全維護，使得海量檔案數據被暴露在網絡環(huán)境中，容易導致黑客入侵，損壞檔案數據；二是措施不到位。在檔案管理、利用、共享過程中，沒有做到涉及檔案數據信息的計算機終端全部安裝殺毒軟件，即使安裝也沒有保證病毒庫實時更新，在對外服務過程中采用的安全防護、數據處理措施不夠全面，容易導致不法分子通過查檔業(yè)務入侵系統(tǒng)，被篡改、刪除、破壞檔案文件，造成不可逆的損失。

三、事業(yè)單位檔案管理工作標準化和數字化建設優(yōu)化路徑

1.建立健全檔案科學管理體系

一是思想觀念轉變。事業(yè)單位領導者及檔案管理人員要及時更新檔案管理理念，定期召開檔案工作專項會議，全面學習檔案事業(yè)發(fā)展政策理論及實施研判，并在線上線下開展宣傳教育活動，鼓勵全體人員重視檔案、了解檔案，秉持科學化、數字化、規(guī)范化以及標準化管理理念，遵循工作流程制度體系，從而推動工作順利開展。

二是完善管理體系。各事業(yè)單位要成立檔案領導小組及業(yè)務科室，進一步加強組織領導，明確職責分工，為檔案標準化管理及數字化轉型提供必要的指導及資源支持，加強統(tǒng)籌規(guī)劃，做好工作監(jiān)督，以提高檔案管理的效率和質量。

三是健全工作制度。領導小組要根據《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18—2022）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/ T 18894-2016）、《電子檔案管理基本術語》（DA/T58-2014）等標準文件，結合自身工作存在問題及業(yè)務流程漏洞，確保檔案收集整理、整合歸檔、分類著錄、開發(fā)利用、共建共享以及安全運轉等全生命周期都有相應的規(guī)章制度，確立操作規(guī)范和標準，形成科學合理、規(guī)范完善的管理標準體系，從而促進檔案標準化管理工作順利開展。

2.不斷提升干部隊伍綜合素質

一是強化人才引進力度。只有專業(yè)化、高素質的干部隊伍才是助推檔案管理工作規(guī)范化開展的關鍵，為此，事業(yè)單位應高度重視人才的引進工作，積極向上級部門申請政策扶持，增加檔案管理崗位數量，并通過外部招聘、內部選拔、遴選借調等方式，選擇既了解檔案標準化管理技能，又熟知現代科學技術應用的復合型人才，進一步強化人才保障，為檔案管理工作注入新的活力和動力。

二是優(yōu)化干部培養(yǎng)機制。定期邀請業(yè)內專家或者高校教授，從政策制度、實際意義、多方案例等角度為其宣講檔案法規(guī)、標準等方面的知識，分享電子檔案管理過程中所涉及的技術和具體操作，取長補短，完善其知識結構，開闊發(fā)展眼界，從而將信息技術與標準化管理手段深度應用到實際檔案工作中，有效提高規(guī)范化管理工作的整體水平。

3.深度研發(fā)管理共享利用平臺

一是提供財政資金保障。事業(yè)單位領導要向上級部門匯報檔案管理工作的需求以及未來發(fā)展的需要，積極申請檔案數字化轉型專項資金，用于開展檔案數字化轉型工作。同時，相關負責人員要深入行業(yè)及科技市場調研，全方位了解在檔案管理利用過程中現代化技術的融合應用情況，并結合自身工作，尋求專業(yè)性高、口碑良好、技術成熟的第三方科技公司開發(fā)系統(tǒng)平臺，為后期管理工作的高效推進奠定堅實基礎。

二是利用數據挖掘技術。此技術在檔案數字化管理建設中發(fā)揮著最為核心的作用，各事業(yè)單位管理人員可以在龐大、多類別、多形態(tài)的檔案數據信息中挖掘有價值且精準的資料，提高檢索系統(tǒng)的效率，并能夠深度解析非結構化文本、音頻、圖像等，優(yōu)化檔案的分類體系，將檔案管理利用工作的發(fā)展帶入全新視角，更加精準地滿足管理人員的查詢和研究需求，最大限度地實現檔案的潛在價值。

三是利用人工智能技術。此技術為檔案管理帶來了革命性變革，通過AI系統(tǒng)能夠高效處理檔案數據及日常業(yè)務，減輕管理人員負擔，并能夠根據用戶情感與利用偏好，提供更加個性化的服務，提升了用戶體驗，也為檔案行業(yè)未來“以人為本”的發(fā)展方向提供了根本遵循。

4.切實加強信息安全防護保障

一是完善安全設備設施。在系統(tǒng)建設初期要配套采購漏洞掃描、安全審計、網絡冗余以及雙機熱備等安全設備，保障事業(yè)單位檔案資源數據庫始終在安全的環(huán)境中運轉，從而提高安全性能；二是充實安全舉措。在日常檔案管理利用過程中，要采購瑞星、360天擎等殺毒軟件，并設置專人負責病毒庫的更新。在對外服務過程中，要采用數字簽章、數據加密、身份驗證等安全措施，確保用戶身份的真實性與可靠性，保障檔案數據在利用過程中不被惡意訪問，從而提升檔案服務安全性。例如，數據協(xié)同采集技術，采用PPKI檔案管理框架，解決數據采集過程中用戶識別、身份認證、信號處理等問題，實現檔案傳輸的高精度、抗干擾等要求，此框架可以將安全保障的重心放在數據源頭，原始電子檔案文件要滿足數據存儲、利用、傳輸等多環(huán)節(jié)要求，從而提高整體智能服務水平。對于敏感類、隱私類、涉密類檔案文件，在檔案管理平臺加強數據管控，采用動態(tài)加密技術，在提高檔案數據信息安全性的同時，降低數據加密成本。

四、結語

綜上所述，檔案所具備的“存史資政育人”特性，能夠為事業(yè)單位的發(fā)展帶來較大效益，需要相關部門負責人擺脫傳統(tǒng)觀念束縛，全面施行檔案數字化、標準化改革，進一步強化現代科學技術應用，保障干部隊伍完整性，規(guī)范檔案管理制度體系，不斷提升檔案管理安全性能，利用數據挖掘及人工智能技術，為事業(yè)單位檔案工作的開展提供強有力支撐，奮力推動檔案事業(yè)取得新突破與新成效。

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作者簡介：劉煥偉（1975—），男，漢族，山東日照人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。