精細化管理在醫(yī)院干部人事檔案管理中的應(yīng)用

摘 要：人事檔案管理旨在服務(wù)醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略決策、臨床科室建設(shè)、醫(yī)務(wù)人員成長進步，通過優(yōu)化人力資源配置，促進醫(yī)院長期穩(wěn)定發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院干部人事檔案管理逐漸向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高了管理效率和利用效率。文章概述了醫(yī)院干部人事檔案管理的內(nèi)容，總結(jié)了醫(yī)院干部人事檔案管理存在的問題，明確精細化管理在醫(yī)院干部人事檔案管理中的意義，并提出相關(guān)應(yīng)用措施，如創(chuàng)新管理手段、創(chuàng)建專業(yè)人才隊伍、加強管理制度建設(shè)、提高管理的重視程度以及做好動態(tài)性管理。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院干部；人事檔案；精細化管理；專業(yè)人才隊伍；動態(tài)性管理

中圖分類號：R197.322；G275 文獻標識碼：A

引言

醫(yī)院干部人事檔案的管理不僅要求信息的全面性和準確性，還要求對檔案的安全性和保密性實行嚴格控制。此外，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院干部人事檔案管理也在逐漸向數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)型，以提高管理效率和利用率。并且，醫(yī)院干部人事檔案管理的內(nèi)涵是多維度的，不僅包括對個人信息的記錄和保管，還涵蓋人才的合理使用、發(fā)展和監(jiān)督以及適應(yīng)新時代要求的信息化和數(shù)字化管理。

一、醫(yī)院干部人事檔案管理的內(nèi)容

醫(yī)院干部人事檔案管理的內(nèi)容是對醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)務(wù)人員及行政管理人員相關(guān)信息的詳細記錄，這些內(nèi)容對于醫(yī)院的人力資源管理、人才選拔、職稱評定以及崗位設(shè)置等方面至關(guān)重要。

（1）個人基本信息：包括干部職工的履歷、學歷、獎勵、考察以及職務(wù)等方面的資料，還包括黨員身份、黨團活動中的表現(xiàn)和貢獻。

（2）專業(yè)素質(zhì)能力：記錄醫(yī)務(wù)人員的專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、科研成果及其轉(zhuǎn)化以及新的醫(yī)療技術(shù)應(yīng)用等。

（3）職位任免信息：記錄干部在醫(yī)院的級別、職稱評定等，包括干部的任免、調(diào)配、考察以及考核等情況，還包括干部的學習進修、培訓成果等。

（4）考核狀況：記錄干部的工作表現(xiàn)、業(yè)績和職業(yè)道德評定，包括獲得的表彰、獎勵以及任何紀律處分，還有涉及干部的工資、福利和社會保險等信息。

（5）身體狀況：可能包括干部的健康檔案或體檢信息以及記錄與干部家庭成員相關(guān)的必要信息。

醫(yī)院干部人事檔案信息應(yīng)真實、全面、詳細、歷史性地展現(xiàn)所有者的個人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、醫(yī)德醫(yī)貌等，客觀、真實地反映個人的學習、工作以及思想等方面的情況。隨著個人的成長和發(fā)展，檔案內(nèi)容會不斷補充新資料，如學歷提升、職稱晉升等信息，體現(xiàn)了個人職業(yè)發(fā)展的連續(xù)性和變化。人事檔案還服務(wù)于醫(yī)院的人事工作，如選聘、考查、了解以及任用干部等，為實現(xiàn)“知人善任”提供支持。由于涉及個人隱私，如家庭成員、獎懲記錄等，醫(yī)院干部人事檔案具有保密性特點，對保管、查詢、使用等環(huán)節(jié)有嚴格的保密要求。在人才流動性增大的背景下，醫(yī)院需要通過干部人事檔案掌握人才需求缺口，為人才招聘和流動提供依據(jù)。醫(yī)院干部人事檔案管理應(yīng)從傳統(tǒng)的重保管向重服務(wù)轉(zhuǎn)變，更好地發(fā)揮檔案在人才培養(yǎng)選拔、社會發(fā)展中的作用。同時，醫(yī)院需要改革傳統(tǒng)觀念和管理模式，創(chuàng)新收集模式，提升檔案收集的積極性、時效性和針對性。

二、醫(yī)院干部人事檔案管理存在的問題

醫(yī)院干部人事檔案管理正處于轉(zhuǎn)型期，既面臨挑戰(zhàn)，也充滿機遇，需要通過信息化、制度創(chuàng)新以及人才培養(yǎng)等多方面的努力，以實現(xiàn)更加高效、安全的管理目標。在不斷地探索和改進中還存在以下問題，具體如下：

1.管理意識薄弱

醫(yī)院干部人事檔案被廣泛認為是選拔、任用、監(jiān)督管理干部的重要依據(jù)，對于醫(yī)院的人力資源配置和人才選拔至關(guān)重要。

但是，醫(yī)院管理層可能對人事檔案的重視不夠，導致在檔案的收集、歸納以及整理上缺乏支持，影響檔案的完整性和時效性。部分醫(yī)院可能更多關(guān)注醫(yī)療服務(wù)和醫(yī)療質(zhì)量，而忽視了檔案管理的重要性，導致檔案管理未能得到應(yīng)有的關(guān)注和資源投入。

2.檔案管理人員素質(zhì)不高

醫(yī)院檔案人才隊伍建設(shè)是開展干部人事檔案信息化管理的重要因素，需要加強相關(guān)人員的培訓和專業(yè)能力提升。特別是人事檔案管理人員的專業(yè)水平參差不齊，部分人員可能缺乏必要的專業(yè)知識和技能，特別是對數(shù)字化和信息化管理的適應(yīng)能力。

3.信息化建設(shè)不足

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院干部人事檔案管理逐漸向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以提高管理效率和檔案的利用效率。電子檔案的使用開始替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)自動化整合和挖掘。

比如部分醫(yī)院未能建立全面可用的人力資源數(shù)據(jù)庫，導致檔案信息的電子化和信息化水平不高，以人工操作和紙質(zhì)檔案為主，存在人力資源浪費、檔案歸檔失誤和檔案損壞等問題。隨著數(shù)字化建設(shè)的推進，如何保護人事檔案中的敏感信息，防止數(shù)據(jù)被泄露和濫用，成為一個重要問題。

4.檔案利用率低

醫(yī)院干部人事檔案管理需要創(chuàng)新，以適應(yīng)新醫(yī)改的要求和醫(yī)院轉(zhuǎn)型發(fā)展的需要。包括改革傳統(tǒng)觀念、管理模式，提高檔案收集的積極性、時效性和針對性。由于管理手段和意識的不足，可能未能有效利用人事檔案信息，無法充分發(fā)揮其在人力資源配置和決策中的作用。一些醫(yī)院的人事檔案管理系統(tǒng)存在缺失，需要建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫，優(yōu)化管理系統(tǒng)，提升數(shù)據(jù)的實時共享和利用效率。

5.檔案管理方式有待創(chuàng)新

醫(yī)院在推進檔案管理信息化的過程中，可能面臨資金和資源投入有限的問題。需要更多的資金支持硬件采購、軟件更新以及人員培訓等方面的工作。同時，醫(yī)院干部人事檔案管理正逐漸從重視保管向重視服務(wù)轉(zhuǎn)變，以更好地發(fā)揮檔案在人才培養(yǎng)、選拔以及社會發(fā)展中的作用。比如醫(yī)院在開展人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)時，可能會遇到傳統(tǒng)觀念的阻力和技術(shù)支持的不足。

三、精細化管理在醫(yī)院干部人事檔案管理中的意義

良好的人事檔案管理有利于醫(yī)院長期穩(wěn)定發(fā)展，為醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略決策和臨床科室建設(shè)提供服務(wù)，促進人才發(fā)展，提高醫(yī)院的競爭力。精細化管理的實施有助于提升醫(yī)院管理效能，通過系統(tǒng)化和精細化的管理，完成組織的發(fā)展目標。

在醫(yī)療市場競爭日益激烈的背景下，醫(yī)院需要通過有效的人事檔案管理來吸引、培養(yǎng)和留住人才，以保持競爭優(yōu)勢。詳細的人事檔案數(shù)據(jù)可以為醫(yī)院管理層提供決策支持，幫助制定更符合醫(yī)院發(fā)展需求的人力資源策略。精細化管理有助于提高醫(yī)院人事檔案管理的效率和質(zhì)量，確保檔案信息的準確性和完整性。通過精細化的人事檔案管理，醫(yī)院能夠更好地了解職工的能力和特長，從而實施更為合理的人才配置和資源優(yōu)化。并且，精細化管理有助于提升醫(yī)務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)，通過高質(zhì)量的人事檔案管理，提高醫(yī)院整體服務(wù)水平。精細化管理可以減少資源浪費，通過高效的檔案管理降低醫(yī)院的運營成本，有助于建立醫(yī)院的專業(yè)形象，增強公眾對醫(yī)院的信任感。精細化管理通過引入信息技術(shù)，提高醫(yī)院的管理水平和效率，為醫(yī)院的數(shù)字化轉(zhuǎn)型和智慧醫(yī)療發(fā)展打下基礎(chǔ)。

四、精細化管理在醫(yī)院干部人事檔案管理中的應(yīng)用措施

1.創(chuàng)新管理手段

引入現(xiàn)代化的管理工具和技術(shù)，如建立電子化的人事檔案管理系統(tǒng)，利用掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖像和數(shù)字文本，構(gòu)建集中統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)自動化和智能化管理，提高檔案管理的效率和準確性。加快干部人事檔案的數(shù)字化進程，建立專門的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資料的電子化存儲和網(wǎng)絡(luò)化管理。運用大數(shù)據(jù)分析和人工智能技術(shù)，提高檔案信息的采集、處理、傳輸和利用能力，實現(xiàn)檔案管理的科學化和精準化。改革傳統(tǒng)的檔案管理流程，提高檔案管理的效率和響應(yīng)速度，實現(xiàn)檔案的快速檢索和便捷利用。從傳統(tǒng)的保管模式轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)模式，提供更主動、多層次和系統(tǒng)化的信息，提升檔案的利用價值。通過檔案信息管理系統(tǒng)，在醫(yī)院各部門之間實現(xiàn)信息共享，提高檔案利用率，確保信息共享的安全性和權(quán)限控制。

2.創(chuàng)建專業(yè)人才隊伍

注重檔案管理專業(yè)人才的引進和培養(yǎng)，提升隊伍的整體素質(zhì)。加強檔案學專業(yè)的高等教育，提升教育質(zhì)量，確保學生能夠掌握檔案管理的基礎(chǔ)理論和技能。同時，為在職人員提供繼續(xù)教育和專業(yè)培訓，以更新知識和技能。明確檔案管理職業(yè)發(fā)展路徑，為檔案管理人才提供職稱評審和職業(yè)晉升的機會，激發(fā)其職業(yè)發(fā)展的動力。通過人才選拔工作，挑選出具有專業(yè)技能和實踐經(jīng)驗的人才，并鼓勵人才流動，促進不同地區(qū)和單位之間的經(jīng)驗交流。

建立科學的人才評價體系，確保人才評價與人才培養(yǎng)有效銜接，促進人才評價與檔案事業(yè)發(fā)展的融合。鼓勵檔案學專業(yè)的學生和教師跨學科學習，以培養(yǎng)具備多元化知識結(jié)構(gòu)和創(chuàng)新能力的人才。

3.加強管理制度建設(shè)

依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院實際情況，制定一套完整的檔案管理規(guī)章制度，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、轉(zhuǎn)遞以及保密等環(huán)節(jié)。確立檔案管理的責任主體，明確各級管理人員的職責和權(quán)限，確保檔案管理工作順利開展。構(gòu)建醫(yī)院內(nèi)部的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，包括專職檔案人員和各部門兼職檔案員，形成有效的檔案管理協(xié)作機制。制定標準化的檔案操作流程，包括檔案的接收、登記、分類、存儲、檢索、借閱、復制和銷毀等，確保每一項操作都有明確的規(guī)范和記錄。制定檔案利用的具體規(guī)定，明確檔案查閱、復制等操作的條件、程序和要求，不僅能夠保障檔案的有效利用，還可以防止檔案信息的不被泄露。

4.提高管理的重視程度

通過培訓、研討會等方式，普及檔案管理的重要性，確保全院從領(lǐng)導到職工都能夠認識檔案管理的價值和作用。醫(yī)院應(yīng)明確各級管理人員在檔案管理中的職責，從制度上規(guī)定各級領(lǐng)導和相關(guān)部門在檔案管理中的職責和任務(wù)。鼓勵醫(yī)院全體職工參與檔案的建立和維護，提高他們對檔案重要性的認識和責任感。通過合理、高效的檔案利用，讓醫(yī)院職工體會到檔案管理的實際效益，從而提高他們對檔案管理的重視程度。

5.做好動態(tài)性管理

隨著醫(yī)院人才的成長和變化，動態(tài)更新人事檔案內(nèi)容，確保檔案信息的時效性。為人事檔案管理提供持續(xù)的資源支持，包括資金、技術(shù)和人力資源，以支持實施動態(tài)性管理。鼓勵醫(yī)院不同部門之間的協(xié)作，共享干部信息，以便更全面地記錄干部的職業(yè)發(fā)展。建立反饋機制，允許干部和管理層核實和更新檔案中的信息，確保信息的準確。利用信息技術(shù)自動采集干部的工作表現(xiàn)、考核結(jié)果等信息，減少人工操作的錯誤和延遲。制定規(guī)范的檔案更新流程，確保干部的任何職業(yè)發(fā)展變化都能及時被記錄在案。

總之，醫(yī)院干部人事檔案管理是醫(yī)院人力資源開發(fā)的重要組成部分，對于醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展和人才戰(zhàn)略具有關(guān)鍵作用。醫(yī)院需要采取相應(yīng)的改進措施，以提高人事檔案管理的效率和效果。

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課題項目：陜西省腫瘤醫(yī)院國科金孵育青年項目 課題編號：SC23A05。

作者簡介：閻麗（1989—），女，漢族，陜西銅川人，碩士研究生，中級，研究方向：檔案管理。