加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，更好地服務(wù)公立醫(yī)院發(fā)展

摘 要：會(huì)計(jì)檔案反映醫(yī)院經(jīng)營詳情，記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的情況，是確定經(jīng)濟(jì)責(zé)任的基礎(chǔ)依據(jù)，亦屬于財(cái)務(wù)管理工作的主要內(nèi)容。伴隨著醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案管理模式需要及時(shí)創(chuàng)新，完善規(guī)章制度，體現(xiàn)檔案的應(yīng)用價(jià)值，為醫(yī)院決策制定提供參考。文章從醫(yī)院發(fā)展角度探討如何加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理。首先，概括了會(huì)計(jì)檔案管理的作用。其次，闡述了軟硬件管理、檔案整理等要點(diǎn)。最后，提出了科學(xué)有效的策略，提高會(huì)計(jì)檔案管理水平，為醫(yī)院未來發(fā)展提供助力。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；檔案管理；會(huì)計(jì)檔案

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)醫(yī)院日常經(jīng)營有深遠(yuǎn)的影響，科學(xué)、合理的管理方式是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的關(guān)鍵。伴隨新時(shí)代到來，早期會(huì)計(jì)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足醫(yī)院日常管理需求，反而會(huì)制約會(huì)計(jì)檔案應(yīng)用，不利于醫(yī)院基礎(chǔ)工作開展。因此，醫(yī)院要充分認(rèn)識(shí)在早期背景下會(huì)計(jì)檔案管理的不足，積極創(chuàng)新檔案管理模式，落實(shí)科學(xué)的管理措施，高效開展會(huì)計(jì)檔案管理，提高管理水平，優(yōu)化工作成效。

一、會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要作用

對(duì)醫(yī)院日常運(yùn)營而言，會(huì)計(jì)檔案管理是重要的基礎(chǔ)工作，旨在依照現(xiàn)行法律，規(guī)劃組織經(jīng)營、財(cái)務(wù)等活動(dòng)，統(tǒng)籌管理期間生成的數(shù)據(jù)信息，對(duì)醫(yī)院發(fā)展具有十分重要的作用。

1.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，具有支持和保證作用

面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈的醫(yī)療市場(chǎng)，醫(yī)院通過審核往年財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，基于業(yè)務(wù)詳情比較分析，可以明確醫(yī)院未來發(fā)展方向，不僅為醫(yī)院成本方案規(guī)劃提供支持，還能促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)營活動(dòng)高效開展，使基礎(chǔ)業(yè)務(wù)更為合理，并對(duì)醫(yī)療行業(yè)建設(shè)有深遠(yuǎn)影響，加快醫(yī)院發(fā)展的速度。因此，醫(yī)院要認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理與醫(yī)院內(nèi)部管理之間的必要聯(lián)系，加大會(huì)計(jì)檔案管理力度，對(duì)醫(yī)院規(guī)模擴(kuò)張與提升社會(huì)影響力來說具有重要作用。

2.為維護(hù)醫(yī)患雙方正當(dāng)權(quán)益提供有效法律依據(jù)

近幾年，隨著醫(yī)患關(guān)系愈發(fā)緊張，醫(yī)療糾紛數(shù)量持續(xù)增加，對(duì)醫(yī)院及行政單位來說無疑是巨大挑戰(zhàn)，由此導(dǎo)致一系列負(fù)面影響，嚴(yán)重干擾醫(yī)院正常經(jīng)營。經(jīng)過綜合分析發(fā)現(xiàn)，醫(yī)療糾紛與救治費(fèi)用、醫(yī)院內(nèi)部管理等有不可分割的聯(lián)系。因此，醫(yī)院更要重視會(huì)計(jì)檔案管理。會(huì)計(jì)檔案記錄了患者就診過程中所有費(fèi)用支出，是院方收費(fèi)主要依據(jù)，也是患者維護(hù)自身權(quán)益的重要資料。由此可見，會(huì)計(jì)檔案在后續(xù)使用過程中將提供精準(zhǔn)真實(shí)的信息，其權(quán)威性及法律價(jià)值絕對(duì)不容忽視。為應(yīng)對(duì)醫(yī)療糾紛帶來的壓力，減少醫(yī)院負(fù)面影響，院方要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理給予足夠重視，保證檔案結(jié)構(gòu)完整性，提升內(nèi)容可靠性，突出可追溯特點(diǎn)，從法律角度保障醫(yī)院和患者利益。

3.提高醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平

伴隨信息時(shí)代的到來，互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案管理全面轉(zhuǎn)型，逐步向信息化管理靠攏，信息化建設(shè)將成為醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的重點(diǎn)工作方向。依托信息技術(shù)高效、便捷、簡(jiǎn)單等優(yōu)勢(shì)，解決早期人工處理模式引發(fā)的問題，控制人為操作失誤帶來的影響。當(dāng)下，會(huì)計(jì)人員只需錄入原始數(shù)據(jù)，信息系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)完成相應(yīng)的工作，不僅降低了數(shù)據(jù)錯(cuò)誤概率，還提高了檔案管理水平。這一模式的變化促使會(huì)計(jì)檔案管理高效開展，及時(shí)為醫(yī)院經(jīng)營提供參考數(shù)據(jù)，使醫(yī)院維持穩(wěn)定運(yùn)行狀態(tài)。

二、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理要點(diǎn)

檔案管理專業(yè)性突出，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案具有極高的應(yīng)用價(jià)值，關(guān)乎醫(yī)院日常運(yùn)營與后續(xù)發(fā)展。在新時(shí)代背景下，醫(yī)院要認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理具有重要意義，應(yīng)合理規(guī)劃管理內(nèi)容，進(jìn)一步規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理，完善檔案收集、整理等環(huán)節(jié)。

1.會(huì)計(jì)檔案中軟硬件的管理

會(huì)計(jì)檔案管理涉及的硬件設(shè)備設(shè)施主要是指檔案存儲(chǔ)環(huán)境、檔案放置設(shè)施等，為順利開展會(huì)計(jì)檔案管理工作，必須保證檔案存放環(huán)境足夠?qū)挸?、溫濕度事宜且不易受到蟲害侵襲，保證檔案放置設(shè)施結(jié)構(gòu)完整，并對(duì)其標(biāo)記。會(huì)計(jì)檔案管理涉及的軟件主要是指程序、服務(wù)器等。所謂軟件管理即根據(jù)檔案管理需要合理運(yùn)用信息技術(shù)，統(tǒng)籌使用檔案管理軟件。

2.會(huì)計(jì)檔案的整理

會(huì)計(jì)檔案整理主要由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)。首先，需要收集整理相應(yīng)的會(huì)計(jì)資料，將其整理成冊(cè)之后或者運(yùn)用數(shù)字化方式處理信息。其次，將收集整理好的檔案交由管理部門分類存儲(chǔ)，由管理部門依照既定工作流程落實(shí)檔案清理、保存等一系列工作。期間，檔案管理人員要始終秉持科學(xué)原則完成檔案分類，健全檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)檔案標(biāo)記，為后續(xù)使用提供方便。

3.會(huì)計(jì)檔案的歸檔

所謂會(huì)計(jì)檔案歸檔，即提取檔案核心信息與數(shù)據(jù)，歸納整理之后存儲(chǔ)。主要工作內(nèi)容包括整理會(huì)計(jì)賬簿與會(huì)計(jì)憑證等資料。會(huì)計(jì)憑證歸檔期間，管理人員需要按照時(shí)間先后順序排列憑證資料。在歸檔會(huì)計(jì)賬簿時(shí)，管理者要結(jié)合憑證記載的編號(hào)與內(nèi)容等參數(shù)，保證內(nèi)容完整性與真實(shí)性，方便后續(xù)資料調(diào)閱。報(bào)表歸檔階段，院方要根據(jù)時(shí)間通知管理部門，高效完成檔案歸檔，提升報(bào)表合理性與有效性。

4.會(huì)計(jì)檔案的保管

從管理角度來看，保管對(duì)于檔案存儲(chǔ)應(yīng)用非常重要。在一般情況下，醫(yī)院當(dāng)年編制的會(huì)計(jì)檔案需交由專業(yè)機(jī)構(gòu)存儲(chǔ)一年。之后，機(jī)構(gòu)需將檔案重新交還醫(yī)院，保證檔案完整性與內(nèi)容真實(shí)性，隨后將檔案移交給院方檔案管理部門，統(tǒng)籌分類長期存儲(chǔ)。如果院方?jīng)]有成立檔案管理部門，專業(yè)機(jī)構(gòu)與院方領(lǐng)導(dǎo)溝通之后，自行安排專職人員管理會(huì)計(jì)檔案，保證檔案安全。同時(shí)，考慮責(zé)任分配與管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)，出納崗位工作人員不得負(fù)責(zé)管理會(huì)計(jì)檔案。如此，不僅提高了檔案管理專業(yè)水平，從源頭規(guī)避安全問題，還進(jìn)一步規(guī)范了會(huì)計(jì)檔案管理，高效開展工作。

5.會(huì)計(jì)檔案的銷毀環(huán)節(jié)管理

會(huì)計(jì)檔案并非無限期存儲(chǔ)，檔案保管時(shí)間達(dá)到一定年限之后，院方會(huì)與專業(yè)機(jī)構(gòu)圍繞檔案銷毀交換意見，確定銷毀檔案名稱、編號(hào)、保管時(shí)間等內(nèi)容。同時(shí)，管理者要簽署銷毀意見。超過規(guī)定存儲(chǔ)年限的會(huì)計(jì)檔案，院方需依據(jù)現(xiàn)行法律法規(guī)，依照存儲(chǔ)時(shí)間長短，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人與院方領(lǐng)導(dǎo)審核之后，銷毀到期檔案，并對(duì)其標(biāo)記。這一過程，院方要安排專人監(jiān)督銷毀作業(yè)，從中提取獨(dú)立檔案。銷毀階段需要注意的是，在超過存儲(chǔ)期限但某些項(xiàng)目依舊建設(shè)的情況下，禁止銷毀關(guān)聯(lián)檔案。

三、加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的主要措施

1.提升醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視程度

想要改善醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀，順應(yīng)行業(yè)發(fā)展潮流，就必須逐步邁向信息化、數(shù)字化，促進(jìn)產(chǎn)業(yè)升級(jí)轉(zhuǎn)型，督促醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)深入了解會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)涵，明確其對(duì)醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展的重要性。當(dāng)下，可以通過專題講座、職業(yè)培訓(xùn)等多種方式轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)知，明確會(huì)計(jì)檔案管理與醫(yī)院未來發(fā)展之間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，從而轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)認(rèn)知觀念，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)者榜樣的作用，加快檔案管理信息化與數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。通過這種方式提醒檔案管理者，應(yīng)提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度，培養(yǎng)管理人員服務(wù)意識(shí)，提高其專業(yè)水平，為檔案信息化與數(shù)字化轉(zhuǎn)型奠定基礎(chǔ)。由此可見，轉(zhuǎn)變?cè)悍筋I(lǐng)導(dǎo)觀念是開展現(xiàn)代化檔案管理工作的基礎(chǔ)條件?？茖W(xué)、合理且契合時(shí)代特點(diǎn)的觀念能夠助力醫(yī)院前行，為提高醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益做出貢獻(xiàn)。當(dāng)前，醫(yī)院需將主要資源用于檔案管理信息化與數(shù)字化建設(shè)，借此提升醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，維持行業(yè)地位。

2.完善配套設(shè)施，加強(qiáng)規(guī)范化管理

醫(yī)院工作人員要正確看待會(huì)計(jì)檔案在管理方面發(fā)揮的作用，掌握檔案內(nèi)涵，將會(huì)計(jì)檔案、病歷檔案、人事檔案等置于同一認(rèn)識(shí)高度，完善管理流程，突出管理規(guī)范特點(diǎn)。首先，加大成本投入，完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。解決存儲(chǔ)空間不足、經(jīng)費(fèi)匱乏引發(fā)的問題，打造專用檔案管理庫房，并結(jié)合會(huì)計(jì)檔案特點(diǎn)實(shí)行管理模式；其次，督促工作人員按照既定流程高效管理檔案，做好收集、分類以及存儲(chǔ)等系列工作，有序排列會(huì)計(jì)檔案；再次，針對(duì)檔案安全落實(shí)防范措施，為管理庫房提供溫度計(jì)、滅火器等設(shè)備設(shè)施，控制庫房環(huán)境變化；最后，基于院方年度考核方案引入會(huì)計(jì)檔案管理，制定獎(jiǎng)懲制度。

3.建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案管理制度，規(guī)范管理流程

由于會(huì)計(jì)管理要求較高，具有系統(tǒng)性特點(diǎn)，具體工作內(nèi)容涉及多個(gè)方面，規(guī)模龐大且流程煩瑣。因此，院方要結(jié)合實(shí)際運(yùn)營狀況，結(jié)合現(xiàn)行法律法規(guī)，健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，在規(guī)范工作的同時(shí)，完善操作流程，積極推行制度落實(shí)，實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)督考核措施，提升檔案管理的合理性。

第一，醫(yī)院財(cái)務(wù)部門要嚴(yán)格遵循醫(yī)院推出的《醫(yī)院會(huì)計(jì)制度》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等要求，在檔案整理階段對(duì)其統(tǒng)籌分類，確定檔案類型、存儲(chǔ)時(shí)間等信息，高效開展檔案管理，實(shí)現(xiàn)依法管理。

第二，由專業(yè)工作人員擔(dān)任檔案管理部門負(fù)責(zé)人，統(tǒng)籌檔案管理、通報(bào)等工作，嚴(yán)格保密工作信息，杜絕信息外泄，堅(jiān)持工作原則，做好本職工作，避免檔案管理出現(xiàn)混亂現(xiàn)象。比如由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)選擇會(huì)計(jì)檔案管理負(fù)責(zé)人，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)安排具體執(zhí)行者，開展憑證記錄、檔案整理等工作，整理之后立即移交會(huì)計(jì)檔案管理部門，定期維護(hù)完善基礎(chǔ)管理設(shè)施，有序開展日常工作。

第三，按照法律明文要求，合理調(diào)閱醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案，工作人員必須嚴(yán)格遵循檔案借用制度，具體流程如下：向具體負(fù)責(zé)人提交調(diào)閱申請(qǐng)—通過負(fù)責(zé)人審核—得到財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意—填寫檔案調(diào)用審批表，按照規(guī)定辦理檔案借用手續(xù)。非醫(yī)院人員調(diào)用會(huì)計(jì)管理檔案，必須得到檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門及院方領(lǐng)導(dǎo)同意，且要有單位出具的證明文件。

第四，推行會(huì)計(jì)檔案移交與存放制度。會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)到期之后，有關(guān)單位要按照流程將到期檔案移交委托醫(yī)院，監(jiān)督醫(yī)院檔案管理部門妥善保管移交資料。

第五，建立完整的檔案銷毀制度，會(huì)計(jì)檔案存放時(shí)間超過規(guī)定期限后，需將其銷毀，其間要嚴(yán)格按照規(guī)定流程操作，規(guī)范檔案銷毀，保證工作合理性。如此，才能為決策制定提供參考，增強(qiáng)醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力。

4.提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的能力，提升管理質(zhì)量

信息時(shí)代，會(huì)計(jì)檔案管理將面臨新的挑戰(zhàn)，如果想要改善會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀，保證檔案完整性與內(nèi)容準(zhǔn)確性，就必須通過多元化方式增強(qiáng)管理者職業(yè)素養(yǎng)與服務(wù)意識(shí)。首先，要組織管理人員參與專業(yè)培訓(xùn)教育。要求管理人員掌握電腦操作知識(shí)，能夠熟練運(yùn)用電腦技能開展檔案管理工作，提高檔案處理能力，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，進(jìn)一步提高服務(wù)水平，保證檔案管理質(zhì)量；其次，面向社會(huì)招聘專業(yè)管理人才，打造專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)。醫(yī)院可以適當(dāng)提高面試要求，首選管理能力出眾、具有專業(yè)素養(yǎng)與服務(wù)意識(shí)的人員，向檔案管理團(tuán)隊(duì)注入新鮮血液，激發(fā)檔案管理活性；再次，提升管理人員綜合素養(yǎng)。作為檔案管理者，要明確自身肩負(fù)的責(zé)任，認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案工作的重要性，嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，做好上級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)交代的工作。通過培訓(xùn)教育提高個(gè)人思想認(rèn)知，加強(qiáng)自我行為約束，嚴(yán)格遵守保密準(zhǔn)則；最后，落實(shí)獎(jiǎng)懲機(jī)制，定期考核檔案管理工作人員，實(shí)現(xiàn)獎(jiǎng)懲分明，以此調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。

5.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)

進(jìn)入信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)與醫(yī)院檔案管理深度結(jié)合，提高檔案管理信息化水平已經(jīng)成為現(xiàn)代醫(yī)院主要的工作內(nèi)容，也是檔案管理的核心。引入信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理模式，簡(jiǎn)化檔案應(yīng)用流程，提高了檔案利用價(jià)值。因此，必須優(yōu)化檔案存儲(chǔ)模式，開展電子檔案管理工作。醫(yī)院要以信息化指標(biāo)、設(shè)備設(shè)施及藥品采購等為切入點(diǎn)，創(chuàng)建完整的軟件信息系統(tǒng)，將憑證、初始資料等全部錄入數(shù)據(jù)庫內(nèi)，并打印出會(huì)計(jì)檔案，以備有關(guān)部門的檢查。另外，在會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)過程中，要考慮電子檔案安全性較差、內(nèi)容易被篡改等特點(diǎn)，積極采取保密措施，避免管理階段出現(xiàn)檔案內(nèi)容外泄的情況。同時(shí)，應(yīng)定期維護(hù)電子檔案管理軟件等，提高管理安全水平，提升檔案信息的保密性，保證醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用價(jià)值。

6.強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督

醫(yī)院會(huì)計(jì)制度落實(shí)與內(nèi)部審計(jì)實(shí)施有不可分割的聯(lián)系，內(nèi)部審計(jì)可以推動(dòng)醫(yī)院財(cái)務(wù)工作順利開展，健全內(nèi)審制度能夠改進(jìn)工作中的不足，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行會(huì)計(jì)制度，提高醫(yī)院會(huì)計(jì)管理水平。推行綠色會(huì)計(jì)有助于提升信息質(zhì)量，是新時(shí)代全新的成本核算方式。基于綠色會(huì)計(jì)核心健全內(nèi)控制度，綜合分析其中內(nèi)涵，可以在實(shí)踐中充分發(fā)揮內(nèi)部會(huì)計(jì)作用，助力醫(yī)院實(shí)現(xiàn)長期發(fā)展目標(biāo)。

7.有效利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

結(jié)合醫(yī)院現(xiàn)狀改進(jìn)會(huì)計(jì)內(nèi)控制度，在實(shí)施階段積極引入網(wǎng)絡(luò)化手段，進(jìn)一步提升管理制度的有效性，將會(huì)計(jì)內(nèi)控制度的重要作用發(fā)揮出來，不斷提高醫(yī)院內(nèi)部財(cái)務(wù)的管理能力。比如醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)傳輸，為醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作打開了一條新途徑。

四、結(jié)論

綜上所述，會(huì)計(jì)檔案管理是醫(yī)院管理中不可缺少的組成，更是財(cái)務(wù)管理的核心。伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平不斷提高，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用，推動(dòng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理向信息化、數(shù)字化領(lǐng)域發(fā)展。因此，醫(yī)院要充分認(rèn)識(shí)到具體的形勢(shì)變化，轉(zhuǎn)變思想觀念，突破傳統(tǒng)管理模式帶來的限制，緊緊跟隨時(shí)代發(fā)展，健全現(xiàn)代化檔案管理制度，進(jìn)一步完善管理體系，提升工作人員職業(yè)素養(yǎng)與服務(wù)意識(shí)，規(guī)范檔案管理，提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。

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作者簡(jiǎn)介：李穎博（1978—），女，漢族，山東菏澤人，本科，館員， 研究方向：醫(yī)藥衛(wèi)生方針政策（醫(yī)保政策）、檔案、會(huì)計(jì)。