標(biāo)準(zhǔn)化視域下高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀與對(duì)策探討

摘 要：黨的十八大以來(lái)，國(guó)家高度重視社會(huì)治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)，明確提出要加強(qiáng)和創(chuàng)新社會(huì)管理，對(duì)高職院校檔案管理工作提出了更高要求。在此背景下，探索標(biāo)準(zhǔn)化在高職院校檔案管理中的應(yīng)用，成為提高管理水平、促進(jìn)檔案信息資源共享、保障高職院?？沙掷m(xù)發(fā)展的關(guān)鍵路徑。本研究探討了標(biāo)準(zhǔn)化視域下做好檔案管理工作的必要性，分析了現(xiàn)階段高職院校檔案管理工作的開(kāi)展情況，并提出促進(jìn)高職院校檔案管理工作高質(zhì)量開(kāi)展的具體方略，期望研究成果能夠?yàn)楦呗氃盒n案管理領(lǐng)域的實(shí)踐者和決策者提供理論指導(dǎo)與實(shí)踐參考，推動(dòng)高職院校檔案管理工作邁上新臺(tái)階，為構(gòu)建學(xué)習(xí)型社會(huì)和智慧校園貢獻(xiàn)力量。

關(guān)鍵詞：標(biāo)準(zhǔn)化；檔案管理；工作現(xiàn)狀

中圖分類號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和社會(huì)治理現(xiàn)代化的深入推進(jìn)，檔案管理作為信息資源的重要組成部分，其標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)已經(jīng)成為提升組織管理效能、促進(jìn)教育公平與質(zhì)量的關(guān)鍵因素。高職院校作為知識(shí)傳承與創(chuàng)新的核心場(chǎng)所，其檔案不僅承載著歷史記憶，還是支撐教育教學(xué)、科研管理以及決策制定等活動(dòng)不可或缺的信息資源庫(kù)。然而，在新時(shí)代背景下，高職院校檔案管理工作面臨著諸多挑戰(zhàn)，如檔案管理系統(tǒng)老化、信息化程度不足、管理制度不健全、專業(yè)人才短缺等問(wèn)題，制約了檔案資源的有效利用和服務(wù)能力的提高。在此背景下，探討標(biāo)準(zhǔn)化視域下的高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀與對(duì)策，對(duì)于優(yōu)化檔案資源配置、提高管理效率、保障信息安全、促進(jìn)高職院?？沙掷m(xù)發(fā)展具有重要意義。

一、標(biāo)準(zhǔn)化視域下高職院校檔案管理的必要性探析

1.增強(qiáng)管理效能與服務(wù)品質(zhì)

標(biāo)準(zhǔn)化是提高工作效率、確保工作質(zhì)量的重要手段。在檔案管理領(lǐng)域，標(biāo)準(zhǔn)化意味著建立一套統(tǒng)一、規(guī)范的管理流程、分類體系、保管要求及利用規(guī)則等，從而減少工作中的隨意性和重復(fù)性，提高檔案收集、整理、保管、檢索和服務(wù)的效率。對(duì)于高職院校而言，隨著教學(xué)資源的不斷豐富和教育規(guī)模的擴(kuò)大，檔案數(shù)量急劇增加，只有通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化管理，才能有效應(yīng)對(duì)海量檔案資料，確保檔案的準(zhǔn)確、安全和快速利用，為師生提供高效、便捷的服務(wù)。

2.確保信息安全與合規(guī)運(yùn)營(yíng)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理已逐步向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)型。標(biāo)準(zhǔn)化視域下的檔案管理不僅關(guān)注實(shí)體檔案的安全，還強(qiáng)調(diào)電子檔案的信息安全和數(shù)據(jù)合規(guī)性。通過(guò)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理，建立健全檔案信息安全防護(hù)體系，規(guī)范數(shù)據(jù)處理流程，可以有效防范信息被泄露、篡改等風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。

3.推動(dòng)教育資源的共享與活用

標(biāo)準(zhǔn)化能夠打破信息孤島，促進(jìn)檔案資源的跨部門、跨區(qū)域共享。高職院校作為技能型人才培養(yǎng)的重要基地，其檔案中蘊(yùn)含著豐富的教學(xué)案例、科研成果以及校史文化等資源。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化與標(biāo)簽化，可以極大地便利信息的檢索與利用，為教學(xué)研究、學(xué)術(shù)交流、校企合作等提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支持，推動(dòng)教育資源的優(yōu)化配置和高效利用，提升教育教學(xué)質(zhì)量。

二、高職院校檔案管理現(xiàn)狀的標(biāo)準(zhǔn)化審視

1.檔案管理認(rèn)知淡薄，重視程度不足

在標(biāo)準(zhǔn)化視域下審視當(dāng)前高職院校的檔案管理工作，不難發(fā)現(xiàn)，盡管檔案作為學(xué)校發(fā)展歷程中的重要見(jiàn)證與知識(shí)資產(chǎn)，其價(jià)值日益凸顯，但檔案管理工作仍面臨一些亟待解決的問(wèn)題，其中最為突出的是檔案管理工作意識(shí)薄弱以及由此導(dǎo)致的檔案管理工作未能得到應(yīng)有的重視。

首先，檔案管理意識(shí)的缺失是制約工作進(jìn)展的一大瓶頸。高職院校管理層和教職員工對(duì)于檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，未充分意識(shí)到檔案在教學(xué)評(píng)估、科研支持、校史傳承以及決策參考等方面所承載的巨大價(jià)值。在部分高職院校中，檔案被視為日常行政工作的附帶產(chǎn)物，而非學(xué)校核心資源的一部分，這種觀念上的偏差導(dǎo)致檔案管理工作往往被邊緣化。在實(shí)踐過(guò)程中，檔案管理工作僅滿足于完成基本的資料歸檔，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和系統(tǒng)管理。

其次，由于重視程度不夠，檔案管理工作的資源配置和政策支持往往滯后。在高職院校中，檔案管理部門人力、物力投入不足，現(xiàn)代化管理工具和技術(shù)應(yīng)用有限等問(wèn)題并不少見(jiàn)，在此環(huán)境下，高職院校的檔案收集、整理、保管以及利用等環(huán)節(jié)很難達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化要求。此外，檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)和職業(yè)發(fā)展機(jī)會(huì)匱乏，也在一定程度上影響了檔案管理工作的專業(yè)化水平和服務(wù)效能。

2.管理架構(gòu)不全，人員配置短缺

在標(biāo)準(zhǔn)化視域下審視高職院校的檔案管理工作現(xiàn)狀，另一個(gè)不容忽視的問(wèn)題是檔案管理機(jī)構(gòu)的不健全與檔案管理人員配備不足，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化構(gòu)成顯著障礙。

不少高職院校的檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置尚不完善，表現(xiàn)為機(jī)構(gòu)設(shè)置層次不清、職責(zé)界定模糊。部分院校雖然設(shè)有檔案管理部門，但其在組織架構(gòu)中的位置不夠凸顯。檔案管理部門往往隸屬于行政部門，缺乏獨(dú)立性，難以在全校范圍內(nèi)有效整合檔案資源，協(xié)調(diào)各部門之間的檔案工作。這種機(jī)構(gòu)設(shè)置的缺陷，直接限制檔案管理制度的制定與執(zhí)行力度，影響檔案管理工作的全局性和系統(tǒng)性。

高職院校檔案管理人員的配備情況同樣堪憂。一方面，高職院校存在檔案管理人員數(shù)量不足的問(wèn)題。隨著高職院校規(guī)模不斷擴(kuò)大和檔案量快速增長(zhǎng)，現(xiàn)有檔案管理人員往往不堪重負(fù)，難以應(yīng)對(duì)日益復(fù)雜化的管理需求；另一方面，高職院校還存在檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊的問(wèn)題。許多檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的檔案學(xué)知識(shí)和現(xiàn)代化管理技術(shù)的培訓(xùn)，難以勝任標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的高要求。人員結(jié)構(gòu)的不合理，不僅影響檔案管理工作的效率與質(zhì)量，還阻礙檔案管理向更深層次的服務(wù)和研究功能轉(zhuǎn)化。

3.制度體系缺失，規(guī)范指引不明

在標(biāo)準(zhǔn)化視域下，高職院校檔案管理工作的另一重大挑戰(zhàn)在于檔案管理制度的不健全及缺乏明確、系統(tǒng)的規(guī)章制度，直接制約檔案管理的規(guī)范性與效率，影響檔案資源的有效利用和學(xué)校治理能力的提高。

首先，制度建設(shè)滯后是主要問(wèn)題之一。部分高職院校尚未建立全面覆蓋檔案收集、整理、保管以及利用等環(huán)節(jié)的規(guī)章制度體系，導(dǎo)致檔案管理實(shí)踐缺乏明確的指導(dǎo)原則和操作規(guī)范。這種制度空白不僅增加檔案管理工作的隨意性和不確定性，還可能引發(fā)檔案遺失、損壞、泄露等風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)重時(shí)甚至影響學(xué)校正常的教學(xué)科研秩序和合法利益。

其次，現(xiàn)有的檔案管理制度往往過(guò)于籠統(tǒng)，缺乏針對(duì)性和可操作性。例如，部分高職院校的檔案管理工作在檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、保管期限、借閱權(quán)限以及數(shù)字化處理流程等方面的規(guī)定不夠細(xì)化，使得檔案管理人員在實(shí)際操作中難以把握尺度，影響檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。制度的模糊性還可能導(dǎo)致不同部門間檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重，不利于檔案資源的整合與共享。

三、邁向標(biāo)準(zhǔn)化：優(yōu)化高職院校檔案管理的實(shí)踐路徑

1.增強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視與認(rèn)知

在標(biāo)準(zhǔn)化視域下，高職院校需采取綜合性策略，從根本上加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，以提高檔案管理的整體水平。

第一，高職院校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)將檔案管理視為學(xué)校發(fā)展不可或缺的一環(huán)，將其納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃之中，定期召開(kāi)專題會(huì)議，深入研討檔案管理的現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)，制訂短期行動(dòng)計(jì)劃和長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略規(guī)劃。在實(shí)踐過(guò)程中，高職院?？梢酝ㄟ^(guò)設(shè)立由校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)牽頭的檔案管理委員會(huì)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校的檔案管理工作，確保決策層對(duì)檔案管理的持續(xù)關(guān)注和有力支持。

第二，高職院校需建立和完善檔案管理責(zé)任體系，明確各個(gè)部門和崗位的檔案管理職責(zé)，將檔案管理成效納入部門和個(gè)人的績(jī)效考核體系，促使全體教職工認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，積極參與檔案的收集、整理和保護(hù)工作。同時(shí)，通過(guò)簽訂檔案管理責(zé)任書(shū)，確保每一項(xiàng)檔案工作都有明確的責(zé)任人，形成嚴(yán)密的管理鏈條。

第三，加大對(duì)檔案管理的資金投入至關(guān)重要。高職院校應(yīng)調(diào)整財(cái)務(wù)預(yù)算，為檔案管理提供充足的資金支持，用以改善檔案存儲(chǔ)環(huán)境，引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備設(shè)施，開(kāi)發(fā)和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)。此外，高職院校還可以設(shè)立專門的培訓(xùn)和發(fā)展基金，用于提高檔案管理人員的專業(yè)技能和理論素養(yǎng)，打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。

第四，加強(qiáng)檔案管理的宣傳與教育工作，是增強(qiáng)全校師生檔案意識(shí)的有效途徑。高職院?？梢酝ㄟ^(guò)舉辦檔案知識(shí)講座、技能培訓(xùn)以及檔案展覽等活動(dòng)，普及檔案管理的基本理念和方法，培養(yǎng)師生尊重檔案、善用檔案的良好習(xí)慣。將檔案管理教育融入新生入學(xué)教育和教職工入職培訓(xùn)中，形成全員參與的檔案管理文化。

第五，建立科學(xué)、合理的激勵(lì)與約束機(jī)制，對(duì)于促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和高效化至關(guān)重要。高職院校應(yīng)設(shè)立檔案管理優(yōu)秀獎(jiǎng)，對(duì)在檔案管理中表現(xiàn)突出的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)給予物質(zhì)和精神上的獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)，對(duì)違反檔案管理規(guī)定的行為實(shí)施嚴(yán)格的責(zé)任追究，確保檔案管理制度的嚴(yán)肅性和執(zhí)行力。

2.加速推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程

在標(biāo)準(zhǔn)化視域下，高職院校要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，加快檔案信息化建設(shè)步伐是至關(guān)重要的一步。信息化建設(shè)不僅能夠大幅提高檔案管理的效率和質(zhì)量，還能夠促進(jìn)檔案資源的深度開(kāi)發(fā)和廣泛利用，為學(xué)校的教學(xué)、科研和管理等各項(xiàng)活動(dòng)提供強(qiáng)有力的信息支持。

首先，構(gòu)建一體化的檔案管理信息系統(tǒng)是信息化建設(shè)的核心任務(wù)。高職院校可以通過(guò)引入先進(jìn)的信息技術(shù)，如云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和人工智能等，搭建集檔案收集、整理、存儲(chǔ)、檢索以及利用等功能于一體的智能化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，不僅可以降低檔案管理的人力成本，提高檢索速度和準(zhǔn)確性，還能為用戶提供便捷的遠(yuǎn)程訪問(wèn)和個(gè)性化服務(wù)。

其次，高職院校應(yīng)積極推進(jìn)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。掃描、識(shí)別和編碼現(xiàn)有紙質(zhì)檔案，轉(zhuǎn)化為電子文件，確保檔案信息的長(zhǎng)期保存和安全傳輸。同時(shí)，高職院校還應(yīng)制定統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和元數(shù)據(jù)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)不同類型、不同來(lái)源檔案的兼容和整合，為后續(xù)的資源共享和深度挖掘奠定基礎(chǔ)。

最后，加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)體系建設(shè)，是信息化建設(shè)中不可忽視的一環(huán)。高職院校應(yīng)建立健全檔案信息安全管理機(jī)制，采用防火墻、加密技術(shù)以及訪問(wèn)控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和保密性。與此同時(shí)，還需定期開(kāi)展數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)演練，提高檔案管理系統(tǒng)對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)能力，保障檔案信息的安全穩(wěn)定運(yùn)行。

3.深化檔案管理人員能力培養(yǎng)

在標(biāo)準(zhǔn)化視域下，高職院校的檔案管理工作面臨著諸多挑戰(zhàn)，其中，提高檔案管理人員的專業(yè)能力與服務(wù)水平顯得尤為重要。完善檔案管理人員的培訓(xùn)工作，不僅是提高檔案管理效率的關(guān)鍵，還是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的基石。為了達(dá)成這一目標(biāo)，高職院校應(yīng)構(gòu)建多層次、全方位的培訓(xùn)體系，涵蓋專業(yè)知識(shí)、信息技術(shù)、管理技能等多個(gè)維度。通過(guò)定期舉辦檔案管理理論與實(shí)務(wù)培訓(xùn)班，邀請(qǐng)行業(yè)專家授課，分享最新的檔案管理理念和技術(shù)，幫助檔案管理人員更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握先進(jìn)的管理方法。

在實(shí)踐過(guò)程中，高職院校還需加強(qiáng)信息技術(shù)培訓(xùn)，使檔案管理人員熟練掌握檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)安全以及信息檢索等技能，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需求。通過(guò)實(shí)操演練、案例分析等形式，提高其處理復(fù)雜檔案問(wèn)題的能力，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入、高效檢索和安全存儲(chǔ)。

此外，高職院校應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理人員參加國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)交流和專業(yè)會(huì)議，拓寬視野，借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)檔案管理人員管理理念的更新與創(chuàng)新。在實(shí)踐過(guò)程中，高職院校還需建立檔案管理研究小組，鼓勵(lì)內(nèi)部研討和課題研究，提高檔案管理人員的研究能力和創(chuàng)新能力，推動(dòng)檔案管理工作的理論與實(shí)踐相結(jié)合。

4.構(gòu)建完備的檔案管理制度體系

在標(biāo)準(zhǔn)化視域下，高職院校檔案管理工作的提質(zhì)增效離不開(kāi)科學(xué)、規(guī)范的檔案管理制度作為支撐。完善檔案管理制度，不僅能夠明確檔案管理的各項(xiàng)流程和標(biāo)準(zhǔn)，還能確保檔案資源的有效整合與合理利用，為學(xué)校的決策支持、教學(xué)科研以及文化建設(shè)等提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

首先，高職院校應(yīng)建立健全檔案管理規(guī)章制度，包括但不限于檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的操作規(guī)程。這些制度應(yīng)詳細(xì)規(guī)定各類檔案的管理流程、責(zé)任主體、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及違規(guī)處理辦法，確保檔案管理工作的每一個(gè)步驟都有章可循、有據(jù)可依。其次，針對(duì)當(dāng)前檔案管理中存在的具體問(wèn)題，如檔案收集不全、整理滯后以及利用不便等，高職院校應(yīng)出臺(tái)相應(yīng)的改進(jìn)措施和補(bǔ)救機(jī)制。比如，制定更為嚴(yán)格的檔案收集清單，確保所有重要文件、資料均被及時(shí)歸檔；優(yōu)化檔案檢索系統(tǒng)，提高檔案查詢的效率和準(zhǔn)確性；建立檔案定期審查機(jī)制，及時(shí)清理無(wú)保存價(jià)值的檔案，釋放存儲(chǔ)空間。最后，高職院校應(yīng)注重檔案管理制度的執(zhí)行與監(jiān)督。高職院?？梢猿闪n案管理監(jiān)督小組，定期檢查和評(píng)估檔案管理情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正管理過(guò)程中的偏差和漏洞。同時(shí)，建立檔案管理責(zé)任追究機(jī)制，嚴(yán)肅處理違反檔案管理制度的行為，確保制度的權(quán)威性和執(zhí)行力。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不是一蹴而就的，而是需要持續(xù)投入和不斷優(yōu)化的長(zhǎng)期工程。高職院校管理層應(yīng)當(dāng)提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，將其視為學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略的一部分，給予足夠的重視和支持。同時(shí)，隨著技術(shù)的迭代更新和社會(huì)環(huán)境的變化，學(xué)校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化工作也需要與時(shí)俱進(jìn)，持續(xù)吸收國(guó)內(nèi)外先進(jìn)理念和技術(shù)，不斷創(chuàng)新管理機(jī)制和服務(wù)模式。事實(shí)上，標(biāo)準(zhǔn)化視域下的高職院校檔案管理不僅是對(duì)歷史的尊重與保存，還是對(duì)未來(lái)教育生態(tài)智慧化的奠基。讓我們攜手共進(jìn)，以標(biāo)準(zhǔn)化為翼，推動(dòng)學(xué)校檔案管理工作邁向更加輝煌的明天。

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作者簡(jiǎn)介：宋小梅（1977—），女，漢族，陜西吳堡人，本科，館員，研究方向：檔案管理。