基于文檔一體化構(gòu)建醫(yī)院檔案智慧管理平臺的研究

摘 要：文章說明了基于文檔一體化醫(yī)院檔案智慧管理平臺的建設(shè)背景，并分析了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及應(yīng)對策略。同時，強調(diào)了針對基于文檔一體化推行醫(yī)院檔案智慧管理的必要性與重要作用，并提出了基于文檔一體化醫(yī)院檔案智慧管理平臺的構(gòu)建方案。在說明該平臺功能需求、總體設(shè)計思路的基礎(chǔ)上，從平臺架構(gòu)設(shè)計、文檔一體化業(yè)務(wù)流程設(shè)計、主要功能單元設(shè)計幾方面入手，說明了該平臺的構(gòu)建與開發(fā)要點，并進一步闡述了醫(yī)院文檔一體化建設(shè)應(yīng)用的構(gòu)建，以期為醫(yī)院文檔一體化與檔案管理信息化建設(shè)的提速增質(zhì)提供支持。

關(guān)鍵詞：文檔一體化；醫(yī)院檔案管理；檔案智慧管理平臺

中圖分類號：G271 文件標(biāo)識碼： A

為切實突破傳統(tǒng)、單一的檔案管理工作局限性，在當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理中，應(yīng)當(dāng)重點圍繞文檔一體化優(yōu)化工作策略，并著力實現(xiàn)管理應(yīng)用一體化。為實現(xiàn)這一目標(biāo)，在醫(yī)院搭建并應(yīng)用基于文檔一體化的檔案智慧管理平臺是必然選擇，值得深入探討。

一、平臺建設(shè)背景

2020年，新修訂的《中華人民共和國檔案法》對電子檔案管理工作提出了更多、更詳細的要求，并強調(diào)電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案所擁有的法律效力相同，標(biāo)志著檔案信息化建設(shè)發(fā)展到了戰(zhàn)略性實施階段。在人工智能技術(shù)高速發(fā)展、廣泛應(yīng)用的大背景下，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存，需要同時加強管理。基于此，搭建基于文檔一體化的檔案智慧管理平臺極為必要。從醫(yī)院的角度來看，相應(yīng)平臺在數(shù)據(jù)安全、知識化內(nèi)容服務(wù)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)再構(gòu)建以及多系統(tǒng)數(shù)據(jù)匯聚等多個方面，均能夠滿足醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)融合工作的現(xiàn)實需求。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀問題及應(yīng)對策略

1.醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀問題分析

第一，醫(yī)院各個科室與部門的檔案管理意識不足。由于檔案管理并不是醫(yī)院的主要業(yè)務(wù)。因此，在實際的工作與管理中很容易受到忽視，各個科室、部門對于檔案管理的價值性、檔案內(nèi)容的開發(fā)與利用等認識不足；第二，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)與醫(yī)院總體信息化建設(shè)的匹配性偏低。

醫(yī)院業(yè)務(wù)系統(tǒng)、管理系統(tǒng)的搭建與應(yīng)用時間相對較早，經(jīng)過長時間的發(fā)展已經(jīng)實現(xiàn)了完善架構(gòu)體系的構(gòu)建。而與之相對應(yīng)的是，檔案管理信息化建設(shè)起步較晚，對應(yīng)管理系統(tǒng)的搭建較為滯后，與醫(yī)院整體的信息化建設(shè)、發(fā)展不夠匹配；第三，醫(yī)院文書檔案管理的流程有待更新，存在檔案文件移交不及時、存檔不完整等問題。受到業(yè)務(wù)端子系統(tǒng)數(shù)量較多、功能繁雜的影響，檔案數(shù)據(jù)的流通難度高，管理方式有著明顯與業(yè)務(wù)分割的問題，無法高質(zhì)量、高效率地完成檔案管理，也對檔案應(yīng)用與價值開發(fā)工作的開展產(chǎn)生了一定阻礙。

2.醫(yī)院檔案管理工作的優(yōu)化策略

第一，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理。數(shù)據(jù)化處理醫(yī)院紙質(zhì)檔案，并開展內(nèi)容化識別，以此完成對電子文檔庫的構(gòu)建，并進一步完善建設(shè)實物檔案庫，集中、統(tǒng)一歸檔管理醫(yī)院文檔；第二，電子文件夾的建立，統(tǒng)一線上檔案?；卺t(yī)院不同科室、部門的職能與工作性質(zhì)，在檔案目錄庫設(shè)定基于不同標(biāo)準(zhǔn)的目錄。圍繞醫(yī)院各個科室的工作需求，完成文件夾目錄內(nèi)容的建立，并設(shè)定專屬名稱。在電子檔案庫統(tǒng)一上傳文件夾內(nèi)容，基于檔案管理錄入、審核、借閱、鑒定、銷毀等功能服務(wù)的設(shè)定，確保相關(guān)人員能夠全面掌握檔案管理的實際情況；第三，電子歸檔管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)?；谖臋n一體化系統(tǒng)的搭建與應(yīng)用，實現(xiàn)醫(yī)院檔案文件的智慧化采集、整理、鑒定、預(yù)歸檔、銷毀、借閱、統(tǒng)計與利用及共享外發(fā)等，保證所有操作均得到自動記錄并可以詳細查詢，完成對醫(yī)院所有信息的集成管理。

三、基于文檔一體化推行醫(yī)院檔案智慧管理的必要性與重要作用分析

1.基于文檔一體化推行醫(yī)院檔案智慧管理的必要性

對于醫(yī)院檔案與文件管理工作而言，由于醫(yī)學(xué)專業(yè)分支多，專業(yè)性強，相應(yīng)檔案文件的管理亦需要高度的專業(yè)性和科學(xué)性，才能準(zhǔn)確體現(xiàn)分支特點，實施規(guī)范管理。同時，醫(yī)學(xué)檔案多涉及項目、課題等，檔案材料可能來源于文獻、研究，亦可能來自臨床一線工作，載體形式多樣，收集難度大、材料收集難齊全。在醫(yī)院文件檔案管理實踐中，除了以上兩點外，科技檔案如何提高利用效率、如何促進編研發(fā)揮檔案實際效用，也是許多醫(yī)院亟須解決的檔案管理難題。因此，開發(fā)設(shè)計一種管理系統(tǒng)平臺，基于文檔一體化推行醫(yī)院檔案智慧管理是必然選擇。

2.基于文檔一體化推行醫(yī)院檔案智慧管理的重要作用

在當(dāng)前醫(yī)院的管理實踐中，開發(fā)并應(yīng)用基于文檔一體化的醫(yī)院檔案智慧管理平臺，能夠促使醫(yī)院檔案管理工作提高效率和質(zhì)量。對于基于文檔一體化的醫(yī)院檔案智慧管理平臺而言，其涵蓋電子檔案的數(shù)據(jù)采集接收、整理歸檔、利用查閱、日常管理以及移交管理等業(yè)務(wù)處理等主要功能。該管理平臺不僅可以實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，還可以開展對應(yīng)歸檔電子檔案的有效接收、管理、利用、移交、長期保管以及備份等全流程電子檔案管理操作，實現(xiàn)檔案文件的全生命周期管理。同時，兼顧紙質(zhì)檔案的應(yīng)用需要，可以利用平臺對檔案開展信息化管理，提高醫(yī)院對紙質(zhì)檔案利用的效率。

依托相應(yīng)平臺系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用，能夠通過便捷的系統(tǒng)化操作減少人力的投入，有效提高檔案管理工作效率。基于文檔一體化的醫(yī)院檔案智慧管理平臺能夠有效保護檔案信息的安全，防止檔案被篡改、丟失或泄露，增強醫(yī)院檔案文件的安全性。檔案文件管理的一體化、信息化和智慧化建設(shè)，方便檔案文件的查詢和利用，極大地提高醫(yī)務(wù)人員的工作效率，進一步提高醫(yī)院服務(wù)水平。

總體而言，基于文檔一體化推進醫(yī)院檔案智慧化管理，是當(dāng)前加速開展醫(yī)院檔案管理工作改革的重要舉措，依托對應(yīng)平臺系統(tǒng)功能的開發(fā)與應(yīng)用，實現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理的信息化、智慧化建設(shè)，深入融合醫(yī)院文件與檔案管理，推動了醫(yī)院檔案管理的升級。

四、基于文檔一體化醫(yī)院檔案智慧管理平臺的總體設(shè)計思路

1.平臺功能需求

醫(yī)院檔案智慧管理平臺的用戶涉及醫(yī)院各個科室、黨群部門、行政部門等多個部門的人員，實際所管理的檔案類型也相對多樣。在本次管理平臺開發(fā)設(shè)計中，主要圍繞不同部門的常用功能需求。

第一，醫(yī)療檔案。使用該類型檔案所涉及的部門包括醫(yī)院護理部門、醫(yī)務(wù)部門、感染管理辦公室、醫(yī)療保險辦公室以及醫(yī)院藥品管理部門等。對應(yīng)的平臺功能需求：對個人或各個科室的醫(yī)療記錄查詢、統(tǒng)計，并打印。

第二，個人檔案。使用該類型檔案所涉及的部門包括醫(yī)院黨委、工會以及人事部門等。對應(yīng)的平臺功能需求：對員工個人檔案、工作檔案以及獎懲情況查詢、審核。

第三，科研檔案。使用該類型檔案所涉及的部門包括醫(yī)院人事部門、護理部門、科教部門、員工培訓(xùn)部門等。對應(yīng)的平臺功能需求：查詢并打印醫(yī)院員工的科研成果，包含科研項目、科研論文與著作、獲獎情況等。

第四，設(shè)備檔案。使用該類型檔案所涉及的部門包括醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)信息辦公室、設(shè)備科以及物資供應(yīng)部門等。對應(yīng)的平臺功能需求：查詢并打印醫(yī)院設(shè)備檔案。

第五，財會檔案。使用該類型檔案所涉及的部門包括醫(yī)院財務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門等。對應(yīng)的平臺功能需求：查詢醫(yī)院的財會檔案，并提供相應(yīng)資料的打印服務(wù)。

第六，培訓(xùn)檔案。使用該類型檔案所涉及的部門包括醫(yī)院人事部門、員工培訓(xùn)部門、科教部門等。對應(yīng)的平臺功能需求：查詢醫(yī)院每一次培訓(xùn)的資料、教學(xué)成果以及員工培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)成績等信息，并提供打印服務(wù)。

第七，基建檔案。使用該類型檔案所涉及的部門包括醫(yī)院后勤管理部門、基建部門等。對應(yīng)的平臺功能需求：查詢基建檔案，并提供打印服務(wù)。

2.平臺總體設(shè)計

圍繞ECM（中國企業(yè)內(nèi)容管理）市場研究報告，構(gòu)建基于文檔一體化的醫(yī)院檔案智慧管理平臺，以此開發(fā)設(shè)計出符合相關(guān)法律法規(guī)、政策要求的智慧化檔案管理平臺，滿足醫(yī)院在檔案、文件、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)資產(chǎn)、知識產(chǎn)權(quán)以及業(yè)務(wù)流程等方面的管理工作需求。

基于《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》中的相關(guān)內(nèi)容，構(gòu)建頂層思維，完善軟硬件系統(tǒng)，促使檔案業(yè)務(wù)的拓展成為現(xiàn)實，讓醫(yī)院的各個科室與相關(guān)工作人員逐步養(yǎng)成使用信息技術(shù)開展檔案管理與利用的習(xí)慣，以此搭建更為健全的電子文件管理模式，使得“文件—檔案—知識”一體化的內(nèi)容管理閉環(huán)能夠在醫(yī)院內(nèi)得到切實落實。在實踐中，結(jié)合基于文檔一體化的醫(yī)院檔案智慧管理平臺的規(guī)劃目標(biāo)與功能需求，開發(fā)設(shè)計相應(yīng)管理平臺。對于本研究所搭建的醫(yī)院檔案智慧管理平臺而言，其總體可以劃分為四個層次，包括業(yè)務(wù)一體化、文檔一體化、技術(shù)平臺一體化、數(shù)據(jù)一體化。

五、基于文檔一體化醫(yī)院檔案智慧管理平臺的構(gòu)建與應(yīng)用

1.平臺架構(gòu)設(shè)計

（1）數(shù)據(jù)一體化安全管理層

本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)一體化層次主要布設(shè)在系統(tǒng)的ECM數(shù)據(jù)管理底座內(nèi)，提供的功能服務(wù)包括數(shù)據(jù)采集、傳輸、處理、安全保護、交換、管理、洞察以及歸檔等。整個層次以ECM管理子系統(tǒng)為基礎(chǔ)，結(jié)合數(shù)據(jù)采集技術(shù)、人工智能、自然語言處理等多種技術(shù)的應(yīng)用，完成數(shù)據(jù)一體化支撐底座的構(gòu)建，實現(xiàn)對醫(yī)院各類文檔數(shù)據(jù)的完整、真實獲取以及安全管理，確保醫(yī)院各類文檔數(shù)據(jù)可用。

（2）技術(shù)平臺一體化支撐層

在本系統(tǒng)的技術(shù)平臺一體化層次中，圍繞非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的匯總與管理，開設(shè)了內(nèi)容低代碼開發(fā)子系統(tǒng)、ECM內(nèi)容管理子系統(tǒng)、智能識別與推薦子系統(tǒng)。其中，對于內(nèi)容低代碼開發(fā)子系統(tǒng)而言，其所具有的能力包括門戶、表單、流程引擎、BI、知識組件、文件組件以及接口服務(wù)等，主要應(yīng)用于對以文件為主體的各種業(yè)務(wù)應(yīng)用的快速構(gòu)建，為文件數(shù)字空間及業(yè)務(wù)的深入融合提供有力支持。對于ECM內(nèi)容管理子系統(tǒng)而言，其所具有的能力包括海量數(shù)據(jù)的全方位安全處理、圍繞業(yè)務(wù)屬性開展功能平臺與平臺定位配置、全鏈接及系統(tǒng)集成非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)治理等。對于智能識別與推薦子系統(tǒng)而言，其所具有的能力包括智能ORC、智能定密；智能分類、文本審核；實體提取、知識圖譜；智能標(biāo)簽、智能推薦等。

（3）文檔一體化功能模塊層

在本系統(tǒng)的文檔一體化層次中，在DMS（文檔管理子系統(tǒng)）部分，所提供的功能包含電子文件采集（上傳、一體機、集成、導(dǎo)入）、電子文件管理（分類、預(yù)歸檔、版本管理、權(quán)限管理）、電子文件協(xié)同（共享、協(xié)同編輯、外發(fā)、團隊庫、評論/批注、通知）和基礎(chǔ)功能（在線編輯、收藏、個人庫、文件搜索）；在ERMS（檔案管理子系統(tǒng)）部分，所提供的功能包含檔案收集（待生效列表、四性檢測）、檔案整理（批量導(dǎo)入與導(dǎo)出、批量掛接與修改、歸檔與組卷、歸檔審批）、借閱管理（借閱、收藏）、檔案編輯（編研配置、檔案編研）、檔案鑒定（鑒定、銷毀、庫房管理、回收站）、檔案統(tǒng)計（歸檔統(tǒng)計、鑒定統(tǒng)計、銷毀統(tǒng)計、借閱統(tǒng)計）和長期保存（檔案導(dǎo)入、存儲管理、數(shù)據(jù)管理、巡檢任務(wù)、四性檢測等）等。

文檔一體化功能模塊層在本平臺的實際運行期間，能夠面向用戶提供檔案知識化與智能化、智能檢索、檔案知識門戶、檔案知識地圖、檔案知識組織與分類等多樣服務(wù)，依托DMS與ERMS的融合與配合使用，可以實現(xiàn)對檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)的管理，支持用戶在該平臺完成不同格式的電子文件檔案的在線查閱、內(nèi)容檢索，便于用戶在更短時間內(nèi)以更為便捷的方式在該平臺內(nèi)獲取所需要的檔案文件。

（4）系統(tǒng)業(yè)務(wù)一體化呈現(xiàn)層

在本系統(tǒng)的業(yè)務(wù)一體化層次中，主要針對不同類型的檔案開展統(tǒng)一匯總與分類保存，包括文書檔案、實物檔案和特殊載體檔案等，涵蓋的檔案資料內(nèi)容包括醫(yī)療、個人、科研、設(shè)備、財會、培訓(xùn)以及基建等。

2.文檔一體化業(yè)務(wù)流程設(shè)計

建立電子文檔階段，基于DMS子系統(tǒng)的應(yīng)用完成文件管理，并在各個業(yè)務(wù)子系統(tǒng)集成的支持下實現(xiàn)對原始文件的自動獲取。經(jīng)過文件管理子系統(tǒng)，利用手動或是自動的方式選擇文件數(shù)據(jù)分類，實施預(yù)歸檔以及期限鑒定，并在完成格式轉(zhuǎn)換處理后實施預(yù)歸檔。自動轉(zhuǎn)入ERMS子系統(tǒng)模塊，在整理編庫內(nèi)批量導(dǎo)入相應(yīng)文件檔案，依照檔案管理的流程標(biāo)準(zhǔn)實施相應(yīng)檔案的逐步處理，形成電子檔案簽名。在元數(shù)據(jù)規(guī)則的支持下，開展高級檢索及知識圖譜計算，形成檔案知識庫內(nèi)容，為后續(xù)檔案知識拓展管理子系統(tǒng)內(nèi)容的豐富與拓展提供支持。

3.主要功能單元設(shè)計

（1）查詢功能單元

在平臺的查詢界面輸入關(guān)鍵詞，就能夠根據(jù)登錄人員所具有的權(quán)限以及后臺存儲的文件檔案目錄，迅速完成所需檔案文件的調(diào)取。在查詢功能單元，面向個人用戶與管理員之間提供了不同的功能服務(wù)。其中，基于個人用戶的權(quán)限設(shè)定，該單元可以提供個人檔案查詢以及個人檔案打印服務(wù)?；诠芾韱T的權(quán)限設(shè)定，該單元可以提供查詢、檔案打印、批量查詢以及數(shù)據(jù)分析服務(wù)。

（2）檔案管理功能單元

基于個人與部門的檔案文件日常維護，在該平臺開設(shè)了檔案管理功能單元。在該平臺的檔案管理功能單元中，面向個人用戶與管理員之間提供了不同的功能服務(wù)。其中，基于個人用戶的權(quán)限設(shè)定，該單元界面可以提供數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)修改、臨時保存以及提交服務(wù)；基于管理員的權(quán)限設(shè)定，該單元界面可以提供數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)修改、臨時保存、批量管理以及提交服務(wù)。

（3）權(quán)限審核

對于權(quán)限審核功能單元而言，其主要面向醫(yī)院檔案管理部門的日常工作而開發(fā)，所設(shè)定的功能包含待完成審核管理、已通過審核管理、已駁回審核管理、申請列表查詢以及意見反饋等。

在平臺的權(quán)限審核實踐中，所設(shè)定并遵循的權(quán)限審核流程如下所示：系統(tǒng)作業(yè)權(quán)限申請由上級主管審核，在審核未通過時駁回申請，并返回表單，再次發(fā)出系統(tǒng)作業(yè)權(quán)限申請，在上級主管審核通過后，由檔案管理工作人員審核，在審核未通過時駁回申請，并返回表單，再次發(fā)出系統(tǒng)作業(yè)權(quán)限申請，在檔案管理工作人員審核通過后，由檔案管理部門主管審核，在審核未通過時駁回申請，并返回表單，再次發(fā)出系統(tǒng)作業(yè)權(quán)限申請，在檔案管理部門主管審核通過后，批準(zhǔn)獲得權(quán)限。

4.醫(yī)院文檔一體化建設(shè)

（1）檔案工作全流程支持

醫(yī)院科技檔案形式多樣，如文字、影像、圖表和視頻等，收集時需注重完整性，才能為后續(xù)查用夯實基礎(chǔ)。該管理平臺提供多樣化的采集方式，如掃描新建、屬性錄入新建、導(dǎo)入Excel表批量新建以及批量上傳等，無論是實體還是數(shù)字檔案，都能夠方便、快速地完成采集。在實踐中，醫(yī)院可以在該平臺上完成檔案從采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研以及注銷等全生命周期管理。

（2）檔案業(yè)務(wù)分級管控

醫(yī)院檔案涉及醫(yī)院的研究課題、項目等，重大科研成果需依照國家相關(guān)規(guī)定密級區(qū)分，實施合規(guī)管理。在平臺提供了檔案業(yè)務(wù)分級管理功能，其中的每一份文件乃至每一條信息都可以設(shè)定相應(yīng)密級，只有具備相應(yīng)權(quán)限的人員才能訪問。并且，不同密級的文檔可以設(shè)定不同的審批人，依據(jù)相關(guān)保密規(guī)定實施合規(guī)化管理，更好地保障醫(yī)院機密信息的安全。

（3）虛實結(jié)合的智能化庫房管理

搭建虛擬化庫房，結(jié)合條碼掃描出入庫、庫房檔案清點等工作環(huán)節(jié)的設(shè)定，降低人工操作的復(fù)雜程度以及實際工作量，減少人工操作出錯率，提高管理工作的總體效率。

（4）檔案利用服務(wù)的多種渠道

該平臺面向檔案利用服務(wù)的開設(shè)提供了關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索等多種方式，支撐用戶快速定位所需檔案，如病歷記錄、臨床研究資料以及科研項目成果等，為醫(yī)務(wù)工作提供借鑒。搜索結(jié)果依權(quán)限展示，未具備權(quán)限的人員可通過流程申請查閱，能夠讓醫(yī)院檔案發(fā)揮更大的現(xiàn)實價值。同時，該平臺具有檔案編研功能，支持醫(yī)院靈活、高效地開展各種編研活動，將數(shù)字化的檔案及相關(guān)材料，按需發(fā)布成專題目錄或思維導(dǎo)圖式的編研成果。

（5）開放生態(tài)式的支撐平臺

平臺應(yīng)用面向服務(wù)的體系架構(gòu)（SOA），并將大量可重用組件投放在基礎(chǔ)支撐平臺，充分滿足醫(yī)院多樣且動態(tài)變化的業(yè)務(wù)定制需求，促使醫(yī)院檔案管理平臺與第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的無縫對接。

（6）安全可控的體系建設(shè)

基于相關(guān)規(guī)范要求組織開展對檔案信息的安全防護，確保電子檔案來源、管理與技術(shù)更為可行，并保證相應(yīng)信息長期性可用。平臺從網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用以及管理等多層次入手，維護了醫(yī)院檔案信息資源的安全性與可控性。

六、結(jié)語

綜上所述，基于文檔一體化推進醫(yī)院檔案智慧化管理，是當(dāng)前加速開展醫(yī)院檔案管理工作改革的重要舉措，依托對應(yīng)平臺系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用，實現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理的信息化、智慧化建設(shè)，深入融合醫(yī)院文件與檔案管理，推動了醫(yī)院檔案管理的升級。

在實踐中，需要圍繞醫(yī)院各個科室的實際檔案管理與利用需求，開發(fā)檔案管理系統(tǒng)功能，并優(yōu)化設(shè)計院文檔一體化業(yè)務(wù)流程，建設(shè)安全可控的管理體系，保證系統(tǒng)平臺覆蓋醫(yī)院檔案管理工作的全流程，推進對不同檔案的分級管理，加速推進醫(yī)院檔案管理工作信息化、智慧化與規(guī)范化建設(shè)。

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作者簡介：林英華（1975—），女，漢族，福建寧德人，本科，副研究館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理。