“互聯(lián)網(wǎng)+”聯(lián)合PDCA循環(huán)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

摘 要：通過觀察并探討醫(yī)院檔案管理工作中“互聯(lián)網(wǎng)+”與PDCA循環(huán)管理方法的聯(lián)合應(yīng)用效果。研究組工作人員對(duì)檔案管理流程、檔案管理有效性、檔案管理實(shí)效性以及管理強(qiáng)度等各方面的滿意度展開評(píng)分。研究認(rèn)為，醫(yī)院檔案管理過程中貫徹落實(shí)“互聯(lián)網(wǎng)+”聯(lián)合PDCA循環(huán)管理方法，能夠顯著提高檔案管理效果，提升工作人員的滿意度，醫(yī)院可以更加有效、準(zhǔn)確地管理檔案資源，為醫(yī)院的發(fā)展提供有力支持。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；互聯(lián)網(wǎng)+；PDCA；滿意度

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和醫(yī)療改革的持續(xù)深化，醫(yī)院檔案管理面臨著諸多挑戰(zhàn)和機(jī)遇。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代醫(yī)院對(duì)檔案信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和共享性的要求。因此，探索新的檔案管理模式和方法成為醫(yī)院管理領(lǐng)域的重要課題。在此背景下，“互聯(lián)網(wǎng)+”聯(lián)合PDCA循環(huán)的管理模式應(yīng)運(yùn)而生。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展為檔案信息的采集、存儲(chǔ)和共享提供了便利，而PDCA循環(huán)作為一種科學(xué)的管理方法，有助于提高檔案管理的系統(tǒng)性和持續(xù)性。將兩者相結(jié)合，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和信息化，還能通過持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化管理流程，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。此外，醫(yī)院檔案資源作為醫(yī)院內(nèi)各科室業(yè)務(wù)工作的重要組成部分，具有保持、考察及利用價(jià)值。檔案內(nèi)容包括黨群管理、醫(yī)學(xué)科研、行政管理、醫(yī)療管理和基礎(chǔ)建設(shè)等多個(gè)方面，內(nèi)容體系較為繁雜，容量較大。因此，如何在醫(yī)院檔案管理過程中根據(jù)院內(nèi)科室工作情況開展創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化，也是當(dāng)前有待解決的問題?；诖?，在互聯(lián)網(wǎng)背景下，借助新科技創(chuàng)新檔案管理工作顯得尤為重要。

一、一般資料與方法

1.一般資料

2022年01月至05月，對(duì)我院300份檔案開展常規(guī)管理并納入常規(guī)組。其中99份人事檔案、103份文書檔案、76份實(shí)物檔案、22份其他檔案。2022年06月至12月，對(duì)我院300份檔案開展“互聯(lián)網(wǎng)+”聯(lián)合PDCA循環(huán)管理并納入研究組。其中97份人事檔案、105份文書檔案、77份實(shí)物檔案、21份其他檔案。兩組檔案數(shù)量、檔案類型等一般資料匹配度較高，可比性充分，檢驗(yàn)結(jié)果P值＞0.05。

首先，納入標(biāo)準(zhǔn)。

（1）檔案類型：納入研究的檔案應(yīng)包括但不限于病歷檔案、行政檔案、人事檔案和科研檔案等，確保各類檔案都得到充分考慮和應(yīng)用。

（2）檔案管理系統(tǒng)：使用的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備互聯(lián)網(wǎng)接入功能，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的數(shù)字化和信息化管理，支持檔案數(shù)據(jù)的快速共享和交流。

（3）PDCA循環(huán)應(yīng)用：在檔案管理中應(yīng)明確實(shí)施PDCA循環(huán)，包括規(guī)劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）和行動(dòng)（Act）四個(gè)階段，確保檔案管理的持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化。

（4）檔案管理人員：應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理人員，熟悉檔案管理流程，能夠熟練運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和PDCA循環(huán)開展檔案管理。

（5）數(shù)據(jù)質(zhì)量：檔案數(shù)據(jù)應(yīng)完整、準(zhǔn)確、規(guī)范，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，能夠支持醫(yī)院管理和決策的需要。

其次，排除標(biāo)準(zhǔn)。

（1）檔案類型：對(duì)于特殊類型或敏感性的檔案，如涉及患者個(gè)人隱私或醫(yī)院機(jī)密的檔案，應(yīng)予以排除，以保護(hù)檔案的安全和隱私。

（2）技術(shù)限制：如果使用的檔案管理系統(tǒng)無法接入互聯(lián)網(wǎng)或不支持?jǐn)?shù)字化和信息化管理，則無法納入研究范圍。

（3）管理不規(guī)范：沒有明確實(shí)施PDCA循環(huán)或管理流程混亂，則無法保證研究的科學(xué)性和有效性。

（4）數(shù)據(jù)不完整或不準(zhǔn)確：檔案數(shù)據(jù)存在嚴(yán)重缺失、錯(cuò)誤或不一致性，則無法支持研究的準(zhǔn)確性和可靠性。

2.方法

常規(guī)組300份醫(yī)院檔案開展常規(guī)管理，包括：

（1）檔案收集：是檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)。檔案收集任務(wù)包括匯總來自不同科室、部門和員工的檔案，以保證一切重要資料能夠被全面納入。

（2）檔案管理：需依照既定的規(guī)章和分類準(zhǔn)則，對(duì)收集的檔案開展條理化管理。包括分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使檔案有序化，便于后續(xù)的檢索和利用。

（3）檔案鑒定：通常涉及判斷檔案的真?zhèn)魏蛢r(jià)值。對(duì)于有價(jià)值的檔案，需要做好鑒定記錄，以便后續(xù)的利用和管理。

（4）檔案存儲(chǔ)：將整理好的檔案妥善存儲(chǔ)。包括選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)地點(diǎn)，確保檔案的安全性和可訪問性。

（5）檔案利用：根據(jù)醫(yī)院的需要和規(guī)定，提供檔案的利用服務(wù)。包括檔案的借閱、復(fù)制、查詢等，確保檔案能夠得到有效的利用。

研究組300份醫(yī)院檔案開展“互聯(lián)網(wǎng)+”聯(lián)合PDCA循環(huán)管理。

（1）P（計(jì)劃環(huán)節(jié)）。召開小組討論會(huì)，分析和總結(jié)既往管理過程中出現(xiàn)的相關(guān)問題，如硬件條件設(shè)施不完善、部分工作人員不清楚管理要求及管理過程、工作崗位設(shè)置復(fù)雜、日常任務(wù)重而忽略了對(duì)醫(yī)院檔案的管理、專業(yè)能力尚待提升、醫(yī)院檔案管理體系不健全、信息化管理水平較低等，確定管理問題之后，進(jìn)一步深入分析原因并加以探討。醫(yī)院檔案管理問題多，究其原因是管理模式有待創(chuàng)新、管理決策層重視程度不足和信息化管理水平較低所致。因此，在年度工作計(jì)劃當(dāng)中，應(yīng)將醫(yī)院檔案管理工作作為重點(diǎn)考核項(xiàng)目，不斷完善規(guī)章制度，明確工作崗位權(quán)限、范圍和責(zé)任，使各項(xiàng)管理流程透明、清晰。與此同時(shí)，為了提高信息化管理水平，應(yīng)配備專用辦公室、打印機(jī)、無線網(wǎng)絡(luò)和電腦等硬件設(shè)備設(shè)施，專門負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案信息化管理，并開發(fā)線上管理系統(tǒng)，組織工作人員學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，熟練運(yùn)用電腦，以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化與信息化開展。

（2）D（實(shí)施環(huán)節(jié)）。由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理工作，以確保各項(xiàng)操作有序、高效落實(shí)。通過集中管理，不斷提高工作人員的管理能力，調(diào)動(dòng)主觀能動(dòng)性，使主動(dòng)參與技能培訓(xùn)，學(xué)習(xí)管理新規(guī)范，從而拓展自我認(rèn)知，及時(shí)掌握新時(shí)代發(fā)展背景下的管理動(dòng)向。在收集檔案期間，應(yīng)要求工作人員明確歸檔范圍、檔案內(nèi)容，盡可能地避免收集無任何效用的檔案資料，最大限度地滿足資料收集新規(guī)定。醫(yī)院還應(yīng)配備專門的檔案室。

另外，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，研發(fā)設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，以提高人事檔案信息化管理水平。在既往醫(yī)院管理過程中，大部分的檔案歸檔后很少會(huì)根據(jù)具體情況加以完善，以至于檔案信息缺失與不完整。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)集中梳理各類檔案，及時(shí)列出信息缺失、不完整的檔案，以紙質(zhì)形式聯(lián)系檔案負(fù)責(zé)人，要求負(fù)責(zé)人立即完善、補(bǔ)充與修改。

（3）C（檢查環(huán)節(jié)）。主要檢查實(shí)施環(huán)節(jié)的管理效果，并對(duì)其加以評(píng)估和驗(yàn)證，對(duì)于實(shí)施環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，給予全面、翔實(shí)的記錄，及時(shí)分析、總結(jié)實(shí)施環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題，如果實(shí)施環(huán)節(jié)貫徹落實(shí)了計(jì)劃目標(biāo)，則汲取經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步推廣。如果實(shí)施環(huán)節(jié)并未落實(shí)計(jì)劃目標(biāo)，則從不同方面逐一分析、審核，明確原因，并將檢查結(jié)果與績效考核掛鉤，從而充分調(diào)動(dòng)工作人員的主觀能動(dòng)性，使其積極參與檔案管理工作。另外，根據(jù)醫(yī)院檔案管理的實(shí)際狀況，每個(gè)月或每個(gè)季度召開一次協(xié)調(diào)會(huì)，加強(qiáng)各職能部門的溝通交流，互相分享資源，并向相關(guān)科室征詢意見，為后續(xù)管理工作提供指導(dǎo)。

（4）A（處理環(huán)節(jié)）。完善每個(gè)管理崗位的職責(zé)權(quán)限，逐步健全管理制度，以科室為單位，確定每個(gè)科室主要負(fù)責(zé)人的職責(zé)權(quán)限，若是發(fā)現(xiàn)檔案信息缺失、信息收集出錯(cuò)等問題，問責(zé)科室主要負(fù)責(zé)人，從而加大各方人員的監(jiān)督力度，以確保檔案信息完整、信息收集正確。

3.觀察指標(biāo)

（1）檔案管理效果。各類檔案安全保存，歸檔及時(shí)、正確，信息收集無差錯(cuò)，則納入顯效范疇；各類檔案存儲(chǔ)安全，歸檔基本正確、及時(shí)，信息收集差錯(cuò)少，視為有效范疇；各類檔案存儲(chǔ)不安全，歸檔錯(cuò)誤、不及時(shí)，信息收集差錯(cuò)較多，視為無效范疇。其中，顯效+有效的例數(shù)占總例數(shù)比率，即為總有效率。

（2）滿意度。通過調(diào)查問卷，由檔案管理工作人員主觀評(píng)分檔案管理流程、檔案管理有效性、檔案管理實(shí)效性、管理強(qiáng)度等各個(gè)方面的滿意度，各項(xiàng)評(píng)分0～10分，評(píng)估分值越高，說明滿意度就越高。

4.數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)處理

運(yùn)用統(tǒng)計(jì)學(xué)軟件（SPSS22.0版本）檢驗(yàn)處理研究組、常規(guī)組的定量資料、定性資料，其中，以均數(shù)（Mean Value）加減標(biāo)準(zhǔn)差（Standard Deviation）（）形式描述檔案管理滿意度等定量資料，組間t檢驗(yàn)；以[例（n）、百分率（%）]形式表述檔案管理效果等定性資料，組間x2檢驗(yàn)；以P值描述組間數(shù)據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果，當(dāng)P＜0.05時(shí)，說明兩組結(jié)果有差異意義。

二、結(jié)果

1.觀察比較兩組檔案管理效果

研究組檔案管理效果較常規(guī)組更高（P<0.05）。見表1。

三、討論

新時(shí)代，對(duì)醫(yī)院檔案管理效率以及實(shí)效性的要求越來越高，圍繞醫(yī)院中心開展檔案管理工作，深入改革管理體系，夯實(shí)基礎(chǔ)的管理服務(wù)，進(jìn)一步拓展檔案功能，從而為醫(yī)院發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)顯得很有必要。在本研究中，研究組檔案管理效果為98.67%，明顯高于常規(guī)組檔案管理效果82.00%（P<0.05）。說明“互聯(lián)網(wǎng)+”聯(lián)合PDCA循環(huán)管理方法對(duì)醫(yī)院檔案管理效率具有顯著的提高作用。因?yàn)槁?lián)合管理模式新穎，通過數(shù)字化和信息化手段，實(shí)現(xiàn)了檔案的快速錄入、檢索和利用，因而能夠最大限度地開展資源整合，提高醫(yī)院檔案管理效率，縮短檔案處理的時(shí)間，從而滿足新時(shí)代發(fā)展需要。與此同時(shí)，研究組工作人員對(duì)檔案管理流程、檔案管理有效性、檔案管理實(shí)效性以及管理強(qiáng)度等各方面的滿意度評(píng)分較常規(guī)組更高，兩組之間存在明顯差異（P<0.05）。說明“互聯(lián)網(wǎng)+”聯(lián)合PDCA循環(huán)管理方法受到了檔案管理工作人員的高度認(rèn)可。硬件設(shè)備設(shè)施的完善、信息化管理水平的提高，進(jìn)一步減輕了管理人員的工作負(fù)擔(dān)，使其有更多的時(shí)間、精力投入檔案管理工作中，提升檔案管理質(zhì)量，避免了傳統(tǒng)檔案管理中容易出現(xiàn)的信息不準(zhǔn)確、共享困難等問題ee44f3159c2fb50224ecf144d8a22b47，確保檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，形成良性循環(huán)。通過優(yōu)化檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，提高了檔案的利用率，使檔案在醫(yī)療實(shí)踐、領(lǐng)導(dǎo)決策和制定工作標(biāo)準(zhǔn)等方面發(fā)揮了更大作用。

同時(shí)，加強(qiáng)了與其他科室和部門的溝通與協(xié)助，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享和互通?；ヂ?lián)網(wǎng)信息萬變，發(fā)展速度快，為了促使PDCA管理作用最大化，在實(shí)際應(yīng)用過程中應(yīng)當(dāng)引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，持續(xù)提高管理能力，以契合新時(shí)代發(fā)展需求，避免大環(huán)境變化而影響醫(yī)院檔案信息化管理水平。

綜上，醫(yī)院檔案管理實(shí)踐期間，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，與PDCA循環(huán)管理方法聯(lián)合應(yīng)用具有顯著效果，能夠進(jìn)一步提高檔案管理效率，提升工作人員的滿意度，在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用具有重要的實(shí)踐意義和推廣價(jià)值。未來，將繼續(xù)深化研究和實(shí)踐，不斷完善和優(yōu)化管理模式，為醫(yī)院檔案管理工作順利開展提供更多的支持。

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作者簡(jiǎn)介：陳琳（1973—），男，漢族，江蘇興化人，本科，山東省第一榮軍優(yōu)撫醫(yī)院院長辦公室主任，副研究館員，研究方向：檔案管理。