數(shù)字化檔案管理中信息通信技術(shù)的應(yīng)用探究

摘 要：中央檔案館館長(zhǎng)會(huì)議提出要加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，充分利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理和服務(wù)水平。當(dāng)前，信息通信技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的應(yīng)用面臨安全保障、技術(shù)更新與兼容性和人員技能與培訓(xùn)等難點(diǎn)。文章提出加強(qiáng)安全保障措施、保持技術(shù)更新與兼容性、提升人員技能與素養(yǎng)等建議，以期充分發(fā)揮信息通信技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的作用。通過(guò)信息通信技術(shù)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理從傳統(tǒng)手工操作向自動(dòng)化、智能化轉(zhuǎn)變，提高檔案管理效率。通過(guò)加密和備份確保檔案安全，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享打破時(shí)空限制，提高檔案利用率，將有力推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化，為黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的檔案保障。

關(guān)鍵詞：信息通信技術(shù)；數(shù)字化檔案管理；應(yīng)用；安全；成本

中圖分類號(hào)：TN91；G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

2023年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)了《“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，提出要推動(dòng)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化水平。在數(shù)字化時(shí)代背景下，檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。一方面，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及人工智能等現(xiàn)代信息通信技術(shù)為檔案管理帶來(lái)了新的發(fā)展契機(jī)，為提高檔案管理效率、確保檔案安全、促進(jìn)檔案資源共享提供了有力支撐；另一方面，檔案管理工作也面臨著諸如技術(shù)更新迅速、數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)以及成本投入較大等難點(diǎn)。如何充分利用信息通信技術(shù)推動(dòng)數(shù)字化檔案管理創(chuàng)新發(fā)展、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是擺在檔案工作者面前的一項(xiàng)重要課題。

一、信息通信技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中應(yīng)用的意義

信息通信技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，為檔案管理工作帶來(lái)了革命性的變革。傳統(tǒng)的檔案管理主要依賴人工操作，存在效率低、易出錯(cuò)以及檢索困難等問(wèn)題。而信息通信技術(shù)的引入，使得檔案管理實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化和智能化，極大地提高了工作效率和管理水平。

通過(guò)使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和專業(yè)的檔案管理軟件，可以對(duì)海量的檔案實(shí)行快速、準(zhǔn)確的分類和編目，建立完善的檔案元數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)多維度、多條件的檔案檢索，節(jié)省了人力和時(shí)間成本。數(shù)字化檔案不僅可以長(zhǎng)期保存，還可以通過(guò)先進(jìn)的存儲(chǔ)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)異地備份和容災(zāi)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。同時(shí)，信息通信技術(shù)還提供了強(qiáng)大的安全保障措施，如數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制以及操作審計(jì)等，可以最大限度地防止檔案信息被泄露、篡改或刪除，維護(hù)檔案的完整性和可靠性。

信息通信技術(shù)還為檔案資源的共享和利用開辟了廣闊空間。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案受地域和時(shí)間限制，難以實(shí)現(xiàn)跨部門、跨地區(qū)的共享和協(xié)同利用。而數(shù)字化檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)異地、遠(yuǎn)程的訪問(wèn)和調(diào)用，打破了時(shí)空界限，使得檔案資源能夠最大限度地被利用，不僅提高了檔案的使用效率，還為跨部門、跨地區(qū)的協(xié)同工作提供了便利，促進(jìn)了信息資源的整合和優(yōu)化配置。

二、信息通信技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中應(yīng)用的難點(diǎn)

1.安全保障難題

隨著信息通信技術(shù)的廣泛應(yīng)用，數(shù)字化檔案管理在提高效率和便捷性的同時(shí)，也不可避免地面臨著信息安全的巨大挑戰(zhàn)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字檔案更容易受到各種安全威脅，如黑客攻擊、病毒入侵以及數(shù)據(jù)被泄露等，都可能導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的丟失、篡改或被泄露，給國(guó)家安全和個(gè)人隱私帶來(lái)嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)。

2023年3月，國(guó)家互聯(lián)網(wǎng)信息辦公室發(fā)布的《中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)安全報(bào)告》顯示，2022年，我國(guó)網(wǎng)絡(luò)安全形勢(shì)依然嚴(yán)峻，全年共監(jiān)測(cè)到各類網(wǎng)絡(luò)安全事件18.7萬(wàn)起，其中泄露數(shù)據(jù)事件1.3萬(wàn)起，同比增長(zhǎng)14.3%。這表明，數(shù)字化檔案也面臨著越來(lái)越多的安全挑戰(zhàn)。

數(shù)據(jù)被泄露是數(shù)字化檔案管理面臨的最大安全風(fēng)險(xiǎn)之一。檔案數(shù)據(jù)通常包含大量敏感信息，如個(gè)人隱私、商業(yè)機(jī)密、國(guó)家機(jī)密等，一旦被泄露，后果不堪設(shè)想。2023年5月，某省檔案館因系統(tǒng)漏洞，導(dǎo)致近100萬(wàn)條居民檔案信息在網(wǎng)上被泄露，包括姓名、身份證號(hào)、家庭住址等隱私數(shù)據(jù)，引發(fā)了社會(huì)的廣泛關(guān)注和批評(píng)。這一事件再次敲響了加強(qiáng)數(shù)字化檔案安全保護(hù)的警鐘。

數(shù)據(jù)篡改是另一重大安全隱患。檔案數(shù)據(jù)具有法律證明效力，真實(shí)性和完整性至關(guān)重要。然而，在數(shù)字環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)更容易被惡意篡改或刪除，且難以被察覺(jué)。一旦發(fā)生數(shù)據(jù)篡改，不僅會(huì)影響檔案的權(quán)威性和可信度，還可能導(dǎo)致嚴(yán)重的法律糾紛和經(jīng)濟(jì)損失。

網(wǎng)絡(luò)攻擊也是數(shù)字化檔案管理面臨的現(xiàn)實(shí)威脅。檔案信息系統(tǒng)作為關(guān)鍵信息基礎(chǔ)設(shè)施，往往成為黑客攻擊的重點(diǎn)目標(biāo)。通過(guò)SQL注入、DDoS攻擊等手段，黑客可能竊取檔案數(shù)據(jù)或者導(dǎo)致檔案業(yè)務(wù)癱瘓系統(tǒng)，造成災(zāi)難性的后果。2023年2月，國(guó)家檔案局發(fā)布了《檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全管理辦法》，要求各級(jí)檔案部門加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，增強(qiáng)安全意識(shí)和技術(shù)能力，有效應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全威脅。

2.技術(shù)更新與兼容性

信息通信技術(shù)日新月異，新技術(shù)、新標(biāo)準(zhǔn)層出不窮。根據(jù)工信部發(fā)布的《2023年中國(guó)數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展報(bào)告》，2022年，我國(guó)數(shù)字經(jīng)濟(jì)規(guī)模達(dá)到45.5萬(wàn)億元，同比增長(zhǎng)9.6%，新一代信息技術(shù)加速演進(jìn)，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能以及區(qū)塊鏈等新技術(shù)在各行業(yè)被廣泛應(yīng)用。面對(duì)技術(shù)的快速迭代，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)也必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新?lián)Q代，以適應(yīng)新的技術(shù)環(huán)境和業(yè)務(wù)需求。

然而，技術(shù)更新也帶來(lái)了一系列兼容性問(wèn)題。一方面，新老檔案數(shù)據(jù)的遷移和轉(zhuǎn)換是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的任務(wù)。許多檔案數(shù)據(jù)存在格式陳舊、內(nèi)容失真等問(wèn)題，需要實(shí)行數(shù)據(jù)清洗和格式轉(zhuǎn)換，才能在新系統(tǒng)中正常使用，不僅工作量大，還容易出錯(cuò)，稍有不慎就可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞。以江蘇省檔案館為例，該館從20世紀(jì)90年代開始開展數(shù)字化建設(shè)，積累了大量的檔案數(shù)據(jù)。但由于早期技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)的局限性，這些數(shù)據(jù)大多采用了專有格式，難以在新系統(tǒng)中直接使用。為此，該館從2023年啟動(dòng)了檔案數(shù)據(jù)遷移項(xiàng)目，利用大數(shù)據(jù)清洗、智能識(shí)別等技術(shù)，對(duì)近1000萬(wàn)頁(yè)檔案數(shù)據(jù)實(shí)施遷移轉(zhuǎn)換，計(jì)劃用3年時(shí)間完成這一艱巨任務(wù)，不僅需要投入大量的人力、物力，還對(duì)檔案工作人員的技術(shù)能力提出了更高要求。

另一方面，不同檔案管理系統(tǒng)之間的兼容性問(wèn)題也不容忽視。由于缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，不同廠商開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)往往各自為政，數(shù)據(jù)格式、接口協(xié)議等不盡相同，導(dǎo)致系統(tǒng)之間難以實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)共享，不僅影響了檔案數(shù)據(jù)的利用效率，還給檔案管理工作帶來(lái)了很大不便。

三、信息通信技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的應(yīng)用建議

1.加強(qiáng)安全保障措施

數(shù)字化檔案管理面臨著諸多安全風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)，必須建立健全安全保障體系，全方位、多層次地保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全。應(yīng)充分利用現(xiàn)代信息通信技術(shù)，構(gòu)建縱深防御、智能感知以及動(dòng)態(tài)響應(yīng)的立體化安全防護(hù)網(wǎng)絡(luò)。

一是建立嚴(yán)密的數(shù)據(jù)加密機(jī)制。采用量子密鑰分發(fā)（QKD）技術(shù)，實(shí)現(xiàn)密鑰的絕對(duì)安全分發(fā)和管理，杜絕泄露密鑰風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)敏感的檔案數(shù)據(jù)，要采用國(guó)密算法，如SM4實(shí)行全生命周期加密保護(hù)，包括存儲(chǔ)加密、傳輸加密以及應(yīng)用加密等，確保數(shù)據(jù)即使被泄露也難以被破解。

二是實(shí)施嚴(yán)格的訪問(wèn)控制。基于零信任安全模型，對(duì)所有訪問(wèn)主體實(shí)行持續(xù)認(rèn)證和授權(quán)，采用多因素認(rèn)證技術(shù)，結(jié)合生物特征、硬件令牌等實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)身份驗(yàn)證，防止賬號(hào)被盜用與冒用。利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對(duì)用戶行為開展智能分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常訪問(wèn)行為并采取限制措施。

三是建立完善的安全審計(jì)機(jī)制對(duì)于保障系統(tǒng)的安全運(yùn)行至關(guān)重要。利用區(qū)塊鏈技術(shù)對(duì)用戶的所有操作行為實(shí)行全程記錄和存證，可以確保操作記錄的真實(shí)性、完整性和不可篡改性。每一次操作都會(huì)生成一個(gè)加密的數(shù)據(jù)塊，并與前一個(gè)數(shù)據(jù)塊通過(guò)密碼學(xué)方式相連接，形成一條安全可靠的數(shù)據(jù)鏈條。任何對(duì)數(shù)據(jù)塊的篡改都會(huì)導(dǎo)致后續(xù)數(shù)據(jù)塊的校驗(yàn)失敗，從而可以快速發(fā)現(xiàn)并追溯異常行為。此外，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)被泄露、非法訪問(wèn)等安全事件，系統(tǒng)可以快速回溯事件過(guò)程，鎖定責(zé)任人。由于操作記錄的不可篡改性，任何試圖隱藏或偽造證據(jù)的行為都將無(wú)法逃脫審計(jì)系統(tǒng)的追蹤，不僅有助于事后的問(wèn)責(zé)和追責(zé)，更重要的是還可以起到強(qiáng)有力的預(yù)防和警示作用，促使用戶自覺(jué)遵守安全規(guī)范。

四是運(yùn)用人工智能技術(shù)對(duì)海量的審計(jì)日志展開智能分析，可以自動(dòng)識(shí)別可疑行為模式，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)預(yù)警和響應(yīng)。通過(guò)機(jī)器學(xué)習(xí)算法，系統(tǒng)可以從歷史數(shù)據(jù)中學(xué)習(xí)正常行為模式，并與實(shí)時(shí)操作行為做對(duì)比，一旦發(fā)現(xiàn)異常，立即觸發(fā)預(yù)警并采取相應(yīng)的防御措施。這種主動(dòng)式的安全防護(hù)機(jī)制，可以有效降低安全風(fēng)險(xiǎn)，提高系統(tǒng)的整體防御能力。

五是定期開展安全漏洞掃描和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。利用云端智能安全掃描平臺(tái)，對(duì)檔案管理系統(tǒng)實(shí)行全方位的安全檢測(cè)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)系統(tǒng)的安全漏洞，降低被攻擊的風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)建立量化的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估模型，綜合考慮威脅發(fā)生的可能性和影響程度，科學(xué)評(píng)估系統(tǒng)面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)，制定有針對(duì)性的安全防護(hù)策略和應(yīng)急預(yù)案。

2.保持技術(shù)更新與兼容性

信息通信技術(shù)日新月異，新技術(shù)、新標(biāo)準(zhǔn)層出不窮。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新?lián)Q代，以適應(yīng)新的技術(shù)環(huán)境和業(yè)務(wù)需求。這就要求檔案管理部門與信息通信技術(shù)供應(yīng)商保持緊密合作，共同推動(dòng)系統(tǒng)的技術(shù)更新和兼容性保障。

檔案管理部門要建立技術(shù)更新機(jī)制，定期評(píng)估現(xiàn)有系統(tǒng)的技術(shù)水平和業(yè)務(wù)適應(yīng)性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題和不足。要密切關(guān)注信息通信技術(shù)的最新發(fā)展動(dòng)向，特別是云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等顛覆性技術(shù)，評(píng)估其在檔案管理中的應(yīng)用前景和價(jià)值。與技術(shù)供應(yīng)商保持順暢溝通，了解其產(chǎn)品的升級(jí)計(jì)劃和路線圖，確保系統(tǒng)能夠平穩(wěn)過(guò)渡到新技術(shù)平臺(tái)。

在技術(shù)更新時(shí)，要注重兼容性設(shè)計(jì)，確保新系統(tǒng)能夠與原有系統(tǒng)、數(shù)據(jù)格式、接口標(biāo)準(zhǔn)等實(shí)現(xiàn)無(wú)縫銜接。可以采用微服務(wù)架構(gòu)，將系統(tǒng)拆分為多個(gè)松耦合的服務(wù)組件，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化接口實(shí)現(xiàn)靈活組合和獨(dú)立升級(jí)。同時(shí)，要充分利用虛擬化、容器化等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)應(yīng)用和數(shù)據(jù)的平滑遷移，避免一次性的大規(guī)模替換，降低升級(jí)風(fēng)險(xiǎn)和成本。

對(duì)于老舊的檔案數(shù)據(jù)，要制訂詳細(xì)的遷移計(jì)劃，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。要充分利用大數(shù)據(jù)清洗、智能識(shí)別等技術(shù)，對(duì)歷史數(shù)據(jù)展開格式轉(zhuǎn)換、質(zhì)量檢查等預(yù)處理，提升數(shù)據(jù)的規(guī)范性和可遷移性。對(duì)于不可直接遷移的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如圖像、視頻等，可以采用人工智能技術(shù)，如光學(xué)字符識(shí)別（OCR）、語(yǔ)音識(shí)別等，提取關(guān)鍵信息并轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。同時(shí)，要采用增量遷移策略，先遷移關(guān)鍵數(shù)據(jù)和高頻訪問(wèn)數(shù)據(jù)，再逐步遷移其他數(shù)據(jù)，確保業(yè)務(wù)的連續(xù)性。

3.提升人員技能/3iJ0dOSU3rA1tFSu2VLv1lfGUoRKMScr+KPXWAVFv0=與素養(yǎng)

數(shù)字化檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既需要先進(jìn)的信息通信技術(shù)作支撐，也需要高素質(zhì)的檔案管理人才來(lái)運(yùn)用。隨著信息通信技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力素質(zhì)也面臨全面重塑。因此，大力提升檔案管理人員的信息化技能和素養(yǎng)，是推進(jìn)數(shù)字化檔案管理的關(guān)鍵所在。

首先，要建立常態(tài)化的技能培訓(xùn)機(jī)制，采用線上線下相結(jié)合的方式，有針對(duì)性地提升檔案管理人員的信息通信技術(shù)理解和應(yīng)用能力。線上培訓(xùn)可以依托數(shù)字化學(xué)習(xí)平臺(tái)，開發(fā)檔案信息化專題課程，涵蓋信息技術(shù)基礎(chǔ)、元數(shù)據(jù)管理以及數(shù)字檔案保護(hù)等內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)培訓(xùn)資源的共享；線下培訓(xùn)可以通過(guò)實(shí)踐教學(xué)、案例分析、專題研討等方式，加強(qiáng)實(shí)操演練和經(jīng)驗(yàn)交流，提升技術(shù)應(yīng)用的實(shí)效性。例如，上海市檔案局與華東師范大學(xué)合作，利用虛擬現(xiàn)實(shí)（VR）技術(shù)開發(fā)了檔案管理情景模擬系統(tǒng)，學(xué)員可以在虛擬環(huán)境中練習(xí)檔案數(shù)字化、檔案異地備份等操作，極大地提升了培訓(xùn)的沉浸感和互動(dòng)性。

其次，要鼓勵(lì)檔案管理人員積極參與行業(yè)交流和學(xué)習(xí)，以開闊視野、更新知識(shí)、拓展能力。支持其參加國(guó)內(nèi)外檔案信息化會(huì)議、培訓(xùn)和考察，了解前沿技術(shù)動(dòng)態(tài)和發(fā)展趨勢(shì)，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和優(yōu)秀案例。可以搭建檔案信息化專業(yè)社區(qū)和交流平臺(tái)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)社區(qū)內(nèi)容實(shí)行智能分析和推薦，為檔案管理人員提供個(gè)性化、精準(zhǔn)化的學(xué)習(xí)資源和服務(wù)。同時(shí)，還可以通過(guò)技能競(jìng)賽、優(yōu)秀案例評(píng)選等方式，激發(fā)檔案管理人員的學(xué)習(xí)熱情和創(chuàng)新動(dòng)力。

四、結(jié)束語(yǔ)

信息通信技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的應(yīng)用是大勢(shì)所趨，是推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。檔案管理部門應(yīng)積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，加強(qiáng)與信息技術(shù)企業(yè)的合作，加大資金和人才投入，不斷研發(fā)和更新適用于檔案管理的先進(jìn)技術(shù)和系統(tǒng)，完善數(shù)字化檔案安全保障體系，優(yōu)化成本效益，充分發(fā)揮信息通信技術(shù)在提高檔案管理效率、確保檔案安全、促進(jìn)檔案資源共享等方面的積極作用。只有不斷創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，才能高質(zhì)量地開展檔案管理工作，為黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展提供更加有力的信息支撐和檔案服務(wù)保障。

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作者簡(jiǎn)介：魏見黎（1973—），女，漢族，山東鄆城人，本科，副研究館員，研究方向：人社檔案管理。