數(shù)字時(shí)代檔案管理與信息安全

摘 要：隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作也迎來(lái)了新一輪挑戰(zhàn)和機(jī)遇。傳統(tǒng)的紙質(zhì)、封閉式的管理方式已經(jīng)被打破。新型電子技術(shù)帶來(lái)全新變化，并衍生出無(wú)痕檔案館、自助檔案館等概念。在此背景下，產(chǎn)生一個(gè)新的問(wèn)題，即網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程服務(wù)與大數(shù)據(jù)環(huán)境下云存儲(chǔ)空間利用之間的矛盾以及云存儲(chǔ)空間安全性面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。如何解決這一難題是檔案工作者急需思考和面對(duì)的重要課題之一。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時(shí)代：檔案管理；信息安全

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著科技的不斷進(jìn)步，檔案工作也發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展要求。數(shù)字時(shí)代的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)處理能力得到了很大提高。同時(shí)，電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)及傳輸系統(tǒng)等功能也越來(lái)越完善，為信息安全提供了重要保障作用。另外，計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件程序、硬件設(shè)備設(shè)施的不斷更新與維護(hù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的升級(jí)和擴(kuò)展使得檔案管理工作面臨著巨大挑戰(zhàn)，如何更好地適應(yīng)新時(shí)代檔案管理要求，成為擺在檔案工作者面前的重要課題。

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理技術(shù)也在逐漸成熟，但仍然存在著很多問(wèn)題，如計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展、電子信息量巨大化和數(shù)據(jù)處理速度快速提升等，都對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理模式造成了很大的沖擊。數(shù)字時(shí)代，電子文檔、網(wǎng)絡(luò)文件逐漸替代了傳統(tǒng)管理模式。為了使檔案管理與信息安全工作更加順利開(kāi)展，應(yīng)對(duì)現(xiàn)有技術(shù)和觀念深入了解。還需要注意的是，隨著社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步以及人們對(duì)于新事物接受程度越來(lái)越高，檔案管理與信息安全新情況會(huì)層出不窮且復(fù)雜化，應(yīng)針對(duì)出現(xiàn)的各種問(wèn)題采取相應(yīng)的解決措施。

一、數(shù)字時(shí)代的檔案管理

1.數(shù)字時(shí)代的檔案管理原則

（1）保密性。網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)能夠確保重要數(shù)據(jù)不被泄露與盜取，有效保密檔案信息的安全，避免其在傳輸過(guò)程中出現(xiàn)被泄露或丟失等情況。同時(shí)，還可以保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不會(huì)受到破壞或者黑客攻擊，防止病毒入侵等問(wèn)題造成不必要的損失。

安全性。在數(shù)字時(shí)代的背景下，檔案管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的安全意識(shí)，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、硬件設(shè)備設(shè)施以及存儲(chǔ)系統(tǒng)等嚴(yán)格的檢查，確保其能夠正常運(yùn)行。同時(shí)，還要保證文件信息不會(huì)被他人隨意修改或泄露。對(duì)于重要數(shù)據(jù)要及時(shí)備份并妥善保管，以免造成不可挽回的損失。當(dāng)遇到突發(fā)事件或者緊急情況時(shí)可以迅速做出反應(yīng)并采取應(yīng)急措施來(lái)應(yīng)對(duì)處理問(wèn)題。

合規(guī)性。檔案管理人員應(yīng)具有保護(hù)信息安全、防止泄露機(jī)密文件的意識(shí)，確保檔案信息不會(huì)被非法拷貝，嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求，保證數(shù)據(jù)資料的合規(guī)性。

2.數(shù)字時(shí)代的檔案管理模式

在數(shù)字時(shí)代，檔案管理模式也發(fā)生了變化，從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)型到電子檔案管理。一是檔案分類與存檔。通過(guò)計(jì)算機(jī)將檔案信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于磁性材料上。隨著科技進(jìn)步發(fā)展及數(shù)字儲(chǔ)存方式日益普及以及應(yīng)用領(lǐng)域不斷擴(kuò)大等特點(diǎn)，在保存過(guò)程中遇到困難時(shí)也可以采用多種形式來(lái)存放檔案。電子檔案存儲(chǔ)的主要特點(diǎn)是檔案信息存儲(chǔ)量較大，且不易丟失，易于查找。另外，紙質(zhì)檔案管理模式在數(shù)字時(shí)代也是一種重要的管理方式，被廣泛使用和認(rèn)可。但隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展成熟以及應(yīng)用領(lǐng)域逐步擴(kuò)大，檔案管理具有更多新型功能，如遠(yuǎn)程抄寫(xiě)記錄、檢索查詢等都可以實(shí)現(xiàn)智能化處理。同時(shí)，還能夠方便快捷地開(kāi)展檔案信息管理工作，為數(shù)字時(shí)代背景下的電子檔案帶來(lái)了新的管理模式。

3.數(shù)字時(shí)代的檔案管理流程

（1）收集、整理、加工檔案信息。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展和進(jìn)步，電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)也越來(lái)越完善，應(yīng)用也更加廣泛，不再適用傳統(tǒng)的管理模式來(lái)保存檔案資料。數(shù)字化時(shí)代，開(kāi)始利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)展開(kāi)信息儲(chǔ)存與傳播，可以將其存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)獲取檔案資料。

（2）管理部門和服務(wù)機(jī)構(gòu)相互協(xié)作、配合與制約。在傳統(tǒng)管理模式下是由專門負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員展開(kāi)檔案的收集、整理、分類和歸檔。但是，隨著科技發(fā)展以及應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，在保存信息時(shí)需要大量處理及相關(guān)操作流程，要求檔案管理部門和服務(wù)機(jī)構(gòu)相互協(xié)作、配合與制約，并相應(yīng)地升級(jí)技術(shù)。

4.數(shù)字時(shí)代的檔案管理方法

在數(shù)字時(shí)代，檔案管理方式方法也發(fā)生了變化，傳統(tǒng)紙質(zhì)化、人工檢查等方法已經(jīng)不能滿足信息化管理的工作需求。因此，需要改革和創(chuàng)新原有的工作流程和方法。一方面，應(yīng)建立健全檔案資料管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高檔案檢索速度和工作效率。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以將文檔數(shù)據(jù)資源在第一時(shí)間傳遞到用戶手中，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的目的；另一方面，應(yīng)建立健全檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。利用云服務(wù)的方法，將所有文件分類、統(tǒng)計(jì)和分析，成為一個(gè)檔案信息共享數(shù)據(jù)庫(kù)。

二、數(shù)字時(shí)代的檔案信息安全

1.數(shù)字時(shí)代對(duì)檔案信息安全提出的挑戰(zhàn)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷的發(fā)展，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為信息管理和檔案工作未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，給人們?cè)谌粘Ｉ罟ぷ髦袔?lái)了很大影響。當(dāng)前是一個(gè)信息化時(shí)代，信息的重要性不言而喻。在當(dāng)下，誰(shuí)掌握了信息，誰(shuí)就掌握了一定的資源。因此，在數(shù)字化時(shí)代，檔案管理也面臨著諸多挑戰(zhàn)。（1）信息安全隱患。電子檔案數(shù)據(jù)具有繁多復(fù)雜等特點(diǎn)，加上網(wǎng)絡(luò)黑客或病毒的入侵，加大了系統(tǒng)癱瘓或者被破壞的風(fēng)險(xiǎn)，危及計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全和信息管理秩序，可能會(huì)給個(gè)人、企業(yè)財(cái)產(chǎn)造成巨大損害與威脅，甚至給國(guó)家和社會(huì)帶來(lái)難以彌補(bǔ)的后果。（2）信息安全挑戰(zhàn)。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，由于計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)的發(fā)展，使得人們能夠?qū)Υ罅繑?shù)據(jù)及時(shí)處理。但同時(shí)，也因?yàn)橛?jì)算機(jī)、信息技術(shù)自身所具有的開(kāi)放性和共享特性，使一些不法分子為了牟取利益，惡意攻擊檔案管理信息系統(tǒng)，利用系統(tǒng)漏洞竊取他人隱私信息、企業(yè)商業(yè)機(jī)密等。（3）數(shù)字時(shí)代對(duì)電子數(shù)據(jù)安全提出了更高層次的要求。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，由于網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性和共享程度高，黑客可以通過(guò)遠(yuǎn)程侵入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)竊取用戶信息、篡改文件數(shù)據(jù)甚至破壞機(jī)密資料。因此，數(shù)字時(shí)代對(duì)電子檔案管理與信息技術(shù)提出了更高層次的要求。

2.數(shù)字時(shí)代檔案信息安全面臨的威脅

數(shù)字時(shí)代的到來(lái)，給檔案管理與信息安全工作帶來(lái)了新挑戰(zhàn)。一方面，由于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展速度之快以及數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)存在漏洞等原因，導(dǎo)致檔案在存儲(chǔ)和檢索過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤或不規(guī)范操作，可能會(huì)造成巨大損失，當(dāng)前，計(jì)算機(jī)和相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，也為不法分子和相關(guān)黑客提供了攻破數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的技術(shù)手段，加上數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)本身會(huì)存在一定的漏洞。因此，在檔案存儲(chǔ)和檢索的過(guò)程中，很容易出現(xiàn)檔案被泄露的問(wèn)題，這在很大程度上影響了相關(guān)人員的利益；另一方面，也是最直接的影響因素之一，就是數(shù)據(jù)丟失或是被惡意篡改而帶來(lái)嚴(yán)重后果，甚至?xí){到檔案管理者處理業(yè)務(wù)活動(dòng)，導(dǎo)致工作效率及質(zhì)量下降。另外，還有檔案數(shù)據(jù)被泄密的風(fēng)險(xiǎn)。在數(shù)字時(shí)代背景下，許多文件都會(huì)被存儲(chǔ)于電子郵箱之中，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸或者其他方式實(shí)行傳播和共享利用，如果檔案管理人員或用戶對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作不當(dāng)，就存在一定程度的泄密風(fēng)險(xiǎn)，可能造成不必要的損失。

3.數(shù)字時(shí)代檔案信息安全的應(yīng)對(duì)措施

在數(shù)字時(shí)代背景下，檔案信息安全是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，必須從多個(gè)角度采取應(yīng)對(duì)措施。首先，要建立完善的網(wǎng)絡(luò)管理制度。計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)作為一個(gè)完整、結(jié)構(gòu)龐大且復(fù)雜的工作系統(tǒng)，其運(yùn)行涉及不同方面和部門間利益關(guān)系等問(wèn)題。其次，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工作人員操作技能培訓(xùn)、職業(yè)道德教育以及相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)。最后，數(shù)字時(shí)代，要想進(jìn)一步提高檔案信息安全，除了從檔案信息系統(tǒng)方面修補(bǔ)相關(guān)漏洞和改革之外，最重要的還是要建設(shè)相關(guān)的人才隊(duì)伍，加強(qiáng)相關(guān)人員的操作技術(shù)和能力，并且重視其相關(guān)職業(yè)道德水平的培訓(xùn)和考核，讓相關(guān)檔案管理人員認(rèn)識(shí)到數(shù)字化時(shí)代檔案保密的重要性。在數(shù)字時(shí)代背景下，檔案信息安全面臨著更多新情況與新挑戰(zhàn)。因此，必須從多個(gè)角度采取應(yīng)對(duì)措施，以避免風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生或降低損失。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，檔案管理部門必須在數(shù)字化環(huán)境下不斷完善各項(xiàng)管理制度機(jī)制，才能更好地發(fā)揮檔案管理的作用。

4.數(shù)字時(shí)代檔案信息安全的發(fā)展趨勢(shì)

隨著科技的發(fā)展，數(shù)字時(shí)代檔案管理與信息安全問(wèn)題也隨之出現(xiàn)，為了更好地保障用戶的利益和隱私安全，需要規(guī)范檔案信息化管理工作。首先，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。由于互聯(lián)網(wǎng)具有開(kāi)放性、共享度高的特點(diǎn)，為黑客提供了可乘之機(jī)，給數(shù)字時(shí)代檔案管理與信息安全帶來(lái)巨大挑戰(zhàn)。為了避免在傳輸過(guò)程中丟失或被惡意破壞，需要采取一定的技術(shù)手段來(lái)對(duì)其實(shí)施保護(hù)；其次，是加強(qiáng)數(shù)據(jù)加密與解密。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們對(duì)檔案管理及信息安全意識(shí)不斷提高，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的保密性和安全性越來(lái)越重視，必須防止檔案信息在使用過(guò)程中被泄露或者篡改與竊取，而造成巨大損失；最后，建立健全法律法規(guī)，使檔案管理工作有法可依。只有在頂層設(shè)計(jì)上不斷完善，相關(guān)制度才能使得數(shù)字時(shí)代檔案信息糾紛有法可依，保障相關(guān)利益人的自身利益。

三、數(shù)字時(shí)代檔案管理與信息安全的應(yīng)對(duì)策略

1.完善檔案管理體制

建立完善的檔案管理體制是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館建設(shè)和信息資源安全利用的前提之一，對(duì)于提升檔案服務(wù)質(zhì)量維護(hù)社會(huì)公共利益促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要意義。首先，要明確責(zé)任主體。明確相關(guān)管理人員的職責(zé)和權(quán)限，避免出現(xiàn)問(wèn)題后互相推諉。其次，制定科學(xué)、合理的工作機(jī)制，保障其制度能夠?qū)嵤┑轿?。最后，加大相關(guān)法律法規(guī)宣傳教育力度。建立完善的檔案管理制度規(guī)范體系、標(biāo)準(zhǔn)和操作指南等，可以確保檔案管理工作有序開(kāi)展，為信息安全有效利用提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，建立健全內(nèi)部控制措施，明確責(zé)任和權(quán)利，確保檔案管理行為規(guī)范化與制度化。建立完善的檔案管理體制，一方面可以幫助當(dāng)前檔案管理隊(duì)伍根據(jù)相應(yīng)的文件推動(dòng)檔案信息化的發(fā)展另一方面也可以使得在數(shù)字化時(shí)代，數(shù)字化檔案的管理更加具有條理性，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理的工作規(guī)范化、制度化，維護(hù)當(dāng)前數(shù)字時(shí)代檔案管理與信息安全。

2.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理涉及的內(nèi)容非常多，要想使檔案信息安全得到有效的保障，就必須加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。首先，應(yīng)建立完善的數(shù)字化檔案管理工作機(jī)制，確保在開(kāi)展檔案信息化管理時(shí)，工作人員有一個(gè)良好且穩(wěn)定的工作環(huán)境，使檔案管理工作高效、規(guī)范有序、操作性強(qiáng)；其次，不斷提高檔案管理人員素質(zhì)，提高其準(zhǔn)專業(yè)管理能力水平以及對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的掌握程度，從而使其能夠更好地為用戶服務(wù)，為檔案信息安全提供保障作用；最后，應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，在實(shí)際工作中，可以通過(guò)引進(jìn)專業(yè)人才，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。此外，除了從外部引入相關(guān)的檔案人才，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，還可以二次培養(yǎng)原有檔案管理隊(duì)伍的人才。對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理隊(duì)伍的人員開(kāi)展信息化知識(shí)的教學(xué)，幫助他們?cè)诋?dāng)前檔案信息化的發(fā)展潮流下，能夠適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字化檔案管理工作機(jī)制來(lái)提高檔案管理工作的效率。

3.提高檔案管理水平

檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，它不僅需要有專業(yè)知識(shí)，還必須掌握一定的計(jì)算機(jī)等技術(shù)。因此，檔案管理部門應(yīng)該積極引進(jìn)先進(jìn)人才，提高檔案管理水平。第一，加強(qiáng)培訓(xùn)相關(guān)人員。通過(guò)各種途徑來(lái)提高他們對(duì)于數(shù)字化辦公軟件的操作能力以及網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)的意識(shí)；第二，應(yīng)及時(shí)更新單位內(nèi)部系統(tǒng)漏洞和不足之處，并及時(shí)解決這些問(wèn)題；第三，應(yīng)該定期組織檔案管理人員總結(jié)工作中遇到的新情況與新問(wèn)題，幫助檔案管理人員有一個(gè)更好的認(rèn)識(shí)，提高自身的管理能力；第四，定期舉辦一些學(xué)習(xí)活動(dòng)，通過(guò)多種方式來(lái)提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，滿足電子檔案管理及網(wǎng)絡(luò)安全防范工作的要求，更好地應(yīng)對(duì)數(shù)字信息時(shí)代的各種挑戰(zhàn)。

4.加強(qiáng)檔案信息安全保護(hù)

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及范圍廣、技術(shù)性強(qiáng)。因此，需要有一支專業(yè)化程度高且經(jīng)驗(yàn)豐富的管理隊(duì)伍。檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)資深檔案管理系統(tǒng)的常態(tài)化檢查，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全和保護(hù)。同時(shí)，嚴(yán)格審核檔案的存儲(chǔ)權(quán)限，以確保檔案信息不被泄露在有心人之手，除此之外，對(duì)于檔案信息的更改和替換，應(yīng)該采用區(qū)塊鏈技術(shù)追蹤和儲(chǔ)存相應(yīng)改動(dòng)的行為，提高檔案信息管理的安全性和保密性。首先，在數(shù)字時(shí)代背景下加強(qiáng)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息共享。其次，利用電子云存儲(chǔ)技術(shù)，并防止病毒入侵等問(wèn)題。最后，還要建立針對(duì)檔案管理人員以及用戶的專門保護(hù)措施，在檔案管理過(guò)程中要全面保障用戶的信息安全，避免出現(xiàn)不必要的損失。在數(shù)字化時(shí)代，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)等已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到人們的生活和工作中，帶來(lái)巨大的影響和改變。高效性和便捷性特點(diǎn)讓人們更加愿意使用信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理與服務(wù)等。因此，在信息資源共享過(guò)程必須解決用戶隱私權(quán)保護(hù)的問(wèn)題，保證其擁有一個(gè)良好的安全環(huán)境。

四、結(jié)論

檔案管理與信息安全是密不可分的，要想做好數(shù)字化時(shí)代檔案管理工作，必須提高對(duì)數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等方面知識(shí)和技能。目前，有些單位沒(méi)有建立健全檔案管理制度，是造成檔案管理與信息安全存在漏洞的重要原因。此外，由于對(duì)數(shù)字化技術(shù)等方面人才培養(yǎng)力度不夠，在實(shí)際工作中缺乏對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)，無(wú)法滿足當(dāng)前電子檔案管理的工作需求。同時(shí)，檔案信息化管理帶來(lái)的病毒入侵等問(wèn)題，急需提高檔案的信息安全管理力度。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日新月異，為了適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的檔案管理及信息安全要求，需要從多個(gè)方面實(shí)行改善。

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作者簡(jiǎn)介：林軍（1975—），女，漢族，山東聊城人，本科，中級(jí)，研究方向：檔案管理。