試論數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)檔案管理模式的影響及對(duì)策

摘 要：隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，對(duì)以人工為主的傳統(tǒng)檔案管理模式產(chǎn)生了重要影響，原有的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展的需求。為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，解決檔案工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題及面臨的新挑戰(zhàn)，更好地推動(dòng)檔案管理工作有序開(kāi)展，數(shù)字檔案館建設(shè)就顯得尤為重要。建設(shè)數(shù)字檔案館是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果，但作為數(shù)字化時(shí)代的新產(chǎn)物，數(shù)字化建設(shè)檔案管理必然對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式產(chǎn)生影響。數(shù)字檔案館通過(guò)對(duì)檔案館館藏的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，在提高了檔案管理工作效率的同時(shí)，還建立了一種管理理念、管理職能全新的管理體系。文章以數(shù)字檔案館的概念和建設(shè)內(nèi)容為切入點(diǎn)，分析了數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)檔案管理模式的影響，并提出相應(yīng)的解決方法。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；檔案管理模式；影響及對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在2000年召開(kāi)的檔案工作會(huì)議中明確提出了要轉(zhuǎn)變觀念改變認(rèn)識(shí)的觀點(diǎn)。會(huì)議中強(qiáng)調(diào)要將檔案館建成“兩個(gè)基地，一個(gè)中心”。即檔案保存基地，愛(ài)國(guó)主義教育基地和檔案信息服務(wù)中心。進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，數(shù)字技術(shù)日益成熟并得到了廣泛應(yīng)用，檔案館數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。做好數(shù)字檔案館的建設(shè)工作，促進(jìn)檔案管理工作高效開(kāi)展，符合時(shí)代的發(fā)展要求。

一、數(shù)字檔案館的概念

在解釋數(shù)字檔案館的概念之前，應(yīng)先了解數(shù)字檔案的基本內(nèi)涵。數(shù)字檔案，是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過(guò)二進(jìn)制編碼的方式，對(duì)檔案資料、數(shù)據(jù)處理后加以保存，并為廣大用戶(hù)提供不受時(shí)間、空間限制的網(wǎng)絡(luò)檢索和服務(wù)的檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)。數(shù)字檔案館是社會(huì)進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代的產(chǎn)物，通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)等數(shù)字技術(shù)的運(yùn)用，將檔案館中的紙質(zhì)館藏檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，并保存于數(shù)據(jù)庫(kù)。

傳統(tǒng)檔案館以紙質(zhì)文檔、圖表、數(shù)據(jù)資料保管為主要工作內(nèi)容，在檔案管理過(guò)程中，容易出現(xiàn)紙質(zhì)檔案的丟失或受外部環(huán)境影響而出現(xiàn)破損的情況，并且在查閱使用中極為不便。數(shù)字檔案館的出現(xiàn)，改變了傳統(tǒng)檔案的管理理念，優(yōu)化了管理流程，通過(guò)數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理中的缺陷，為廣大用戶(hù)提供了方便、快捷的高效服務(wù)，是我國(guó)檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

二、數(shù)字檔案館建設(shè)的基本內(nèi)容

一是將檔案館館藏作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，以滿(mǎn)足檔案數(shù)據(jù)增長(zhǎng)需求以及各項(xiàng)管理、服務(wù)為目的，開(kāi)展基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、技術(shù)線(xiàn)路相關(guān)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施搭建。二是運(yùn)用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理在收集、分類(lèi)、存儲(chǔ)、利用各個(gè)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化功能。三是通過(guò)對(duì)檔案館紙質(zhì)檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建設(shè)館藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)，推進(jìn)數(shù)字檔案的移交及管理，形成有效使用的數(shù)字檔案資源庫(kù)。四是通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)，確保數(shù)字檔案信息資源的可靠性和長(zhǎng)期使用性。五是采用多種數(shù)字化技術(shù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等多種媒體渠道，與用戶(hù)有效互動(dòng)，獲取其需求并提供相應(yīng)的快捷服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。六是在數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中，要重點(diǎn)關(guān)注對(duì)數(shù)字檔案安全性和保密性的安全體系建設(shè)。檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到在數(shù)字化時(shí)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，在為檔案管理工作帶來(lái)高效、便捷外，還存在安全隱患，尤其以網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)為主。因此，要增強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)中的安全防范意識(shí)。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的影響

1.傳統(tǒng)檔案管理體制理念發(fā)生了轉(zhuǎn)變

檔案與其他文獻(xiàn)資料的明顯區(qū)別是檔案普遍具有涉密性，在使用時(shí)有一定的限制，鑒于檔案的此種特性，傳統(tǒng)檔案管理體制的核心理念是以控制為主，防止檔案信息被泄露。進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，檔案館從單純的檔案資料保管主體正在向檔案服務(wù)主體發(fā)生轉(zhuǎn)變。數(shù)字檔案館的建設(shè)就是要通過(guò)以互聯(lián)網(wǎng)等數(shù)字化技術(shù)優(yōu)化整體管理流程，在傳統(tǒng)檔案管理工作理念的基礎(chǔ)上，有效提高檔案收集、保管工作的效率，徹底實(shí)現(xiàn)檔案管理理念中由單純的保管主體向服務(wù)主體升級(jí)。數(shù)字化建設(shè)讓檔案信息資源更加廣泛，讓檔案信息透明化與全面化，讓不同部門(mén)之間的溝通更加方便快捷。

2.重新分配各職能部門(mén)工作方式

傳統(tǒng)檔案管理部門(mén)的工作方式以收集、保管檔案資料為基礎(chǔ)核心，被動(dòng)的工作方式導(dǎo)致工作人員缺乏主動(dòng)服務(wù)的思想意識(shí)。不難看出，傳統(tǒng)檔案管理是一種被動(dòng)、耗費(fèi)時(shí)間的工作方式，也是一種技術(shù)簡(jiǎn)單的工作，對(duì)檔案的保管和使用都有明確的規(guī)定和范圍。

數(shù)字檔案館是一種主動(dòng)獲取資源的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)共享方式，數(shù)字檔案館是一個(gè)安全、系統(tǒng)、方便的外部使用媒介，由存儲(chǔ)系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境系統(tǒng)等板塊組成一個(gè)系統(tǒng)的數(shù)字檔案資源中心。數(shù)字檔案館的建設(shè)已不再是單純的技術(shù)工作，對(duì)檔案管理的要求，應(yīng)讓檔案館各部門(mén)積極參與數(shù)字化建設(shè)。在數(shù)字檔案的收集、整理、分類(lèi)、保管、利用的各個(gè)環(huán)節(jié)中，相應(yīng)負(fù)責(zé)部門(mén)的工作人員要根據(jù)檔案管理中的實(shí)際情況，提出合理的建議，參與整個(gè)數(shù)字化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，并結(jié)合自身工作提出相應(yīng)的需求，使各部門(mén)的工作人員在后期數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，能夠更快更好地進(jìn)入各自的管理角色，為檔案用戶(hù)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在整體數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，各部門(mén)工作人員要注重檔案信息的安全性和保密性，在未獲得授權(quán)的情況下，杜絕出現(xiàn)私自使用、復(fù)制、轉(zhuǎn)交數(shù)字檔案的情況，從嚴(yán)密的管理制度上確保數(shù)字檔案館建設(shè)順利開(kāi)展。

3.檔案管理理念的更新

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，重點(diǎn)工作內(nèi)容是對(duì)檔案資料的分類(lèi)整理并展開(kāi)有效保管。傳統(tǒng)檔案信息資料的收集范圍狹窄且來(lái)源不確定，工作方式處于被動(dòng)狀態(tài)。檔案數(shù)字管理系統(tǒng)除了具有“收集、管理、保存、利用”四項(xiàng)基本功能外，還同時(shí)有著對(duì)用戶(hù)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護(hù)等多項(xiàng)功能。數(shù)字檔案不僅信息來(lái)源多，還在準(zhǔn)確性和及時(shí)性方面都遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)的檔案管理。在查找方面，通過(guò)簡(jiǎn)單的索引，就能快速、全面地找到所需檔案。在整理和保存上，數(shù)字檔案更加簡(jiǎn)潔方便，更節(jié)省空間，借助硬盤(pán)、U盤(pán)等儲(chǔ)存器就能大量?jī)?chǔ)存所需要的信息，讀取也不受地域限制，可以隨時(shí)隨地查閱信息。數(shù)字檔案管理能夠更好地讓用戶(hù)按需取用，利用便捷、安全的特點(diǎn)，讓用戶(hù)憑借登錄賬號(hào)、密碼就能在共享資源中找到需要的檔案信息。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)確保電子檔案信息的可靠性和可用性，可以根據(jù)信息化發(fā)展和檔案管理的要求而有所側(cè)重并不斷拓展。

四、數(shù)字檔案館建設(shè)的重要意義

數(shù)字檔案館和傳統(tǒng)的檔案館相比較，數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)中心更為龐大，發(fā)揮的作用功能更多，能夠有序處理各個(gè)環(huán)節(jié)的問(wèn)題，形成綜合、統(tǒng)一的檔案管理模式。在管理的方式上，采用信息化管理方式，極大程度上減少了物力、人力資源的投入，也提高了整體的管理效率。從全程優(yōu)化管理來(lái)說(shuō)，開(kāi)展檔案資源管理的時(shí)候，提高了各種檔案資源管理的有效性、真實(shí)性和完整性，為用戶(hù)提供更準(zhǔn)確的信息服務(wù)，是一種現(xiàn)代化檔案館建設(shè)的必然趨勢(shì)。

1.有效提高檔案管理效率

數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，有效提高了檔案管理的效率，與傳統(tǒng)檔案管理模式相比較，數(shù)字檔案管理更快捷、安全、有效地實(shí)現(xiàn)了資源共享。數(shù)字檔案館的建設(shè)，有利于提高檔案管理效率，提高檔案管理的整體水平。

2.降低人工管理成本以及人為工作失誤

在紙質(zhì)檔案管理中，需要耗費(fèi)大量的人力資源，且對(duì)工作人員的檔案專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有較高要求。紙質(zhì)檔案管理需要工作人員耐心細(xì)致的工作態(tài)度，但在實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)因人為失誤給企事業(yè)單位造成的損失。數(shù)字檔案館建設(shè)，細(xì)化了管理流程，優(yōu)化了管理程序，降低了人力資源成本，并有效降低了人為因素導(dǎo)致的工作失誤率。

3.優(yōu)化檔案管理職能

數(shù)字檔案館建設(shè)細(xì)化了檔案管理流程，優(yōu)化了管理程序，更強(qiáng)調(diào)在管理流程中各部門(mén)的緊密協(xié)作和配合，能夠拉近檔案館各部門(mén)之間的聯(lián)系，展開(kāi)積極有效的溝通，在優(yōu)化了檔案管理職能的同時(shí)，還可以為用戶(hù)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4.實(shí)現(xiàn)資源共享

打破時(shí)間、空間限制，實(shí)現(xiàn)資源共享，是數(shù)字時(shí)代的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。而檔案館數(shù)字化建設(shè)，可以有效助力檔案信息實(shí)現(xiàn)共享的目標(biāo)。

五、建設(shè)數(shù)字檔案館過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.缺乏資金投入

相較于傳統(tǒng)檔案館而言，數(shù)字檔案館有無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)。但在檔案館數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，投入的資金相對(duì)較多，也讓相當(dāng)一部分企事業(yè)單位因資金匱乏無(wú)法開(kāi)展數(shù)字化檔案館建設(shè)。另外，有的單位因?yàn)閷?duì)數(shù)字檔案館建設(shè)的重視程度不夠，導(dǎo)致對(duì)數(shù)字化建設(shè)投入不足，嚴(yán)重影響了數(shù)字檔案館建設(shè)的進(jìn)度。

2.數(shù)字檔案館建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

由于各企事業(yè)單位對(duì)檔案館數(shù)字化建設(shè)的重視程度不同，在數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中，并沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)出現(xiàn)在建設(shè)過(guò)程中的隨意性和盲目性，影響了數(shù)字檔案館的建設(shè)質(zhì)量。

3.檔案館需要進(jìn)一步豐富數(shù)字檔案資源

當(dāng)前，數(shù)字檔案館的數(shù)字檔案主要來(lái)源于兩個(gè)方面：一是對(duì)原有紙質(zhì)館藏資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換所得；二是接收單位或部門(mén)提交的數(shù)字檔案。對(duì)館藏紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)換要投入大量的人力、時(shí)間才能實(shí)現(xiàn)，速度慢效率低，由此可見(jiàn)，數(shù)字檔案館的檔案資源來(lái)源有限，導(dǎo)致了數(shù)字檔案的匱乏。

4.檔案館管理人員欠缺信息化素養(yǎng)

數(shù)字檔案館的建設(shè)有效降低了人力成本，提高了檔案管理效率，但同時(shí)對(duì)檔案館工作人員的綜合素質(zhì)和能力有了更高的要求。傳統(tǒng)檔案館的管理模式，制約了工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，固化了工作方式，大部分工作人員沒(méi)有接受過(guò)數(shù)字技術(shù)的相關(guān)培訓(xùn)，導(dǎo)致在信息化素養(yǎng)上的缺失，影響了檔案館數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。

六、數(shù)字化檔案館建設(shè)的策略分析

1.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)的重視

數(shù)字檔案館建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的要求，是檔案館發(fā)展的方向。作為檔案館的管理層，應(yīng)通過(guò)對(duì)數(shù)字檔案、數(shù)字技術(shù)基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)，從意識(shí)形態(tài)上認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要通過(guò)多方位的大力宣傳，由上而下的改變傳統(tǒng)檔案管理理念，督促部門(mén)工作人員積極探討并參與檔案館數(shù)字化建設(shè)。

此外，檔案館領(lǐng)導(dǎo)要結(jié)合本館數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際需要，加大資金投入，確保數(shù)字化建設(shè)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的采購(gòu)配置到位，為檔案館數(shù)字化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

首先，企事業(yè)單位要從傳統(tǒng)檔案管理模式中脫離出來(lái)，從思想層面認(rèn)識(shí)到建設(shè)數(shù)字檔案館以及完善檔案管理體制的重要性；其次，相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)與數(shù)字檔案館建設(shè)有關(guān)的知識(shí)和內(nèi)容，并采取多元化的宣傳手段，將建設(shè)數(shù)字檔案館的益處滲透各個(gè)部門(mén)，以轉(zhuǎn)變員工的思想觀念，促使全體員工積極參與數(shù)字檔案館的建設(shè)，推進(jìn)整體建設(shè)進(jìn)程；最后，企事業(yè)單位要結(jié)合自身對(duì)檔案管理模式的實(shí)際要求，投入充足的資金，為數(shù)字檔案館的順利建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)保障。

2.加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)字檔案館建設(shè)制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，有利于強(qiáng)化檔案館數(shù)字化建設(shè)的效果，并規(guī)范檔案館管理工作人員的工作流程。在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的制定過(guò)程中，要以國(guó)家檔案管理部門(mén)制定的規(guī)范為準(zhǔn)則，結(jié)合檔案館自身實(shí)際情況，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，數(shù)字檔案館應(yīng)在檔案收集、分類(lèi)、歸檔、轉(zhuǎn)移等各項(xiàng)工作中制定標(biāo)準(zhǔn)操作流程，促進(jìn)全國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

3.全方位、多渠道擴(kuò)充數(shù)字檔案館的資源

數(shù)字檔案館建設(shè)的價(jià)值體現(xiàn)在快速、便捷的信息傳遞及資源共享方面，豐富的館藏信息資源是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)。首先，為了有效拓寬資源渠道，要加快檔案館傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化速度；其次，檔案館要加強(qiáng)與單位內(nèi)部所有部門(mén)的溝通，將其各種檔案資源全部收入館藏中，并數(shù)字化處理；最后，面向社會(huì)廣泛收集各種類(lèi)型、各種層次的檔案資源，以充實(shí)數(shù)字檔案館館藏資源。

4.建設(shè)一支高素質(zhì)、復(fù)合型的管理人員團(tuán)隊(duì)

數(shù)字檔案館建設(shè)需要一支高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)的管理團(tuán)隊(duì)。檔案管理部門(mén)要重視外部專(zhuān)業(yè)人才的引進(jìn)和內(nèi)部人員的選拔和培養(yǎng)，通過(guò)設(shè)立合理、公正的績(jī)效考核機(jī)制，提升工作人員的工作積極性。尤其是要加強(qiáng)內(nèi)部員工培訓(xùn)，一是加強(qiáng)檔案管理專(zhuān)業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，二是重點(diǎn)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等數(shù)字技術(shù)的培訓(xùn)。在內(nèi)部員工選拔、培養(yǎng)的同時(shí)，要從社會(huì)公開(kāi)招聘高素質(zhì)、復(fù)合型人才，尤其是數(shù)字技術(shù)、信息化管理方面的高級(jí)人才，補(bǔ)充團(tuán)隊(duì)實(shí)力。

5.重視數(shù)字檔案館信息安全建設(shè)

數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，給檔案管理工作帶來(lái)了高效性與便捷性，數(shù)字檔案館建設(shè)已是大勢(shì)所趨。但是，數(shù)字檔案館過(guò)于依賴(lài)互聯(lián)網(wǎng)，也給檔案館信息安全帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)隱患。最突出的就是檔案信息被泄露問(wèn)題，需要檔案管理部門(mén)高度重視數(shù)字檔案館建設(shè)中的信息安全。一方面，數(shù)字檔案館要制定嚴(yán)密的操作流程，從收集到移交全過(guò)程規(guī)范操作，并設(shè)置查閱檔案權(quán)限；另一方面，用戶(hù)應(yīng)具備相應(yīng)的查閱資格，通過(guò)密碼進(jìn)入查閱系統(tǒng)，一旦輸入密碼錯(cuò)誤，將觸發(fā)警報(bào)系統(tǒng)。除此以外，數(shù)字圖書(shū)館要將計(jì)算機(jī)安全、網(wǎng)絡(luò)殺毒等列為日常工作，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的網(wǎng)絡(luò)安全管理人員，隨時(shí)監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)并處理，確保數(shù)字檔案館檔案管理的安全性。

七、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著數(shù)字化技術(shù)的深入發(fā)展和廣泛應(yīng)用，推動(dòng)了我國(guó)檔案事業(yè)向信息化、數(shù)字化方向全面發(fā)展。數(shù)字化檔案館的建設(shè)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式產(chǎn)生了重要的影響，優(yōu)化和完善了檔案的管理機(jī)制，提高了檔案管理效率和利用率，為廣大用戶(hù)提供更多的個(gè)性化服務(wù)。因此，加強(qiáng)檔案館數(shù)字化建設(shè)，是時(shí)代發(fā)展的需要，是檔案事業(yè)健康穩(wěn)定長(zhǎng)足發(fā)展的有力保障。

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作者簡(jiǎn)介：劉淑敏（1994—），女，漢族，陜西府谷人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。