住宅專項維修資金（物業(yè)代收費）管理審計發(fā)現(xiàn)的問題及建議

摘要：隨著城市化的迅猛發(fā)展，大量住宅樓盤拔地而起。為了確保住宅共用部位及共用設(shè)施在保修期結(jié)束后能夠得到必要的維修、更新和改造，住宅專項維修資金（以下簡稱維修資金）成為至關(guān)重要的資金保障。隨著其在保障專項維修工作順利進(jìn)行方面的作用日益凸顯，維修資金的管理也逐漸成為社會各界關(guān)注的焦點。維修資金不僅是住宅小區(qū)的“養(yǎng)老錢”和“治病錢”，更是衡量城市生活品質(zhì)和治理水平的關(guān)鍵指標(biāo)，其重要性不言而喻。然而，在維修資金的實際管理過程中，交存、使用和管理等環(huán)節(jié)仍面臨諸多挑戰(zhàn)，迫切需要解決。鑒于此，本文旨在探討維修資金（及物業(yè)代收費）管理審計的重要性，剖析當(dāng)前管理中存在的核心問題，并提出相應(yīng)的解決策略，以期為相關(guān)領(lǐng)域的研究者提供有益的參考。

關(guān)鍵詞：住宅；維修資金；物業(yè)代收；管理設(shè)計

引言

維修資金在物業(yè)管理中扮演著至關(guān)重要的角色，它對于維護(hù)小區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施和確保居民居住安全至關(guān)重要。然而，由于管理體系的缺陷和監(jiān)管不足，維修資金在交存、使用和管理方面暴露出許多問題，這些問題不僅降低了資金的使用效率，還侵犯了業(yè)主的合法權(quán)益。因此，必須采取有效措施來加強維修資金的管理審計。適當(dāng)優(yōu)化審批流程，并在這一過程中設(shè)定明確的辦結(jié)時限，以提高審批效率。同時，對于緊急情況，應(yīng)設(shè)立簡便快捷的資金支取通道，確保維修資金能夠及時到位。通過這些措施，可以有效提升物業(yè)管理水平，促進(jìn)和諧社區(qū)的建設(shè)。

一、維修資金（及物業(yè)代收費）管理審計的意義

維修資金及物業(yè)代收費的管理審計，對于保障業(yè)主權(quán)益、提升物業(yè)管理水平、促進(jìn)資金安全高效運行具有重要意義[1]。

其一，確保資金安全。審計通過查閱財務(wù)資料、維修檔案等方式，核實維修資金的歸集是否完整、使用是否合規(guī)，以防止資金被挪用或侵占。同時，審計能夠揭示資金管理中的薄弱環(huán)節(jié)和重大漏洞，如程序不合規(guī)、資料不齊全、監(jiān)督不力等問題，并及時采取措施加以糾正，以確保資金安全。其二，維護(hù)業(yè)主權(quán)益。審計要求推行網(wǎng)上查、掌上查等智慧化監(jiān)管模式，實現(xiàn)資金歸集、存儲、使用全流程閉環(huán)管理，提高資金使用的透明度，以保障業(yè)主的知情權(quán)。同時，還需明確資金監(jiān)管責(zé)任，要求健全財務(wù)管理制度，嚴(yán)禁將資金用于支付辦公經(jīng)費、人員經(jīng)費、企業(yè)管理費用等非維修相關(guān)支出，確保維修資金能夠真正用于住宅共用部位及共用設(shè)施設(shè)備的維修、更新和改造[2]。其三，促進(jìn)物業(yè)管理規(guī)范化。物業(yè)管理審計不僅關(guān)注資金，還涉及對物業(yè)管理活動的全面評估和監(jiān)督。通過審計手段，可以及時探查物業(yè)管理中存在的弊端，如設(shè)備管理不規(guī)范、合同執(zhí)行不到位等，并提供改進(jìn)建議，以促進(jìn)物業(yè)管理規(guī)范化。此外，審計過程中還應(yīng)關(guān)注物業(yè)管理企業(yè)的服務(wù)流程和服務(wù)質(zhì)量，通過審計可以發(fā)現(xiàn)服務(wù)流程中的問題，如物業(yè)服務(wù)流程不規(guī)范、服務(wù)質(zhì)量未達(dá)標(biāo)等，從而推動物業(yè)管理企業(yè)提升服務(wù)質(zhì)量，為業(yè)主提供更好的服務(wù)和體驗[3]。

二、以臨朐縣為例分析維修資金（和物業(yè)代收費）管理審計發(fā)現(xiàn)的問題

（一）住宅專項維修資金管理使用存在問題

1.維修資金繳存環(huán)節(jié)存在若干問題。一是維修資金收費標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。自2020年12月起，多層和高層住宅的專項維修資金收費標(biāo)準(zhǔn)分別從每平方米50元、60元調(diào)整為70元、90元，而新標(biāo)準(zhǔn)自2022年9月開始實施。相比之下，征收安置房的收費標(biāo)準(zhǔn)較低，如2020年對城關(guān)小陡溝村的住戶收費標(biāo)準(zhǔn)僅為12—14元/平方米。二是部分商品住宅存在未繳納維修資金的情況。截至2023年末，開發(fā)商已將655戶已建成但未出售并交付物業(yè)管理的商業(yè)住宅納入管理，然而，房地產(chǎn)開發(fā)商應(yīng)交而未交的維修資金高達(dá)8279652.60元。同時，新購的166戶商業(yè)住宅的業(yè)主也未按要求繳納維修資金，涉及金額為1312474.40元。此外，還有6家物業(yè)企業(yè)挪用代收的業(yè)主維修資金1200萬元，用于房地產(chǎn)開發(fā)支出，而未上繳至維修資金專戶。三是對于已經(jīng)拆遷的住宅剩余的維修資金，未按照相關(guān)要求進(jìn)行退還。截至2023年年底，共有2個拆遷安置小區(qū)存在此問題，剩余維修資金94311.99元未退還給業(yè)主。

2.支用維修資金環(huán)節(jié)存在問題。一是維修資金申領(lǐng)過程程序不規(guī)范或手續(xù)繁雜，導(dǎo)致業(yè)主頻繁申訴[4]。2020年10月，全縣共受理住宅修繕類糾紛38起，占全縣住宅修繕類糾紛總量的20%。存在維修工程完成后才讓全體業(yè)主知曉，并后補知情同意書的情況。有些物業(yè)企業(yè)在修繕業(yè)主屋頂后，向縣住建局申請維修資金，但因工作人員辦事效率低，申請到撥款耗時長達(dá)一年。為此，物業(yè)企業(yè)只能先向業(yè)主集資支付修繕費，待收到縣住建局撥付的維修資金后再返還給業(yè)主。二是維修資金政策未得到有效落實，導(dǎo)致公用部分維修費用由個別業(yè)主承擔(dān)。部分居民對利用維修資金對公用設(shè)施、設(shè)備進(jìn)行維修的政策不了解，對維修資金的用途及申請流程也不熟悉。因此，存在頂層住戶獨自負(fù)擔(dān)屋頂維修費用等問題。

3.監(jiān)管環(huán)節(jié)存在問題。一是維修資金的籌集、使用和增值工作未盡責(zé)?？h政府的財政部門未對維修資金進(jìn)行一年一次的專項整治，且尚未出臺維修業(yè)務(wù)的經(jīng)營與評價相關(guān)規(guī)定。維修資金使用、投票、公示查詢及監(jiān)管等方面尚未實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)。由于維修資金及其增值收入未按照物業(yè)管理面積和住戶門號分別設(shè)立分賬，導(dǎo)致維修資金被個別人員支用后，應(yīng)分擔(dān)的維修資金未能及時扣減，給急需維修的業(yè)主查找存款余額帶來困難。此外，資金繳納的各個階段缺乏有效監(jiān)管，致使一些業(yè)主維修資金用盡后未及時繳存的現(xiàn)象發(fā)生。二是住宅維修資金的信息化建設(shè)尚不完善。對于2012年以前購買的房改房、安置房以及商品住宅所收取的11168.75萬元維修資金，仍采用紙質(zhì)記錄方式，且部分資金以單位名義繳存，未具體到個人。在這三類項目中，房改房、安置房和商品住宅的維修資金分別為1860.15萬元、2104.06萬元和7204.54萬元。

（二）物業(yè)企業(yè)代收費管理存在問題

1.生活垃圾處理費政策執(zhí)行存在漏洞，監(jiān)管不到位。一是政策執(zhí)行范圍有偏差。目前，縣級規(guī)劃區(qū)內(nèi)的村（社區(qū)）居民并未被納入生活垃圾處理費的收取范圍，所有農(nóng)村居民的生活垃圾處理費用均由政府承擔(dān)，這與政策初衷存在偏差。二是垃圾處理費的征收率低下。以2023年為例，按照全縣330套住宅小區(qū)平均入住率為70%計算，全年應(yīng)征收的垃圾處理費為452萬元，但實際繳納金額僅為111萬元，征收率僅為24.6%，顯示出征收工作存在顯著不足。三是生活垃圾處理費截留問題嚴(yán)重。由于各相關(guān)部門和單位之間的數(shù)據(jù)無法共享，導(dǎo)致無法準(zhǔn)確掌握居民的入住情況和減免對象等信息。這一漏洞使得一些物業(yè)企業(yè)得以將代收的垃圾處理費截留并挪用。經(jīng)抽查發(fā)現(xiàn)，近五年來，德美物業(yè)截留了148萬元，三友物業(yè)截留了7萬元，碧桂園物業(yè)截留了18萬元，這一問題亟須得到關(guān)注和解決。

2.坐收坐支水費現(xiàn)象導(dǎo)致財政收入流失。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，自來水企業(yè)應(yīng)向用戶收取全部自來水費，并將其中的政府性收益，如污水處理費、水資源費等，上繳財政。然而，在實際執(zhí)行中，自來水企業(yè)將小區(qū)用水量的12%作為供水管理費留給了物業(yè)企業(yè)，這導(dǎo)致了非稅收入和稅費及附加的減少和流失。通過對11家物業(yè)企業(yè)的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，2023年，這11家物業(yè)企業(yè)因截留水費，導(dǎo)致110000元的污水處理費和70000元的水資源費未上繳，從而造成財政收入的流失。

3.物業(yè)企業(yè)無依據(jù)收取水電損耗費，加重群眾負(fù)擔(dān)。這些費用的征收缺乏明確依據(jù)，給居民帶來了額外壓力。許多老舊住宅的物業(yè)企業(yè)常以地下管道老化和損壞為由，按實際用水量比例加收10%—15%的費用，或收取固定費用，這嚴(yán)重?fù)p害了業(yè)主的權(quán)益。由于社區(qū)公用部分，特別是防水管網(wǎng)的施工質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，凍結(jié)、堵塞、滲漏水等問題頻發(fā)，導(dǎo)致業(yè)主無法得到有效服務(wù)。在此過程中，許多“業(yè)主大會”或“業(yè)主委員會”未能發(fā)揮應(yīng)有作用，維權(quán)機制缺失，進(jìn)而導(dǎo)致業(yè)主與物業(yè)企業(yè)之間的糾紛不斷增多。

三、以臨朐縣為例研究維修資金（和物業(yè)代收費）管理審計改進(jìn)措施

（一）建立信息共享機制，確保維修資金交存完整

為確保維修資金的足額繳納和存入，應(yīng)建立完善的信息交流制度。具體而言，應(yīng)建立不動產(chǎn)交易、登記及維修資金交存的信息共享機制，由不動產(chǎn)登記部門將房屋登記信息及時推送至縣住建局。縣住建局負(fù)責(zé)核查維修資金的交存情況，而社區(qū)居委會則協(xié)助鎮(zhèn)（街、園區(qū)）落實維修資金的使用管理和續(xù)交工作，以確保維修資金能夠全額上繳。同時，對于建設(shè)單位在未交存維修資金的情況下進(jìn)行交房的行為，應(yīng)進(jìn)行清理整頓，并對逾期不改正的建設(shè)單位依法進(jìn)行處理[5]。

（二）建立資金監(jiān)管流程，確保資金安全和收益最大化

為確保資金的安全并實現(xiàn)利益最大化，需制定詳細(xì)的資金監(jiān)管流程。對維修資金的管理系統(tǒng)進(jìn)行升級，將原本未錄入系統(tǒng)的資料全部錄入智能系統(tǒng)，從而實現(xiàn)了維修資金使用、投票、公示、查詢及監(jiān)管等工作的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。在每年的工作計劃中，制定維修資金的開支計劃，除了預(yù)留一部分作為日常開支外，對于其他資金的存儲方式和存儲時間等，都會進(jìn)行定期的討論和決策。同時，每年還需對維修資金的歸集、使用和增值情況進(jìn)行專項監(jiān)督，以最大限度地維護(hù)業(yè)主的權(quán)益。

（三）建立區(qū)域一體化模式，促使維修資金有效管理

一是設(shè)立類似住房公積金管理部門的組織，借鑒住房公積金的運營模式，對維修資金的增值收益進(jìn)行有效管理。為加速城鎮(zhèn)化進(jìn)程并增強群眾的獲得感，亟須高效利用維修資金。二是研究并制定維修資金的操作規(guī)程，以實現(xiàn)其規(guī)范化管理。為確保公平公正，縣住建部門應(yīng)根據(jù)建筑結(jié)構(gòu)（如多層、小高層和高層）對維修資金的繳納基數(shù)進(jìn)行分類計算，并結(jié)合地方實際情況，依據(jù)建筑成本制定一個公平且易于操作的收費標(biāo)準(zhǔn)。三是明確維修資金的使用對象，并豐富其具體內(nèi)容。住建部門應(yīng)配備工程、財務(wù)等方面的專業(yè)人才，以提高維修資金的管理能力，從而贏得群眾和業(yè)主的信任。在成立物業(yè)管理委員會時，應(yīng)吸納具有高學(xué)歷和專業(yè)能力的人才，以及街道辦和居民委員會等專業(yè)人士，以加強對物業(yè)管理的監(jiān)督。四是，充分發(fā)揮業(yè)主委員會的作用，妥善處理維修資金的使用和回收問題。維修資金支用時，需經(jīng)三分之二以上業(yè)主或業(yè)主代表同意并簽名。針對此問題，提出以下備選辦法（如表1所示）。首先，業(yè)主委員會可以制定年度財政預(yù)算，明確維修資金的用途，并提交給每年一次的全體業(yè)主會議審議。其次，在小區(qū)物業(yè)管理委員會批準(zhǔn)下，可召開小型業(yè)主會議，對用于管理部分的維修資金進(jìn)行投票決定其用途。再次，對于支用維修資金的工程項目，可采取經(jīng)業(yè)主會議投票決定的辦法進(jìn)行。最后，加強對維修資金管理的監(jiān)督，政府住建部門應(yīng)與業(yè)主委員會密切合作，與相關(guān)部門共同加強對維修資金的繳存、使用和管理工作的監(jiān)管，嚴(yán)肅查處違規(guī)操作的相關(guān)單位和責(zé)任人，確保資金的安全性。同時，各主管單位應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺，對維修資金進(jìn)行實時跟蹤，及時公布和更新維修資金的繳存、支用、增值、賬戶余額等信息，供業(yè)主查閱，并積極回應(yīng)業(yè)主的問題和反饋。

四、結(jié)束語

維修資金的管理與居民的切身利益及物業(yè)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展息息相關(guān)。因此，相關(guān)單位應(yīng)通過建立信息共享機制，確保維修資金的完整交存，并制定資金監(jiān)管流程，以保障資金的安全并實現(xiàn)收益的最大化。同時，需要細(xì)化任務(wù)分工，完善征管體制，并規(guī)范物業(yè)管理，從而提升維修資金使用的精準(zhǔn)性和合理性。此外，還應(yīng)加強政策宣傳，鼓勵業(yè)主積極參與，形成全社會共同關(guān)注、共同監(jiān)督的良好氛圍。這樣不僅能更好地構(gòu)建和諧社區(qū)，還能不斷提升居民的生活品質(zhì)，進(jìn)而確保小區(qū)維修和改建工作的質(zhì)量，為社會的平穩(wěn)發(fā)展提供有力保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]扈鵬程.住宅小區(qū)專項維修資金歸集管理研究——以山東省H市為例 [J].中國房地產(chǎn)金融，2023（5）：54-64.

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[3]朱曉娟，羅順成，李迪.審計推進(jìn)住宅專項維修資金的高效監(jiān)管——X縣在經(jīng)濟責(zé)任審計中對住宅專項維修資金監(jiān)管的實踐與思考[J].投資與創(chuàng)業(yè)，2023，34（9）：163-165.

[4]陳煒.房屋專項維修資金監(jiān)管機構(gòu)的建設(shè)分析[J].租售情報，2023（4）：28-30.

[5]陳佳瑋，成永康.內(nèi)部審計視角下高職院校零星維修工程項目管理存在問題及策略研究[J].重慶電力高等?？茖W(xué)校學(xué)報.2023，28（S1）：22-24.

（作者簡介：張晴，臨朐縣經(jīng)濟責(zé)任審計服務(wù)中心高級審計師。）