新時代推進(jìn)博物館重大活動檔案高質(zhì)量管理初探

習(xí)近平總書記強調(diào)：“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。”博物館作為向公眾展示文物、傳播文化的重要窗口，隨著國家政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會的發(fā)展需要，自身承擔(dān)職能日趨多樣，參與的重大活動日趨頻繁，重大活動的檔案數(shù)量也逐年遞增。本文以北京古代建筑博物館（以下簡稱古建館）為例，對博物館重大活動檔案的收集、整理進(jìn)行研究。

古建館坐落于明清皇家壇廟先農(nóng)壇內(nèi)，是一座收藏、研究和展示中國古代建筑歷史、技藝以及先農(nóng)文化的專題性博物館，其服務(wù)宗旨是弘揚中國傳統(tǒng)文化、普及科學(xué)知識、開展文化交流。隨著北京中軸線申遺工作籌備啟動，古建館所在先農(nóng)壇作為北京中軸線上的重要歷史遺址，承擔(dān)著申遺工作賦予的騰退、修繕、展示和利用等許多重要工作任務(wù)。同時，圍繞中軸線申遺工作開展各項重大活動，如領(lǐng)導(dǎo)視察調(diào)研、重要會議接待、媒體采訪拍攝等。如何高質(zhì)量做好博物館重大活動的檔案收集、整理和利用工作，既是新時代賦予博物館人的光榮使命，也是檔案工作者必須履行的重要職責(zé)。

一、做好博物館重大活動檔案高質(zhì)量管理工作的意義

（一）重大活動檔案的概念

重大活動檔案，是指在重大活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、實物等不同載體記錄。重大活動檔案工作是指重大活動組織機(jī)構(gòu)依法履行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用、移交等檔案管理職責(zé)活動。博物館重大活動檔案，即在博物館重大活動中直接形成的具有保存和參考價值的檔案。隨著博物館重大活動頻繁開展，在活動籌備、組織和結(jié)束后形成的各類文件材料，是推進(jìn)博物館建設(shè)發(fā)展的重要參考，也是豐富博物館檔案資源的重要來源，具有重要的歷史價值和研究價值。

（二）重大活動檔案的特點

重大活動檔案，相比一般意義上的檔案，主要具備以下特點：

1. 價值珍貴

重大活動檔案由于其內(nèi)容的特殊性、重要性，往往比一般檔案具有更加珍貴的保存、查考和憑證價值。它們能記錄歷史節(jié)點、反映歷史原貌，更能夠為今后承辦相關(guān)活動、應(yīng)對突發(fā)事件積累寶貴的歷史經(jīng)驗。例如，隨著中軸線申遺工作大力推進(jìn)，古建館每年在一畝三分地舉辦的農(nóng)耕系列活動，受到大量觀眾喜愛，取得良好社會反響，這些珍貴的活動記載是博物館弘揚中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化的最直接體現(xiàn)。

2. 來源廣泛

與普通檔案相比，重大活動檔案由于涉及部門多、人員多、內(nèi)容多，因此，檔案材料來源十分廣泛復(fù)雜。例如北京中軸線申遺工作，涉及到的單位涵蓋中央和國家機(jī)關(guān)、北京市黨政機(jī)關(guān)及下屬單位、區(qū)政府及各級企事業(yè)單位。即使是本單位產(chǎn)生的檔案，也來自不同行政部門、不同組織機(jī)構(gòu)，往往涉及辦公室、社教與信息部、保衛(wèi)部以及各大新聞媒體和特邀機(jī)構(gòu)，等等。

3. 內(nèi)容及載體多樣

重大活動通常內(nèi)容豐富，所產(chǎn)生的檔案材料也各具特色，豐富多樣。很多重大活動既有主辦單位，也有協(xié)辦和承辦單位，各個單位所形成的檔案也不盡相同。重大活動的檔案載體較普通檔案更具多樣化，除了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案外，各類活動中的照片、影像和文創(chuàng)產(chǎn)品等，都是該活動整體情況的真實反映。同時，重要領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研活動，包括調(diào)研大綱、會議名單、領(lǐng)導(dǎo)講話等相關(guān)文件材料，均需收集整理歸檔。

（三）做好博物館重大活動檔案管理的意義

做好博物館重大活動的檔案管理工作，具有非常顯著的現(xiàn)實意義和長遠(yuǎn)的歷史意義。一方面，可以為今后博物館舉辦類似活動提供重要參考依據(jù)，為博物館編史修志提供第一手珍貴資料，為其他單位舉辦重大活動提供有益借鑒。另一方面，重大活動檔案是充實博物館檔案資源的需要，是保存歷史、積累成果的需要。高水平管理好博物館重大活動檔案，可以更好地促進(jìn)博物館高質(zhì)量發(fā)展，為弘揚中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化、增強廣大博物館工作者文化自信創(chuàng)造良好條件。

二、當(dāng)前博物館重大活動檔案高質(zhì)量管理工作面臨的問題

（一）缺乏足夠的重視

檔案工作本身的保障性和服務(wù)性，使其往往被一些單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員所忽視，尤其是基層工作人員檔案意識參差不齊，對檔案重要性認(rèn)識不足，導(dǎo)致檔案工作往往會被排在各項博物館業(yè)務(wù)工作之后。此外，重大活動的舉辦，工作任務(wù)重、節(jié)奏快、參與單位多，具有階段性和時效性，導(dǎo)致工作人員難以抽出足夠的時間和精力投入到檔案工作中。

（二）缺乏規(guī)范的管理

由于重大活動涉及多方面工作，需要多部門協(xié)同作戰(zhàn)，這些特性決定了博物館重大活動檔案工作存在收集不統(tǒng)一、不完整，整理不規(guī)范，檔案易散失等問題。同時，一些博物館檔案管理規(guī)章制度并不健全，如果博物館領(lǐng)導(dǎo)及工作人員缺乏檔案意識，檔案管理工作沒有及時參與到博物館重大活動中，這就容易造成重大活動檔案散失在部門或個人手中。此外，如果是多部門聯(lián)合舉辦的重大活動，在檔案歸屬上也較復(fù)雜，各單位或各部門都希望留存檔案原件，而檔案原件一般只有一套，若檔案分散則會影響到全宗的完整性。

（三）缺乏必要的保障

博物館的重大活動往往在常規(guī)工作之外，要想持之以恒、系統(tǒng)全面地做好重大活動檔案管理工作，確保博物館各項重要活動檔案資料的真實、可靠、齊全、完整，勢必需要投入相應(yīng)的人力、物力和財力。而當(dāng)前博物館檔案工作人員力量相對薄弱，大多數(shù)基層博物館單位均選用兼職檔案員，在人員和經(jīng)費緊張情況下，導(dǎo)致重大活動檔案管理缺乏必要保障。此外，由于博物館檔案部門較其他業(yè)務(wù)部門處于非核心部門，如果檔案部門不積極參與、主動推進(jìn)，或存在等靠思想，就會影響重大活動檔案工作的及時推進(jìn)。

三、做好博物館重大活動檔案高質(zhì)量管理工作的對策

做好博物館重大活動檔案高質(zhì)量管理工作功在當(dāng)下、利在長遠(yuǎn)，必須打破常規(guī)、創(chuàng)新思路、主動出擊、多管齊下。

（一）提高重視，全員參與

博物館領(lǐng)導(dǎo)層對檔案工作的重視程度決定了博物館的檔案管理水平。各級領(lǐng)導(dǎo)要提高檔案工作意識，在博物館的重大活動籌備之初做好頂層設(shè)計，將檔案管理工作納入博物館的重大活動方案中，為檔案工作提供必要的人財物保障，認(rèn)真抓好貫徹落實，協(xié)調(diào)處理各部門在檔案歸檔中存在的問題，并將各部門檔案員的履職盡責(zé)情況納入年終考評中，確保重大活動的檔案工作在頂層受到重視和關(guān)注。要營造全員參與檔案工作的積極氛圍。檔案工作的開展要有深入的群眾基礎(chǔ)作保障，這是做好博物館重大活動檔案工作的基礎(chǔ)和前提。只有重大活動參與的全體人員切實提高檔案意識，配合檔案收集工作，才能有效推進(jìn)重大活動檔案管理工作。古建館承擔(dān)著北京中軸線申遺的諸多重要項目和工作，涉及面廣、時間跨度長，做好這項重大活動的檔案工作極為重要，是時代賦予古建館全體工作人員的歷史使命和責(zé)任，需要全體工作人員的參與和配合。檔案部門要積極主動地發(fā)揮作用，全方位、多角度、多途徑地收集好中軸線申遺這項重大活動的檔案資源，為后人留下珍貴的歷史記憶。

（二）建章立制，完善機(jī)制

當(dāng)前，隨著國家和社會對重大活動檔案管理工作的重視，各地相繼出臺了適用于本地區(qū)的重大活動檔案管理相關(guān)規(guī)定或辦法。在國家層面，2021年6月1日起，由國家檔案局公布的《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》正式施行，這為全面做好全國范圍內(nèi)的重大活動檔案管理工作提供了強有力的制度依據(jù)。一方面，強化制度保障。新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）第十二條規(guī)定：“按照國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)形成檔案的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制，依法健全檔案管理制度?！币虼?，博物館可根據(jù)本單位實際情況，制定《博物館重大活動檔案管理辦法》，按照《檔案法》確立的工作原則，實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”，明確各參與部門的檔案專、兼職人員，由博物館辦公室綜合協(xié)調(diào)管理，負(fù)責(zé)重大活動檔案的收集、整理、歸檔、督辦及業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。明確各參與部門的職責(zé)，指定專人負(fù)責(zé)收集檔案，建立檔案部門參與博物館重大活動的工作機(jī)制，確保檔案材料的全面收集、規(guī)范整理、及時歸檔和安全保管。另一方面，加強人員管理。要把博物館重大活動檔案管理工作納入活動主辦單位、檔案部門和檔案工作人員的責(zé)任目標(biāo)，以此來調(diào)動工作人員的積極性和主動性，實行必要的獎懲措施。博物館主要負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人和各部門的檔案工作人員可層層簽訂目標(biāo)責(zé)任書，將檔案工作納入到年終績效考核中，同其他工作一同考核評價。

（三）強化監(jiān)控，科學(xué)管理

1.建立項目管理機(jī)制

重大活動無論規(guī)模大小、時間長短，都會經(jīng)歷機(jī)構(gòu)組建、活動籌備、活動舉辦、活動總結(jié)、機(jī)構(gòu)撤銷五個階段，博物館重大活動也不例外。因此，可以將每一個重大活動視為一個完整項目，運用項目管理方式將每個時間段拆分成具體任務(wù)項。檔案部門要主動出擊，提前介入，及時跟進(jìn)每個階段任務(wù)，做到對活動情況和進(jìn)展心中有數(shù)。例如，博物館辦公室可在活動籌備階段提前制定文件分類方案、歸檔范圍、保管期限表并下發(fā)至各參與部門。同時，向活動相關(guān)部門發(fā)放任務(wù)信息表，從而使檔案部門能夠及時跟進(jìn)任務(wù)，全面收集、督促和積累檔案資料，改變過去在活動結(jié)束后才收集的被動局面。除一名主要領(lǐng)導(dǎo)總負(fù)責(zé)檔案工作外，要在各個部門設(shè)立檔案員，根據(jù)活動進(jìn)展情況定期向博物館辦公室移交檔案資料，由辦公室的檔案員統(tǒng)一整理歸檔。

2.全程監(jiān)控，加強督查

要按照“全面收集、規(guī)范整理、安全保管、及時移交”原則，做好博物館重大活動檔案管理工作。按照活動事前、事中、事后的整體思路，由博物館檔案部門全程跟蹤監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案資料不遺失。在重大活動結(jié)束后，檔案部門要對收集的檔案進(jìn)行驗收，并向參與部門提出整改意見。不定期為各參與部門提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查，及時解決過程中出現(xiàn)的問題，嚴(yán)把檔案規(guī)范關(guān)和質(zhì)量關(guān)。

3.抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重點部門

重大活動核心部門包括承辦部門、宣傳部門、綜合部門等，檔案部門在收集檔案時，要特別關(guān)注以上重點部門和活動關(guān)鍵環(huán)節(jié)。例如古建館在收集北京中軸線申遺這一重要活動檔案時，辦公室特別注意收集上級有關(guān)中軸線申遺的各類文件通知、會議紀(jì)要、任務(wù)文本等。此外，新聞媒體也是應(yīng)關(guān)注的重點環(huán)節(jié)。重大活動由于受關(guān)注度高，往往會吸引眾多媒體進(jìn)行宣傳報道。古建館自2018年參與北京中軸線申遺這一重大事件后，知名度大大提升，吸引了越來越多的關(guān)注，大量媒體對古建館進(jìn)行專題宣傳。新聞媒體是博物館重大活動展示的重要窗口，檔案部門要及時收集媒體報道的各類文字、照片和音視頻檔案。每次重大活動結(jié)束后，檔案部門要認(rèn)真梳理問題、總結(jié)經(jīng)驗，為下一項重大活動檔案管理工作做好充分準(zhǔn)備。

（四）加強保障，充分利用

要加大人員保障力度。沒有人才支撐，一切工作都是紙上談兵。隨著科技發(fā)展進(jìn)步和社會不斷變化，我們要擯棄傳統(tǒng)觀念中檔案工作者就是保管員的思想，緊跟時代步伐，加強對檔案工作者職業(yè)技能的培養(yǎng)，特別是計算機(jī)知識、攝影知識、信息化知識、法律知識等，以不斷適應(yīng)時代賦予檔案工作者的新要求。同時，博物館要穩(wěn)定檔案人員，這是提高檔案工作效率的重要保障。要認(rèn)識到檔案工作是一項專業(yè)性和實踐性很強的工作，特別是重大活動的檔案管理工作，更是需要經(jīng)驗豐富、專業(yè)技能過硬的檔案人員。博物館要積極調(diào)動檔案工作人員的工作熱情，給予必要的工作支持和保障。要注重價值開發(fā)利用。2021年6月1日起施行的《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》明確指出，加大對重大活動檔案資源開發(fā)力度，通過檔案編研、陳列展覽等形式，充分發(fā)揮檔案價值，并為重大活動應(yīng)對提供決策參考；通過編制檢索工具、建立檢索系統(tǒng)、建設(shè)信息共享平臺等方式為重大活動檔案的利用創(chuàng)造條件。博物館要利用好重大活動檔案，發(fā)掘背后的歷史文化價值，開發(fā)多種利用途徑，如檔案匯編、舉辦展覽、開發(fā)文創(chuàng)產(chǎn)品等，切實保障珍貴的檔案資源能為廣大人民群眾所共享。正如《北京2022年冬奧會和冬殘奧會遺產(chǎn)戰(zhàn)略計劃》明確提到：“通過籌辦工作，科學(xué)收集、整理、歸納和留存好北京冬奧會文字檔案和實物檔案，形成豐厚完整的文字和實物遺產(chǎn)，充分發(fā)揮其賽事后利用、傳承和借鑒作用?！?/p>

加強重大活動檔案工作，是推進(jìn)新時代我國檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必然要求，而博物館重大活動檔案是展示、傳承中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化的珍貴記載，是加強社會主義精神文明建設(shè)、增強文化自信的有力抓手。高水平做好博物館重大活動的檔案管理工作，是新時代賦予我們的新使命、新課題，值得每名檔案工作者認(rèn)真學(xué)習(xí)、深入思考和探索實踐。

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作者單位：北京古代建筑博物館