電子檔案單套制管理的現(xiàn)實(shí)困境與紓解路徑

關(guān)鍵詞：高速公路；建設(shè)項(xiàng)目；電子檔案；電子文件；單套制管理；元宇宙；共同體；生態(tài)圈

1 引言

伴隨著電子檔案管理研究與實(shí)踐的不斷縱深發(fā)展，電子檔案單套制管理的條件基本成熟、已是大勢(shì)所趨。電子檔案單套制管理是指電子設(shè)備生成的檔案僅以電子形式進(jìn)行歸檔、保存和管理，[1]已然成為檔案信息化建設(shè)環(huán)境下迫切需要解決的時(shí)代課題。2020年新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）提出“電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”[2]等要求，為電子檔案單套制管理提供了法理支撐與原則要求。

2021年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)劃》）提出“在國(guó)家相關(guān)政策和重大舉措中強(qiáng)化電子檔案管理要求”，“保證電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性、安全性”，[3]有力強(qiáng)化了電子檔案單套制管理的政策根基。2022年國(guó)家檔案局發(fā)布《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T92—2022），為進(jìn)一步開展電子檔案單套制管理工作提供了制度規(guī)范。[4]

當(dāng)前，在檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景之下，全面推進(jìn)電子檔案單套制管理有助于引導(dǎo)各單位逐漸推廣信息化環(huán)境中生成的原生電子文件，省去將電子文件轉(zhuǎn)為紙質(zhì)文件等環(huán)節(jié)，簡(jiǎn)化檔案管理流程，更好促進(jìn)電子文件單軌制運(yùn)行和單套制管理，大幅降低檔案運(yùn)維成本，提高檔案工作效率。[5]隨著我國(guó)高速公路建設(shè)項(xiàng)目管理方式、運(yùn)營(yíng)模式等的不斷升級(jí)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)信息化和數(shù)字化環(huán)境下的工程項(xiàng)目管理與電子檔案管理要求，因而亟待突破傳統(tǒng)檔案管理模式，在高速公路建設(shè)工程領(lǐng)域大力開展電子檔案單套制管理的試點(diǎn)應(yīng)用和實(shí)踐研究勢(shì)在必行。[6]

為貫徹落實(shí)《檔案法》和《規(guī)劃》有關(guān)檔案信息化建設(shè)的要求，推進(jìn)電子檔案單套制管理進(jìn)程，國(guó)家檔案局于2022年3月發(fā)布《關(guān)于確定第三批建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)項(xiàng)目的通知》，確定了38個(gè)項(xiàng)目作為第三批試點(diǎn)項(xiàng)目。江西省遂川至大余高速公路電子文件歸檔與電子檔案管理試點(diǎn)項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱“江西遂大高速公路試點(diǎn)項(xiàng)目”）位列其中，該項(xiàng)目由江西省交通投資集團(tuán)有限責(zé)任公司（以下簡(jiǎn)稱“江西交投公司”）主要負(fù)責(zé)推進(jìn)。[7]

本文以江西遂大高速公路試點(diǎn)項(xiàng)目為例，全面分析當(dāng)前高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理的現(xiàn)實(shí)困境，探討單套制管理的紓解路徑，作為相關(guān)研究與實(shí)踐的參考。

2 高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理的現(xiàn)實(shí)困境

高速公路建設(shè)項(xiàng)目在數(shù)字化平臺(tái)的支撐下形成了海量的電子文件，這些電子文件由高速公路建設(shè)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)系統(tǒng)直接產(chǎn)生，具備流通、共享的優(yōu)勢(shì)，逐漸取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的傳遞與審批。從整體上提高了高速公路建設(shè)工程的信息化和數(shù)字化水平，為高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理夯實(shí)了基礎(chǔ)底座，從而有利于實(shí)現(xiàn)高速公路建設(shè)項(xiàng)目管理的扁平化和無(wú)紙化。[8]但高速公路建設(shè)項(xiàng)目所形成的電子文件受規(guī)模巨大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、類型多樣、專業(yè)性強(qiáng)等多重因素的影響，導(dǎo)致電子檔案單套制管理在推進(jìn)過(guò)程中還是存在諸多需要進(jìn)一步解決的問(wèn)題。

筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前僅廣東深中通道與浙江蕭山至磐安公路兩個(gè)公路項(xiàng)目成功通過(guò)國(guó)家檔案局驗(yàn)收，這說(shuō)明38個(gè)試點(diǎn)項(xiàng)目在推進(jìn)中大多數(shù)都還存在或多或少需要解決的困境。由此不難看出，建設(shè)項(xiàng)目電子檔案試點(diǎn)中的高速公路建設(shè)項(xiàng)目試點(diǎn)成果與初始試點(diǎn)期望尚有較大差距，其主要原因在于高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理工作存在一系列瓶頸性問(wèn)題尚需解決。

2.1 制度層面：電子檔案單套制管理法規(guī)制度有待完善。電子檔案單套制管理法規(guī)制度的主要問(wèn)題在于頂層政策法規(guī)指導(dǎo)效力相對(duì)有限與專項(xiàng)制度規(guī)范供給力度相對(duì)不足兩個(gè)方面。

頂層政策法規(guī)指導(dǎo)效力相對(duì)有限。從國(guó)家維度來(lái)看，雖然《檔案法》《規(guī)劃》等法規(guī)政策中強(qiáng)調(diào)了電子檔案單套制管理的原則和要求，國(guó)家檔案局先后出臺(tái)了《電子檔案移交接收操作規(guī)程》（DA/T 93—2022）、《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92—2022）等，為電子檔案單套制管理提供了宏觀戰(zhàn)略指引，但由于不同單位、行業(yè)、領(lǐng)域的電子文件生成條件和管理模式不盡相同，國(guó)家層面的政策法規(guī)和制度規(guī)范在具體實(shí)踐中雖然能進(jìn)行宏觀層面的調(diào)節(jié)，并開展一些普及性的指引，但還難以為高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理提供專門性和針對(duì)性的工作指導(dǎo)。

專項(xiàng)制度規(guī)范供給力度相對(duì)不足。盡管江西省先后頒布了《江西省辦公自動(dòng)化環(huán)境中電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（DB36/T 1053—2018）、《公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DB36/T 1324—2020）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，但并未針對(duì)高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理的具體實(shí)踐要求進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定以及提供專門性、針對(duì)性的操作指引，導(dǎo)致此類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的規(guī)約作用較為一般。

此外，江西交投公司雖圍繞檔案管理工作制定了《檔案管理工作規(guī)范指南》《檔案數(shù)字化工作方案》《交通建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔辦法》《交通建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案文件資料整編細(xì)則》等工作制度與規(guī)范，但更多適用于傳統(tǒng)檔案管理環(huán)境，關(guān)于電子文件管理的規(guī)章制度相對(duì)缺失，無(wú)法科學(xué)地適應(yīng)數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理工作的需要。

2.2 意識(shí)層面：電子檔案單套制管理認(rèn)知水平亟須提升。電子檔案單套制管理的認(rèn)知狀態(tài)還存在主動(dòng)性認(rèn)識(shí)不到位與合規(guī)性認(rèn)證不明確兩個(gè)方面。

電子檔案管理主動(dòng)性認(rèn)識(shí)不到位。高速公路建設(shè)項(xiàng)目作為一項(xiàng)龐大而復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，在具體推進(jìn)過(guò)程中往往涉及建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等多方主體，各單位主體不僅對(duì)電子檔案的重視程度明顯不同，而且對(duì)電子檔案是否采取單套制管理的做法不一致、認(rèn)識(shí)不清。譬如，部分已基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的單位高度重視電子檔案單套制管理相關(guān)工作，而許多并未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的單位“由于長(zhǎng)期受紙質(zhì)文件歸檔模式的影響，錯(cuò)誤地認(rèn)為電子檔案管理就是利用信息技術(shù)為傳統(tǒng)的手工歸檔模式服務(wù)，從而忽視了原生電子文件的重要性，不把原生電子文件與紙質(zhì)文件放在同等位置上進(jìn)行歸檔保存”。[9]

電子檔案的合規(guī)性認(rèn)證不明確。推行電子檔案單套制管理意味著各單位在運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的文件只以電子形式進(jìn)行流轉(zhuǎn)與歸檔。但有學(xué)者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在國(guó)家檔案局電子文件歸檔和電子檔案管理的第一批通過(guò)試點(diǎn)驗(yàn)收的單位中，“各單位基于系統(tǒng)開展管理工作時(shí)，依然會(huì)產(chǎn)生一些紙質(zhì)文件，歸檔時(shí)雖然對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描處理，但仍然會(huì)同時(shí)將紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔保存”。[10]這從側(cè)面反映出多數(shù)單位依然對(duì)電子檔案的合規(guī)性認(rèn)證不清晰，依然片面將電子檔案視為紙質(zhì)檔案的“副本”。

同時(shí)，筆者經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前獲批的全國(guó)電子文件歸檔與電子檔案管理試點(diǎn)的高速公路建設(shè)項(xiàng)目所采用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件管理功能尚無(wú)相關(guān)合規(guī)性認(rèn)證行為，可見電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具備同等效力的觀念還需進(jìn)一步樹牢。

2.3 技術(shù)層面：電子檔案單套制管理技術(shù)應(yīng)用存在缺位。電子檔案單套制管理技術(shù)應(yīng)用的缺位問(wèn)題突出表現(xiàn)在相關(guān)數(shù)字技術(shù)支撐效果不明顯與電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)相對(duì)失范兩個(gè)方面。

相關(guān)數(shù)字技術(shù)支撐效果不明顯。大數(shù)據(jù)時(shí)代，在電子檔案大量產(chǎn)生、海量歸集的背景之下，數(shù)字信息技術(shù)對(duì)于電子文件單軌制運(yùn)行、單套制管理的支撐作用顯得尤為重要。“然而當(dāng)前許多先進(jìn)的技術(shù)并未在檔案管理領(lǐng)域中得到普遍應(yīng)用，導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)不能較好地解決單套制管理下電子檔案可能出現(xiàn)的問(wèn)題?，F(xiàn)階段大多還是使用電子文件雙套制管理，主要管理的對(duì)象還是紙質(zhì)檔案?！盵11]具體而言，當(dāng)前高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理環(huán)節(jié)中所涉及的數(shù)字信息技術(shù)還不是很成熟，比如在江西遂大高速公路試點(diǎn)項(xiàng)目電子檔案管理平臺(tái)中數(shù)字簽名技術(shù)、分布式存取技術(shù)、時(shí)間戳技術(shù)、虛擬終端技術(shù)、防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、權(quán)限控制技術(shù)等仍然需要進(jìn)一步優(yōu)化改進(jìn)，這也不可避免地會(huì)給電子檔案單套制管理帶來(lái)一定安全風(fēng)險(xiǎn)與挑戰(zhàn)。

電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)相對(duì)失范。在《關(guān)于加快推進(jìn)國(guó)有企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的通知》實(shí)施后，國(guó)有企業(yè)全面開啟數(shù)字化轉(zhuǎn)型的新篇章。作為特許經(jīng)營(yíng)的高速公路建設(shè)營(yíng)運(yùn)項(xiàng)目，其業(yè)主單位在項(xiàng)目建設(shè)管理階段普遍采用高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)。

從實(shí)際情況來(lái)看，盡管在高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理平臺(tái)或綜合管理平臺(tái)中，各方建設(shè)主體都能實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的部分電子文件進(jìn)行收集和歸檔，但江西交投公司缺乏業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)相互銜接的數(shù)據(jù)接口，也正是由于缺少統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口設(shè)計(jì)，在高速公路建設(shè)項(xiàng)目綜合管理平臺(tái)中產(chǎn)生的部分電子文件格式并不符合電子檔案長(zhǎng)期保存的要求，導(dǎo)致無(wú)法實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)之間的各類數(shù)據(jù)共享傳輸和綜合分析預(yù)警。

2.4 人才層面：電子檔案單套制管理人員保障相對(duì)不足。電子檔案單套制管理人員保障問(wèn)題是檔案專業(yè)人才數(shù)量相對(duì)缺乏和檔案專業(yè)人才數(shù)字素養(yǎng)有待提升。

檔案專業(yè)人才數(shù)量相對(duì)缺乏。人才是全面實(shí)現(xiàn)電子檔案單套制管理的核心動(dòng)能。根據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)調(diào)研結(jié)果，排名世界500強(qiáng)的某保險(xiǎn)公司總部卻僅僅有1名檔案管理人員以及35名兼職檔案管理人員，且兼職工作人員流動(dòng)較為頻繁，其中部分為返聘員工，電子檔案管理意識(shí)與數(shù)字技術(shù)應(yīng)用能力比較薄弱，[12]無(wú)疑增加了電子檔案管理難度，并在很大程度上為電子檔案單套制管理帶來(lái)了阻力。就目前而言，人員配置不充分、不合理成為困擾江西遂大高速公路試點(diǎn)項(xiàng)目的重要阻礙。針對(duì)人員短缺問(wèn)題，江西交投公司主要采用聘任兼職檔案員和部分服務(wù)外包兩種方式，這顯然無(wú)法從根本上解決人員配置問(wèn)題。并且，這種不穩(wěn)定的人才配置，給電子檔案單套制工作的可持續(xù)性推進(jìn)帶來(lái)了極大的不確定性。

檔案專業(yè)人才數(shù)字素養(yǎng)有待提升。數(shù)字時(shí)代要求檔案工作者不能保守不前，必須不斷提升自身的檔案素養(yǎng)、信息素養(yǎng)、數(shù)字素養(yǎng)及數(shù)據(jù)素養(yǎng)，秉承以“用戶為中心”的檔案服務(wù)理念和工作思想，逐步形成與數(shù)字化轉(zhuǎn)型時(shí)代相匹配的思維、意識(shí)、觀念，減少對(duì)紙質(zhì)文件的依賴，順應(yīng)實(shí)體檔案管理向電子檔案管理過(guò)渡的趨勢(shì)。但值得注意的是，囿于傳統(tǒng)檔案管理思維的局限，江西遂大高速公路試點(diǎn)項(xiàng)目中的部分工作人員對(duì)檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)化的內(nèi)涵、要素、方法等認(rèn)識(shí)較為薄弱，電子檔案歸集處理、保存利用等實(shí)操能力相對(duì)不足，這不僅與數(shù)字時(shí)代檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的要求不匹配，而且制約了電子檔案單套制管理全面推進(jìn)。

3 高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理的紓解路徑

電子檔案在項(xiàng)目管理、質(zhì)量管控、維修養(yǎng)護(hù)、擴(kuò)建修繕等環(huán)節(jié)中發(fā)揮著重要作用，是高速公路建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)鍵資產(chǎn)。在項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中，需要考慮內(nèi)外部多種影響因素，破解電子檔案單套制管理所面臨重重困境，結(jié)合高速公路建設(shè)項(xiàng)目具體情況和實(shí)際問(wèn)題，從制度、意識(shí)、技術(shù)、智力等維度探索電子檔案單套制管理的紓解策略。

3.1 制度紓解：筑牢電子檔案單套制管理“生態(tài)圈”。無(wú)規(guī)矩不成方圓?？茖W(xué)、合理、完善的電子檔案單套制制度規(guī)范是全面推行高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理的根本遵循和行動(dòng)指南。

一方面，強(qiáng)化國(guó)家宏觀政策法規(guī)指引效能。立足我國(guó)國(guó)情與檔情，廣泛借鑒國(guó)外典型電子文件“單套制”管理相關(guān)的政策法規(guī)制度，結(jié)合高速公路建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際狀況和發(fā)展需求，從國(guó)家宏觀視角出發(fā)制定并出臺(tái)高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理的政策法規(guī)，覆蓋高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件移交、接收、歸檔、存儲(chǔ)、備份、利用、安全管理以及鑒定銷毀等全流程。厘清高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理的基本原則、基本要求、組織職責(zé)，同時(shí)合理地梳理高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案來(lái)源、歸檔范圍、系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口等，劃定科學(xué)的保管期限，確保高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理有序推進(jìn)。

另一方面，持續(xù)加強(qiáng)專項(xiàng)制度規(guī)范建設(shè)。專項(xiàng)制度規(guī)范建設(shè)是高速公路建設(shè)項(xiàng)目貫徹電子檔案單套制管理的有力抓手，是推進(jìn)相關(guān)工作的利器。江西交投公司以本次試點(diǎn)工作為契機(jī)，根據(jù)高速公路行業(yè)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)部電子檔案管理工作實(shí)況，在遵循國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的前提下，制定并實(shí)施《高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件單套制歸檔管理制度規(guī)范》，從制度體系、原則要求、系統(tǒng)功能、服務(wù)需求等方面規(guī)范電子文件“單套制”管理工作，取得了一定的成效，基本實(shí)現(xiàn)了高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件從形成、整理、歸檔、利用到處置等全生命周期管理。[13]

3.2 意識(shí)紓解：凝聚電子檔案單套制管理“引領(lǐng)力”。意識(shí)是實(shí)踐的先導(dǎo)?！拔募芾淼臄?shù)字轉(zhuǎn)型必然伴隨觀念更新，老思想老觀念無(wú)法走進(jìn)新體系新時(shí)代。”[14]推行單套制電子檔案管理必須依賴全新的電子檔案管理觀念。

一方面，增強(qiáng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型意識(shí)?！皵?shù)字化轉(zhuǎn)型伴隨著從部門、業(yè)務(wù)以及實(shí)體看問(wèn)題到從全局、平臺(tái)以及網(wǎng)絡(luò)來(lái)看問(wèn)題的認(rèn)知轉(zhuǎn)向”，[15]要求檔案工作人員提高數(shù)字素養(yǎng)和能力。尤其是在高速公路建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)域，因?yàn)槠渌纬傻碾娮訖n案涉及的主體眾多、系統(tǒng)復(fù)雜、行業(yè)規(guī)則不一等，他們的檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思路，樹立數(shù)字意識(shí)和數(shù)據(jù)意識(shí)，形成電子檔案單套制管理的常態(tài)化“先行”意識(shí)，轉(zhuǎn)變高速公路建設(shè)管理機(jī)構(gòu)檔案工作人員的“末位”思維，積極推動(dòng)檔案管理機(jī)構(gòu)融入高速公路項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中去，不斷引導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)人員對(duì)電子檔案單套制管理的重視程度，樹牢電子檔案單套制管理理念，深刻認(rèn)識(shí)到高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理的優(yōu)勢(shì)。

另一方面，強(qiáng)化示范引導(dǎo)作用。迄今為止，國(guó)家檔案局先后開展了三批建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理試點(diǎn)工作（以下簡(jiǎn)稱“建設(shè)項(xiàng)目電子檔案試點(diǎn)”），共計(jì)69個(gè)項(xiàng)目，公路建設(shè)項(xiàng)目達(dá)17個(gè)。其中，江西遂大高速公路試點(diǎn)項(xiàng)目具有典型代表性意義。應(yīng)通過(guò)宣傳和推廣其在電子文件歸檔、電子檔案管理系統(tǒng)等方面可供借鑒、推廣的經(jīng)驗(yàn)做法，充分發(fā)揮引領(lǐng)示范作用，堅(jiān)定推進(jìn)高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理的信心，打造江西高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理樣板，助推電子檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)。

3.3 技術(shù)紓解：構(gòu)筑電子檔案單套制管理“元宇宙”。科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。推動(dòng)高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理落地見效，離不開數(shù)字信息技術(shù)的賦能與支撐。

一方面，提高數(shù)字信息技術(shù)應(yīng)用效能。揆諸當(dāng)下，大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人/5tf34dqZCC/CdNXz5qFBVCbLqU57qzYviRc/jnTulY=工智能、物聯(lián)網(wǎng)、“元宇宙”等新興數(shù)字信息技術(shù)迅猛發(fā)展，為電子檔案單套制管理提供了多樣化技術(shù)工具選擇。然而，由于高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理的特殊性，并非一般的數(shù)字信息技術(shù)都能適用其中，應(yīng)當(dāng)選取安全可靠、智能先進(jìn)、成熟易用的數(shù)字信息技術(shù)，以此確保高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性和安全性，保障高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理的穩(wěn)步推進(jìn)。在這方面江西交投公司取得了一定的成功經(jīng)驗(yàn)，他們推動(dòng)項(xiàng)目管理數(shù)智平臺(tái)與江西省統(tǒng)一電子印章系統(tǒng)的充分融合，通過(guò)在工程項(xiàng)目管控系統(tǒng)中引入電子印章技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了電子印章云簽+硬簽的混用模式，既能高效滿足文件材料審批程序的規(guī)范要求，也能高效提高電子文件的流轉(zhuǎn)效率。[16]

另一方面，完善電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。江西交投公司充分把握數(shù)據(jù)、信息、頁(yè)面、電子文件、電子文件歸檔、電子檔案管理等檔案元素，結(jié)合工程項(xiàng)目建設(shè)業(yè)務(wù)流程，深度推進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)前期管理、黨建紀(jì)檢、招標(biāo)采購(gòu)、造價(jià)合約、現(xiàn)場(chǎng)管理、設(shè)計(jì)管理等功能模塊應(yīng)用開發(fā)（見圖1），推動(dòng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)智能采集、共享流通、全景展示及智慧決策，從而高效實(shí)現(xiàn)對(duì)高速公路建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)維等全流程的電子檔案單套制管理，取得不錯(cuò)的效果。

3.4 智力紓解：打造電子檔案單套制管理“共同體”。人才是詩(shī)和遠(yuǎn)方的守護(hù)者。檔案專業(yè)人才在電子文件單軌制實(shí)踐中扮演著重要角色，是推進(jìn)電子檔案單套制管理的關(guān)鍵驅(qū)動(dòng)力。

一方面，建立健全繼續(xù)教育培訓(xùn)機(jī)制。既可采取專題講座、知識(shí)培訓(xùn)等方式，圍繞檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型、電子檔案管理理論與實(shí)踐等方面，深化檔案工作人員的專業(yè)知識(shí)與技能，提高檔案工作人員數(shù)字素養(yǎng)，也可采用“合作制”“師徒制”等形式，使檔案工作人員參與到電子檔案單套制管理具體實(shí)踐環(huán)節(jié)中去，提高其實(shí)操能力。同時(shí)還可鼓勵(lì)支持檔案工作人員考取“檔案數(shù)字化管理師”職業(yè)證書，提升其數(shù)字檔案資源整合挖掘能力、檔案數(shù)據(jù)分析處理能力以及電子檔案風(fēng)險(xiǎn)防范能力等。例如，江西交投公司就曾組織相關(guān)檔案工作人員參加全省“檔案管理及數(shù)字化培訓(xùn)”活動(dòng)。

另一方面，建設(shè)檔案專業(yè)人才培養(yǎng)基地。隨著我國(guó)高速公路建設(shè)項(xiàng)目的“井噴式”發(fā)展，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理專業(yè)人才需求量持續(xù)增加，檔案專業(yè)人才供給缺口巨大。為此，需要與檔案局館、檔案高校、檔案科研院所等組織聯(lián)合成立電子檔案管理研究中心，充分發(fā)揮各方優(yōu)勢(shì)條件，協(xié)力開展電子檔案單套制管理的理論研究與實(shí)踐探索，共同培養(yǎng)符合數(shù)字化轉(zhuǎn)型要求的檔案專業(yè)人才。譬如，江西交投公司后續(xù)可與南昌大學(xué)簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，共建檔案學(xué)人才培育實(shí)踐基地。

4 結(jié)語(yǔ)

實(shí)施高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理已然是時(shí)代發(fā)展所需，也是高速公路建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)與部門必須高度重視并為之不懈努力的實(shí)踐目標(biāo)。

從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，在積極推進(jìn)電子檔案單套制管理的同時(shí)，實(shí)際過(guò)程中還面臨制度規(guī)范缺失、意識(shí)相對(duì)薄弱、技術(shù)應(yīng)用乏力、人才隊(duì)伍失衡等多重困境，未能實(shí)現(xiàn)真正意義上的高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理。

江西遂大高速公路試點(diǎn)項(xiàng)目作為高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理的典型案例，在制度、意識(shí)、技術(shù)、智力等方面形成了電子檔案單套制管理的諸多優(yōu)勢(shì)并取得顯著成效，其電子檔案單套制管理經(jīng)驗(yàn)值得深入總結(jié)和廣泛推介，以供相關(guān)單位參考和借鑒。