檔案形成問(wèn)題的法理性與學(xué)理性分析

關(guān)鍵詞：檔案；檔案學(xué)；形成規(guī)律；元問(wèn)題；法理性；學(xué)理性；歸檔；文件生命周期

“檔案是如何形成的？它究竟是有意識(shí)形成的還是無(wú)意識(shí)形成的？實(shí)際上是對(duì)‘檔案'這一概念最基本的理解和認(rèn)識(shí)問(wèn)題，也是檔案學(xué)理論最基本的問(wèn)題。”[1]作為檔案學(xué)的一個(gè)元問(wèn)題，檔案形成問(wèn)題的研究在檔案學(xué)科理論體系構(gòu)建和發(fā)展中具有至關(guān)重要的作用。同時(shí)，這一認(rèn)識(shí)也給我們提供了一個(gè)分析檔案形成問(wèn)題的線索，即可從“檔案”的概念入手進(jìn)行辨析。

1 檔案形成的標(biāo)志問(wèn)題

與檔案形成的實(shí)質(zhì)問(wèn)題和規(guī)律問(wèn)題相比，標(biāo)志問(wèn)題是一個(gè)相對(duì)具象的問(wèn)題。但是從已有研究成果來(lái)看，對(duì)標(biāo)志問(wèn)題的認(rèn)知不僅直接關(guān)系著對(duì)實(shí)質(zhì)問(wèn)題和規(guī)律問(wèn)題的認(rèn)知，還關(guān)系到對(duì)檔案形成問(wèn)題是否成立的認(rèn)知。因此，在檔案形成問(wèn)題的研究中，標(biāo)志問(wèn)題不僅是一個(gè)關(guān)鍵性問(wèn)題，也是一個(gè)前置性問(wèn)題。我國(guó)檔案學(xué)者對(duì)檔案形成標(biāo)志問(wèn)題的認(rèn)知相對(duì)聚焦，主要圍繞歸檔展開。關(guān)于這一問(wèn)題，我國(guó)檔案學(xué)界認(rèn)同度較高的是肯定性認(rèn)知，其中較有代表性的是吳寶康先生的觀點(diǎn)，即“歸檔和集中保存，既是文件向檔案轉(zhuǎn)化的一般程序和條件，又是文件轉(zhuǎn)化為檔案的一般標(biāo)志和界限”。[2]但是也有部分學(xué)者持否定態(tài)度，如王茂躍教授認(rèn)為：“歸檔是檔案形成標(biāo)志之說(shuō)在邏輯上是有問(wèn)題的?！盵3]陳忠海教授認(rèn)為，“法定檔案定義不應(yīng)等同于學(xué)理檔案定義”，因?yàn)椤八^法理層面上的檔案定義，就是法律規(guī)定的檔案定義……所謂學(xué)理層面上的檔案定義，就是檔案學(xué)術(shù)上探討研究的檔案定義”，[4]而且前者以其明確性、強(qiáng)制性區(qū)別于后者的嚴(yán)謹(jǐn)性、系統(tǒng)性。孫大東和吳怡嬌認(rèn)為，法理檔案定義和學(xué)理檔案定義最大的區(qū)別在于主要功能和其面向領(lǐng)域的不同，法理檔案定義的主要功能在于明確哪些是《檔案法》規(guī)制范圍內(nèi)的檔案，且其功能主要面向于實(shí)踐層面；學(xué)理檔案定義的主要功能在于揭示檔案的本質(zhì)，且主要面向于理論層面。[5]

由上可知，法理檔案和學(xué)理檔案的差異性存在是一個(gè)不可忽視的問(wèn)題。雖Ai5PJL+ZnzTKVZuCimkX8ZOARr9chG5gg+pQzifhZ5A=然檔案形成問(wèn)題主要是一個(gè)學(xué)術(shù)性問(wèn)題，但若想對(duì)此形成合理的認(rèn)知還是離不開檔案工作實(shí)踐，而且可以在檔案工作實(shí)踐中得到合理性驗(yàn)證，況且歸檔問(wèn)題主要側(cè)重于實(shí)踐層面。因此，若在未考慮法理檔案定義和學(xué)理檔案定義差異性的背景下探討此問(wèn)題，得出的結(jié)論要么會(huì)存在偏頗，要么會(huì)割裂理論與實(shí)踐并最終損害觀點(diǎn)的說(shuō)服力。

其一，法理性層面。法理性層面的檔案，既具有實(shí)體的針對(duì)物，又需明確《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）的規(guī)制范圍，因此，只需要解決現(xiàn)實(shí)工作中哪些檔案是由《檔案法》規(guī)制的即可達(dá)成目的。現(xiàn)行《檔案法》的“主要規(guī)制對(duì)象是國(guó)家檔案館，主要規(guī)制范圍是公共檔案”。[6]此外，陳忠海教授也指出：“《檔案法》調(diào)整的檔案范圍就是應(yīng)當(dāng)‘歸檔’的‘文件、記錄和數(shù)據(jù)’，或者已經(jīng)‘歸檔’的‘文件、記錄和數(shù)據(jù)’，其他的都不是《檔案法》調(diào)整的檔案范圍，非常明確清晰?！盵7]由此可知，將歸檔作為檔案的形成標(biāo)志可以有效解決《檔案法》規(guī)制范圍的問(wèn)題。而且，歸檔作為一個(gè)工作程序，不僅已經(jīng)形成了較為成熟的工作模式，其在檔案學(xué)人和檔案工作者中也已取得了廣泛的認(rèn)同。因此筆者認(rèn)為，目前尚無(wú)其他標(biāo)志物或標(biāo)志詞可以替代其功能和優(yōu)勢(shì)。

其二，學(xué)理性層面。胡鴻杰教授認(rèn)為：“我們所說(shuō)的檔案，實(shí)際上不過(guò)是文件的某一特定階段?！盵8]可以看出，檔案是處于特定階段的文件，其本質(zhì)上還是文件。檔案的形成過(guò)程并非新事物的產(chǎn)生，而是文件生命周期發(fā)展中的一個(gè)階段，可以說(shuō)檔案只是文件在特定階段的一個(gè)稱謂。依據(jù)文件生命周期理論，文件生命周期可劃分為現(xiàn)行階段、半現(xiàn)行階段和非現(xiàn)行階段，其中，處于半現(xiàn)行階段的文件應(yīng)由檔案室或文件中心保管，處于非現(xiàn)行階段的文件應(yīng)由檔案館保管。在我國(guó)，上述兩個(gè)階段的文件都被稱之為檔案，而文件由立檔單位集中到檔案室、檔案館主要是通過(guò)歸檔工作完成的。雖然還有征集、捐贈(zèng)等途徑，但其畢竟不占主導(dǎo)地位。因此從這一層面來(lái)講，將歸檔作為檔案的形成標(biāo)志也是合理的。

2 檔案形成的實(shí)質(zhì)問(wèn)題

2.1 法理性層面。檔案形成的實(shí)質(zhì)問(wèn)題不僅關(guān)系到檔案部門和檔案管理體制存在的合法性問(wèn)題，也關(guān)系到檔案形成這一命題的合理性問(wèn)題，而在法理性層面對(duì)該問(wèn)題的分析可以從歸檔這一環(huán)節(jié)的定位和影響入手。

胡鴻杰教授認(rèn)為：歸檔立卷“這一過(guò)程實(shí)際上不過(guò)是文件在社會(huì)組織中的一次管理‘移位’；經(jīng)過(guò)立卷歸檔的文件，并沒有因此而失去自身的屬性。如果一定要說(shuō)明這一過(guò)程的變化的話，那么，其最大的變化是使社會(huì)組織中的檔案部門從此介入到社會(huì)組織的管理活動(dòng)中來(lái)”。[9]由此可知，以歸檔為標(biāo)志的檔案形成不僅意味著處于特定階段的文件納入了《檔案法》的規(guī)制范圍，更深刻的影響是檔案部門以合法身份介入了社會(huì)組織的管理活動(dòng)，成為檔案管理業(yè)務(wù)和行政事務(wù)的主導(dǎo)者，而且在管理活動(dòng)中形成了相應(yīng)的檔案管理體制和制度、思維和理論、程序和方法等；不僅使檔案納入了法制化管理軌道，使其成為國(guó)家資源的重要組成部分，也確立了檔案部門在國(guó)家治理體系中的職能和權(quán)責(zé)。

2.2 學(xué)理性層面。其一，從術(shù)語(yǔ)合理性角度看。形成的原意是指通過(guò)發(fā)展變化而成為具有某種特點(diǎn)的事物，或者出現(xiàn)某種情形或局面；產(chǎn)生則是指由已有事物中生出新的事物。依據(jù)文件生命周期理論，檔案是處于半現(xiàn)行階段和非現(xiàn)行階段的文件，是文件在不斷發(fā)展的過(guò)程中由于保存地點(diǎn)、價(jià)值特點(diǎn)、保管期限、服務(wù)對(duì)象等變化而引起了階段性變化后的產(chǎn)物，在此過(guò)程中，文件的基本屬性并未發(fā)生變化。但是，由于文件轉(zhuǎn)化為檔案之后，畢竟其保存地點(diǎn)、價(jià)值特點(diǎn)、保管期限、服務(wù)對(duì)象等均發(fā)生了變化，導(dǎo)致其管理方式、管理程序等也發(fā)生了相應(yīng)變化，由此，與檔案前身相比，檔案及其管理活動(dòng)產(chǎn)生自身的一些特點(diǎn)是題中應(yīng)有之義，而且這些特點(diǎn)的產(chǎn)生并未引起檔案基本屬性的變化，“檔案的一些基本屬性實(shí)際上是對(duì)文件屬性的一種繼承”。[10]整體來(lái)看，檔案的形成并非新事物的產(chǎn)生，而是文件這一事物發(fā)生了階段性變化而已。因此，“檔案形成”這一術(shù)語(yǔ)是合理的，而“檔案產(chǎn)生”這一術(shù)語(yǔ)則值得商榷。

其二，從學(xué)科發(fā)展的角度看。一方面，“從環(huán)境發(fā)展上看，隨著辦公自動(dòng)化設(shè)備的廣泛應(yīng)用，人們則很難在文件和檔案之間設(shè)置非概念化的區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)”。[11]特別是隨著數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的國(guó)家級(jí)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深入和發(fā)展，數(shù)據(jù)檔案化將和檔案數(shù)據(jù)化一道成為檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)和深度參與國(guó)家治理的兩大路徑。[12]在此背景下，關(guān)于文件與檔案嚴(yán)格區(qū)分的探討將變得不再重要。另一方面，在一級(jí)學(xué)科更名的背景下，檔案學(xué)人的當(dāng)為和應(yīng)為之事應(yīng)是擱置爭(zhēng)議，在信息資源管理的框架下構(gòu)建和發(fā)展檔案學(xué)科理論體系。作為一種歷史記錄和面向未來(lái)的信息資源，“文件—檔案”的割裂性探究不僅對(duì)學(xué)科發(fā)展無(wú)益甚至有可能會(huì)產(chǎn)生不良后果，特別是會(huì)阻礙業(yè)務(wù)一體化的實(shí)現(xiàn)。但是不可否認(rèn)，作為檔案前身的文件和完成檔案形成過(guò)程的文件，由于其是兩種非常確切的現(xiàn)實(shí)管理對(duì)象，因此，從管理理念、管理模式等層面展開各自領(lǐng)域的研究或比較性研究還是有必要的。

從以上分析可知，檔案形成的實(shí)質(zhì)不是“文件（檔案的前身）的形成”，[13]而是文件在自身發(fā)展過(guò)程中進(jìn)入了檔案化治理階段，此階段是在檔案部門的主導(dǎo)下重構(gòu)管理流程、形成檔案化管理理念和模式的階段，管理對(duì)象和研究對(duì)象的屬性并未發(fā)生根本性變化。

3 檔案形成的規(guī)律問(wèn)題

3.1 法理性層面。在檔案形成過(guò)程和規(guī)律的研究中，除標(biāo)志問(wèn)題外，檔案形成時(shí)間和檔案形成者也是兩個(gè)基本要素。

丁海斌教授專文分析了檔案形成者的概念與地位、特點(diǎn)與分類以及職責(zé)、權(quán)利與檔案意識(shí)等問(wèn)題，并將“檔案實(shí)體的形成者（簡(jiǎn)稱檔案形成者）、檔案事物的管理者（通常稱為檔案工作者）與檔案信息的利用者（通常稱為檔案利用者）”[14]稱為檔案三主體，且將歸檔的職責(zé)也視為檔案形成者的具體職責(zé)之一。值得注意的是，王茂躍教授在《關(guān)于檔案形成幾個(gè)問(wèn)題的探討》一文中引用丁教授的觀點(diǎn)試圖證明歸檔與檔案形成者無(wú)關(guān)、歸檔者不是檔案形成者，實(shí)質(zhì)上其得出的結(jié)論與丁教授的本意截然相反。同時(shí)，丁海斌教授也認(rèn)為：“盡管檔案形成者在完成歸檔使命后，并不直接參與檔案管理工作，但這些‘形成者要素’仍然在檔案管理活動(dòng)中發(fā)揮著重要作用，是開展檔案管理活動(dòng)的重要的依據(jù)要素?！盵15]固然，在丁教授的語(yǔ)境中，檔案實(shí)體指的是檔案的前身，檔案事物指的是檔案，檔案實(shí)體的形成者與檔案事物的形成者不能等同，但是從這一論述也可以得出歸檔與檔案形成者有關(guān)的結(jié)論。此外，丁海斌教授也指出：“檔案形成者在邏輯上是檔案的第一主體，他們形成檔案實(shí)體并將其歸檔，是歸檔環(huán)節(jié)的責(zé)任人，所以他們是檔案管理活動(dòng)的‘始作俑者’?！盵16]可以看出，檔案形成者通過(guò)歸檔環(huán)節(jié)完成了檔案實(shí)體向檔案事物的轉(zhuǎn)化，并如丁教授所言賦予了檔案的意義與內(nèi)涵。因此，檔案形成時(shí)間不僅與歸檔有關(guān)，而且將其等同于歸檔時(shí)間也有理有據(jù)。值得注意的是，劉耿生教授認(rèn)為：“‘檔案形成時(shí)間’的準(zhǔn)確概念，系指檔案處于文件階段時(shí)的形成時(shí)間?！盵17]一方面，這一概念僅是我國(guó)檔案學(xué)界的一種認(rèn)識(shí)而非定論；另一方面，劉耿生教授將檔案與文件割裂看待也值得商榷。

上文不僅從主體角度論證了歸檔與檔案形成時(shí)間、檔案形成者的密切關(guān)系，還有助于我們從主體實(shí)踐去考察檔案形成過(guò)程及其規(guī)律問(wèn)題。綜合來(lái)看，檔案的形成過(guò)程從表象上看是檔案形成者通過(guò)歸檔環(huán)節(jié)完成了文件的階段性轉(zhuǎn)化，并使檔案工作者開始介入其中且發(fā)展成為檔案管理活動(dòng)的核心。從深層來(lái)看，檔案形成的過(guò)程不僅賦予了檔案的意義和內(nèi)涵，也使檔案部門確立了法定地位，成為檔案這一法定對(duì)象的管理主體。

3.2 學(xué)理性層面。霍振禮教授認(rèn)為：“我們研究檔案的形成規(guī)律，目的是從文件的形成源頭開始，就主動(dòng)做好文件歸檔工作，更好地使檔案為現(xiàn)實(shí)和日后的有關(guān)歷史研究服務(wù)?！盵18]這一論述不僅闡明了檔案形成規(guī)律問(wèn)題研究的目的，也給出了研究的線索即從文件的形成源頭開始。劉東斌先生將已有檔案形成規(guī)律的觀點(diǎn)歸納為自然形成說(shuō)、有意識(shí)形成說(shuō)和部分無(wú)意識(shí)形成、部分有意識(shí)形成說(shuō)三種，[19]并且自己也提出了檔案形成在前的觀點(diǎn)[20]；丁海斌教授探討了檔案自然形成規(guī)律的內(nèi)涵、完善與創(chuàng)新及其與檔案有意識(shí)形成理論的關(guān)系。[21]關(guān)于檔案形成規(guī)律的具體內(nèi)容，霍振禮教授將其簡(jiǎn)要表述為：“現(xiàn)代檔案是人們?cè)谏鐣?huì)各種實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程中，根據(jù)一定邏輯程序，在檔案意識(shí)的指導(dǎo)或干預(yù)下，形成的系列性文件，再經(jīng)整理、鑒別后，特別是歸檔程序，而轉(zhuǎn)化形成的?！盵22]管先海和何思源則認(rèn)為：“檔案的形成是客觀性和主觀性的統(tǒng)一；檔案的形成是整體性與個(gè)體性的統(tǒng)一；檔案的形成是獨(dú)立性與聯(lián)系性的統(tǒng)一；檔案的形成是分散性與集中性的統(tǒng)一；檔案的形成是運(yùn)動(dòng)性與周期性的統(tǒng)一?！盵23]值得注意的是，我國(guó)檔案學(xué)術(shù)界關(guān)于檔案自然形成規(guī)律、檔案有意識(shí)形成理論、檔案無(wú)意識(shí)形成理論、檔案形成在前等觀點(diǎn)均存在不同程度的爭(zhēng)論。

一方面，從檔案的形成過(guò)程來(lái)講。歸檔是檔案形成的標(biāo)志，歸檔工作的完成則是檔案形成者和檔案工作者在相關(guān)規(guī)章制度規(guī)制下發(fā)揮主觀能動(dòng)性的結(jié)果。正如王新才、呂元智所言：“文件、材料或記錄之類要成為檔案實(shí)際上只存在一種方式即歸檔轉(zhuǎn)化?！盵24]而在檔案的形成過(guò)程中，檔案轉(zhuǎn)化材料的選擇和檔案轉(zhuǎn)化過(guò)程的確認(rèn)均帶有主觀性。另一方面，從檔案的形成結(jié)果來(lái)講。檔案的形成不是一種新事物的產(chǎn)生，而是文件生命周期發(fā)展的一個(gè)階段，該階段的發(fā)生具有自然性、實(shí)踐性和客觀性，因此，我們還需以系統(tǒng)性思維和動(dòng)態(tài)性視域去看待檔案形成問(wèn)題。整體而言，筆者較為贊同丁海斌教授的觀點(diǎn)，即檔案自然形成規(guī)律和檔案有意識(shí)形成理論均具有合理性，而且“兩者并不是相互排斥的關(guān)系，兩者在實(shí)踐中具有同一性”。[25]檔案形成在前的觀點(diǎn)在學(xué)術(shù)界引發(fā)的爭(zhēng)論較大，整體而言持質(zhì)疑態(tài)度的學(xué)者居多。筆者較為贊同歸吉官先生的觀點(diǎn)，即“感覺劉先生就一心想厘清檔案與文件的區(qū)別，給檔案與文件徹底劃清界線”，[26]其立論的大前提是有問(wèn)題的。

4 結(jié)語(yǔ)

作為檔案學(xué)理論體系中的一個(gè)關(guān)鍵且基本的問(wèn)題，檔案形成問(wèn)題的研究具有重要價(jià)值，圍繞這一問(wèn)題，我國(guó)檔案學(xué)者展開了深入探索，并在檔案形成過(guò)程、檔案形成規(guī)律等方面產(chǎn)出了許多成果，對(duì)檔案學(xué)科和檔案實(shí)踐的發(fā)展均產(chǎn)生了很多積極的影響。本文圍繞檔案形成的標(biāo)志問(wèn)題、實(shí)質(zhì)問(wèn)題、規(guī)律問(wèn)題展開了法理性與學(xué)理性分析，提出了自己的觀點(diǎn)并對(duì)部分相關(guān)觀點(diǎn)進(jìn)行了辨析。數(shù)智時(shí)代，數(shù)據(jù)作為驅(qū)動(dòng)國(guó)家數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵因素之一已經(jīng)引起了全社會(huì)的高度重視，由于數(shù)據(jù)的內(nèi)涵與外延較大，文件、檔案、情報(bào)、圖書等都可納入其中；同時(shí)，在一級(jí)學(xué)科更名的背景下，在信息資源管理的框架下完善和建構(gòu)檔案學(xué)的學(xué)科理論已成為檔案學(xué)人的當(dāng)為之事；此外，在業(yè)務(wù)一體化快速推進(jìn)的背景下，檔案部門也面臨著不進(jìn)則退的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。綜合來(lái)看，在文件生命周期理論的指導(dǎo)下，結(jié)合法理性檔案和學(xué)理性檔案差異性存在的學(xué)科和行業(yè)特點(diǎn)，對(duì)檔案形成問(wèn)題展開探討并形成共識(shí)性認(rèn)知?jiǎng)t顯得更加緊迫和重要。

整體來(lái)看，時(shí)代的發(fā)展會(huì)為檔案形成問(wèn)題的研究帶來(lái)新的視角和內(nèi)容元素，由此會(huì)促進(jìn)檔案人對(duì)相關(guān)問(wèn)題認(rèn)識(shí)的變化和深化，但是，如果是基于不區(qū)分法理性檔案和學(xué)理性檔案、割裂文件生命周期等基本前提下形成的論點(diǎn)則會(huì)有極大可能陷入偏頗。