業(yè)財融合背景下高校往來款項管理流程再造

目前，隨著高校辦學(xué)規(guī)模和科研水平的提高，往來款項日漸出現(xiàn)大量問題，相關(guān)問題的存在會對高校的日常運營、教學(xué)、科研等活動產(chǎn)生直接或間接的影響，導(dǎo)致資金的占用率過高、國有資產(chǎn)使用效率低等問題。因此，本文旨在探討業(yè)財融合背景下高校往來款項管理流程再造，分析高校往來款項管理中的問題，并提出解決措施，以期為部分高校相關(guān)工作的開展提供參考。

高校往來款項的現(xiàn)狀

在當(dāng)前的高校財務(wù)管理中，往來款項管理是至關(guān)重要的一項工作。往來款項包括高校在日常經(jīng)濟活動中因提供或接受勞務(wù)、產(chǎn)品及其他服務(wù)而形成的應(yīng)收、應(yīng)付款項及預(yù)收、預(yù)付款項等。這些款項既涵蓋高校與外部經(jīng)濟主體之間的債權(quán)、債務(wù)關(guān)系，也涉及高校內(nèi)部各部門之間的資金往來。應(yīng)收款是指高校在提供教育、科研或其他服務(wù)時尚未收到的貨幣資金債權(quán)，如應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)等。應(yīng)付款則是高校因接受外部服務(wù)或產(chǎn)品尚未支付的債務(wù)，如應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)等。暫收款為高校接受的暫未明確收入歸屬的資金，暫付款則是預(yù)先支付但尚未實際使用的資金，如預(yù)付款、備用金等。

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴大和科研水平的提升，往來款項的種類和數(shù)量也在不斷增加，管理的復(fù)雜性相應(yīng)加大。當(dāng)前高校往來款項管理主要表現(xiàn)出以下特點：一是款項金額大、種類多。隨著高校在教學(xué)、科研、社會服務(wù)等領(lǐng)域的快速發(fā)展，資金往來頻繁，導(dǎo)致應(yīng)收、應(yīng)付款項金額持續(xù)上升。二是涉及范圍廣、使用頻率高。高校的往來款項涵蓋教學(xué)科研、后勤保障、行政管理等多個領(lǐng)域，各類款項管理需求各異。

高校往來款項存在的問題

往來款項屬性界定不明確 高校財務(wù)管理中，往來款項屬性界定不明確是一個普遍問題，其直接影響著會計科目的準確使用。高校業(yè)務(wù)種類繁多，經(jīng)濟活動復(fù)雜多樣，往來款項性質(zhì)難以明確定義，導(dǎo)致不同類型的款項被歸入相同的會計科目，造成財務(wù)報表的失真?？蒲薪?jīng)費管理尤為突出，科研項目經(jīng)費通常具有?？顚Ｓ玫奶匦?，但實際操作中，缺乏明確的分類標(biāo)準，導(dǎo)致經(jīng)費被錯誤歸入“其他應(yīng)收款”科目，而非“應(yīng)收賬款”或“科研經(jīng)費”科目。這種混淆不僅造成科研經(jīng)費管理混亂，還影響高校整體財務(wù)狀況的準確反映。例如，一些高校在管理科研項目預(yù)付款時，將所有預(yù)借款項統(tǒng)一歸入“其他應(yīng)收款”類別，忽略了款項性質(zhì)差異，難以實現(xiàn)對科研項目資金的精準管理，可能導(dǎo)致長期掛賬，影響資金使用效率。此外，這些款項在財務(wù)系統(tǒng)中難以準確追蹤，財務(wù)人員在核對和清理工作中面臨巨大挑戰(zhàn)，增加了財務(wù)管理難度，也影響了財務(wù)報告的準確性。

財務(wù)信息化水平較低與會計科目混淆問題并存 隨著高校財務(wù)管理信息化水平的提高，部分學(xué)校引入了RPA技術(shù)，以提高工作效率。但是，RPA技術(shù)在強化信息化水平的同時，也可能引發(fā)會計科目使用混淆的問題。RPA系統(tǒng)在自動化處理大量往來款項數(shù)據(jù)時，可能因預(yù)設(shè)規(guī)則不夠細化或無法充分理解復(fù)雜的業(yè)務(wù)背景，導(dǎo)致不同性質(zhì)的款項被錯誤歸類到相同的會計科目中。例如，在處理來款時，系統(tǒng)可能無法準確區(qū)分款項的具體用途或性質(zhì)，統(tǒng)一歸入“其他應(yīng)付款”或“其他應(yīng)收款”科目，忽略了款項的實際經(jīng)濟屬性。雖然這種處理方式在短期內(nèi)提高了入賬的及時性，但長期來看卻降低了財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性。混淆的科目導(dǎo)致財務(wù)報表不能準確反映高校的真實經(jīng)濟活動，可能影響預(yù)算編制和財務(wù)決策的準確性。

缺乏專人管理，往來款項清理不及時 在高校財務(wù)管理中，往來款項清理是確保資金有效利用和財務(wù)數(shù)據(jù)準確性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。但是，一些高校缺乏專人負責(zé)往來款項管理，導(dǎo)致清理工作不及時，進而影響整體財務(wù)管理的準確性。財務(wù)人員通常忙于會計核算和審計任務(wù)，往來款項的對賬與清理未能得到足夠重視。這種情況在高校中尤為突出，未及時清理的往來款項隨著時間推移逐漸積累，成為難以處理的“陳年舊賬”。這種管理缺陷對高校財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性產(chǎn)生了深遠影響。未及時清理的往來款項在財務(wù)報表中以未清賬目的形式存在，導(dǎo)致賬面數(shù)據(jù)與實際不符，削弱了財務(wù)報告的可信度。特別是跨年度項目或長期掛賬的款項，更容易在后期核算中造成數(shù)據(jù)混亂。

流程機制不健全，核銷難度大 高校財務(wù)管理中，暫付款及其他應(yīng)付款的核銷工作是確保財務(wù)數(shù)據(jù)準確性的重要環(huán)節(jié)，但由于流程機制不健全，這一過程常面臨巨大挑戰(zhàn)，導(dǎo)致款項長期掛賬，影響財務(wù)報表的真實性和決算的準確性。高校在業(yè)務(wù)操作中經(jīng)常產(chǎn)生大量暫付款和預(yù)付款項，如工程預(yù)付款、科研項目預(yù)支款、設(shè)備采購預(yù)付款等。但由于核銷流程機制不完善，業(yè)務(wù)結(jié)束后難以及時核銷，導(dǎo)致這些款項長期滯留在賬上。例如，工程項目的財務(wù)管理中，預(yù)付款的核銷是常見難點。高校通常在項目啟動初期支付部分預(yù)付款，待項目完成并收到正式發(fā)票后再核銷。然而，工程項目復(fù)雜性和工期不確定性常導(dǎo)致發(fā)票開具和提交延遲，甚至因供應(yīng)商管理問題，部分發(fā)票難以追回，導(dǎo)致預(yù)付款長期未核銷，影響決算準確性。這些未核銷的預(yù)付款在決算時仍計入流動資產(chǎn)或其他應(yīng)付款項，可能形成“死賬”，不僅影響財務(wù)分析和管理決策，還可能在年度審計中引發(fā)合規(guī)問題。

業(yè)財融合背景下往來款項管理流程再造實施策略

明確往來款項屬性，細化會計科目使用 首先，制定詳細的款項分類標(biāo)準是業(yè)財融合的基礎(chǔ)。高校應(yīng)根據(jù)不同業(yè)務(wù)活動，對往來款項進行系統(tǒng)化分類，明確應(yīng)收款、應(yīng)付款、暫收款、預(yù)付款等類型的定義。分類標(biāo)準應(yīng)統(tǒng)一推廣至財務(wù)及相關(guān)業(yè)務(wù)部門，確保在處理資金事務(wù)時，各部門能夠遵循統(tǒng)一的標(biāo)準，實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)流程的無縫對接。與此同時，根據(jù)分類標(biāo)準細化會計科目設(shè)置。針對不同性質(zhì)的款項，設(shè)立獨立的會計科目并在財務(wù)管理系統(tǒng)中體現(xiàn)，例如科研經(jīng)費和工程項目的預(yù)付款應(yīng)設(shè)立對應(yīng)科目，確保每筆款項的流向和用途在賬目上有據(jù)可查。這不僅避免了科目混淆，也為財務(wù)分析和決策提供了準確數(shù)據(jù)支持。

其次，高校需要制定嚴格的科目使用規(guī)則，明確每種類型款項應(yīng)使用的具體科目及其在不同業(yè)務(wù)情境下的處理方式?？紤]到高校內(nèi)部業(yè)務(wù)的復(fù)雜性，還應(yīng)為特殊情況設(shè)立明確的處理流程，防止因操作不當(dāng)導(dǎo)致的賬目混亂。

最后，高校應(yīng)定期審核和更新分類標(biāo)準與會計科目設(shè)置，以適應(yīng)業(yè)務(wù)環(huán)境的變化，確保財務(wù)管理體系的靈活性和前瞻性。通過定期培訓(xùn)和監(jiān)督機制，確保財務(wù)人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門準確理解并執(zhí)行新的分類標(biāo)準和科目使用規(guī)則，確保管理流程的規(guī)范化和制度化。

提高PRA系統(tǒng)的精準度 首先，設(shè)置關(guān)鍵字段與分類規(guī)則是提升RPA系統(tǒng)精準度的核心步驟。在高校財務(wù)管理中，往來款項種類繁多，業(yè)務(wù)流程復(fù)雜，因此在應(yīng)用RPA技術(shù)時，必須為每筆交易設(shè)定明確的關(guān)鍵字段。例如，針對科研經(jīng)費、基建項目款項等不同類型交易，應(yīng)設(shè)置特定字段，如“項目編號”“資金來源”“款項性質(zhì)”等，引導(dǎo)系統(tǒng)自動化分類。這些關(guān)鍵字段需經(jīng)過精心設(shè)計，確保系統(tǒng)基于這些字段準確識別和歸類每一筆交易，從而減少人為干預(yù)，顯著降低因人工操作導(dǎo)致的錯誤。

其次，為確保RPA系統(tǒng)的準確性和可靠性，需要定期對信息化系統(tǒng)進行全面審核與調(diào)整。隨著高校業(yè)務(wù)的發(fā)展，財務(wù)管理需求不斷變化，原有系統(tǒng)設(shè)置和規(guī)則可能逐漸無法適應(yīng)新的業(yè)務(wù)流程。因此，建立定期審核機制至關(guān)重要。每季度或每年度，應(yīng)組織專門審核團隊檢查系統(tǒng)運行狀況，重點評估系統(tǒng)在處理復(fù)雜交易時的表現(xiàn)，以及關(guān)鍵字段和分配規(guī)則的執(zhí)行效果。通過分析實際處理數(shù)據(jù)與預(yù)期分類的匹配度，發(fā)現(xiàn)并解決潛在的會計科目混淆問題。

設(shè)立專人管理機制，完善對賬與清理流程 在業(yè)財融合背景下，提升高校財務(wù)管理效率和準確性，設(shè)立專人管理機制并完善對賬與清理流程至關(guān)重要。首先，在財務(wù)部門設(shè)立專職崗位，專門負責(zé)往來款項的對賬與清理工作。專職崗位的設(shè)立確保責(zé)任明確，并使這些復(fù)雜任務(wù)得到專業(yè)化處理。專人負責(zé)機制大幅減少因職責(zé)不清或流程不完善導(dǎo)致的疏漏，確保每筆款項都能及時、準確地核對和清理，保障財務(wù)數(shù)據(jù)的精確性和管理透明度。

其次，為進一步規(guī)范管理，必須制定嚴格的對賬與清理流程。該流程應(yīng)涵蓋從款項發(fā)生到最終清理的每個環(huán)節(jié)，確保所有款項在規(guī)定時間內(nèi)完成核對和清理工作。具體而言，流程應(yīng)包括定期對賬、異常款項專項審查、未清款項催收與處理等步驟。流程中應(yīng)明確規(guī)定對賬和清理的頻率，如月度對賬、季度清理等，并為每個環(huán)節(jié)設(shè)定具體操作標(biāo)準和審核機制。對于長期未清款項，應(yīng)設(shè)立專門處理程序，及時采取措施催收或核銷，防止款項積壓。

最后，在對賬與清理流程的執(zhí)行過程中，結(jié)合業(yè)財融合理念，將財務(wù)管理與業(yè)務(wù)流程深度結(jié)合。這種結(jié)合有助于更好地理解業(yè)務(wù)背景下的款項性質(zhì)，使對賬與清理更為精準。

完善流程機制，解決核銷難題 在業(yè)財融合背景下，完善高校流程機制并解決核銷難題是極為關(guān)鍵的一環(huán)。首先，高校必須優(yōu)化核銷流程，確保每筆暫付款和應(yīng)付款都有明確的處理機制和責(zé)任人。高校應(yīng)重新審視現(xiàn)有核銷流程，梳理關(guān)鍵環(huán)節(jié)，消除不必要的復(fù)雜步驟。優(yōu)化后的流程應(yīng)包括明確的核銷時間節(jié)點、責(zé)任部門和具體負責(zé)人員，確保每筆款項在業(yè)務(wù)結(jié)束或條件滿足時能夠及時核銷。同時，建立一套標(biāo)準化操作程序，涵蓋從款項申請、審批、使用到最終核銷的全過程，確保每個環(huán)節(jié)都有據(jù)可循，減少人為失誤可能性。其次，高校需要建立有效的預(yù)警與應(yīng)急機制，其是解決長期掛賬問題的關(guān)鍵。高校應(yīng)開發(fā)或引入智能化財務(wù)管理系統(tǒng)，實時監(jiān)控所有未核銷款項，并在接近或超過核銷期限時，自動發(fā)出預(yù)警通知相關(guān)責(zé)任人。通過預(yù)警機制，能有效提醒財務(wù)人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門及時采取行動，避免因疏忽導(dǎo)致的長期掛賬。最后，應(yīng)急機制的建立也非常重要。當(dāng)出現(xiàn)特殊情況導(dǎo)致款項無法按時核銷時，系統(tǒng)應(yīng)立即觸發(fā)應(yīng)急預(yù)案，如將問題上報更高級別管理層或啟動專項核查程序，以確保問題迅速解決。

在業(yè)財融合的背景下，高校往來款項管理的流程再造不僅是提升財務(wù)管理效率的必要手段，更是實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)深度融合的重要途徑。未來，高校應(yīng)繼續(xù)推進業(yè)財融合，不斷優(yōu)化財務(wù)管理流程，為高校的可持續(xù)發(fā)展提供更加堅實的財務(wù)保障。

（作者單位：濟南大學(xué)）