大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理創(chuàng)新途徑

劉 芳

大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理創(chuàng)新途徑

劉 芳

本文以大數(shù)據(jù)時(shí)代下事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題為研究視角，進(jìn)一步介紹創(chuàng)新人事檔案管理工作的建議，促使事業(yè)單位更好地挖掘和選用人才。

大數(shù)據(jù) 事業(yè)單位 人事檔案 創(chuàng)新管理

現(xiàn)代人事檔案管理，主要管理內(nèi)容包括本單位職工的人生經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)以及榮譽(yù)證明等文字材料，人事檔案管理實(shí)際上是將檔案資源進(jìn)行分類、歸納，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)等多種手段，直接或間接滿足人們檔案信息需求的活動(dòng)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，我國人事檔案管理面臨良好的發(fā)展基于，也存在巨大的挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)對(duì)現(xiàn)代人事管理工作帶來巨大的變化，這一背景下，要抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，不斷增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提高檔案管理隊(duì)伍的水平，使現(xiàn)代人事檔案管理工作順利開展。

一、人事檔案管理中的不足之處

（一）管理者不夠重視

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，現(xiàn)代人事檔案管理主要存在管理者不重視的問題。在檔案管理上，部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)具體的檔案管理工作不了解，或?qū)n案信息管理平臺(tái)的建設(shè)不重視，導(dǎo)致人事檔案管理水平差，出現(xiàn)檔案丟失、遺漏或雜亂無章等問題。此外，人事檔案管理不重視還表現(xiàn)在管理人員的選擇、管理手段以及管理制度的建設(shè)上，如：我國很多單位人事檔案管理員選擇門檻較低，人員專業(yè)素質(zhì)不高，責(zé)任及服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)等，在檔案整理、分類、維護(hù)上不嚴(yán)格遵守相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，致使檔案管理質(zhì)量低下[1]。加之，大部分管理人員都是進(jìn)行傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理，計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用水平較差，由于缺少定期培訓(xùn)，對(duì)于更新?lián)Q代的新型軟件難以快速適應(yīng)，導(dǎo)致人事檔案管理工作出現(xiàn)各種問題。

（二）人事檔案管理缺少充足的基礎(chǔ)設(shè)施

大數(shù)據(jù)時(shí)代，人事檔案管理信息化進(jìn)程不斷加快，但縱觀當(dāng)前的管理現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代人事檔案管理仍舊存在基礎(chǔ)配置差、管理形式單一的問題。目前，部分單位人事檔案管理仍舊使用紙質(zhì)統(tǒng)計(jì)方法，即使應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案記錄、分類，但管理水平仍與發(fā)達(dá)國家存在較大差異，主要原因是計(jì)算機(jī)的硬件、軟件配置較低，計(jì)算機(jī)在使用上容易出現(xiàn)各種故障，例如：存儲(chǔ)受限、系統(tǒng)崩潰、維修難度增大等。而在防火墻等安全設(shè)施的安裝上，軟件安全性弱，容易受到病毒感染以及黑客攻擊，檔案的安全性有待提高。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理創(chuàng)新對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變干傳統(tǒng)的檔案管理觀念

事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，提高重視意識(shí)、責(zé)任意識(shí)以及管理意識(shí)，全面提升人事檔案管理的質(zhì)量。具體做法如下：（1）要重視對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。在培訓(xùn)中，可以聘任相關(guān)的專家以及計(jì)算機(jī)專家，定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，一方面，培訓(xùn)管理人員計(jì)算機(jī)素質(zhì)，讓其能夠快速應(yīng)用現(xiàn)代各種計(jì)算機(jī)軟件，同時(shí)，還要改變管理人員的固有觀念，提高管理人員的信息安全意識(shí)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理；另一方面，要重視培訓(xùn)管理人員檔案管理的方法和知識(shí)，讓其了解具體的管理流程，提高管理人員的基本素質(zhì)。在培訓(xùn)指導(dǎo)時(shí)，注意開展多種形式的培訓(xùn)，將人工培訓(xùn)與網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)結(jié)合起來，不僅能提高管理人員的學(xué)習(xí)興趣，也可以節(jié)約培訓(xùn)時(shí)間，提高培訓(xùn)速度。（2）創(chuàng)新人事檔案管理手段，要重視計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，針對(duì)機(jī)密檔案可以應(yīng)用紙質(zhì)、計(jì)算機(jī)雙備份的方式進(jìn)行管理，避免計(jì)算機(jī)故障造成的檔案丟失，管理人員針對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行收集整理、分析，研究最佳的管理方案，保障網(wǎng)絡(luò)檔案信息平臺(tái)的長遠(yuǎn)發(fā)展。（3）在人事檔案管理上，要想管理人員實(shí)現(xiàn)有法可依，就要建設(shè)相應(yīng)的管理制度，讓管理人員按照具體標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。同時(shí)，還要建設(shè)績效考核制度，能夠?qū)芾砣藛T的行為進(jìn)行監(jiān)管，做到賞罰分明，提高工作人員的工作熱情。

（二）加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

事業(yè)單位人事檔案管理上，要重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。第一，開展檔案管理工作時(shí)，主動(dòng)建立網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，將檔案信息存儲(chǔ)在計(jì)算既中，如建設(shè)電子檔案室等，為計(jì)算機(jī)配置高檔軟件和殺毒工具，改善軟件、硬件設(shè)施，提高人事檔案管理的環(huán)境；第二，加大資金支出，改建檔案室，做好紙質(zhì)檔案的保存工作，避免出現(xiàn)潮濕情況損毀檔案[2]。在紙質(zhì)檔案的管理上，要由專人服務(wù)，定時(shí)整理紙質(zhì)檔案，調(diào)整檔案的位置，以便于進(jìn)行檔案管理。

在人事檔案管理過程中，要重視信息安全化建設(shè)。首先，管理人員必須要強(qiáng)化安全意識(shí)，定時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行病毒清理，不了隨意點(diǎn)擊陌生鏈接；其次，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)安全防護(hù)系統(tǒng)建設(shè)，構(gòu)建多層防火墻，保護(hù)核心檔案信息；最后，可以對(duì)機(jī)密檔案信息建立秘鑰，由管理隊(duì)伍掌握秘鑰，在檔案調(diào)取上，要對(duì)人員的身份進(jìn)行核實(shí)，最大程度的提高檔案信息的安全性，從而提高人事檔案管理質(zhì)量。

三、結(jié)語

綜上所述，新時(shí)期各單位人事檔案管理工作不僅迎來新的發(fā)展機(jī)遇，也面臨巨大的挑戰(zhàn)。想要確保人事檔案管理工作更好地為事業(yè)單位提供服務(wù)，不單要改進(jìn)管理制度，也要促進(jìn)其更新管理觀念，不斷探索現(xiàn)代化管理模式和手段，以此提升人事檔案管理效率。

在數(shù)據(jù)大時(shí)代下，本文深入分析現(xiàn)代人事檔案管理現(xiàn)狀，針對(duì)檔案管理中存在的問題，提出創(chuàng)新發(fā)展的策略，全面提高人事檔案管理的質(zhì)量，推進(jìn)現(xiàn)代事業(yè)單位人事檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程。

[1]崔潔．加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理工作的探討[J]．現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2016(9):46～47．

[2]王莉娜,程鵬．大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校人事檔案的管理與利用[J]．蘭臺(tái)世界,2017(3):40～42．

（作者單位：湖南廣播電視大學(xué)）

劉芳（1988-），女，湖南人，本科，助理館員，研究方向：檔案。