用培訓(xùn)筑起工程合同結(jié)算風(fēng)險防范“堡壘”

開展工程合同執(zhí)行培訓(xùn)的必要性

2020年初，H公司與L公司簽訂了采購K風(fēng)電場風(fēng)機(jī)的合同，合同清單列明包含100余項(xiàng)共計價值50萬元的隨機(jī)備品及專用工具。2020年7月，K風(fēng)電場投產(chǎn)。2020年12月，H公司按照合同約定扣除質(zhì)保金后向L公司全額支付了風(fēng)機(jī)設(shè)備款。2021年審計發(fā)現(xiàn)，K風(fēng)電場風(fēng)機(jī)采購合同的隨機(jī)備品及專用工具均未收回，但在驗(yàn)收及支付該合同款項(xiàng)時，歷經(jīng)“監(jiān)理單位現(xiàn)場代表—監(jiān)理單位合同負(fù)責(zé)人—H公司現(xiàn)場代表—H公司工程部—H公司計經(jīng)部”共計5層審核，簽字的6名人員都未發(fā)現(xiàn)隨機(jī)備品及專用工具沒有收回。審計人員提出質(zhì)疑后，H公司還以合同約定風(fēng)機(jī)質(zhì)保期為2年，隨機(jī)備品及專用工具需要質(zhì)保期滿才移交為理由搪塞，審計明確指出此系合同義務(wù)履行不完整。造成該問題的主要原因是經(jīng)辦人員不熟悉合同內(nèi)容，沒有關(guān)注包含的備品等。最終H公司聯(lián)系L公司收回了部分專用工具，另有11.2萬元在退還質(zhì)保金時進(jìn)行了扣減。

而在另外的案例中，S公司于2021年委托R公司承擔(dān)設(shè)備測溫元件改造工程并簽訂了合同，15.3萬元的合同金額中含安裝費(fèi)1.76萬元。結(jié)算資料顯示于2021年5月改造完畢，S公司按合同約定支付了全部款項(xiàng)15.3萬元。審計人員2022年12月查看資料發(fā)現(xiàn)，R公司實(shí)際只提供了改造所需的設(shè)備元件，安裝工作是由S公司在自行檢修設(shè)備時進(jìn)行的，但在支付款項(xiàng)時，經(jīng)過“S公司班組—S公司設(shè)備管理部門—S公司計經(jīng)部”三級共計6人的審核，都未發(fā)現(xiàn)多支付了安裝費(fèi)。審計指出問題后，才與R公司協(xié)商退回了1.5萬元的安裝費(fèi)。

在審視上述案例時，我們注意到合同變更與約定不符、未及時收回備品以及部分工作未開展容易導(dǎo)致過度結(jié)算問題，這些問題只要在辦理支付的過程中被發(fā)現(xiàn)并提出，基本都能在支付前避免。究其原因，與各層級經(jīng)辦人員不熟悉合同約定內(nèi)容，沒有重視合同有關(guān)。因此，而在合同開始執(zhí)行前組織管理人員、經(jīng)辦人員開展執(zhí)行培訓(xùn)，是有效降低并防范這類風(fēng)險的重要措施之一。

工程合同執(zhí)行培訓(xùn)現(xiàn)狀

企業(yè)高層管理人員重視不夠，導(dǎo)致培訓(xùn)缺乏針對性。大部分企業(yè)即使開展合同培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容也多側(cè)重大眾化的基礎(chǔ)內(nèi)容，參加合同培訓(xùn)的也往往是合同簽訂部門和結(jié)算部門的經(jīng)辦人員。至于合同的執(zhí)行細(xì)節(jié)，尤其是遇到問題如何處理，以及除合同簽訂及結(jié)算以外其他相關(guān)培訓(xùn)，僅有部分企業(yè)會在常規(guī)培訓(xùn)時中略有涉及。由于缺乏對特定合同的深入講解，培訓(xùn)往往只能泛泛而談，最后合同的執(zhí)行完全依賴于經(jīng)辦人的個人經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣，導(dǎo)致在執(zhí)行過程中本應(yīng)發(fā)現(xiàn)的問題沒有發(fā)現(xiàn)，實(shí)際執(zhí)行與合同約定不相符等情況出現(xiàn)。

合同執(zhí)行人員主動研讀合同的意識欠缺。部分合同經(jīng)辦人員只了解合同進(jìn)度、質(zhì)量、付款及質(zhì)保等規(guī)定，而對于合同技術(shù)、招（投）標(biāo)文件的具體要求或多個合同組成文件（招投標(biāo)文件、合同、談判紀(jì)要、備忘錄等）對應(yīng)的規(guī)定知之不多、不全，甚至有小部分合同經(jīng)辦人員未曾接觸過招投標(biāo)文件，也沒有把招投標(biāo)文件作為合同組成部分（盡管大部分合同寫了這些屬于合同的組成部分），更不用說能夠精確無誤地執(zhí)行合同了。

企業(yè)缺少強(qiáng)制研讀制度。大多數(shù)企業(yè)簽訂合同后，會將合同發(fā)放到有關(guān)經(jīng)辦部門，經(jīng)辦人員或因工作多、無人牽頭等原因，往往僅將合同登記后就擱置，未形成集體研讀合同的習(xí)慣或制度要求。在付款時，他們往往只是粗略地閱讀一遍。對于包含招投標(biāo)文件在內(nèi)的重大的合同，其內(nèi)容多達(dá)上百頁，顯然不可能通過簡短的閱讀準(zhǔn)確地理解，因此難以發(fā)現(xiàn)潛在的問題，加上施工單位催促付款，經(jīng)辦人員就只能提筆審核過關(guān)，一旦問題在事后爆發(fā)，便以各種借口推卸責(zé)任。

工程合同執(zhí)行培訓(xùn)的詳細(xì)內(nèi)容

為解決這些問題，要在企業(yè)內(nèi)部以制度的形式明確合同執(zhí)行培訓(xùn)的有關(guān)內(nèi)容，杜絕憑經(jīng)驗(yàn)判斷、按習(xí)慣辦事的行為，讓內(nèi)部形成全員主動讀合同、用合同、守合同的觀念。以后只要合同一簽訂，相關(guān)人員和部門就自動一起研讀合同，并定期對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出并進(jìn)行處理。

大部分企業(yè)工程合同的執(zhí)行均會涉及多個部門及人員，經(jīng)辦人把合同約定執(zhí)行到位是精準(zhǔn)履行合同義務(wù)的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的合同執(zhí)行培訓(xùn)往往只是針對合同管理部門及現(xiàn)場管理人員，沒有把各個經(jīng)辦環(huán)節(jié)的參與人員有機(jī)整合起來。對于合同執(zhí)行中存在問題成因系統(tǒng)性分析不深、不透，僅僅關(guān)注當(dāng)前環(huán)節(jié)，容易導(dǎo)致后期執(zhí)行出現(xiàn)問題。在合同執(zhí)行前有必要根據(jù)管理及經(jīng)辦流程，明確各個環(huán)節(jié)的參與人員，將其納入培訓(xùn)范圍，除了合同經(jīng)辦及現(xiàn)場管理人員，還應(yīng)包括物資供應(yīng)人員、計經(jīng)結(jié)算人員、檔案管理人員、財會人員等。特別需要注意的是一些大型項(xiàng)目，設(shè)計人員對于項(xiàng)目的建設(shè)規(guī)模、質(zhì)量要求及設(shè)計變更有絕對權(quán)威，而監(jiān)理人員承擔(dān)現(xiàn)場的實(shí)際鑒證工作，計量人員對于項(xiàng)目工程量、材料質(zhì)量等進(jìn)行計量檢測，而設(shè)計變更、施工變更、工程量簽證都是結(jié)算的支撐資料，人員如果不熟悉合同，將會直接影響合同的嚴(yán)格執(zhí)行，因此項(xiàng)目的監(jiān)理、設(shè)計及計量人員納入工程合同執(zhí)行培訓(xùn)也是必要的。

企業(yè)可以用會議的形式，集中進(jìn)行合同經(jīng)辦人員培訓(xùn)，或是以視頻方式進(jìn)行研討培訓(xùn)。為參與人員進(jìn)行培訓(xùn)的授課講師可以是合同簽訂主要經(jīng)辦人員，由其講授合同的要點(diǎn)、采購合同簽訂中發(fā)現(xiàn)的后期需注意事項(xiàng)，公司法務(wù)人員結(jié)合合同實(shí)際約定分析可能存在的風(fēng)險及防范措施，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員討論對合同條款不明晰的部分等。而且還要通過定期的考核機(jī)制，確保參與培訓(xùn)的人員真正掌握合同執(zhí)行的關(guān)鍵點(diǎn)?？己丝梢圆扇《喾N形式，如書面考試、實(shí)際案例分析、模擬談判等，以檢驗(yàn)培訓(xùn)效果。

工程類合同的執(zhí)行是一項(xiàng)涉及多人、多部門的長鏈條工作，尤其是部分合同的執(zhí)行期長達(dá)5年甚至更長，在此過程中如果遇到人員的變動，還需要發(fā)起交接培訓(xùn)，確保執(zhí)行的前后一致，以及后續(xù)人員對合同約定的準(zhǔn)確理解和執(zhí)行，把多計工作量、高計單價致多結(jié)算、誤結(jié)算等消滅在萌芽中，筑牢事前、事中防范的基礎(chǔ)，有效控制合同風(fēng)險。