數(shù)字化背景下檔案管理體系優(yōu)化措施與創(chuàng)新

摘要：在數(shù)字化背景下，各部門開展檔案管理工作時還需增加對革新性變革內(nèi)容的考慮，采用優(yōu)化檔案管理體系與創(chuàng)新的方法，融入大數(shù)據(jù)技術(shù)，以改變以往的檔案資源存儲方式，增加檔案管理工作的安全保障?；诖?，本文結(jié)合實際思考，首先分析了數(shù)字化背景的關(guān)鍵特征，其次闡述優(yōu)化檔案管理體系的必要性，最后提出數(shù)字化背景下檔案管理體系優(yōu)化措施與創(chuàng)新，以期為相關(guān)部門的工作提供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化背景；檔案管理；措施；創(chuàng)新

DOI：10.12433/zgkjtz.20241952

隨著信息時代的深入，各部門在開展檔案管理工作時所需考慮的內(nèi)容也有所增加，不僅需提高員工信息管理建設(shè)能力，還需加強(qiáng)對線上及線下渠道內(nèi)信息資源的整合，增加信息內(nèi)容與單位之間的工作之間的相關(guān)性，進(jìn)而創(chuàng)新工作思路，有效提高檔案管理工作質(zhì)量與水平。同時，優(yōu)化檔案管理體系，以增強(qiáng)檔案管理工作的實施有效性。

一、數(shù)字化背景的關(guān)鍵特征

數(shù)字化背景的關(guān)鍵特征主要體現(xiàn)在以下四個方面：第一，技術(shù)創(chuàng)新。員工加強(qiáng)對數(shù)字化背景的了解，掌握隨著技術(shù)的發(fā)展所催生的創(chuàng)新性技術(shù)，例如，大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算等技術(shù)，通過這些技術(shù)可以轉(zhuǎn)變行業(yè)的運(yùn)作方式。第二，數(shù)據(jù)驅(qū)動。響應(yīng)數(shù)字化時代的號召，將數(shù)據(jù)作為各單位的發(fā)展核心資源。采用分析數(shù)據(jù)、收集數(shù)據(jù)的方式，預(yù)估后續(xù)數(shù)據(jù)的應(yīng)用趨勢。加強(qiáng)了解單位的發(fā)展需求并以數(shù)據(jù)驅(qū)動的方式，確認(rèn)是否存在機(jī)會。第三，互聯(lián)網(wǎng)的互通、數(shù)字化技術(shù)可有效增強(qiáng)各方之間的聯(lián)系。通過相互連接的方式，以互聯(lián)網(wǎng)渠道為基礎(chǔ)，增加信息互通的橋梁，確?；ヂ?lián)網(wǎng)能夠成為數(shù)據(jù)進(jìn)行傳遞的關(guān)鍵平臺。第四，用戶個性化體驗。數(shù)字化更關(guān)注用戶體驗度，可以為用戶提供具有個性化的產(chǎn)品和服務(wù)。

二、優(yōu)化檔案管理體系的必要性

（一）加快數(shù)據(jù)信息共享速度

第一，員工通過檔案管理機(jī)制的優(yōu)化，能夠采用協(xié)作以及信息共享的方式，融入使用網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)據(jù)化的手段。第二，增加內(nèi)部員工之間的溝通與交流，保障其可以更加便利地利用檔案信息。第三，加強(qiáng)在系統(tǒng)中的訪問，保障內(nèi)部組織的工作效率有所提高。第四，加快收集信息的共享速度，依靠線上渠道可完成數(shù)據(jù)信息內(nèi)容的共享。

（二）提高檔案管理工作效率

通過合理存儲分類檢索以及使用檔案的方式，能加快檔案管理速度，并依靠檔案管理體系來減少崗位工作內(nèi)容失誤，使檔案管理工作的實施效率有所提高，既節(jié)省了管理工作的時間，又可以節(jié)約內(nèi)部的人力成本，有助于組織完成檔案管理工作。

（三）確保檔案管理安全性

第一，通過利用優(yōu)化后的檔案信息、融入備份機(jī)制、加密技術(shù)等內(nèi)容，確保檔案的完整性與安全性，有效規(guī)避檔案損壞或丟失的風(fēng)險。第二，通過優(yōu)化的檔案管理體系可以增加在檔案管理決策方面的支持，讓員工吸取以往教訓(xùn)并結(jié)合歷史數(shù)據(jù)內(nèi)容，有組織地進(jìn)行決策活動，以增加在信息使用過程中的基礎(chǔ)支持。第三，通過提取分析數(shù)據(jù)信息的方式，幫助管理者作出明智抉擇。

（四）塑造組織形象

第一，通過生成檔案管理機(jī)制的方式，可以展現(xiàn)組織所具備的專業(yè)性、規(guī)范性，用于提高組織的信譽(yù)度和塑造形象。第二，促使檔案管理人員確認(rèn)長期發(fā)展目標(biāo)，適當(dāng)提高社會認(rèn)可度，從而按照相關(guān)法律規(guī)定來落實區(qū)域內(nèi)的檔案管理工作責(zé)任。

三、數(shù)字化背景下檔案管理體系優(yōu)化措施與創(chuàng)新

（一）合理使用信息管理技術(shù)

在數(shù)據(jù)化背景下，相關(guān)部門在執(zhí)行檔案管理工作時，還需合理應(yīng)用電子文件，確保相關(guān)人員能夠規(guī)劃工作內(nèi)容。結(jié)合實際，完成檔案信息管理模式的確認(rèn)，并結(jié)合企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展考慮每項工作。通過科學(xué)且合理的方法，確認(rèn)工作步驟。

第一，通過管理網(wǎng)站的設(shè)置，融入信息管理技術(shù)。保證網(wǎng)站的科學(xué)性及系統(tǒng)化，員工通過檔案查詢系統(tǒng)的使用，實現(xiàn)對檔案管理工作內(nèi)容的優(yōu)化與調(diào)整。

第二，注重大數(shù)據(jù)時代背景下的電子化數(shù)據(jù)處理能力，通過線上渠道與大數(shù)據(jù)技術(shù)的融會貫通，加強(qiáng)對電子文檔的把控，以實現(xiàn)對電子檔案信息的自動化管理，降低人力和物力支出。例如，為順利開展對檔案信息的信息化管理，可以將以往的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，便于檢索存儲與傳輸，有效節(jié)省單位內(nèi)的物理存儲空間，展現(xiàn)檔案的共享性和可訪問性。通過檢索技術(shù)的應(yīng)用，利用全文關(guān)鍵詞檢索的方式，使用戶快速找到檔案，充分挖掘其中的文本內(nèi)容以及數(shù)據(jù)內(nèi)容掌握檔案之間所具備的關(guān)聯(lián)性，從而挖掘有利的參考信息，并為后續(xù)決策工作增加輔助。此外，通過信息管理技術(shù)的使用，實現(xiàn)對電子檔案的加密處理，對重要的檔案內(nèi)容恢復(fù)與備份，保證可以通過線上渠道把控檔案管理工作的整體安全性。也可設(shè)置不同的級別，給予相關(guān)人員一定的訪問權(quán)限，如果未經(jīng)授權(quán)則無法修改檔案內(nèi)容。集成辦公自動化，可以通過對檔案信息的自動共享與歸檔，減少其中的冗余數(shù)據(jù)，并避免員工出現(xiàn)重復(fù)勞動的情況，以提高檔案管理工作的實施效率，實現(xiàn)對檔案管理模式的創(chuàng)新。

（二）形成大數(shù)據(jù)管理思維

在開展檔案管理工作時，應(yīng)落實檔案管理工作的信息載體，在傳統(tǒng)的管理模式上升級，增加彼此之間的溝通與交流，促使人們通過互動式、多項式以及精準(zhǔn)定性的方式，以信息作為媒介，增加決策活動中的正確內(nèi)容。

第一，在開展檔案管理工作時合理應(yīng)用信息資源，在原生檔案資料的層面上，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)生成檔案索引與目錄，方便后續(xù)員工調(diào)用相關(guān)資源。同時，加強(qiáng)對檔案信息的關(guān)注，讓非物質(zhì)化的資源以圖片、圖像、音頻等形式上傳到單位內(nèi)的數(shù)據(jù)庫中，便于當(dāng)?shù)毓芾砣藛T管理該部分內(nèi)容。

第二，檔案管理人員應(yīng)注重網(wǎng)絡(luò)這一載體，形成大數(shù)據(jù)思維，以順利完成后續(xù)的檔案管理工作。相比于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)封閉意識，需更加注重大數(shù)據(jù)，使其通過創(chuàng)新的工作狀態(tài)與模式，創(chuàng)建與檔案管理工作相關(guān)的咨詢服務(wù)。響應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的號召，實現(xiàn)對檔案管理人員數(shù)據(jù)敏感度的提升，讓其能夠加強(qiáng)對數(shù)據(jù)內(nèi)容以及結(jié)構(gòu)等的了解，利用檔案業(yè)務(wù)活動與政府部門進(jìn)行工作方面的對接。整合內(nèi)部或外部數(shù)據(jù)，從而利用網(wǎng)頁歸檔數(shù)據(jù)內(nèi)容。依靠物聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)內(nèi)容的感知，進(jìn)而增加檔案信息之間的關(guān)聯(lián)性，便于檔案管理人員完成數(shù)據(jù)融合工作。通過數(shù)據(jù)資源的使用，展現(xiàn)出數(shù)據(jù)的價值。如此，可通過有價值的信息數(shù)據(jù)，打開檔案管理工作的格局，幫助人們形成大數(shù)據(jù)管理思維。

（三）做好檔案管理頂層設(shè)計

在進(jìn)行管理工作時應(yīng)考慮數(shù)字化背景，融入使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，利用數(shù)字化設(shè)備，實現(xiàn)對檔案的收集與管理。統(tǒng)一檔案格式并防止檔案在歸檔期間出現(xiàn)不可識別或格式不統(tǒng)一的情況。

第一，通過檔案管理頂層設(shè)計的方式，創(chuàng)建云平臺并圍繞檔案管理工作的訪問系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)等。生成檔案管理機(jī)制并增加在檔案存儲收集以及維護(hù)等方面的支持，從而構(gòu)建完整的檔案管理工作結(jié)構(gòu)。

第二，通過資源共享的方式開展頂層設(shè)計活動，從政府社區(qū)以及企業(yè)等層面上，根據(jù)區(qū)域以及各部門的要求，實現(xiàn)對檔案管理制度內(nèi)容的修訂統(tǒng)籌規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)時，各區(qū)域內(nèi)的檔案信息都能上傳到系統(tǒng)中，進(jìn)而保持檔案管理組織與工作的一致性。利用組織管理的基本架構(gòu)，用于指導(dǎo)相關(guān)部門協(xié)調(diào)檔案工作，有效提升檔案管理工作的實施水平。同時，也應(yīng)保證檔案信息的安全性，通過網(wǎng)絡(luò)與主機(jī)，安全管理工作內(nèi)容的制定；備份恢復(fù)機(jī)制的創(chuàng)建；數(shù)據(jù)訪問權(quán)限的設(shè)置，構(gòu)建電子文件的管理系統(tǒng)，進(jìn)而實現(xiàn)對文件的存儲、創(chuàng)建傳輸與檢索，幫助完成文件的分類管理工作。

（四）培養(yǎng)檔案數(shù)據(jù)人才

數(shù)字化背景下，各部門對檔案管理人員的要求有所提高，不僅增加了檔案的數(shù)據(jù)量，更加大了檔案管理工作的實施難度。因此，管理人員需具備較高的檔案管理能力，還需學(xué)習(xí)使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高工作開展效率，彌補(bǔ)不足。同時，也可尋求信息技術(shù)人員以及數(shù)據(jù)專家的幫助，增加人才在檔案管理工作方面的業(yè)務(wù)技能以及知識儲備量。

一方面，通過信息系統(tǒng)的構(gòu)建來增加管理者的業(yè)務(wù)技能，讓其學(xué)會與元數(shù)據(jù)標(biāo)引、信息自動檢索、數(shù)字檔案注入等內(nèi)容，實現(xiàn)對檔案信息的快速處理。同時，通過對答案及內(nèi)容的檢索用于維護(hù)與建設(shè)檔案信息，確認(rèn)檔案管理工作所涉及的業(yè)務(wù)范疇，促使其有意識地形成檔案知識結(jié)構(gòu)，從而提高管理者的綜合素質(zhì)能力。

另一方面，加強(qiáng)對內(nèi)部人才的培訓(xùn)，積極引進(jìn)數(shù)字化人才，并為其制定準(zhǔn)入方案，增加內(nèi)部數(shù)據(jù)專家以及程序員的數(shù)量，確保能夠形成檔案管理技術(shù)團(tuán)隊，增加在后續(xù)檔案管理工作方面的支持。同時，通過對技術(shù)人員定期或非定期培訓(xùn)的方式，讓其學(xué)習(xí)先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)內(nèi)容，豐富員工的知識儲備量。并且，管理者通過獎懲機(jī)制的使用，對表現(xiàn)優(yōu)異的員工進(jìn)行表彰，對表現(xiàn)不佳的員工進(jìn)行批評。在考核約束機(jī)制的作用下，可激發(fā)技術(shù)人員在崗位上的工作熱情，確保檔案管理人員的績效與薪酬相互掛鉤，定期評估員工的工作績效，以提高檔案管理工作效率。

（五）利用大數(shù)據(jù)編研檔案

在開展檔案管理工作時，應(yīng)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)完成對檔案管理工作內(nèi)容的編研。

第一，結(jié)合檔案編研的內(nèi)容，積極響應(yīng)大數(shù)據(jù)的時代背景需求，將以往的紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理。利用識別與掃描的方式，提高人們對于網(wǎng)絡(luò)媒體等的重視。也可通過使用手機(jī)媒體等，完成對數(shù)字期刊、手機(jī)出版物以及電子圖書等內(nèi)容的處理。生成數(shù)據(jù)信息資料，方便管理人員對該部分內(nèi)容進(jìn)行編研發(fā)展，確保可以掌握檔案管理工作的研究新方向與新領(lǐng)域。

第二，利用數(shù)據(jù)發(fā)掘技術(shù)，挖掘各方對于數(shù)據(jù)信息的要求，采用周密的數(shù)據(jù)處理方式，完成對用戶內(nèi)容的過濾，確保運(yùn)用精準(zhǔn)預(yù)測的方式，完成對數(shù)據(jù)內(nèi)容的分析與存儲。利用線上渠道，實現(xiàn)對有價值信息的有效預(yù)測。

第三，通過對檔案的編研，讓員工采用聚類分析以及關(guān)聯(lián)規(guī)則的使用，實現(xiàn)對海量信息數(shù)據(jù)內(nèi)容的挖掘。落實檔案用戶的關(guān)系后，方可加強(qiáng)對檔案用戶滿意度的調(diào)查。這樣，檔案管理人員可加強(qiáng)對用戶特點(diǎn)以及歷史行為的研究，用于推薦用戶感興趣的信息。根據(jù)檔案資料的類型，提供一站式的檔案管理服務(wù)。

（六）健全檔案管理制度

員工為順利開展檔案管理活動，還需不斷提高自身的專業(yè)知識掌握能力，利用教育培訓(xùn)的方式，保障能夠具備相應(yīng)的數(shù)字化管理技能，熟練操作計算機(jī)。檔案管理部門也可通過引進(jìn)具有實踐經(jīng)驗及專業(yè)知識人才的方式，優(yōu)化檔案管理隊伍，從而提高檔案管理工作的整體水平。

首先，管理者通過安全管理制度的應(yīng)用，約束檔案管理人員的行為，讓其注重檔案信息的完整性、保密性以及可用性。通過先進(jìn)技術(shù)的使用，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的備份、恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密以及訪問控制等，有效避免檔案信息出現(xiàn)丟失或損壞的情況。同時，加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)的評估，運(yùn)用全面檢查的方式，減少檔案管理工作開展過程中的安全隱患。

其次，檔案管理人員通過先進(jìn)的檔案管理模式，融入自動化管理技術(shù)進(jìn)入檔案管理工作。對檔案信息的遠(yuǎn)程控制、在線查詢，以保障滿足用戶的多樣化需求。為保證所執(zhí)行管理工作的高效化、規(guī)范化，還需結(jié)合具體的檔案內(nèi)容和性質(zhì)，有計劃地進(jìn)行分類管理，通過歸檔標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)置為每一份檔案設(shè)置，同時注意歸檔期限和要求，并依靠系統(tǒng)平臺完成對檔案的歸檔與存儲。

最后，檔案管理人員通過制度完善檔案的借閱工作內(nèi)容。及時歸檔和檔案的合理應(yīng)用，在每一次檔案借閱后，系統(tǒng)都能生成記錄，方便檔案管理人員進(jìn)行對檔案的跟蹤與管理。此外，需通過建立檔案鑒定與銷毀制度的方式，將沒有價值的檔案進(jìn)行銷毀。充分釋放檔案管理工作的存儲空間，通過檔案銷毀標(biāo)準(zhǔn)與程序的應(yīng)用，確保檔案管理工作的安全性和規(guī)范化。

例如，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格管理內(nèi)部的移動存儲載體，確保每一次檔案調(diào)閱都有登記。員工在檔案領(lǐng)用后當(dāng)天歸還，嚴(yán)格清點(diǎn)并利用數(shù)字化檔案管理平臺，實現(xiàn)對全部存儲載體的移交，以避免檔案的管理工作流于形式，使檔案管理人員積極落實檔案管理制度。同時，也可運(yùn)用每日巡查抽檢的方式，讓現(xiàn)場的檔案管理人員全權(quán)負(fù)責(zé)多渠道的檔案管理工作內(nèi)容抽查活動，讓責(zé)任人利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對照監(jiān)管記錄，完成對現(xiàn)場情況的核查，保證檔案管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，檔案管理人員將制度要求轉(zhuǎn)變成為員工的日常行為管理規(guī)范。

四、結(jié)語

綜上所述，在數(shù)字化背景下，檔案管理人員為落實員工的檔案管理工作，還需從數(shù)據(jù)內(nèi)容的存儲收集挖掘等方面入手，利用原有的管理觀念，展現(xiàn)出大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢并實現(xiàn)對檔案管理體系的優(yōu)化。同時，管理人員還需考慮數(shù)字化背景的關(guān)鍵特征及管理體系的必要性，采用合理使用信息管理技術(shù)、形成大數(shù)據(jù)管理思維，做好檔案管理頂層設(shè)計等方法，為單位的檔案管理工作提供一站式服務(wù)。

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