規(guī)范財務(wù)檔案管理的有效策略

經(jīng)歷了三年疫情以及技術(shù)改革所帶來的沖擊后，醫(yī)藥企業(yè)迎來了全新的發(fā)展機遇，同時也暴露出企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中存在的現(xiàn)實問題。隨著市場競爭日趨激烈，當前大多數(shù)醫(yī)藥企業(yè)的盈利情況不容樂觀。為了在全新的市場環(huán)境中占據(jù)優(yōu)勢地位，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部管理模式的優(yōu)化升級，醫(yī)藥企業(yè)要不斷進行反思總結(jié)，從而提升企業(yè)自身的內(nèi)驅(qū)動力。從醫(yī)藥企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展情況來看，建議企業(yè)要從財務(wù)角度入手，用真實有效的數(shù)據(jù)明確企業(yè)發(fā)展中存在的問題，并為企業(yè)的未來發(fā)展指明方向。當前，大多數(shù)醫(yī)藥企業(yè)都深刻認識到財務(wù)管理改革創(chuàng)新的重要性，并積極引進先進的技術(shù)設(shè)備推動財務(wù)管理優(yōu)化升級，但仍與預(yù)期效果存在一定差距。因此，筆者建議從醫(yī)藥企業(yè)的財務(wù)管理檔案入手，深挖各類有效數(shù)據(jù)，從而提高財務(wù)管理水平，進而更好地賦能企業(yè)的長遠發(fā)展。

一、企業(yè)財務(wù)檔案管理概述

企業(yè)財務(wù)檔案管理指的是企業(yè)分析整合內(nèi)部各類經(jīng)營活動所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資料，并由此對企業(yè)的經(jīng)營管理狀況做出科學(xué)系統(tǒng)的評價，同時依托于檔案中的數(shù)據(jù)資料調(diào)整企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的戰(zhàn)略和方向。從醫(yī)藥企業(yè)的財務(wù)檔案管理來看，其中主要涉及到資金使用憑證、財務(wù)報表、會計賬目等相關(guān)的數(shù)據(jù)資源，上述資料能夠集中反應(yīng)企業(yè)的資金運轉(zhuǎn)和經(jīng)營狀況。醫(yī)藥企業(yè)大都是由財務(wù)部門負責財務(wù)檔案管理，包括收集、整理、保管、利用各類財務(wù)檔案，以確保數(shù)據(jù)資料的安全和保密。財務(wù)檔案整理一般會遵循一定的立卷歸檔制度，將會計資料進行分類排序，以最大限度地確保資料的完整性。

加強財務(wù)檔案管理，有助于醫(yī)藥企業(yè)的長遠發(fā)展。首先，財務(wù)檔案中涵蓋了企業(yè)日常經(jīng)營開支的各類財務(wù)信息，通過對這些信息進行分析匯總，能夠為企業(yè)日后的經(jīng)營決策提供參考。其次，當前醫(yī)藥行業(yè)市場競爭日趨激烈，企業(yè)要想在激烈的市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢地位，就要明確自身經(jīng)營發(fā)展中存在的問題，并采取有效手段改革創(chuàng)新。而要想達成上述目的，需要以財務(wù)數(shù)據(jù)為支撐，幫助企業(yè)合理規(guī)劃未來的前進方向，明確企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重點。

二、醫(yī)藥企業(yè)財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

（一）財務(wù)檔案管理意識薄弱

當前，許多醫(yī)藥企業(yè)財務(wù)檔案管理意識薄弱，對財務(wù)檔案管理缺乏足夠的重視。首先，部分醫(yī)藥企業(yè)沒有把財務(wù)檔案管理納入到業(yè)務(wù)考核范疇，因此導(dǎo)致財務(wù)人員工作態(tài)度散漫，甚至出現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)缺少、遺漏等問題。

其次，財務(wù)檔案管理沒有得到相關(guān)檔案管理部門的重視，其沒有定期對醫(yī)藥企業(yè)財務(wù)檔案管理進行督導(dǎo)檢查，因此無法保障財務(wù)檔案的科學(xué)化應(yīng)用。上述情況導(dǎo)致醫(yī)藥企業(yè)缺少對財務(wù)信息的科學(xué)管控，一旦翻閱調(diào)集相關(guān)的財務(wù)數(shù)據(jù)，需要耗費大量的時間。這不僅增加了工作人員的實際工作量，降低了財務(wù)管理效率，同時因為數(shù)據(jù)缺失或遺漏等問題無法為醫(yī)藥企業(yè)經(jīng)營管理提供準確的數(shù)據(jù)參考。

最后，不少醫(yī)藥企業(yè)對財務(wù)檔案管理沒有給予足夠的重視，缺少軟硬件方面的配套支持，因此導(dǎo)致財務(wù)檔案管理部門無法及時有效地保存相關(guān)數(shù)據(jù)資料。同時，部分醫(yī)藥企業(yè)雖然開展了財務(wù)檔案管理工作，但檔案管理的技術(shù)手段相對落后，無法及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，這不利于財務(wù)檔案管理的長遠發(fā)展。

（二）檔案管理專業(yè)水平不高

醫(yī)藥企業(yè)大都是由財務(wù)或是出納崗位的員工負責財務(wù)檔案管理，因其專業(yè)性不足，導(dǎo)致一系列問題出現(xiàn)。首先，由于缺少專業(yè)的檔案管理知識和信息化管理技能，使得醫(yī)藥企業(yè)財務(wù)檔案收集整理及歸檔保存不符合相關(guān)的工作要求，因此導(dǎo)致財務(wù)檔案資料無法得到有效的應(yīng)用，影響了檔案保存的有效性。

其次，醫(yī)藥企業(yè)存在藥物研發(fā)、產(chǎn)品銷售等諸多業(yè)務(wù)需求，其中涉及到大量的資金流轉(zhuǎn)，因此需要針對其中的各個環(huán)節(jié)動態(tài)跟蹤財務(wù)費用，然而由于相關(guān)檔案管理人員的專業(yè)水平有限，導(dǎo)致財務(wù)檔案數(shù)據(jù)缺失、裝訂不規(guī)范等問題頻發(fā)，難以確保檔案資料的準確性。

最后，財務(wù)檔案管理是一個動態(tài)的過程，對于超出保管范圍的檔案需要及時進行清除，以免因過多堆積檔案，無法科學(xué)保存有效資料。然而由于檔案管理人員沒有接受過系統(tǒng)的專業(yè)教育，使得大量的陳年舊賬堆積在檔案資料庫中，因此導(dǎo)致難以科學(xué)應(yīng)用檔案資料。

（三）財務(wù)檔案管理制度不健全

首先，部分醫(yī)藥企業(yè)財務(wù)管理部門并未制定系統(tǒng)全面的檔案管理機制，因此導(dǎo)致工作人員對自身崗位職責缺乏明確的認知，在具體的工作流程中存在諸多問題。比如，部分工作人員沒有對檔案資料進行歸類整理，而是統(tǒng)一訂裝保存，這就使得后期實際使用過程中存在諸多局限性，難以及時準確地找到相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料。

其次，當前許多醫(yī)藥企業(yè)設(shè)置的財務(wù)檔案管理崗位數(shù)量相對有限，且沒有儲備相應(yīng)的管理人員，如現(xiàn)有的檔案管理人員因工作調(diào)動離開，就會出現(xiàn)無人及時接手檔案管理工作的現(xiàn)實問題，同時也給其他部門的正常運轉(zhuǎn)埋下一定的風險隱患。

最后，檔案管理是長期且復(fù)雜的過程，隨著實踐的推移，所積累的財務(wù)檔案數(shù)量也會隨之增加，這無疑增加了工作交接的難度，甚至會因為交接不當出現(xiàn)檔案遺失、數(shù)據(jù)混亂等問題，進而無法確保財務(wù)檔案的科學(xué)應(yīng)用。

（四）電子財務(wù)檔案管理系統(tǒng)不夠完善

隨著經(jīng)濟和信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)藥企業(yè)需要管理和應(yīng)用的財務(wù)數(shù)據(jù)信息越發(fā)復(fù)雜。為了確保財務(wù)檔案管理的有序性，醫(yī)藥企業(yè)需要積極引進先進的技術(shù)手段，搭建起電子財務(wù)檔案管理系統(tǒng)。但從當前現(xiàn)有的情況來看，不少醫(yī)藥企業(yè)仍舊采用軟盤、光盤的形式存儲財務(wù)數(shù)據(jù)，管理手段較為落后。同時，對于電子檔案存儲的資料，工作人員并未按照相應(yīng)的歸檔標準進行分類，且沒有對采用的存儲軟件系統(tǒng)名稱及版本型號進行明確標注，因此導(dǎo)致資料管理較為分散，不利于后期的查詢使用。從整體情況來看，部分醫(yī)藥企業(yè)當前所使用的信息管理平臺難以充分發(fā)揮電子財務(wù)檔案的積極作用，不僅增加了工作人員的操作使用難度，無法有效應(yīng)用數(shù)據(jù)信息，同時還存在數(shù)據(jù)信息泄漏等安全風險。

三、提高財務(wù)檔案管理水平的有效對策

（一）轉(zhuǎn)變財務(wù)檔案管理理念

提高醫(yī)藥企業(yè)管理人員對財務(wù)檔案管理的重視程度是提高財務(wù)管理效率的首要舉措。當前醫(yī)藥行業(yè)正面臨轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵時期，借助有效的管理措施推動財務(wù)工作的有效開展，并通過各類財務(wù)數(shù)據(jù)為企業(yè)提供有效的數(shù)據(jù)參考，成為醫(yī)藥企業(yè)在市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢地位的有利法寶。因此，醫(yī)藥企業(yè)要在企業(yè)內(nèi)部營造良好的思想氛圍，轉(zhuǎn)變財務(wù)檔案管理理念，引導(dǎo)員工正確認識財務(wù)檔案管理的重要性。

首先，不定期組織開展財務(wù)檔案管理培訓(xùn)。結(jié)合企業(yè)的實際情況以及對財務(wù)檔案管理人員的工作要求，強化其工作技能，從而推動財務(wù)檔案管理的標準化、規(guī)范化。

其次，結(jié)合企業(yè)的實際情況，搭建系統(tǒng)完善的財務(wù)檔案覆蓋網(wǎng)絡(luò)，并結(jié)合當下技術(shù)發(fā)展、企業(yè)經(jīng)營規(guī)模等要素，推進財務(wù)檔案管理制度的優(yōu)化升級，進而逐步在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建起系統(tǒng)完善的財務(wù)管理制度，從而有效統(tǒng)籌各項財務(wù)工作的有序推進。

（二）強化財務(wù)檔案管理技能

醫(yī)藥企業(yè)財務(wù)檔案管理需要由具備專業(yè)技能的工作人員負責。首先，醫(yī)藥企業(yè)要打破以往其他科室員工兼任檔案管理人員的工作模式，設(shè)置專門的部門，安排專門的人員，明確其崗位職責，強化其責任意識和保密意識，從而提高財務(wù)檔案管理水平。

其次，要逐步引導(dǎo)財務(wù)檔案管理人員樹立正確的思想觀念，深刻認識到檔案管理的重要性，從而激發(fā)其學(xué)習意識，不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)。

再次，面對全新的行業(yè)發(fā)展形勢，醫(yī)藥企業(yè)要加強對財務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)。通過定期專業(yè)授課、外出學(xué)習等方式，進一步提高其技術(shù)能力。

最后，醫(yī)藥企業(yè)還要加強對財務(wù)檔案管理人員的監(jiān)督考核。通過技能比武、績效考核等方式檢驗員工的工作成果，進一步提高財務(wù)檔案管理水平。

（三）完善財務(wù)檔案管理制度

醫(yī)藥企業(yè)財務(wù)檔案管理需要規(guī)章制度的約束管控，因此醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)依據(jù)《會計法》和《檔案法》等法律法規(guī)，完善財務(wù)檔案管理制度。首先，醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)科學(xué)規(guī)范財務(wù)檔案資料的收集整理，完善財務(wù)檔案建檔及保管流程，從而增強財務(wù)檔案的安全性和使用的便捷性，使財務(wù)檔案管理真正做到有法可依、有章可循。

其次，明確財務(wù)檔案分類。依據(jù)現(xiàn)有的檔案管理信息系統(tǒng)，將其劃分為會計憑證、財務(wù)報告、票據(jù)管理等不同類別。同時檔案管理人員需定期分類錄入整理好的檔案資料，并對照管理制度建立財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，從而實現(xiàn)信息資源的共享。

（四）加強對財務(wù)檔案的開發(fā)應(yīng)用

財務(wù)檔案對于醫(yī)藥企業(yè)未來的長遠發(fā)展具有重要意義，因此需要加強對財務(wù)檔案資料的開發(fā)應(yīng)用，從而使數(shù)據(jù)資源為醫(yī)藥企業(yè)的發(fā)展提供可靠的參考作用。

首先，要完善財務(wù)檔案的使用制度。嚴格執(zhí)行醫(yī)藥企業(yè)檔案借閱制度，確保各類財務(wù)檔案資料在使用后能夠及時妥善地歸還，以全方位保障財務(wù)檔案的安全。

其次，要有效監(jiān)督財務(wù)檔案整理和使用情況，以及時跟蹤檢測檔案整理和使用情況，從而提高檔案的使用效率。同時，優(yōu)化現(xiàn)有的資源設(shè)施，為財務(wù)檔案管理創(chuàng)造便利條件，從而使有工作需要的員工能夠及時查閱到相關(guān)的資料信息。

最后，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)藥企業(yè)也要嘗試把信息技術(shù)與財務(wù)檔案管理相結(jié)合，從而提高檔案管理的智能化水平。醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)引進相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備，并在企業(yè)內(nèi)部開辟檔案存放及管理場所，除了常規(guī)的紙質(zhì)檔案管理之外，也要用數(shù)字化平臺做好電子檔案的存放工作，并依據(jù)企業(yè)的實際需求制定相應(yīng)的存放計劃，從而充分發(fā)揮財務(wù)檔案資料的作用。

結(jié)語：

新形勢下，醫(yī)藥企業(yè)所面臨的是機遇與挑戰(zhàn)并存的市場環(huán)境，因此需要提高對財務(wù)檔案管理的重視程度，以此推動企業(yè)運營管理模式的改革創(chuàng)新。本文探討了當前醫(yī)藥企業(yè)財務(wù)檔案管理中存在的問題，并據(jù)此提出了相應(yīng)的應(yīng)對策略，以期充分發(fā)揮財務(wù)檔案管理的作用，從而推動醫(yī)藥企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。