卷煙工業(yè)企業(yè)基于流程優(yōu)化的管理體系構(gòu)建

本課題從體系管理、流程管理、風(fēng)險管理、績效管理的角度出發(fā)，提出了基于流程的管理體系構(gòu)建模式。以業(yè)務(wù)流程梳理優(yōu)化、風(fēng)險及關(guān)鍵績效指標(biāo)的識別與建立、標(biāo)準(zhǔn)文件的制修訂、管理體系運行及持續(xù)改進等四個環(huán)節(jié)為主線，將“模塊化管理向流程化管理轉(zhuǎn)變”的理念貫穿全過程，為企業(yè)擺脫多體系交叉運行、取消管理灰色地帶，探索建立基于流程的管理體系提供參考思路，逐步提升企業(yè)風(fēng)險防控能力、目標(biāo)績效管理能力、綜合治理能力，助推企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

一、基于流程的管理體系建設(shè)主要做法

（一）成立組織機構(gòu)

根據(jù)部門職能和現(xiàn)有質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運行情況，成立基于流程的管理體系建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組。成員包括廠領(lǐng)導(dǎo)，企業(yè)管理處、質(zhì)量管理處、設(shè)備管理處、安全保衛(wèi)處等部門，下設(shè)基于流程的管理體系建設(shè)辦公室，接受基于流程的管理體系建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組的指導(dǎo)與安排，具體負責(zé)基于流程的管理體系建設(shè)工作策劃、實施與運行改進。

（二）基于流程的管理體系建設(shè)實施措施

根據(jù)基于流程的管理體系策劃思路，管理體系建設(shè)實施措施主要包含業(yè)務(wù)流程梳理、風(fēng)險及關(guān)鍵績效識別、制度評審及完善、管理體系運行控制等四個主要環(huán)節(jié)，通過四大步驟的逐一實施，實現(xiàn)模塊化管理向流程化管理的轉(zhuǎn)變。

1.業(yè)務(wù)流程梳理

（1）建立“六大管理系統(tǒng)”和“十八大模塊”的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)框架

業(yè)務(wù)框架的建立需要明確企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營全過程，對照質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理體系標(biāo)準(zhǔn)架構(gòu)，結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實際，參考PDCA循環(huán)思路，以顧客需要為輸入、以顧客滿意為輸出，構(gòu)建黨建引領(lǐng)、企業(yè)治理、發(fā)展戰(zhàn)略、產(chǎn)品實現(xiàn)、資源支持、保障服務(wù)六大管理系統(tǒng)，細分為黨的建設(shè)、企業(yè)治理、戰(zhàn)略規(guī)劃、運營管理、風(fēng)險管理、創(chuàng)新驅(qū)動、采購供應(yīng)、生產(chǎn)管理、物流管理、人力資源管理、財務(wù)管理、投資管理、信息化管理、設(shè)備設(shè)施及能源管理、行政管理、安全管理、群團組織、后勤服務(wù)等18個業(yè)務(wù)模塊，對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程開展更加合理、更加高效的劃分。

（2）細化業(yè)務(wù)組

根據(jù)18個業(yè)務(wù)模塊的構(gòu)建情況，組織全廠各職能部門開展業(yè)務(wù)組論證，打破部門職能職責(zé)壁壘，建立106項業(yè)務(wù)組，涵蓋企業(yè)生產(chǎn)管理重要環(huán)節(jié)和過程。

（3）梳理優(yōu)化業(yè)務(wù)流程清單

業(yè)務(wù)流程梳理堅持“合理化、流程化”原則，打破原有的部門職能職責(zé)壁壘，避免管理灰色地帶，突出部門合作意識，綜合參考APQC通用標(biāo)準(zhǔn)、成熟模型（如規(guī)劃、運行、支撐POS模型，供應(yīng)鏈、全生命周期管理等）及行業(yè)內(nèi)外標(biāo)桿，組織各職能部門開展流程梳理論證。

論證過程主要結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)清單、職能職責(zé)及管理要求，避免文件接口不清晰，各部門、各崗位之間業(yè)務(wù)流程不順暢、模塊化管理方式突出，跨部門、跨崗位工作不閉環(huán)等情況，實現(xiàn)管理過程清晰、流程順暢的管理模式。

業(yè)務(wù)組、一級業(yè)務(wù)流程、二級業(yè)務(wù)流程基本都是按照分類堅持MECE無遺留無重疊、PDCA及生命周期管理等方法論梳理的。當(dāng)一個業(yè)務(wù)活動可以簡單呈現(xiàn)出來，一目了然指導(dǎo)業(yè)務(wù)的開展時，就梳理出一級業(yè)務(wù)流程即可，即一級業(yè)務(wù)流程就是末端流程；當(dāng)一級業(yè)務(wù)流程存在比較多的業(yè)務(wù)活動，業(yè)務(wù)活動比較復(fù)雜或重要，需要更細的顆粒度時，就繼續(xù)細分出二級業(yè)務(wù)流程。

通過各部門分別識別、多部門論證等環(huán)節(jié)，在6大管理系統(tǒng)18業(yè)務(wù)模塊106個業(yè)務(wù)組的前提下通過仔細梳理、反復(fù)討論、深入交流，285個一級業(yè)務(wù)流程、146個二級業(yè)務(wù)流程。

2.風(fēng)險及關(guān)鍵績效識別

（1）繪制業(yè)務(wù)流程圖

根據(jù)識別確定的285個一級業(yè)務(wù)流程和146個二級業(yè)務(wù)流程，由歸口管理部門組織相關(guān)部門開展流程圖繪制。流程圖的繪制以實際工作和現(xiàn)有管理標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)，運用Visio軟件，對流程性的業(yè)務(wù)進行逐步分解。流程圖的繪制要求如下。

——結(jié)合工作實際，明確業(yè)務(wù)流程的發(fā)起部門、結(jié)束部門及參與部門，確保流程的邏輯性和可操作性；

——按照業(yè)務(wù)開展順序依次繪制，確保主要工作環(huán)節(jié)無遺漏；

——流程圖要盡可能地詳細，能涵蓋流程的全部信息，又要保證流程圖的簡潔美觀，流程圖的線條順暢無歧義；

——業(yè)務(wù)流程主要工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生的記錄要做好標(biāo)記，確保流程執(zhí)行人員適當(dāng)保存成文信息。

基于流程的管理體系建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室組織各流程歸口部門開展流程圖論證并邀請專業(yè)團隊對各流程圖進行評價指導(dǎo)。一是要求流程圖繪制的顆粒度要基本一致，避免出現(xiàn)流程圖過于粗糙或過于細致的問題，二是對于業(yè)務(wù)流程過于單一、不適合繪制流程圖的情況與相關(guān)部門溝通，采取合并或刪減的方式進行處置，三是借助指導(dǎo)老師的經(jīng)驗，吸取行業(yè)內(nèi)企業(yè)關(guān)于流程圖繪制的先進做法對我廠流程圖進行完善。通過反復(fù)論證與修改，最終全廠24個部門完成流程圖426個。

（2）建立流程概述表

業(yè)務(wù)流程清單及流程圖建立目的是為了指導(dǎo)生產(chǎn)經(jīng)營過程，消除管理灰色地帶，確保各項業(yè)務(wù)開展更加順暢。為了避免各業(yè)務(wù)流程之間的割裂，實現(xiàn)不同業(yè)務(wù)流程之間的連續(xù)性，以及用流程管理的手段輔助風(fēng)險管理和目標(biāo)績效管理工作，需要對每一個業(yè)務(wù)流程進行描述，建立業(yè)務(wù)流程概述表。

a）描述流程

在業(yè)務(wù)流程識別的基礎(chǔ)上，對該業(yè)務(wù)流程進行進一步的說明，同時明確每一個業(yè)務(wù)流程的上下游流程、流程責(zé)任部門、流程涉及部門、流程輸入、流程輸出等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，確保每一個業(yè)務(wù)流程有機融合在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的大流程中。

b）識別管理風(fēng)險

根據(jù)業(yè)務(wù)流程涉及的主要節(jié)點，運基于風(fēng)險的思維，對各業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵實施步驟和時間節(jié)點進行分析，識別關(guān)鍵節(jié)點上可能存在的風(fēng)險以及可能產(chǎn)生的嚴(yán)重后果，運用“風(fēng)險識別—風(fēng)險評估--風(fēng)險應(yīng)對—風(fēng)險控制”的邏輯框架，對業(yè)務(wù)流程中的風(fēng)險進行管控，保證將風(fēng)險建立在流程上，關(guān)鍵風(fēng)險點無遺漏。通過論證，共確定管理風(fēng)險416項。

c）識別關(guān)鍵績效指標(biāo)

為了進一步解決目標(biāo)管理及績效考核工作中的難點問題，明確各部門在生產(chǎn)經(jīng)營過程中需要關(guān)注的重點和長期控制的指標(biāo)，結(jié)合業(yè)務(wù)流程梳理工作，將關(guān)鍵績效指標(biāo)融合到業(yè)務(wù)流程中，確保每個指標(biāo)的建立科學(xué)合理、緊扣企業(yè)經(jīng)營和關(guān)鍵工作環(huán)節(jié)。通過論證，共確定關(guān)鍵績效指標(biāo)182項。

通過業(yè)務(wù)流程概述表的建立，進一步明確了工作業(yè)務(wù)的上下游關(guān)系，提升了業(yè)務(wù)流程的連貫性和目標(biāo)績效管理的科學(xué)性，進一步控制了生產(chǎn)經(jīng)營風(fēng)險。

（3）制度評審及完善

基于流程的管理體系建設(shè)的目的是實現(xiàn)流程與體系、流程與制度的有機融合。

一是開展標(biāo)準(zhǔn)文件評審工作，3月份下發(fā)通知，組織各職能部門開展文件評審，重點關(guān)注部門職能職責(zé)的落實和管理流程的運行情況，重點關(guān)注文件和流程執(zhí)行過程中存在的問題和運行效果，通過評審和論證，形成《文件修訂清單》。

二是為固化基于流程的管理體系配套文件管理模式，結(jié)合業(yè)務(wù)流程梳理、風(fēng)險和關(guān)鍵績效識別情況，進一步論證標(biāo)準(zhǔn)文件制修訂要求，下發(fā)《關(guān)于進一步完善管理標(biāo)準(zhǔn)制修訂要求的通知》，明確管理標(biāo)準(zhǔn)的起草、審批與管理要求，在標(biāo)準(zhǔn)文件中增加“引言”部分“該管理流程在管理體系中的關(guān)系”、附錄A統(tǒng)一為“管理流程圖”、附錄B統(tǒng)一為“流程概述表”。確保基于流程的管理體系配套文件起草、審批過程執(zhí)行順暢，文件的規(guī)范性、可執(zhí)行性和使用效率逐步提高。

三是嚴(yán)格落實基于流程的管理體系配套管理標(biāo)準(zhǔn)制修訂過程的審核把關(guān)，嚴(yán)格執(zhí)行管理標(biāo)準(zhǔn)制修訂要求，確保管理標(biāo)準(zhǔn)與流程的有機融合。

（4）管理體系運行及持續(xù)改進

根據(jù)基于流程的管理體系建設(shè)情況，扎實做好管理體系試運行工作，8月份組織開展質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理運行情況審核，通過審核發(fā)現(xiàn)體系建立及運行過程中存在的問題5項，積極開展原因分析及問題整改。同時舉一反三，進一步識別基于流程的管理體系運行過程中發(fā)現(xiàn)的問題，同步整改持續(xù)改進。

二是向第三方認證公司提供質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系認證證書申請表及相關(guān)資料，進一步開展企業(yè)內(nèi)部管理體系運行情況自查與完善，為迎接第三方認證審核奠定基礎(chǔ)。

三是9月下旬配合省工業(yè)公司迎接第三方認證機構(gòu)審核，對涉及廠內(nèi)的審核條款積極提供相關(guān)證實性資料，順利通過質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系認證。

二、效果評價及展望

通過此項工作的開展，企業(yè)建立了以“六大管理系統(tǒng)”“十八個業(yè)務(wù)模塊”為基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)架構(gòu)，識別優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，建立風(fēng)險庫和關(guān)鍵指標(biāo)庫并固化應(yīng)用，實現(xiàn)了“業(yè)務(wù)建立在流程上、風(fēng)險管控在流程上、目標(biāo)策劃在流程上”，對企業(yè)的經(jīng)營管理起到了促進作用。主要效果表現(xiàn)為“四個充分”。

（一）充分梳理企業(yè)經(jīng)營管理鏈條

通過基于流程的管理體系建設(shè)，自上而下區(qū)分管理層級，通過識別、論證、優(yōu)化等一系列環(huán)節(jié)，確定106個業(yè)務(wù)組、285個一級業(yè)務(wù)流程、146個二級業(yè)務(wù)流程，涵蓋企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程，覆蓋管理體系全要素，進一步明確了流程之間的上下游關(guān)系，搭建了“邊界清晰、接口明確、責(zé)任到位、溝通順暢、運轉(zhuǎn)高效”的管理體系平臺，標(biāo)志著企業(yè)管理由職能化向流程化轉(zhuǎn)變邁出了重要一步。

（二）充分識別企業(yè)經(jīng)營管理風(fēng)險

通過本次項目的開展，完善風(fēng)險管控機制，樹立管業(yè)務(wù)必須管風(fēng)險的思想，詳細識別企業(yè)運營風(fēng)險416項，將企業(yè)各類運營風(fēng)險統(tǒng)一到業(yè)務(wù)流程之中，實現(xiàn)了企業(yè)運營風(fēng)險的整合，在文件執(zhí)行過程中同步關(guān)注風(fēng)險識別、更新及管控情況，確保企業(yè)經(jīng)營各類風(fēng)險得到有效管控，提升企業(yè)合規(guī)化經(jīng)營水平。

（三）充分挖掘企業(yè)關(guān)鍵績效指標(biāo)

圍繞流程目標(biāo)梳理和設(shè)計衡量指標(biāo)，識別業(yè)務(wù)流程關(guān)鍵績效指標(biāo)，建立健全關(guān)鍵績效指標(biāo)庫，進一步明確了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重難點，為工作目標(biāo)的設(shè)定和績效考核提供了參考依據(jù)，為實現(xiàn)績效考核更精準(zhǔn)、更公平提供有效支撐。

（四）充分提升企業(yè)基礎(chǔ)管理水平

根據(jù)業(yè)務(wù)流程梳理、風(fēng)險及關(guān)鍵績效指標(biāo)識別情況，相應(yīng)管理標(biāo)準(zhǔn)得到修訂完善，建立了以流程為導(dǎo)向的標(biāo)準(zhǔn)體系，提升企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的適應(yīng)性、科學(xué)性和有效性。同時基于流程的管理體系建設(shè)具有自我提升、持續(xù)改進的能力，可以實現(xiàn)與其他管理工具的快速對接與實施，確保新的管理理念和管理方法能夠在大框架下快速發(fā)揮作用，及時識別改進生產(chǎn)管理過程中的缺陷，不斷更新管理要求和管理要素，持續(xù)提升企業(yè)基礎(chǔ)管理水平。

雖然本次課題的實施圓滿完成了課題目標(biāo)，但仍存在一些不足，策劃實施上仍需精細、運行控制上仍需跟進、方式方法上仍需創(chuàng)新。針對此類不足，團隊會在下一步的工作中持續(xù)努力，緊盯完善管理制度、提升工作效率、提高管理績效，扎實開展后續(xù)工作。