淺議集團型電影企業(yè)印章管理數(shù)智化轉(zhuǎn)型

在數(shù)字化浪潮下，集團型電影企業(yè)面臨著前所未有的變革和挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的印章管理模式已經(jīng)難以滿足集團型電影企業(yè)（以下簡稱“電影企業(yè)”）高效、安全的管理需求。因此信息化變革已經(jīng)成為電影企業(yè)提質(zhì)增效，保持新質(zhì)生產(chǎn)力的重要舉措，而印章管理數(shù)智化轉(zhuǎn)型在企業(yè)信息化變更中扮演著極其重要的角色，不僅提升印章管理效率，還極大保障生產(chǎn)經(jīng)營安全運行。

電影企業(yè)擁有大量不同種類印章，在傳統(tǒng)印章管理模式下，通常以印章管理內(nèi)控制度為基礎，規(guī)范印章行為的合規(guī)性，防控用印風險。隨著電影企業(yè)不斷發(fā)展，異地經(jīng)營的成員單位逐步增多，印章管理工作面臨巨大挑戰(zhàn)。印章管理模式逐步由分散管理轉(zhuǎn)變?yōu)榧泻头稚⒐芾硐嘟Y(jié)合的方式，但是用印過程無法記錄和追溯，印章管理人工成本過高，蓋章文件高風險關(guān)鍵詞語辨識度差，印章庫存保管效率低等問題不斷涌現(xiàn)，印章風險防控需求日益突出，開展印章數(shù)智化轉(zhuǎn)型刻不容緩，勢在必行。

一、明確數(shù)智化轉(zhuǎn)型步驟

在印章管理數(shù)智化轉(zhuǎn)型過程中，電影企業(yè)應以內(nèi)控制度為基礎，以風險防控為底線，以業(yè)務特征為依據(jù)，以信息建設為抓手，根據(jù)印章數(shù)智化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略目標，在企業(yè)負責人統(tǒng)一部署下，印章管理部門協(xié)同成員單位，深入開展調(diào)研和方案規(guī)劃工作，摸清印章數(shù)量、管理模式、使用情況和管理難點，廣泛收集印章管理需求和征求轉(zhuǎn)型建議，充分評估硬軟件提供商的產(chǎn)品功能、技術(shù)開發(fā)能力、行業(yè)資質(zhì)情況，結(jié)合信息化戰(zhàn)略部署，推進建設工作落地生效，實現(xiàn)印章數(shù)智化轉(zhuǎn)型的建設目標和管理價值。

二、確定印章數(shù)智化管理模式

隨著信息化技術(shù)不斷提升和電影企業(yè)印章風險防控意識的不斷增強，印章管理模式已經(jīng)進入信息化管理階段。按照印章管理模式的發(fā)展過程可分為實物章管理、智能章管理以及物電一體數(shù)智化管理三個階段。

實物章管理，根據(jù)內(nèi)控制度對實物印章進行管理。結(jié)合印章管理方式的不同，可分為集中管理和分散管理。

智能章管理，以實物章集中管理為基礎，通過印章管理系統(tǒng)和智能設備（印章柜、高拍儀、印章筒）集中管理印章。電影企業(yè)設立印章管理部門負責印章的刻制、啟用、使用、更換、廢止和保管工作。根據(jù)使用場景不同，可分為固定場景用章和外帶場景用章。固定場景用章以高拍儀記錄用章過程；外帶場景用章按當日最大外帶用章數(shù)配置印章筒，每次外出使用時將實物印章隨機匹配印章筒，通過印章筒管控用章行為并記錄使用過程。

物電一體數(shù)智化管理，以印控中臺為控制印章管理的信息系統(tǒng)，前臺集成具有用印流程的各管理系統(tǒng)，后臺關(guān)聯(lián)智能印控設備和電子章系統(tǒng)，以印章與智能章筒一對一匹配為基礎，對公司實物章、智能章和電子章進行信息一體化管控。根據(jù)印章管理方式不同，可分為分散管理和共享管理。分散管理為“集中控制、物理分散”方式，即印章與智能章筒匹配后交由印章使用人保管，經(jīng)批準后方可使用印章，印76ace2cae49f9578faf0004c83425316093d2da79333cf78d5323f4b76eb6695章管理人通過系統(tǒng)集中管理印章，此方式適用于公司較多，且分散異地的業(yè)務場景；共享管理為設立印章共享中心，印章與智能章筒匹配后裝入智能印章柜指定位置進行集中管理，印章使用人經(jīng)批準后可通過授權(quán)碼等方式，自行到印章共享中心自助用章，此方式適用于公司集中本地辦公的業(yè)務場景。

三、建立數(shù)智化轉(zhuǎn)型管理體系

根據(jù)《中華人民共和國印章管理辦法》規(guī)定，結(jié)合電影企業(yè)印章管理場景，印章管理方式如下表：

對于財務章管理，因目前各銀行不接受電子形式財務章辦理銀企業(yè)務，因此應采用物電數(shù)智化管理模式進行智能章集中管理，以加強電影企業(yè)對銀行賬戶的集中管控力度，防止成員單位擅自對銀行賬戶進行開銷變操作，杜絕私下利用網(wǎng)銀操作財務支付業(yè)務行為，實現(xiàn)資金業(yè)務全流程納入司庫監(jiān)管體系。

對公章可通過物電數(shù)智化管理模式進行智能章和電子章管理，其中實物公章全部采取智能章管理。對于滿足電子章使用范圍的成員單位可采取電子章管理。

對于合同章可采取物電數(shù)智化管理模式進行智能章和電子章管理。對于可以用公章代替合同章行使法律效力的成員單位，也可不再使用合同章，以減少管理成本。

對法人章可采用實物章、智能章或電子章方式進行管理。因法人章用章場景均與公章或財務章配合使用，而且公章和財務章采用智能章或電子章管控后，法人章管理風險得以保障，因此從節(jié)約建設成本的角度考慮，法人章可僅采用實物章方式進行管理。

對于成員單位集中于本地辦公的電影企業(yè)，可以基于上述印章管理方式，根據(jù)印章集中管理的難易度，用章流程的便捷性，管章部門和人員的配置情況以及采購成本、功能效率、風險防控等因素，以物電數(shù)智印控中臺（以下簡稱“印控中臺”）為核心系統(tǒng)，采用物電數(shù)智化管理模式，可以擇優(yōu)選擇以“集中控制、物理分散”方式或印章共享中心方式進行印章管理。

四、確立數(shù)智化轉(zhuǎn)型建設目標

通過印控中臺的建設，實現(xiàn)對電影企業(yè)印章的數(shù)智化管理，可有效落實印章管理制度信息化、流程化、標準化實施，有效加強印章刻制、啟用、使用、作廢的全生命周期管理，全力防控印章管理風險，充分滿足“統(tǒng)一認證、統(tǒng)一用印、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一簽署、統(tǒng)一審計、統(tǒng)一管控”的數(shù)智印章管控場景，最終實現(xiàn)“集中管理、規(guī)范授權(quán)、動態(tài)監(jiān)控、數(shù)智賦能”的建設目標。

五、規(guī)劃數(shù)智化轉(zhuǎn)型建設方案

圍繞印章數(shù)智化轉(zhuǎn)型目標，結(jié)合印章管理模式、使用場景、風控節(jié)點、流程規(guī)劃等方面，可從以下三方面進行信息化建設：

1.印控中臺

印控中臺為印章信息化管理系統(tǒng)，是印章管理的控制中心，可從以下七個主要方面進行印控中臺建設規(guī)劃。

（1）集中管理

根據(jù)電影企業(yè)印章管理模式，印控中臺應滿足印章刻制、啟用（認證）、保管、使用、廢止的全生命周期管理需求，將印章內(nèi)控制度嵌入信息化管控流程中，實現(xiàn)印章的全級次集中管理，滿足職責清晰、責任明確、實時管理、全程掌握的管控要求。

（2）物電智聯(lián)

對于實物章，印控中臺應通過信息化流程滿足實物章的全生命周期管理并記錄使用數(shù)據(jù)；對于智能章，印控中臺應與智能設備（包括智能章筒、智能章柜等）兼容，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通：一方面，智能設備的使用應當受控于印控中臺，另一方面，智能設備采集的相關(guān)數(shù)據(jù)應同步印控中臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)閉環(huán)流轉(zhuǎn)；對于電子章，印控中臺應與電子章系統(tǒng)兼容，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通：一方面，電子章的啟用、認證（包括企業(yè)和個人）、使用、廢止等操作應受控于印控中臺，另一方面電子章系統(tǒng)生成的相關(guān)數(shù)據(jù)應同步印控中臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)閉環(huán)流轉(zhuǎn)。

（3）流程管控

印控中臺實現(xiàn)內(nèi)控制度的系統(tǒng)化、流程化和標準化管理，對于高風險點通過系統(tǒng)進行強控制，低風險可采取彈性控制。基于印章全生命周期各階段特征，按照不同業(yè)務場景需求，設計申請、審批、使用、盤點等信息化流程，形成信息流和業(yè)務流程同步閉環(huán)。同時，對于智能章用印流程，須按照事前、事中、事后管控模式，把申請、多級流程審批以及用印全流程記錄留痕，方便事后查詢記錄，可追溯用印人、用印地點、用印次數(shù)、用印時間等詳細信息，形成完整的用印數(shù)據(jù)鏈條予以追溯備查。

（4）三權(quán)分立

按照內(nèi)控制度“不相容崗位相互分離”的原則，印控中臺在用戶權(quán)限配置層面須執(zhí)行三權(quán)分立管理（3+N），即系統(tǒng)管理員、印章管理員、印章使用人以及自定義角色。系統(tǒng)管理員負責按照審批進行數(shù)據(jù)配置等基礎層操作，不參與印章業(yè)務操作；印章管理員負責印章集中管理、業(yè)務審批、業(yè)務審計、印章盤點、狀態(tài)監(jiān)控等操作，不參與印章使用；印章使用人按照審批進行印章使用申請、用章、保管等操作。印控中臺須支持自定義角色以滿足成員單位個性化的管理需求。三權(quán)分立管理實現(xiàn)各用戶權(quán)限相互制約，避免權(quán)限集中，滿足印控需求，保障印章、數(shù)據(jù)安全。

（5）審計安全

審計、安全管理是印章管理的核心內(nèi)容，確保用章合規(guī)性，杜絕用章風險，追溯用章記錄。

在審計層面，印控中臺通過OCR通用文字提取和自動篩選比對功能，對于重要的蓋章文件進行事前、事中、事后審計，確保蓋章文件與審批文件一致，同時對高風險關(guān)鍵詞進行重點審計，防范財法風險發(fā)生。

在安全層面，對于智能章，印控中臺須實現(xiàn)通過審批后生成的授權(quán)碼、生物識別等方式對用印人進行身份識別。在用章過程中對用章人面部、蓋章文件等信息進行實時記錄，同時對印章筒的使用狀態(tài)可實時監(jiān)控并物理定位，對用章風險進行動態(tài)預警；對于電子章，印控中臺須滿足企業(yè)及用印人CA身份加密認證，通過驗證碼確保用章安全合規(guī)，并支持事后數(shù)據(jù)安全追溯。

（6）多端應用

印控中臺須支持多端應用，提升用戶使用體驗和操作便利。APP端、企業(yè)門戶、企業(yè)微信等配合智能印控設備實現(xiàn)印章的使用， PC端實現(xiàn)對智能章、用印人員、審批流程的管理，并記錄企業(yè)所有用印的詳細信息。

（7）建設部署

印控中臺須記錄大量用印場景的圖片、音視頻以及物聯(lián)定位、印章臺賬等數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)涉密程度高，而且數(shù)據(jù)存儲量大。根據(jù)公司網(wǎng)絡數(shù)據(jù)安全等內(nèi)控制度要求，建議優(yōu)先選擇本地私有化方式進行部署。

2.智能印章設備

根據(jù)電影企業(yè)印章管理模式，從以下兩個方面闡述智能印章設備建設內(nèi)容。

（1）智能章筒

適用于智能章管理以及物電數(shù)智化管理中的分散管理和共享管理場景。

智能章筒須滿足以下功能：用印過程中的圖片、音視頻采集；用印人指紋、人臉等生物識別，對空白頁、文件抽取、文件異位、攝像頭遮擋等不當行為進行AI識別；支持無線網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)連接，實時監(jiān)控GPS行為軌跡以及脫網(wǎng)存儲聯(lián)機回傳功能；具有一定的人機交互能力，操作簡便；章體夾具有通用性，能適配市面上98%的通用章體，無需改造實物印章；章筒具備一定的抗擊打能力，章體防拆防卡有效保障內(nèi)置實物章安全，通訊加密技術(shù)安全可靠。

（2）智能印章柜

適用于智能章管理以及物電數(shù)智化管理中的共享管理場景。

智能印章筒與智能印章柜綁定，實現(xiàn)自動識別檢索印章位置、動態(tài)監(jiān)控印章出入柜狀態(tài)、實時記錄印章使用數(shù)據(jù)、印章庫存自動盤點；支持人臉識別、取章碼等方式識別取章人身份，未經(jīng)授權(quán)人員無法取用印章，杜絕冒領(lǐng)行為；適配智能章筒自動充電，提供標準接口完成與企業(yè)自建OA、合同等系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)業(yè)務流程與印章柜數(shù)據(jù)互通，簡化業(yè)務流程。

3.系統(tǒng)集成

印控中臺須與主數(shù)據(jù)進行集成，同步主數(shù)據(jù)組織、部門、人員數(shù)據(jù)，同時支持人員兼崗情況；印控中臺與門戶進行集成，在門戶增加印控中臺單點登錄入口以及待辦消息提醒，便于用戶通過身份驗證后可在門戶跳轉(zhuǎn)印控中臺進行用印申請、審批和管理；根據(jù)各公司印章管理需求，印控中臺可以與前端辦公系統(tǒng)（OA、合同系統(tǒng)等）進行系統(tǒng)集成，便于管控流程的延展。

結(jié)束語

電影企業(yè)實施印章數(shù)智化轉(zhuǎn)型，要以內(nèi)控制度為基礎，以風險防控為底線，以信息化建設為抓手，統(tǒng)籌考慮規(guī)劃建設方案，同時兼顧成員單位對印章管理的差異化需求，深入貫徹“寓管理于服務之中”的建設理念，共同推進印章數(shù)智化轉(zhuǎn)型步伐，共享信息化建設成果，有效提高印章管理效率，防控印章管理風險，保障生產(chǎn)經(jīng)營活動安全合規(guī)，全力推動印章管理數(shù)智化轉(zhuǎn)型步伐，最終實現(xiàn)信息化建設目標和管理價值。