醫(yī)藥企業(yè)內(nèi)部控制管理七大優(yōu)化路徑

段淑敏

醫(yī)藥企業(yè)內(nèi)部控制概述

企業(yè)內(nèi)部控制是由企業(yè)上下所有職工干部共同參與管理的一項(xiàng)工程，通過在企業(yè)內(nèi)建立一套科學(xué)完善的內(nèi)部控制體系來實(shí)現(xiàn)最終的控制管理目標(biāo)，有效提升企業(yè)應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)的防范能力，提高企業(yè)內(nèi)部管理水平。

目前，我國醫(yī)藥行業(yè)正在深化改革，面臨前所未有之機(jī)遇和挑戰(zhàn)，想要提高醫(yī)藥企業(yè)的市場競爭力，需要在企業(yè)內(nèi)建立高質(zhì)量的內(nèi)部控制管理機(jī)制，保證企業(yè)合法合規(guī)經(jīng)營，實(shí)現(xiàn)醫(yī)藥企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

在企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部控制管理時(shí)，首要目標(biāo)是為了保障企業(yè)的財(cái)產(chǎn)安全，讓企業(yè)的日常管理更加科學(xué)有序。對于醫(yī)藥企業(yè)來講，在競爭日益激烈的市場背景下，加大自身內(nèi)部控制管理力度，不僅是應(yīng)對市場變化的重要手段，更是提高企業(yè)發(fā)展能力的重要舉措。建立科學(xué)有效的內(nèi)部控制機(jī)制可以提高企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的水平，起到監(jiān)督反饋的作用，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利開展提供保障。

醫(yī)藥企業(yè)內(nèi)部控制管理存在的問題

管理意識薄弱 醫(yī)藥企業(yè)面對的市場環(huán)境復(fù)雜，企業(yè)為了追求高效率，往往會(huì)忽視內(nèi)控流程，特別是經(jīng)營人員，認(rèn)為內(nèi)控是管理層或職能部門的事情，內(nèi)控意識薄弱，參與度不高，這會(huì)導(dǎo)致企業(yè)在面對重大事項(xiàng)的決策時(shí)缺乏一定的科學(xué)性，會(huì)給企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)。

管理組織架構(gòu)不合理 醫(yī)藥企業(yè)需要根據(jù)國家相關(guān)的法律法規(guī)和企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)經(jīng)營的情況，對企業(yè)管理層制定明確的管理權(quán)限和管理職責(zé)，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的實(shí)效性。如今，很多醫(yī)藥企業(yè)對內(nèi)部控制管理不夠重視，將自己的工作重心放在經(jīng)營業(yè)務(wù)中。部分公司總經(jīng)理審批制容易造成權(quán)力集中，董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)沒有發(fā)揮應(yīng)有的決策權(quán)和監(jiān)督權(quán)，機(jī)構(gòu)設(shè)置重疊、職能交叉，使得內(nèi)部控制管理形同虛設(shè)，未能發(fā)揮出應(yīng)有的效果，導(dǎo)致在進(jìn)行工作時(shí)容易出現(xiàn)推諉扯皮的情況，不利于企業(yè)的健康發(fā)展。

制度不健全 目前，很多醫(yī)藥企業(yè)內(nèi)部控制管理制度的規(guī)定存在一定漏洞，并沒有隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展及時(shí)進(jìn)行更新；更沒能將管理制度覆蓋企業(yè)所有的業(yè)務(wù)，未實(shí)現(xiàn)對企業(yè)業(yè)務(wù)管理的全過程控制，導(dǎo)致內(nèi)部控制存在空白點(diǎn)。甚至一些企業(yè)的內(nèi)部控制制度較為隨意，不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)概率較高，尤其對于醫(yī)藥流通企業(yè)來講，其在企業(yè)銷售業(yè)務(wù)中會(huì)面臨更大的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，一旦未做好內(nèi)控管理，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)面臨資產(chǎn)損失。

風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制薄弱 醫(yī)藥企業(yè)與其他行業(yè)企業(yè)相比承擔(dān)著更多的風(fēng)險(xiǎn)，并且由于醫(yī)藥企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)存在一定的特殊性，企業(yè)所服務(wù)的對象范圍直接涉及使用者的健康及人身安全，這就要求醫(yī)藥企業(yè)對風(fēng)險(xiǎn)控制的要求更加嚴(yán)格。但是，如今許多醫(yī)藥企業(yè)在風(fēng)險(xiǎn)管理工作中依舊存在一些問題：第一，風(fēng)險(xiǎn)防范意識比較薄弱，對企業(yè)建立風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制的重要性沒有形成明確的認(rèn)知，并未將企業(yè)面臨風(fēng)險(xiǎn)所造成的嚴(yán)重后果放在心上，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制管理存在較大的問題。第二，企業(yè)沒有建立完善的風(fēng)險(xiǎn)防范與控制體系，只看重短期的利益，沒有形成長遠(yuǎn)的發(fā)展眼光。當(dāng)發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)事故時(shí)，也沒有相應(yīng)的危機(jī)處理能力，對企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)營發(fā)展造成不良影響。

內(nèi)部信息與溝通不流暢 在企業(yè)內(nèi)部控制管理工作中，收集并傳遞企業(yè)內(nèi)部信息是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。成熟的信息系統(tǒng)會(huì)給企業(yè)內(nèi)控管理帶來流程的優(yōu)化、效率的提升，但信息系統(tǒng)的建立和應(yīng)用需要投入大量的人力財(cái)力，部分醫(yī)藥企業(yè)追求短期效益，在市場營銷中投入過多，而忽視了信息技術(shù)的建設(shè)，部分公司缺乏完善的信息管理系統(tǒng)，對于信息的上傳下達(dá)、流程審批等環(huán)節(jié)無法形成良好的傳輸和反饋渠道，降低了溝通效率，增加了時(shí)間成本，企業(yè)管理風(fēng)險(xiǎn)也隨之增加。由于許多醫(yī)藥企業(yè)并不重視內(nèi)部信息管理工作，沒有在企業(yè)內(nèi)部建立信息收集和傳遞系統(tǒng)，僅僅只是通過會(huì)議向其他員工傳遞信息，這樣導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部信息流通不通暢，企業(yè)管理者沒能及時(shí)獲取行業(yè)最新消息、發(fā)現(xiàn)企業(yè)管理體制出現(xiàn)的問題，導(dǎo)致企業(yè)的管理層在面對重大事項(xiàng)時(shí)沒能及時(shí)做出反應(yīng)，影響企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的順利開展。

內(nèi)部監(jiān)督不到位 內(nèi)部監(jiān)督是企業(yè)對內(nèi)部控制管理建立與實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查的一項(xiàng)制度，主要工作是評價(jià)內(nèi)部控制的效果，并對內(nèi)部控制管理存在的缺陷進(jìn)行糾正。許多醫(yī)藥企業(yè)并沒有建立完善的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，使得監(jiān)管職能沒能充分發(fā)揮出來，企業(yè)內(nèi)部控制的執(zhí)行情況沒有相對應(yīng)的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行監(jiān)管，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制管理存在的漏洞，會(huì)導(dǎo)致內(nèi)部控制管理失去成效。沒有監(jiān)督的內(nèi)部控制只會(huì)成為一紙空文，失去對醫(yī)藥企業(yè)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范的作用。

業(yè)務(wù)流程設(shè)置有待優(yōu)化 一是不相容崗位未分離，無法利用崗位職務(wù)相互牽制，無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)營中存在的風(fēng)險(xiǎn)及人為造成的損失，如銷售員又是收款員、出納人員兼任財(cái)務(wù)人員等。二是對資產(chǎn)監(jiān)管不到位。存貨和應(yīng)收賬款是醫(yī)藥流通企業(yè)的兩大資產(chǎn)，對存貨未開展定期盤點(diǎn)，易造成資產(chǎn)損失；對應(yīng)收賬款未實(shí)行事前、事中、事后多部門、全流程監(jiān)管，容易形成長期債務(wù)無法收回，形成呆壞賬，造成資金及利潤的損失。

優(yōu)化內(nèi)部控制管理的解決對策

增強(qiáng)人員的內(nèi)部控制意識 醫(yī)藥企業(yè)需要培養(yǎng)相關(guān)工作人員的內(nèi)控管理意識，根據(jù)內(nèi)部情況設(shè)定培訓(xùn)方案，通過內(nèi)控培訓(xùn)、企業(yè)文化培訓(xùn)等方式調(diào)動(dòng)員工對內(nèi)控工作的主動(dòng)認(rèn)識性和積極參與性，要求全體人員嚴(yán)格遵守內(nèi)部控制的規(guī)章制度，做好本職工作。同時(shí)還需要在企業(yè)內(nèi)建立完善的內(nèi)部控制監(jiān)督體系，加大對內(nèi)部控制管理工作的監(jiān)督力度，在出現(xiàn)問題時(shí)能夠?qū)ο嚓P(guān)工作人員進(jìn)行合理的追責(zé)和指正。

建立完善的內(nèi)部控制管理組織架構(gòu) 醫(yī)藥企業(yè)需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況建立科學(xué)有效的內(nèi)部控制管理組織架構(gòu)，保證內(nèi)部控制管理機(jī)制的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。首先，需根據(jù)國家相關(guān)的法律法規(guī)規(guī)定明確董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)和經(jīng)理層的管理職責(zé)權(quán)限，并將他們的任職要求、議事規(guī)則以及工作程序等進(jìn)行詳細(xì)明確的規(guī)定，將企業(yè)的決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)和監(jiān)督權(quán)進(jìn)行有效分離，在企業(yè)內(nèi)形成相互制衡的體系，加強(qiáng)內(nèi)部控制管理的效果。其次，必須按照自身狀況設(shè)定不同的崗位， 不相容崗位必須分離，明確崗位職責(zé)，利用崗位職責(zé)相互牽制。

完善內(nèi)部控制制度 首先，需要改變管理者的思維，摒棄落后的管理理念，從本質(zhì)上認(rèn)識到內(nèi)部管理控制制度的重要性，在企業(yè)內(nèi)部建立科學(xué)有效的內(nèi)部控制管理體系。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不僅是內(nèi)部控制體系創(chuàng)建決策的重要依據(jù)和主體，更是在企業(yè)內(nèi)踐行內(nèi)部控制管理工作的主要監(jiān)管負(fù)責(zé)人，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的管理理念會(huì)直接影響到內(nèi)部控制管理工作的水平，所以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要充分意識到內(nèi)部控制管理工作的重要性。其次，需要明確企業(yè)管理者和基層職工在內(nèi)部控制管理體制中承擔(dān)的職能和責(zé)任，樹立內(nèi)部控制的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。具體需注意以下幾點(diǎn)：第一，在制定內(nèi)部控制管理制度時(shí)，一定要科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)化，不能籠統(tǒng)模糊。企業(yè)內(nèi)所有部門必須保持管理制度的統(tǒng)一性，擴(kuò)大內(nèi)部控制的管理范圍，避免出現(xiàn)管理漏洞。第二，結(jié)合我國相關(guān)法律法規(guī)，對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程展開針對性的管理，提升企業(yè)內(nèi)控管理制度的科學(xué)性。第三，建立內(nèi)部信息系統(tǒng)，可以在企業(yè)內(nèi)做到信息的快速查詢，不僅可以提高工作效率，而且還可以在醫(yī)藥企業(yè)內(nèi)達(dá)到理想的內(nèi)部控制效果。

建立科學(xué)有效的風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制 首先，需要結(jié)合醫(yī)藥企業(yè)自身的經(jīng)營情況制定相對應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)管理策略，提高企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理的水平，健全企業(yè)內(nèi)部控制管理體系，將企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)控制在合理范圍內(nèi)。醫(yī)藥企業(yè)既要時(shí)刻關(guān)注國家醫(yī)藥政策的變化，考核供應(yīng)商資質(zhì)、藥品質(zhì)量和客戶的經(jīng)營情況，又要關(guān)注公司戰(zhàn)略目標(biāo)、資金周轉(zhuǎn)、安全生產(chǎn)等內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)。所以，建立科學(xué)有效的風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制可以為企業(yè)的健康發(fā)展帶來保障。需要將風(fēng)險(xiǎn)評估工作貫穿企業(yè)內(nèi)部管理的方方面面，對內(nèi)部控制的各個(gè)階段展開風(fēng)險(xiǎn)評估，防患于未然，提高企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的能力。

加強(qiáng)經(jīng)營業(yè)務(wù)流程控制 對于大多數(shù)醫(yī)藥流通企業(yè)來講，為了提升競爭力，多采用賒銷方式來實(shí)現(xiàn)銷售收入，對于存貨和應(yīng)收賬款的管理就顯得尤為重要。制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉I(yè)務(wù)流程不僅有利于保障資金安全、提高資金使用效率，也有利于加強(qiáng)內(nèi)控管理，防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。在存貨管理方面，應(yīng)從制訂采購計(jì)劃、合理安排庫存結(jié)構(gòu)、約定付款周期及方式、庫存管理等方面建立完善的存貨管理制度。在應(yīng)收賬款管理方面，需制定完善的信用條件、目標(biāo)、額度以及應(yīng)收賬款信息管理體系，通過業(yè)務(wù)部門對客戶的判斷，對客戶信用進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。同時(shí)重視應(yīng)收賬款函證工作，應(yīng)收賬款函證不僅是為了確保雙方賬目是否正確，及時(shí)了解賬目差異的原因，也是對企業(yè)債權(quán)的確認(rèn)，一旦發(fā)生債權(quán)債務(wù)糾紛，函證將成為確認(rèn)債權(quán)的依據(jù)，從而保障企業(yè)的資金安全。對于函證，為保證客觀性和獨(dú)立性原則，不能通過業(yè)務(wù)人員直接前往客戶進(jìn)行核對，而應(yīng)嚴(yán)格按照函證流程實(shí)施，對函證全過程保持控制。通過優(yōu)化各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，可以降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，有利于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督 醫(yī)藥企業(yè)需要設(shè)置內(nèi)部監(jiān)督部門，對內(nèi)部控制管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督，找出內(nèi)部控制管理運(yùn)行中存在的缺陷，并對內(nèi)部控制管理的效果進(jìn)行檢驗(yàn)，提高內(nèi)部控制管理的效果。重點(diǎn)關(guān)注崗位設(shè)置是否合理，各崗位人員是否按照崗位職責(zé)履職，業(yè)務(wù)流程是否科學(xué)，各類事項(xiàng)是否按照規(guī)定的審批流程、在權(quán)限范圍內(nèi)辦理，重大事項(xiàng)是否經(jīng)過集體決策等等。通過內(nèi)部監(jiān)督及時(shí)發(fā)現(xiàn)缺陷，及時(shí)整改。同時(shí)，內(nèi)部監(jiān)督工作應(yīng)形成常態(tài)，要經(jīng)?！盎仡^看”，及時(shí)發(fā)現(xiàn)之前檢查的缺陷是否已經(jīng)整改到位、落實(shí)到位，這有助于推動(dòng)內(nèi)控管理工作的發(fā)展。在如今這個(gè)信息化時(shí)代，醫(yī)藥流通企業(yè)想要獲得更高的利益，更需要重視自身信息傳遞體系的建立，實(shí)時(shí)獲取最新的行業(yè)信息與合作經(jīng)營商的信用值變化等消息，防止企業(yè)資金流通出現(xiàn)問題，導(dǎo)致財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

強(qiáng)化人本管理 在企業(yè)內(nèi)建立績效考核體系可以有效保證企業(yè)員工工作的效率與質(zhì)量，強(qiáng)化人員的崗位職責(zé)，提高企業(yè)內(nèi)部控制管理的效果。首先需要加強(qiáng)企業(yè)的業(yè)績指標(biāo)控制，激發(fā)員工的工作熱情，這有助于提高企業(yè)的經(jīng)營收入。其次，需要建立以人力資源為主的業(yè)績評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，保證企業(yè)內(nèi)部控制的公平、公正、公開。最后，需要強(qiáng)化企業(yè)的人本管理，發(fā)揮工作人員的主觀能動(dòng)性，提高企業(yè)的凝聚力，進(jìn)而有效防范風(fēng)險(xiǎn)。

作者單位：重慶醫(yī)藥（集團(tuán)）股份有限公司