高校聲像檔案安全管理的CASDNU模式

梁和成?黃林

國家安全戰(zhàn)略的進一步深化，要求全面筑牢檔案安全工作防線。檔案安全是檔案工作的底線，現通過對高校聲像檔案的完整收集（C）、整理方式（A）、保管形式（S）、數字技術手段（D）、網絡安全管理（N）和開發(fā)利用（U）等各個過程管控環(huán)節(jié)的安全問題進行深度剖析，從管控與技術維度對聲像檔案安全保障提出對策性建議和措施，以期更好地推動高校聲像檔案的安全保護工作，促進聲像安全管理。

隨著數碼影像技術的發(fā)展、各高校對聲像檔案的重視和挖掘以及信息化的廣泛應用，聲像檔案在學校的教學、科研等方面的轉換成果客觀真實地再現了學校各時期的發(fā)展面貌與歷史記憶。但目前聲像檔案在眾多高校檔案安全管理中的現狀不甚理想，有效重視程度不夠，聲像檔案的收集、檢索、開發(fā)利用等各環(huán)節(jié)存在諸多安全管理問題，缺乏有效控制，使得檔案本身和信息安全無法保障，影響自身價值的體現，一旦遺失將造成重大損失。更好地保護和有效利用檔案，提升安全防范意識和措施，需要采取有效策略與創(chuàng)新管理模式，改進高校聲像檔案的安全管理。

現存檔案的安全隱患

載體多樣化使聲像檔案的保存保管面臨多重挑戰(zhàn)。聲像檔案的載體一般以磁帶、光盤、硬盤為主，由于載體特殊，如果保管不善，極易隨著時間出現損耗，如畫面模糊、有絲紋破損痕跡、表面出現污染、色斑等，導致照片底片檔案出現各種信息丟失的不良后果，錄音錄像帶則在不良環(huán)境下出現磁顆粒破損掉落，發(fā)霉變質的錄像帶表面磁層強度變化等導致原始信息受損丟失，最終導致記錄影像失真無法播放。此外，自然活動形成的聲像材料缺乏統一管理，極易因單位兼職管理人員變動或設備更替導致材料丟失；硬盤載體的電子聲像數據，可以輕易地進行編輯處理，容易被篡改乃至刪除。因此，需要解決好原始聲像檔案保存規(guī)范問題，維護其原始真實性、不受非法篡改，維護其文件元數據與背景信息完整可信，確保聲像檔案介質實體和數字檔案元數據安全。

收集意識與安全規(guī)范（Collect）

多數高校由新聞中心組織拍攝專門的活動，但其他影像的記錄均由各部門和學院自行拍攝和管理，由于缺乏影像管理標準以及不明確歸檔范圍，常常存在根據自身意愿隨意刪減或者修改影像的情況。因此，在檔案收集過程中可能造成珍貴數字聲像檔案因為缺乏他人監(jiān)督和檢查而丟失或者所屬檔案的元數據信息不全，這是造成聲像檔案在收集過程中的主要安全隱患。同時，還存在未收集齊全和集中管理聲像檔案的情況，在實體聲像檔案收集時往往會出現資料斷檔、數據不完整的情況，利用時無法充分展示，無疑是一種安全隱患。然而，采用遠程歸檔也存在一定的系統安全危險系數。因此，收集資料需要充分，同時，在系統程序構建時，需要對系統性能進行提升，進行安全認證加密，從而構建安全的通信連接，控制好安全措施與對策，禁止任意加工，規(guī)范管理，明確職責，維護好檔案的完整性和安全性。

整理標準與信息處理（Arrange）

當前，對聲像檔案的整理大都是在計算機上完成，作為整理檔案的重要一環(huán)，安全隱患不容忽視，整理人員在整理過程中對數據信息做移動整理歸類，容易不自覺地進行有意或者無意的增刪或修改，引起數據錯誤、丟失或者產生新的安全隱患；聲像檔案的整理按照各自需求標準進行，存儲格式等沒有統一的規(guī)定。進行整理時，對其如何分類、組卷、編寫說明（具體的項目與格式），極易因整理人員對原始信息資料理解與認知不同，進行隨心操作導致聲像檔案的原始信息遺失。數據著錄不規(guī)范，信息漏失較為嚴重，元數據不完整。此外，在整理過程中，數字檔案極易感染病毒，同樣會對其檔案所屬元數據的信息安全造成不同程度的損壞威脅。因此，需要嚴格把控依據和標準來做信息處理。

保管形式與安全存儲（Safekeep）

保管也是保證聲像檔案能夠被有效利用的一個重要措施。保管過程中存在諸多安全隱患，是影響檔案信息安全的主要因素，介質環(huán)境與方式選擇、人為意識都對管控產生重要影響。

維系存儲介質的有利保管環(huán)境

保證聲像檔案信息安全的重要前提是維系存儲介質的物理安全，而存儲介質的生命周期與其保管環(huán)境又有密切的關系，我們常見的存儲介質如光盤、錄像帶、錄音帶和膠片等都需要在維持恒溫恒濕、防磁、防污染空氣的環(huán)境之下，不適宜的環(huán)境條件對存儲介質的破壞將使得存儲載體不穩(wěn)定，進而導致檔案信息出現變化與缺失、損毀。數字信息與模擬信息相比有很多優(yōu)點，將傳統實體聲像檔案的信息數字化轉存，不僅滿足當前信息化社會背景的要求，也減少了原件的使用，有效保護了實物原貌。但是，盡管我們做了大量的防護工作，也仍然存在一定的保存風險。新技術下產生的檔案的方式不同，由于對聲像檔案不同介質對應的檔案元數據的認識有限，數字檔案在采集中可能會存在問題且未被及時發(fā)現，亦會出現信息被修改、失真的情況，導致信息難以恢復如初。

存儲方式的合理選擇

存儲方式的選擇也是影響聲像檔案安全的重要因素。多數高校數字聲像檔案僅采用計算機存儲，網絡管控級別不夠，容易感染病毒，而一旦感染，損失將無法彌補。如果采取離線方式存儲在光盤或者硬盤上，讀取影像需要軟硬件設備，特別是早期的錄音錄像帶等存儲介質，現在只有少量設備能夠完成讀取。所以，除了保證存儲介質的安全外，還需要存儲方式的選擇。此外，把數字影像存儲在網絡硬盤或者云盤中也有弊端，其自身可能會出現運行故障、系統崩潰、遇到黑客攻擊等，存儲的數字影像也會受損或丟失。當前，條件允許的優(yōu)選儲存方式為藍光儲存，建立藍光數字儲存管理系統，該儲存方式穩(wěn)定性好、不易破損、抗病毒能力強。同時，對待重要的檔案數據資料要建立同質備份，異質備份和異地備份，確保數據安全。

培養(yǎng)保管者意識的認知能力

當前，部分檔案館的管理者存在專業(yè)技術能力不夠、檔案價值意識淡薄、管理方式重視不足的情況，加之部分檔案館管理人員的流動性較強，工作交接缺乏正規(guī)統一的管理手續(xù)和記錄，檔案管理思路因人而異，保管工作缺乏延續(xù)性，“用時重要、平時忽視”的做法極易造成聲像檔案流失，阻礙了檔案安全工作的進行。此外，聲像檔案館員基本都身兼數職，一旦出現人員管理職務變動，檔案容易發(fā)生交接遺漏。因此，需要規(guī)范檔案館的日常管理，有力保障聲像檔案安全，重視聲像檔案的管理體制和人員培訓，實行專人專管。

加強機密性和完整性的有效落實

聲像檔案在高校實際使用中還需要重視保密性問題，在存儲和使用過程中都需要按照相關保密規(guī)定進行。系統管理要建立專門的數據庫，對系統進行加密和權限分配。加強創(chuàng)新與利用現代信息技術，對相關資料進行多重加密處理，提升檔案機密性。嚴抓過程把控，通過多重加密技術使以數據形式存儲的檔案在輸入和輸出過程中實現全面轉化，提升檔案加密管控與完整利用，從而有效保護檔案存儲和利用。

數字化的風險管控（Digitization）

聲像檔案的數字化處理包含照片數據的數字化處理、音像資料的數字化轉存及其數字化管理。聲像檔案數字化轉存就是運用包括計算機存儲技術、數據庫技術、數字攝影技術、多媒體技術等在內的技術，把圖形、影像、音視屏形式的照片底片、錄音錄像帶、磁盤信息轉化為計算機可以識別和處理的數字形態(tài)信息，并對其進行二次加工處理，進行轉載、存儲、組織、檢索、維護的全生態(tài)過程。然而，現階段很多技術都存在技術缺陷，對數據轉換容易造成信息丟失、數據不完整，因此，在聲像檔案的數字化過程中，要注意轉存技術方式的選擇、數據的利用方式以及數據的保存格式和存儲介質的選擇，以降低轉換風險。要把重視修復放在首位，保持聲像檔案的原生態(tài)性。加強各種檔案交叉學科技術應用的力度，并充分考慮數據庫的安全，建立過程管理、數據審查和定期備份機制，制訂風險規(guī)避策略，加強儲存生命周期保護與檔案的備災恢復管理，全方位提升聲像數字檔案的安全管理。建立數據安全審查機制和備份機制，嚴格執(zhí)行數據審查標準、定期進行數據審查校對，減少數據頻繁處理、移動帶來的信息完整性受損風險，及時查看檔案的信息驗證內容確保數字聲像檔案的保存水平和質量。在備份存儲時，除了多介質、多重備份以外，還需要考慮儲存設備的等級，等級越高，其儲存的安全性越強，保存的時間周期越長，安全性也越高。此外，存儲設備越穩(wěn)定，出現的設備故障頻率越低。盡管如此，還需要同時考慮檔案的災難恢復問題，避免不必要的損失，全方位的提升聲像數字檔案的保存安全性。

網絡管理安全保障（Network）

隨著數字技術的進步，數據庫技術廣泛應用于聲像檔案的管理，方便了聲像檔案數據庫的全方位檢索。其中，數字聲像檔案的存儲又開始引入了云存儲技術。云技術手段在檔案管理與存儲中應用，高效發(fā)揮了聲像檔案信息資源在線資源的共享與利用，但基于云技術的聲像檔案信息管理模式將面臨很多風險問題，目前并無相關云技術的風險管控規(guī)定，需要在檔案管理使用過程中健全云技術的相關政策和安全性保障措施，提升網絡信息安全意識，妥善采取科學的防范措施，使云儲存技術安全高效服務于檔案管理。面對“云端”聲像檔案的信息安全，要加強具有保障性的優(yōu)質硬件設施，建立云技術可信性支撐體系，利用云技術大存儲性能實現數據多介質、多份異地儲存及備份，以此降低信息安全事故的風險率。同時，也需要對技術進行合理應用，在一定程度上提高檔案數據保存的安全性和期限；加強對整個檔案信息資源保存中心及其關聯性的監(jiān)控，避免受到外界威脅和破壞的影響。

檔案利用的安全（Utilize）

傳統的檔案借閱方式效率較低，不僅借閱不夠便捷，而且檔案存在著被盜和丟失的風險。利用網絡進行檔案查詢時盡管方便高效，但在現階段技術條件下仍然存在安全隱患，檢索時還可能會與校園網互聯互通，更增加了檔案受網絡病毒感染和泄露的風險。要建立數字檔案規(guī)范存取利用的相關規(guī)定，搭建獨立的局域網、建立與完善訪問權限與驗證管理策略，進行網絡環(huán)境周期性風險評估，根據評估結果進行分析，確保檔案在一個規(guī)范安全的平臺上運行。同時，提升檔案安全保存的期限，以達到滿足聲像數字檔案安全利用的要求。

檔案安全保障的建議

健全聲像檔案管理和保障制度

制訂與完善從檔案形成到檔案收集、整理等全過程規(guī)范，保障管理流程的完整性與安全性，厘清管理思路，做到前端控制，提高和加強管理人員安全意識。貫徹全程管理的思想，對檔案的真實性、完整性、有效性進行檢驗，在前端確保聲像檔案形成時的信息安全；加強人員安全管理制度和數字聲像檔案安全保障技術的培訓，注重聲像檔案信息化人才的培養(yǎng)，實現館員配置的專業(yè)化和專職化。

采取安全有效的技術措施

存儲介質的保管環(huán)境十分重要，數字聲像檔案的保存介質需要遠離磁場，避免消磁，就需要建設獨立的防磁庫房，對載體進行有效維護，并定期檢測和復制，確保其信息的可靠性。在保證數據在線與離線存儲均安全的前提下，計算機與網絡設備才能安全運行。

重視數據信息安全意識

重視數字聲像檔案元數據和背景信息的保存，可以保障數字聲像檔案信息的原始性，佐證真實性，幫助使用者理解檔案內容。利用現代化信息技術手段對檔案進行多維加密處理，能夠保障數據的完整性。在對檔案利用時，設備和軟件的使用與更新情況要及時登記，并做好安全管理日志記錄。同時，選擇兩種或兩種以上方式進行備份和存儲，確保信息安全。

數字聲像檔案是高校歷史發(fā)展的結晶，是高校寶貴的文化資源財富，是高校重要的信息資源之一，對比紙質檔案有著無比重要的價值體現，歷史重大影像的重現對于生動形象的探索和研究校史發(fā)展有重要意義。因此，必須高度重視其信息的安全保障問題，加強對數字聲像檔案的專業(yè)化、制度化、規(guī)范化管理，采用先進的信息安全保護技術，充分開發(fā)聲像檔案的多元價值，使其在高校檔案現代化管理工作中發(fā)揮應有的作用。

（作者單位：1.中國地質大學；2.上海新影捷信息技術有限公司）