企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策研究

辛雅鮮

摘 要：企業(yè)檔案對于記錄企業(yè)的發(fā)展過程、指導企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營具有重要意義，是企業(yè)非常珍貴的資產(chǎn)。隨著時代的發(fā)展，紙質(zhì)檔案管理方式逐漸顯露出其弊端，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理制度已經(jīng)不能滿足企業(yè)的需求。本文從分析企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀入手，進一步提出相應對策，以供參考。

關鍵詞：企業(yè) ?檔案管理 ?現(xiàn)狀 ?對策

1.引言

隨著我國經(jīng)濟水平的不斷提升，現(xiàn)代企業(yè)在正面臨著一場巨大的改革。為了更好的在競爭激烈的市場中生存下來，企業(yè)領導者需要盡快跟隨社會發(fā)展的腳步，以創(chuàng)新的思想開展檔案管理工作，積極探索適合于現(xiàn)代企業(yè)長久發(fā)展的檔案管理模式。檔案作為企業(yè)各項工作的記錄文檔，包含著整個企業(yè)的工作內(nèi)容，是企業(yè)發(fā)展歷程中必不可少的工作環(huán)節(jié)。因此，現(xiàn)代企業(yè)要加強對檔案管理工作的重視，確保檔案管理模式與時代發(fā)展共進步。

2.企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1檔案管理弱化

現(xiàn)在很多企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，都存在不重視檔案管理工作的情況，對檔案信息資源價值認識不足，導致很多單位在裁員時，都會首先將檔案管理人員撤掉，導致檔案管理部門無法發(fā)揮出自身的作用，只能勉強維持基本檔案管理工作。少數(shù)企業(yè)沒有認識到檔案在信息化時代的實用價值，認為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，投入人力、物力、財力去管理，是得不償失的徒勞，存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)象，導致企業(yè)檔案管理工作缺乏主觀能動性。重形式輕內(nèi)容，重晉級輕效能，晉升檔案管理級別大多是為了應付上級檢查考評，沒有真正從對歷史負責、對企業(yè)負責的高度去做好檔案管理工作。

2.2資料收納不齊

企業(yè)在進行檔案管理時，大部分都處于被動收集檔案信息資源的情況，嚴重缺乏主動性，這一問題給企業(yè)檔案管理工作開展造成了嚴重阻礙。被動收集檔案信息資源的方式，也會導致很多信息資源不全面，部分檔案信息資源出現(xiàn)丟失情況，給企業(yè)檔案管理工作造成的影響非常大。很多企業(yè)的檔案管理部門，在進行檔案信息資源收集時，沒有規(guī)范的檔案信息資源收繳規(guī)定，很多有價值的檔案信息沒有及時上交到檔案管理部門，成為專業(yè)人士、各個部門手中的私存資料，這部分檔案信息資源隨著時間的推移，會出現(xiàn)散失的情況，在專業(yè)人員手中的資料，隨著職員調(diào)動也會被全部帶走，給企業(yè)造成嚴重損失，甚至很多原本屬于企業(yè)的知識產(chǎn)權也隨之被帶走，嚴重阻礙企業(yè)檔案發(fā)展。

2.3管理方式落后

我國的檔案發(fā)展水平并不是非常高，導致很多企業(yè)在進行檔案信息資源管理時，采用的仍就是傳統(tǒng)的檔案管理方法，采用手工的方式管理檔案，很多檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)都沒有達到企業(yè)發(fā)展的要求，檔案管理軟件沒有發(fā)揮出自身的價值，嚴重降低了企業(yè)檔案信息資源管理的水平。

2.4檔案收集困難

我國很多企業(yè)在進行檔案信息資源收集時，都出現(xiàn)了缺乏聲像檔案的問題，主要是由于企業(yè)不重視聲像檔案收集導致的，很多企業(yè)的聲像收集設備過于陳舊，但是由于資金緊張或重視不足等原因，導致聲像檔案無法發(fā)揮出最大的價值。聲像檔案本身就存在資料收集非常困難的情況，需要各個部門共同努力，在進行索賠環(huán)節(jié)中，聲像檔案發(fā)揮的作用非常大。

3.企業(yè)檔案管理工作的對策

3.1更新檔案管理理念

面對企業(yè)檔案管理的新形勢，要想提升檔案管理工作水平，企業(yè)需順時而變，更新檔案管理理念，為檔案工作的變革發(fā)展打好思想基礎。一方面，企業(yè)檔案管理人員需將檔案資料看作是企業(yè)資產(chǎn)的一部分，對檔案進行規(guī)范化管理以及價值挖掘，重視檔案管理工作，并加強與企業(yè)其他部門的溝通交流，以更好地進行檔案管理工作。另一方面，企業(yè)檔案管理人員需具有創(chuàng)新意識，從傳統(tǒng)檔案管理方式中跳脫出來，主動學習以應對工作的新變化，實現(xiàn)檔案管理工作效率的提升。

3.2加大檔案管理力度

當前企業(yè)檔案資料日益繁多，這使得檔案管理工作的開展難度有所加大。對此，企業(yè)需重視檔案管理研究工作，以更好地理解和把握檔案管理的發(fā)展走勢，同時也有助于企業(yè)了解各類現(xiàn)代化檔案管理方式的優(yōu)勢以及弊端，合理利用，優(yōu)勢互補，以更好地開展企業(yè)檔案管理工作。因此，企業(yè)可多方邀請該領域的專家學者進行工作指導，也可多組織內(nèi)部檔案管理人員進行研究探討，集眾人之智慧，促進檔案管理工作盡快走上現(xiàn)代化發(fā)展軌道。

3.3組建專業(yè)人才隊伍

人才是企業(yè)發(fā)展的重要因素，要想實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，企業(yè)需重視人才隊伍建設，通過各種方法組建專業(yè)的檔案管理人才隊伍，以實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、專業(yè)化。具體而言，企業(yè)一方面要加強內(nèi)部檔案管理人員的學習培訓，通過開辦學習講座或是外派交流，讓檔案管理人員了解前沿信息，提升專業(yè)技能，把握行業(yè)發(fā)展趨勢，更好地做好本職工作，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。另一方面，企業(yè)也可向外引進專業(yè)人才，如既懂檔案管理知識又具備信息化技能的復合型人才，進一步充實檔案管理人才隊伍，做好人才儲備工作，以更好地應對檔案管理工作的變化。

3.4優(yōu)化檔案管理技術

在現(xiàn)代科技信息技術地快速發(fā)展下，企業(yè)也要優(yōu)化利用各種新技術，跟上時代發(fā)展的腳步，要不斷優(yōu)化和改革企業(yè)檔案管理體制，使企業(yè)能夠持續(xù)的發(fā)展。為此，在企業(yè)檔案管理工作中，可以運用各種新技術，比如計算機網(wǎng)絡技術、集成光盤技術等技術，實現(xiàn)檔案信息一體化管理模式，使企業(yè)檔案信息能夠在計算機上共享，實現(xiàn)各個部門能夠隨時調(diào)取要用的檔案信息，這給企業(yè)領導者的決策提供了很大的幫助。通過運用新技術管理，能夠有效避免企業(yè)檔案信息的丟失以及各種信息不準確的問題，保證企業(yè)中的各項工作能夠順利開展，促進企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

總結

綜上所述，企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展的重要組成部分，對企業(yè)發(fā)展具有積極的作用，針對企業(yè)檔案管理中存在的問題，企業(yè)管理人員要結合市場對企業(yè)的需求，制定科學有效的企業(yè)檔案管理制度，重視檔案資料收集工作，保障企業(yè)檔案資料的完整性，定期對企業(yè)檔案管理人員進行培訓，以便企業(yè)檔案管理工作的順利開展。

參考文獻

[1]胡劍蘭.淺議企業(yè)檔案管理存在的問題及對策[J].知識經(jīng)濟，2015（21）：84

[2]黃健.企業(yè)檔案編研的問題和難點及有效的編研服務途徑[J].辦公室業(yè)務，2019（3）：112-113