淺析政府檔案管理的現(xiàn)狀問題及其措施

王振興 山東省魚臺縣機關(guān)事務(wù)服務(wù)中心

近年來，經(jīng)濟不斷發(fā)展，政府的檔案管理也取得了一定的成效。但是，隨著社會的進步和科技手段的不斷創(chuàng)新，政府檔案管理在基礎(chǔ)設(shè)施和人員配備方面存在問題。因此，對于政府來說，有必要及時解決檔案管理中的問題，適應(yīng)市場經(jīng)濟和信息社會的要求，把檔案管理水平提升到更高水平。

一、政府檔案管理工作的概述

政府檔案涵蓋范圍廣，種類繁多，信息廣泛，包括設(shè)備，研究，基礎(chǔ)設(shè)施，人力資源，財務(wù)，運營和許多其他方面。政府檔案記錄的內(nèi)容一多半都是關(guān)于一些機關(guān)部門和事業(yè)部門，記錄他們在社會活動或一些有價值的計劃中發(fā)生的事件。通常，政府檔案以文字，圖片和聲音方法保存，以備將來查找和使用，這些檔案的記錄在推進政府職能方面發(fā)揮了一定的效用。因此，務(wù)必注重檔案的管理，提升檔案管理的效能。

二、政府檔案管理工作的現(xiàn)狀問題分析

1.政府對檔案管理工作缺少重視。政府檔案管理工作與政府職能完整性有關(guān)，目前，有些政府領(lǐng)導(dǎo)人并沒有完全了解到檔案管理工作的關(guān)鍵性，所以沒有為檔案管理工作提供需要的幫助，在正常情況下，中國政府的檔案管理應(yīng)分為幾個層次，即絕密，機密和秘密，不同層次的檔案需要不同對待。由于有些政府官員未能注重此項工作，造成檔案管理過程文件被隨便存儲，并且沒有進行細致的分類，檔案的收集并不科學(xué)，其中大部分是基于回憶和口頭敘述，準確性非常低，這也是目前檔案管理工作中的一個重要問題。

2.基礎(chǔ)設(shè)施陳舊以及管理技術(shù)落后。隨著信息技術(shù)的進步，檔案管理的效率得到了提升，但某些地方政府仍然保持著紙張檔案管理方式。檔案存儲環(huán)境擁有高準則，如果想更好地儲存完好的檔案，必須要環(huán)境防止潮濕，防火和透風(fēng)。鑒于當(dāng)前缺乏對檔案管理工作的注重，先進的基礎(chǔ)設(shè)施較差，管理技術(shù)也非常落后，導(dǎo)致一些檔案的丟失，還有的由于潮濕發(fā)霉，這樣不利于政府工作的有效進展。隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，部分檔案管理工作實現(xiàn)了信息化，但是，鑒于某些地方缺乏資金和無法跟上的技術(shù)條件，紙質(zhì)檔案管理形式仍然存在，嚴重影響了政府工作的效率。

3.檔案利用率偏低。檔案的使用具有“重保輕管少利用”的現(xiàn)象，在很多政府檔案存檔后，檔案的復(fù)用率普遍不高，有些可以為政府發(fā)揮戰(zhàn)略性的職能作用并沒有充分利用，此外，檔案借閱制度不明了，造成借閱回收工作沒能取得有效實施，還造成一些重要信息的丟失或破壞，釀成未及時挽救損失。有一些政府的檔案管理的機密性工作沒有做到位，一些機密檔案仍未加密或密碼仍出現(xiàn)泄露現(xiàn)象，并且一些檔案所負責(zé)人并未能認真嚴格地整理好單個檔案材料，導(dǎo)致一些檔案錯誤百出，政府管理人員對審查和批準工作感到困擾，這導(dǎo)致檔案利用率降低到令人不滿意的位置。

4.檔案管理人員素質(zhì)。政府的檔案管理工作是一項相當(dāng)嚴格的工作，會影響政府的運作，因此需要專業(yè)人員來管理。政府的檔案管理工作相對比較強，在政策性，專業(yè)性和規(guī)范性方面，所以它對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和政治素養(yǎng)條件也非常高。有一些檔案管理人員并沒參與過專門的檔案管理培訓(xùn)，他們的業(yè)務(wù)水平和組織才能都有局限性，文化素質(zhì)，工作經(jīng)驗，管理標準和業(yè)務(wù)水平都難以滿足現(xiàn)代政府檔案管理的條件，而且，一再調(diào)換一些政府檔案人員也是限制檔案管理工作發(fā)展的原因之一。

三、加強政府檔案管理工作的措施

1.規(guī)范政府檔案管理。隨著現(xiàn)代政府體制的更新，政府的檔案管理工作要求變得越發(fā)科學(xué)和標準化。首先，政府應(yīng)將檔案管理作為政府履行職能的基礎(chǔ)工作，盡量創(chuàng)建專職檔案管理部門，并實施“檢查，分析，研究”三項常規(guī)任務(wù)，做好內(nèi)部和外部管理。其次，做好檔案管理一體化工作，重視檔案工作專業(yè)化，推進檔案管理的規(guī)范化，標準化。此外，檔案管理部門必須遵守法律法規(guī)進行檔案監(jiān)督管理，擬定有關(guān)規(guī)章制度，加強規(guī)范管理。

2.實施信息化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理。檔案管理包含接收，排序，編目，檢索，統(tǒng)計和利用，計算機可以幫助管理復(fù)雜的檔案并快速有效地處理所有方面資料，編寫自動檢索程序進行檔案管理，實行應(yīng)用程序計算機存儲架和檔案借閱的訪問性能，完善計算機系統(tǒng)，對大批原始檔案進行多層次，多角度綜合分析來計算收集和積累的數(shù)據(jù)，它顯示了檔案管理工作的規(guī)則和它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，從而為檔案的理論研究提供了直觀和科學(xué)的證據(jù)。

3.提高檔案資源使用率。政府檔案信息資源是政府職能運動，思維方式，創(chuàng)造性行為和其產(chǎn)物的客觀記載，是政府職能行使歷程中產(chǎn)生的特殊總量之一。政府檔案管理部門是收集，存儲和處理這些總量的基礎(chǔ)，建立科學(xué)規(guī)范的檢索系統(tǒng)，逐步從人工檢索到計算機檢索，實現(xiàn)調(diào)查核實的雙重結(jié)合，同時，加強檔案管理重要性的宣揚，增加檔案管理技術(shù)人員的專業(yè)交流，改進檔案的使用，提升檔案信息的綜合傳播，實現(xiàn)信息共享。

4.不斷提升政府檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)。提升政府檔案管理人員的整體素養(yǎng)是提高檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。首先，介紹一些具有專業(yè)才能的人才，豐富檔案管理團隊。二是推進檔案管理員檔案管理和職稱管理制度，實施檔案管理人員繼續(xù)教育政策，加強人才培養(yǎng)，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)才能和職業(yè)技能。此外，檔案的兼職人員參與檔案序列的職稱評估，這也是問題的解決方案之一。

結(jié)束語：綜上所述，基于中國幅員遼闊，由于各地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展條件和文化意識的不同，政府檔案管理工作將遇到不同層次的問題，制約著政府的職能發(fā)揮。因此，有必要對政府檔案管理現(xiàn)狀進行詳細分析，采取相應(yīng)措施，提高政府檔案管理水平，促進政府職能的有效運行。