數(shù)字記憶和數(shù)字人文多重語境下的檔案信息化研究現(xiàn)狀與推進策略研究

王冉

關鍵詞：數(shù)字記憶；數(shù)字人文；檔案信息化；電子文件；電子檔案；文件歸檔；檔案教育；理論研究

2021年6月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（后文簡稱《規(guī)劃》），提出要建設一批高水平的數(shù)字檔案館（室），做好電子文件單套制管理。隨著數(shù)字人文研究和數(shù)字記憶理論和實踐研究的深入，檔案信息化被賦予了新的內(nèi)涵。對此，需要從人文服務、社會記憶構建等視角開展檔案信息化建設。本文將對相關研究進行文本分析，發(fā)掘現(xiàn)有研究與《規(guī)劃》目標的差距，以期提高我國檔案信息化建設水平。

1 研究設計

1.1 研究目標和流程。研究目標是利用質(zhì)性分析工具對檔案信息化研究的相關學術文獻進行分析，梳理出在“數(shù)字記憶”“數(shù)字人文”語境下，檔案信息化建設的主要措施，以及各個措施在文本中的比重。

研究脈絡大致分為3個階段：數(shù)據(jù)采集與清洗、文獻編碼與信度檢驗、實證分析。研究流程主要包括：首先，從中國知網(wǎng)收集相關學術文獻，通過輸入“數(shù)字記憶”“數(shù)字人文”“檔案信息化”等關鍵詞進行篇名檢索，歸并去重得到文獻樣本。其次，對文獻進行編碼，總結出主要措施和措施研究的主要維度。最后，將結果和國家檔案局發(fā)布的《檔案信息化標準體系建設指南》及《規(guī)劃》進行比較研究，總結出現(xiàn)有檔案信息化建設的優(yōu)勢和不足。

此外，為保證編碼的信度，本文由3個碩士生組成不同編碼小組進行同時、交叉編碼，在編碼前充分討論編碼的維度、方向的確定，在編碼方向不一致時，通過充分討論協(xié)商確保編碼的一致性。

1 . 2 樣本選取和數(shù)據(jù)采集。學術文本選擇應具備一定的權威性，選擇中國人文社會科學核心期刊（A M I，Attraction Management Impact power）、“南大核心”、“北大核心”等數(shù)據(jù)庫中的期刊文獻，作者的選取要包括高等院校的科研工作者和實務工作人員。為了使文本更容易獲得，以網(wǎng)絡學術文獻為主。

1.3 維度與要素提取。利用質(zhì)性分析工具Nvivo對文本內(nèi)容進行初始編碼，根據(jù)初始編碼概括出檔案信息化建設的主要措施作為二級編碼，根據(jù)二級編碼概括出主要維度，作為一級編碼。

2 檔案信息化建設的主要措施和維度

2.1 樣本選取。關于國家治理體系現(xiàn)代化的樣本主要是以學術論文為代表的相關學術文獻，如表1所示。

在中國知網(wǎng)中輸入“國家治理體系”“國家治理體系現(xiàn)代化”“國家治理”等關鍵詞進行篇名檢索和全文檢索，剔除無關的文本得到核心論文共56篇。

2.2 關鍵要素分析。（1）開放性編碼。對收集來的學術文本進行開放性編碼，從文本資料中提取若干初始概念語句，再將該類文本進行歸類、初始編碼。由于網(wǎng)絡環(huán)境中的文本資料內(nèi)容和結構較復雜，為了保證編碼內(nèi)容準確，本文采取連續(xù)語句編碼的形式，將若干連續(xù)語句進行總結、歸納，選取其中覆蓋率排名前20的編碼結果作為初始編碼。如表2所示，通過開放性編碼，共獲得20個初始編碼。

（2）主軸編碼。主軸編碼的主要過程是將開放性編碼形成的初始編碼進行邏輯聯(lián)系與區(qū)分，通過合并同類屬范疇進而確定主范疇，通俗來說即歸納范疇的上位概念。本研究在參考相關文獻概念與實踐經(jīng)驗的基礎上，對20個范疇進行主軸編碼，得到7個主范疇，這7個主范疇就是二級編碼結果，如表3所示。

3 現(xiàn)有研究的優(yōu)勢和不足

《規(guī)劃》要求“加快推進檔案信息化建設，引領檔案管理現(xiàn)代化”，具體措施包括：第一，完善檔案信息化發(fā)展保障機制。第二，加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收。第三，加速數(shù)字檔案館（室）建設。第四，推進檔案信息資源共享平臺建設。[1]

優(yōu)勢方面，在“完善檔案信息化發(fā)展保障機制”“推進檔案信息資源共享平臺建設”方面，學術界的研究較為充分。“B3軟硬件保障層面”中的“政策制度保障”對于“完善檔案信息化發(fā)展保障機制”具有促進作用；“B3軟硬件保障層面”中的“強化技術手段、平臺建設和數(shù)字傳播”對于“推進檔案信息資源共享平臺建設”具有促進作用；對于“加速數(shù)字檔案館（室）建設”方面，各項研究并沒有直接提到數(shù)字檔案館（室），但是研究的重點有“B7檔案服務層面、B5檔案安全層面、B4檔案工作層面、B2檔案開發(fā)層面”，這些研究內(nèi)容對于“數(shù)字檔案館（室）建設”發(fā)揮著基礎作用，具有促進效果。見表4。

劣勢方面，《規(guī)劃》中所提及的“加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收”相關研究較少，這是今后需要進一步研究的。除此之外，對于檔案信息化建設，學術界在檔案教育、人才培養(yǎng)和理論研究方面進行了深入的研究。

4 對策與建議

通過質(zhì)性分析可知，數(shù)字人文和數(shù)字記憶語境下的檔案信息化建設研究對電子文件歸檔和電子檔案移交接收的研究不夠深入。因此，要加強數(shù)字人文和數(shù)字記憶視角下的電子文件歸檔和電子檔案移交接收的研究；對于檔案信息化發(fā)展保障機制、檔案信息資源共享平臺建設和數(shù)字檔案館（室）建設方面的研究較為充分，但缺乏對數(shù)字人文和數(shù)字記憶檔案開發(fā)項目維護的研究。項目推動既是國家政策需求，也是數(shù)字人文和數(shù)字記憶視角下檔案信息化建設能力的集中體現(xiàn)，因此要增強數(shù)字人文和數(shù)字記憶項目的維護能力。

4.1 加強數(shù)字人文視角下的電子文件管理研究。隨著“單套制”的推廣，電子文件海量增長。電子文件具有超高的儲存密度，高效便捷的傳輸、處理速度，以及多樣化的信息形式（文字、圖像和聲音等）。數(shù)字人文理念的興起激發(fā)了人們對“數(shù)字”和“人文”關聯(lián)的研究，通過數(shù)字技術發(fā)掘人文價值。電子文件的儲存形態(tài)、方便的傳輸途徑和速度以及多樣的形式方便了檔案管理者使用數(shù)字技術進行人文開發(fā)。

數(shù)字人文視角下的電子文件管理應更加關注對電子文件“第二價值”的開發(fā)，電子文件不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，其產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)通常是多時空、多主體的，所涉及的領域、學科眾多，蘊含著豐富的知識價值。其數(shù)據(jù)化的載體也方便管理者運用多樣的數(shù)據(jù)處理軟件和技術對電子文件進行知識發(fā)掘和整合。多樣的形式也方便了對其開發(fā)成果進行展示，宣傳其人文價值。

電子文件的形成往往包含多個主體，不單純是以往的官方組織或群體，也不僅僅是主流人群或精英，電子文件形成主體更加重視以往被“忽略”掉的邊緣群體，重視每一個人留有的“痕跡”，數(shù)字人文視角下的電子文件管理應更加注重這些邊緣群體。將電子文件開放給數(shù)字化的互動、詢問和分析方法?？梢詫⒍鄠€來源的電子文件結合起來，形成大型數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的運用方便了對傳統(tǒng)邊緣群體的服務，也方便了對邊緣群體所產(chǎn)生的電子文件的管理。例如，倫敦大學的英國奴隸所有權遺產(chǎn)項目，這是一個跨機構和國際數(shù)字人文合作項目，它創(chuàng)建了一個與1780年至1875年間在倫敦老貝利被判刑的人有關的數(shù)據(jù)庫，該項目創(chuàng)建了英國奴隸所有權在線百科全書。[2]

4.2 做好數(shù)字記憶視角下電子文件管理工作。電子文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字記憶的過程要簡便得多，不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的社會記憶提取需要在特定的環(huán)節(jié)通過特定的程序來實現(xiàn)，電子文件的提取貫穿整個電子文件生命周期，通過特定的解碼程序，使用計算機識讀比特字串，將電子文件轉(zhuǎn)化為人類能夠理解的文字、圖片和音像。從數(shù)字記憶的視角開展電子文件收集工作，需要我們針對社會環(huán)境的發(fā)展變化，隨時關注電子文件中所蘊含的記憶價值的變化，電子文件中數(shù)字記憶的提取工作貫穿電子文件管理工作的始終。這種記憶的提取是動態(tài)的，不斷更新的。

隨著辦公自動化、智慧化的普及，電子文件已經(jīng)融入了社會的方方面面，這要求電子文件中的數(shù)字記憶提取工作需要全民參與，多主體協(xié)同。可以通過構建開放性的數(shù)字記憶創(chuàng)作平臺，由社會公眾、網(wǎng)民等主體共同創(chuàng)作。

電子文件的質(zhì)量包括真實性、準確性、完整性、可讀性、可用性、一致性等。這些質(zhì)量因素與數(shù)字記憶休戚相關，如果質(zhì)量存在問題，將影響數(shù)字記憶的可信度和能否留存。電子文件在給文件的制作、傳輸和利用帶來極大方便的同時，也給更改、截獲、仿制電子文件帶來更多的可能，這樣會給數(shù)字記憶帶來很多未知因素，不可預知記憶何時會被“重寫”，數(shù)字記憶視角下的電子文件管理工作需要重視信息安全問題。[3]

4.3 增強檔案數(shù)字人文和數(shù)字記憶項目的維護能力。數(shù)字人文項目維護能力是指根據(jù)風險管理和成本效益分析的相關原則對數(shù)字人文項目進行持續(xù)經(jīng)營的能力。具體包括財務運營，軟件系統(tǒng)和數(shù)字基礎設施的維護和更新，數(shù)字工具的更新和迭代。

在財務運營方面。首先，要對服務器上正在運營的數(shù)字人文項目進行全面審計，對軟硬件設備資產(chǎn)進行盤點。制定數(shù)字人文項目維護和托管的實際成本計算流程，建立項目資金監(jiān)管制度。其次，對于停止維護運營的數(shù)字人文項目，要對其價值進行評估，對其歸屬進行分類。對于具備生產(chǎn)價值的項目要整合進運營維護框架，定期進行審計工作。對于沒有生產(chǎn)價值，但具備科研價值的項目，要及時進行移交。對于沒有價值的項目，要及時報廢，避免占用資金，節(jié)省成本。最后，建立透明的籌資制度。為了能夠為數(shù)字人文項目的維護和運營籌集充足的資金，要制定科學的資金預算。[4]

數(shù)字人文項目負責人需要完善軟件開發(fā)生命周期（SDLC， Software Development Life Cycle）過程，要將資金支持者的需求納入SDLC之中，要求投資者提供明確的文檔支持，保證項目執(zhí)行者充分了解投資者的需求。盡早明確在資助期后維持項目的可行性和成本，使各方有時間提前計劃，有足夠的時間來適應后續(xù)資助申請的開發(fā)和周轉(zhuǎn)時間、與伙伴機構的談判、基礎設施資源和必要的工作人員時間分配。

5 結語

本文通過進行文本分析，總結了數(shù)字記憶和數(shù)字人文語境下檔案信息化建設的優(yōu)勢和不足，并給出了措施。隨著信息技術的發(fā)展，社會對檔案信息化的需求不斷升級，需要進一步完善檔案信息化發(fā)展機制，提高檔案信息化建設水平。