集團(tuán)型企業(yè)購銷流程優(yōu)化策略

胡淑瓊

集團(tuán)型企業(yè)是現(xiàn)代企業(yè)的高級組織形式，以具有投資中心功能的大型企業(yè)為核心，由多個在資產(chǎn)、資本、技術(shù)上有密切聯(lián)系的企業(yè)，組成規(guī)模龐大和業(yè)務(wù)多元化的經(jīng)濟(jì)組織，通常會在內(nèi)部進(jìn)行大量的購銷活動。這些購銷活動不僅涉及集團(tuán)內(nèi)部各子公司之間的交易，也可能涉及與外部企業(yè)的合作與競爭。統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，企業(yè)供應(yīng)鏈可以消耗企業(yè)高達(dá)25%的運(yùn)營成本。通過建立集團(tuán)型企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化的購銷流程，持續(xù)優(yōu)化購銷流程可提升供應(yīng)鏈效率、減少交易成本和時間，提高內(nèi)部協(xié)同效率以更好地適應(yīng)市場變化。建立統(tǒng)一商務(wù)結(jié)算策略方案和集中式財務(wù)管理平臺，規(guī)范從業(yè)務(wù)到財務(wù)的數(shù)據(jù)管理，有助于更好地控制風(fēng)險、遵守法規(guī)要求，減少合規(guī)風(fēng)險，提升企業(yè)價值管理水平。

集團(tuán)型企業(yè)購銷流程特點(diǎn)

一、統(tǒng)一采購與供應(yīng)管理

集團(tuán)型企業(yè)通常會建立統(tǒng)一的采購和供應(yīng)管理公司，建立和推行標(biāo)準(zhǔn)化的采購平臺，組建專業(yè)的采購團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)采購策略的制定和執(zhí)行。以供應(yīng)鏈平臺為載體，以管理體系為支撐，依托采購平臺打通供應(yīng)鏈上下游，以實(shí)現(xiàn)資源的有效配置和成本的優(yōu)化，整合形成產(chǎn)業(yè)鏈，通過控制關(guān)鍵環(huán)節(jié)推動生產(chǎn)組織體系變革、內(nèi)外高效協(xié)同，提高整個產(chǎn)業(yè)鏈的運(yùn)作效率和競爭力，確保供應(yīng)鏈的穩(wěn)定性和可靠性。通過對采購活動的集中管理、統(tǒng)一協(xié)調(diào)和專業(yè)化運(yùn)營，提高采購效率、降低采購成本，從而增強(qiáng)集團(tuán)的競爭力和盈利能力，引領(lǐng)價值鏈發(fā)展。

二、統(tǒng)一管理和協(xié)同作業(yè)

集團(tuán)型企業(yè)通常采用統(tǒng)一的管理體系和流程，制定統(tǒng)一的交易流程標(biāo)準(zhǔn)，確保各環(huán)節(jié)的一致性和穩(wěn)定性，降低出錯概率。內(nèi)部交易流程需要各部門和環(huán)節(jié)之間的協(xié)同配合，才能有效地完成交易活動。不同部門、團(tuán)隊(duì)或個體在執(zhí)行交易流程時需要緊密協(xié)作、互相配合，確保交易順暢、高效進(jìn)行。業(yè)務(wù)端負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)，財務(wù)端負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)提交和賬務(wù)處理，建立有效的溝通機(jī)制、提高內(nèi)部交易流程的協(xié)同性，確保交易流程中出現(xiàn)問題時能夠及時溝通、解決問題是非常必要的。不斷優(yōu)化產(chǎn)銷協(xié)同策略，建立集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)銷協(xié)同機(jī)制，加強(qiáng)各部門之間的溝通與合作，有助于提高企業(yè)整體運(yùn)作效率。

三、信息技術(shù)支持和共享

集團(tuán)型企業(yè)內(nèi)部購銷活動需要借助信息化手段，搭建集團(tuán)企業(yè)供應(yīng)鏈管理平臺，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈流程的線上化、自動化。加強(qiáng)信息化建設(shè)和互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用，包括ERP（企業(yè)資源計劃）、招標(biāo)平臺系統(tǒng)、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)等，以實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時共享和流程的高效運(yùn)作。各部門和團(tuán)隊(duì)能夠借助系統(tǒng)將購銷流程中的重復(fù)性任務(wù)自動化，實(shí)現(xiàn)物資需求計劃、采購計劃管理、采購組織形式和方式選擇、采購流程實(shí)施、合同管理等信息管理，以滿足信息安全、全程留痕可追溯、大數(shù)據(jù)分析、采購過程管理和采購業(yè)務(wù)監(jiān)督等要求。通過供應(yīng)鏈管理平臺，及時、準(zhǔn)確地分享交易相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商和客戶的實(shí)時溝通和協(xié)作，共享庫存信息、訂單狀態(tài)、物流信息等，提高供應(yīng)鏈的透明度和協(xié)同效率。

存在的問題

一、信息系統(tǒng)發(fā)展程度不均衡且孤立

集團(tuán)化企業(yè)中，采用統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺以促進(jìn)各子公司的業(yè)務(wù)協(xié)同和信息整合已成為一種常見的管理策略。然而，在實(shí)際操作中，由于種種原因，這些子公司的系統(tǒng)發(fā)展往往存在差異或不均衡，這導(dǎo)致系統(tǒng)連接和信息共享的不充分，可能會在集團(tuán)內(nèi)部形成信息孤島，使得重要的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和資源無法在各個子公司之間高效流動和共享。這可能會影響到集團(tuán)的整體運(yùn)營效率，增加協(xié)調(diào)管理的復(fù)雜性。

二、線下流程多，效率有待提升

上下游購銷業(yè)務(wù)相互獨(dú)立，線上信息共享程度不高，導(dǎo)致收發(fā)貨等信息以紙面形式在購銷雙方之間傳遞，從收發(fā)貨到結(jié)算全流程中，購銷雙方需要確認(rèn)合同、物料、量、價、批次等信息，交互頻次多，業(yè)務(wù)及財務(wù)均需投入較多的人力成本。另外，手工單據(jù)整理核對、傳遞，可能因?yàn)闊┈嵉木€下審批和過多的中間環(huán)節(jié)而導(dǎo)致效率低下。這不僅增加了操作風(fēng)險，還延長了交易時間。

三、財務(wù)處理和業(yè)務(wù)流程不匹配，影響財務(wù)報表質(zhì)量

為提高采購效率、節(jié)約運(yùn)輸成本，一般會采取供應(yīng)商直接發(fā)貨至售達(dá)方的方式，發(fā)貨方和銷售方可能非同一主體，供應(yīng)商直接發(fā)貨至采購物資的下游公司。下游公司驗(yàn)收完畢收貨后，在系統(tǒng)中完成對收貨操作，形成應(yīng)付暫估，但可能存在當(dāng)月統(tǒng)采公司尚未收到供應(yīng)商發(fā)票和下游公司出具的驗(yàn)收單的情況，不在系統(tǒng)中進(jìn)行收發(fā)貨操作，也不進(jìn)行賬務(wù)處理，對于統(tǒng)采公司，業(yè)務(wù)發(fā)生時間與記賬時間存在差異，不符合會計準(zhǔn)則的“及時性”原則，同時導(dǎo)致內(nèi)部往來存在差異，集團(tuán)合并報表質(zhì)量不高。

四、收入和成本確認(rèn)不匹配，增加財務(wù)合規(guī)性風(fēng)險

下游采購公司面臨一個普遍現(xiàn)象：收貨入庫的商品物資并非靜態(tài)存儲，而是隨著生產(chǎn)的周轉(zhuǎn)不斷流動。在這個過程中，部分或全部物資會被用于生產(chǎn)，進(jìn)而轉(zhuǎn)化為產(chǎn)成品并完成銷售。這種動態(tài)的物資轉(zhuǎn)化過程往往導(dǎo)致成本與收入之間出現(xiàn)不匹配，這種不匹配可能會被內(nèi)部審計或外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)質(zhì)疑，認(rèn)為企業(yè)未能遵循會計原則中的“謹(jǐn)慎原則”。此外，不合理的庫存管理和成本收入不配比還可能帶來稅務(wù)風(fēng)險，稅務(wù)機(jī)關(guān)可能會質(zhì)疑企業(yè)的稅收申報是否真實(shí)反映了其經(jīng)營狀況。

優(yōu)化對策與效果

一、搭建供應(yīng)鏈協(xié)同交互平臺，提高效率與準(zhǔn)確性

構(gòu)建一個一站式線上協(xié)同平臺，將采購方和銷售方的財務(wù)及業(yè)務(wù)端都納入其中，使得所有溝通和交互都在平臺上進(jìn)行，提高透明度和效率，供應(yīng)商、統(tǒng)采公司和下游采購公司各參與方可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時的信息交流和共享。貨物送達(dá)下游公司進(jìn)行驗(yàn)收質(zhì)檢后，下游公司通過系統(tǒng)確認(rèn)收貨，這將觸發(fā)平臺自動發(fā)布相關(guān)信息。若在平臺上發(fā)現(xiàn)訂單中的采購信息如價格、數(shù)量或合同有誤，供應(yīng)商或統(tǒng)采公司可以啟動駁回流程，統(tǒng)采公司在對采購或銷售合同進(jìn)行必要的變更后，下游采購公司需基于正確信息重新發(fā)起一個協(xié)同確認(rèn)單。在三方共同的確認(rèn)下，收貨合同、數(shù)量及金額等信息將成為結(jié)算的基礎(chǔ)，從而減少業(yè)務(wù)操作中的重復(fù)和交叉溝通。這一機(jī)制旨在提高整個供應(yīng)鏈的交互效率和準(zhǔn)確性，確保各環(huán)節(jié)順暢銜接，共同推進(jìn)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。

二、流程數(shù)字化和自動化，助推結(jié)算效率提升

將關(guān)聯(lián)交易的審批、合同簽訂、發(fā)票處理、支付等流程數(shù)字化，并盡可能自動化，減少人工干預(yù)，降低錯誤率和溝通成本。如為了提高采購結(jié)算的效率并優(yōu)化資金收支流程，建立增值稅發(fā)票開票系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連接，通過業(yè)務(wù)平臺線上傳遞發(fā)票信息。一旦下游采購公司接收到發(fā)票信息，并將其與相應(yīng)的采購訂單及系統(tǒng)收貨信息進(jìn)行匹配驗(yàn)證，結(jié)算過程便可以順利完成，大幅度提高結(jié)算效率，實(shí)現(xiàn)開票、結(jié)算以及資金收支的無縫對接。此外，通過實(shí)現(xiàn)發(fā)票信息與交易平臺的集成，可以有效地縮短交易確認(rèn)的時間，消除應(yīng)付暫估往來差異。發(fā)票信息的線上傳送不僅加快了處理速度，還允許將發(fā)票定期集中寄送，可顯著降低郵寄成本，在優(yōu)化財務(wù)流程的同時，也為企業(yè)帶來了成本節(jié)約和時間效率的雙重好處。

三、建立標(biāo)準(zhǔn)購銷流程，確保高效穩(wěn)定

標(biāo)準(zhǔn)化的流程可以幫助企業(yè)建立一致的操作規(guī)范，以流程的標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)行代替人的標(biāo)準(zhǔn)操作，確保每個人在進(jìn)行任務(wù)時都遵循相同的步驟，減少由于人為錯誤和操作不規(guī)范帶來的風(fēng)險，也使得培訓(xùn)過程更加系統(tǒng)化，新員工更容易上手適應(yīng)工作環(huán)境。統(tǒng)一制定采購標(biāo)準(zhǔn)目錄和標(biāo)準(zhǔn)體系，將強(qiáng)化采購標(biāo)準(zhǔn)剛性執(zhí)行，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用，確保標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用到規(guī)劃、設(shè)計、建設(shè)各個環(huán)節(jié)。通過采購標(biāo)準(zhǔn)滾動優(yōu)化，建設(shè)供應(yīng)資源信息標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)庫，全面改造供應(yīng)資源管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)供應(yīng)資源信息的系統(tǒng)間共享。如推進(jìn)招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，形成標(biāo)準(zhǔn)合同文本，供應(yīng)商中標(biāo)后系統(tǒng)自動生成合同協(xié)議書等，通過自動化工具的運(yùn)用，設(shè)置預(yù)警機(jī)制和實(shí)時數(shù)據(jù)分析，可以及時發(fā)現(xiàn)和預(yù)防潛在的風(fēng)險，采取相應(yīng)的預(yù)防和糾正措施，確保流程的連續(xù)性和穩(wěn)定性。

四、規(guī)范業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，支持戰(zhàn)略決策

標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的購銷流程，有助于提供同質(zhì)化的結(jié)構(gòu)化業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，針對財務(wù)、信用、銷售、采購等數(shù)據(jù)的集中和分析可以為管理層提供有價值的信息，支持戰(zhàn)略決策。在數(shù)字化和信息化的背景下，企業(yè)能夠通過各種信息技術(shù)手段，如數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)倉庫和大數(shù)據(jù)分析工具，來收集、存儲和分析購銷數(shù)據(jù)。對供應(yīng)管理、招標(biāo)采購、經(jīng)營管理等數(shù)據(jù)進(jìn)行可視化展示。通過分析購銷數(shù)據(jù)，編制專題大數(shù)據(jù)分析報告，針對性發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)和管理問題，企業(yè)可以識別出不必要的開支和浪費(fèi)，采取措施進(jìn)行成本控制和流程優(yōu)化，也可以更好地了解市場趨勢和客戶需求，制定更有針對性的策略，在數(shù)據(jù)中挖掘價值，為經(jīng)營管理提供支持。

總之，購銷流程優(yōu)化是一個持續(xù)不斷的過程，還需要持續(xù)關(guān)注以下幾個方面：一是制定完備的制度體系框架。持續(xù)監(jiān)控交易流程不斷調(diào)整優(yōu)化，修訂制度管理體系，為各層級單位實(shí)施采購決策劃定權(quán)力范圍、明確工作職責(zé)，推動購銷組織高效運(yùn)轉(zhuǎn)。二是加強(qiáng)購銷資源信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)及應(yīng)用。建設(shè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、集中統(tǒng)一的購銷資源標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫，消除跨系統(tǒng)信息孤島，推進(jìn)供應(yīng)資源信息共享。三是延伸控制鏈。充分利用云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)提高購銷流程的透明度和效率，增強(qiáng)對市場環(huán)境的敏感程度，密切關(guān)注市場環(huán)境變化和客戶需求演變，及時調(diào)整購銷策略以應(yīng)對市場變化。四是注重合規(guī)性，加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的研究，遵守相關(guān)數(shù)據(jù)保護(hù)法規(guī)，及時跟蹤構(gòu)成重大影響的新法新規(guī)，加強(qiáng)重點(diǎn)業(yè)務(wù)領(lǐng)域法律合規(guī)監(jiān)督，確保企業(yè)的合法合規(guī)運(yùn)營。（作者單位：中國石化集團(tuán)共享服務(wù)有限公司南京分公司）