檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

檔案信息化建設(shè)是指利用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，依據(jù)檔案管理的新情況、新原則與新理論，確定網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。然而，檔案信息化建設(shè)并非一帆風(fēng)順，如何有效進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，是當(dāng)前亟待解決的重要課題。本文就當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的問題提出改進(jìn)對策，以期為檔案管理從業(yè)人員提供有益的參考。

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）提升檔案信息利用率

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在分類復(fù)雜、查閱不便、易污易損等弊端，且占用較大存儲空間。在進(jìn)行檔案數(shù)字化加工處理后，檔案信息不會受到存儲介質(zhì)等方面的影響，進(jìn)行電子數(shù)據(jù)查閱工作時也會更加便捷、高效，對檔案信息利用方面也會有較大的提升。

（二）滿足社會發(fā)展的要求

隨著社會的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)不斷創(chuàng)新，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)難以有效適應(yīng)當(dāng)下社會大眾高效、便捷獲取檔案信息的需求，也無法實(shí)現(xiàn)海量檔案信息資源快速傳遞、共享的目標(biāo)。在檔案信息化建設(shè)發(fā)展環(huán)境下，進(jìn)一步完善檔案工作流程，構(gòu)建管理科學(xué)、結(jié)構(gòu)合理、服務(wù)水平高的檔案信息資源管理利用新模式，有利于有效拓寬檔案服務(wù)范圍，優(yōu)化檔案服務(wù)模式，從而最大限度地滿足社會發(fā)展的要求。

二、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）檔案信息化建設(shè)意識相對薄弱

部分檔案管理人員的思維模式仍停留在傳統(tǒng)的檔案管理階段，未能及時認(rèn)識到信息化對檔案管理的深遠(yuǎn)影響，對檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識不夠，僅將其視為輔助手段，未能充分意識到檔案信息化建設(shè)對提升管理效能、服務(wù)效果和信息安全的重要作用。

（二）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不一致

不同的檔案管理部門可能采用各種各樣的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理系統(tǒng)。首先，這種情況造成了信息孤島，使檔案數(shù)據(jù)分散在不同的平臺中，降低了數(shù)據(jù)的可訪問性和可用性。其次，不一致的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)格式和結(jié)構(gòu)的混亂，使數(shù)據(jù)難以比較和分析，也可能導(dǎo)致決策困難。最后，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)框架也使跨系統(tǒng)操作困難重重，可能需要額外的工作來進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。

（三）檔案信息化人才缺乏

在當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中，一個顯著問題是缺乏高素質(zhì)的檔案信息化人才，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

首先，由于檔案信息化涉及多個領(lǐng)域的知識，包括信息技術(shù)、檔案學(xué)、法律法規(guī)等，而部分檔案管理人員在這些方面的綜合素養(yǎng)相對不高，缺乏應(yīng)對復(fù)雜問題的綜合能力。其次，當(dāng)前信息化技術(shù)的不斷更新和發(fā)展，對檔案管理人員的學(xué)習(xí)和適應(yīng)能力提出了更高要求，而一些檔案管理人員因知識結(jié)構(gòu)滯后、學(xué)習(xí)機(jī)會不足等原因，難以跟上信息技術(shù)發(fā)展的步伐。再次，缺乏信息化管理的專業(yè)能力。一些檔案管理人員在信息化項(xiàng)目的規(guī)劃、實(shí)施和運(yùn)營管理方面存在能力不足等問題。最后，部分檔案管理單位由于預(yù)算限制等原因，無法招聘到高水平的信息化管理人才，導(dǎo)致檔案信息化人才團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)有待提高，影響了檔案信息化建設(shè)的質(zhì)效。

（四）檔案信息安全工作不到位

檔案信息安全工作不到位會給檔案信息的保密性、完整性和可用性帶來潛在威脅。具體表現(xiàn)為：首先，缺乏有效的訪問控制和權(quán)限管理，使檔案系統(tǒng)容易受到未經(jīng)授權(quán)的訪問，增加信息泄露和篡改的風(fēng)險；其次，檔案信息在傳輸和存儲的過程中未采取加密措施，使敏感數(shù)據(jù)在傳輸和存儲時容易受到非法訪問或竊取，增加數(shù)據(jù)泄露的潛在風(fēng)險；最后，缺乏定期的安全審計和監(jiān)控機(jī)制，使?jié)撛诘陌踩L(fēng)險和異常活動無法及時被發(fā)現(xiàn)，增加了系統(tǒng)被攻擊的風(fēng)險。

三、檔案信息化建設(shè)的策略

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念

當(dāng)前在檔案信息化建設(shè)過程中，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念顯得尤為重要。檔案管理人員要深刻認(rèn)識到數(shù)字化轉(zhuǎn)型的緊迫性，了解信息技術(shù)對檔案管理的積極影響，深入學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，提高對檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識，提高工作的自覺性、積極性。

（二）構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

通過制訂統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理機(jī)構(gòu)可以更好地管理和維護(hù)檔案，提高數(shù)據(jù)的質(zhì)量，有助于確保檔案信息的一致性、可讀性和可維護(hù)性，提高檔案管理的效率。

首先，數(shù)字化檔案信息的數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)項(xiàng)必須統(tǒng)一。無論是文字文檔、圖片、音頻還是視頻等，都應(yīng)該遵循相應(yīng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，包括文件編碼、數(shù)據(jù)字段的命名和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一規(guī)范。統(tǒng)一的數(shù)據(jù)存儲標(biāo)準(zhǔn)使不同類型的檔案可以更易于檢索和共享，提高了信息處理的效率。其次，應(yīng)盡可能采用國家或國際標(biāo)準(zhǔn)，將數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)統(tǒng)一到國家或國際標(biāo)準(zhǔn)上來，同時，數(shù)據(jù)處理過程要規(guī)范，每一個環(huán)節(jié)都必須遵循相應(yīng)的規(guī)范。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)工作的必備要素就是高素質(zhì)的檔案信息化人才。因此，應(yīng)加大對檔案管理人員信息化技術(shù)的培訓(xùn)以及注重相關(guān)專業(yè)人才的引進(jìn)。

1.加大對信息化技術(shù)人才的培養(yǎng)力度

為了提高檔案信息化整體水平，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加大對信息化技術(shù)人才的培養(yǎng)力度。

一方面，檔案管理機(jī)構(gòu)要制訂全面的培訓(xùn)計劃，覆蓋信息化技術(shù)的各個領(lǐng)域，如數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)安全、信息檢索等，培訓(xùn)內(nèi)容要貼近檔案信息化的實(shí)際需求，注重培養(yǎng)實(shí)際操作和解決問題的能力。培訓(xùn)可以采用多樣化的方式，包括內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線課程等，以滿足不同員工的學(xué)習(xí)需求。另一方面，檔案管理機(jī)構(gòu)要建立明確的技術(shù)能力考核標(biāo)準(zhǔn)。考核可以定期進(jìn)行，包括理論知識考核、實(shí)際操作考核以及解決實(shí)際問題的能力評估，通過科學(xué)、客觀的考核機(jī)制，激勵員工不斷提升其在信息化技術(shù)領(lǐng)域的能力。

2.重視對優(yōu)秀檔案信息化人才的引進(jìn)

檔案信息化不僅僅是技術(shù)的問題，更是一個涉及檔案管理、信息科學(xué)、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化等多方面的綜合性工程。為了應(yīng)對這一挑戰(zhàn)，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極采取措施，吸引并留住具有豐富經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識的人才。

首先，制訂明確的人才引進(jìn)計劃，明確招聘的崗位、條件和標(biāo)準(zhǔn)。招聘計劃的制訂要考慮檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需求，確保引進(jìn)的人才能夠在檔案信息化建設(shè)的各個階段發(fā)揮重要作用。其次，提供具有競爭力的薪酬標(biāo)準(zhǔn)，以及完善的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，旨在吸引高水平的人才，并提供一個具有發(fā)展空間的工作環(huán)境。要暢通人才引進(jìn)的“綠色通道”，設(shè)立“一站式”服務(wù)窗口，限時解決好引進(jìn)人才的后顧之憂。最后，要加強(qiáng)與高校、研究機(jī)構(gòu)的聯(lián)系，通過與學(xué)術(shù)界和研究機(jī)構(gòu)的交流和合作，檔案管理機(jī)構(gòu)能夠及時了解行業(yè)最新的研究成果和前沿技術(shù)，有助于引進(jìn)更具創(chuàng)造力的人才。

（四）重視檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

檔案數(shù)據(jù)庫是按照檔案管理規(guī)律組織在一起的、彼此之間相互獨(dú)立而又相互聯(lián)系的、可共享的檔案數(shù)據(jù)集合。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進(jìn)的過程。通過建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，能夠更方便地存儲、檢索和共享檔案信息，從而提高工作效率，實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同辦公。

1.檔案信息的收集

在建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫時，要明確檔案信息收集的范圍，包括要納入數(shù)據(jù)庫的檔案種類、時間范圍、地域范圍等關(guān)鍵要素，按要求進(jìn)行全面的收集。

2.檔案信息前處理

檔案信息前處理的主要任務(wù)包括將檔案的內(nèi)容特征和形式特征進(jìn)行著錄和標(biāo)引，要求著錄標(biāo)引必須達(dá)到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的高標(biāo)準(zhǔn)，其不僅是建立數(shù)據(jù)庫的必要過程，更是確保數(shù)據(jù)庫檢索質(zhì)量的前提條件。

3.確定數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

該項(xiàng)工作主要由技術(shù)人員根據(jù)檔案人員提供的著錄信息來完成，具體包括定義數(shù)據(jù)庫中的表、字段和關(guān)系，制訂數(shù)據(jù)字典以明確各數(shù)據(jù)元素的屬性，同時設(shè)計數(shù)據(jù)庫的物理結(jié)構(gòu)，包括索引、視圖等。

4.數(shù)據(jù)錄入

在數(shù)據(jù)錄入過程中，必須經(jīng)過嚴(yán)格的校對審核，包括審查字段的數(shù)據(jù)形式是否正確，比如驗(yàn)證日期格式、數(shù)字格式等；核對字段長度與結(jié)構(gòu)長度是否符合規(guī)定，以防信息截斷或冗余；對各種標(biāo)識符號進(jìn)行仔細(xì)審查，以確保其準(zhǔn)確無誤。此外，還要針對不同的數(shù)據(jù)格式進(jìn)行必要的轉(zhuǎn)換，確保數(shù)據(jù)能夠順利地被數(shù)據(jù)庫接受和處理。

（五）維護(hù)檔案信息管理系統(tǒng)安全

1.建立身份驗(yàn)證和訪問控制機(jī)制

建立身份驗(yàn)證和訪問控制機(jī)制旨在確保只有經(jīng)過嚴(yán)格身份驗(yàn)證的授權(quán)用戶才能夠訪問系統(tǒng)，從而有效防范未經(jīng)授權(quán)的訪問，維護(hù)檔案信息的機(jī)密性和完整性。（1）強(qiáng)密碼政策。實(shí)施強(qiáng)密碼政策要求用戶設(shè)置復(fù)雜且難以破解的密碼，包括大小寫字母、數(shù)字和特殊字符的組合，限制密碼長度，鼓勵定期更換密碼，以降低密碼泄露的風(fēng)險。（2）多因素身份驗(yàn)證。除了傳統(tǒng)的用戶名和密碼，用戶還要提供第二個身份驗(yàn)證因素，例如手機(jī)短信驗(yàn)證碼、硬件令牌或生物識別信息，多層次驗(yàn)證機(jī)制增加了未經(jīng)授權(quán)用戶獲取訪問權(quán)限的難度，能提高系統(tǒng)整體的安全性。（3）訪問控制列表（ACL）。使用訪問控制列表是對檔案信息進(jìn)行細(xì)粒度控制的有效手段。ACL定義了用戶或用戶組對特定檔案信息的訪問權(quán)限，包括讀取、寫入、修改等操作，確保只有合法用戶能夠進(jìn)行相應(yīng)的操作，減少信息泄露和濫用權(quán)限的風(fēng)險。例如，根據(jù)數(shù)字檔案管理需要，舟山市檔案館建立了基于標(biāo)準(zhǔn)且適合操作的檔案信息安全管理體系，涉及設(shè)備管理、人員管理、數(shù)據(jù)管理、賬戶與權(quán)限管理、密碼管理、應(yīng)急處置等方面。在數(shù)字檔案的收、管、存、用各環(huán)節(jié)工作中，市檔案館嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)安全管理制度。其中，檔案信息系統(tǒng)落實(shí)“三員”管理，即系統(tǒng)管理員、安全管理員和安全審計員各司其職；數(shù)字檔案館核心網(wǎng)絡(luò)實(shí)行準(zhǔn)入機(jī)制，所有人員、計算機(jī)和USB設(shè)備必須經(jīng)過登記、審核、批準(zhǔn)后方能接入；紙質(zhì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目運(yùn)作全過程落實(shí)各項(xiàng)安全制度，并由第三方監(jiān)理單位進(jìn)行監(jiān)督。

2.對檔案信息的傳輸和存儲進(jìn)行加密

（1）傳輸層加密。所有與檔案信息相關(guān)的數(shù)據(jù)在傳輸過程中都采用傳輸層加密協(xié)議，例如建立SSL / TLS連接，以確保數(shù)據(jù)在從用戶端傳輸?shù)椒?wù)器端的整個過程中都是加密的，防止遭到網(wǎng)絡(luò)攻擊，產(chǎn)生數(shù)據(jù)竊聽的風(fēng)險。通過使用公鑰基礎(chǔ)設(shè)施（PKI），系統(tǒng)能夠提供安全的密鑰交換機(jī)制，確保雙方的身份驗(yàn)證和數(shù)據(jù)完整性。

（2）存儲層加密。在檔案信息存儲階段，采用強(qiáng)化的存儲層加密，包括對數(shù)據(jù)庫中的敏感數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，確保即使在數(shù)據(jù)庫被非法訪問的情況下，敏感信息也以加密的形式存儲。

（3）密鑰管理。為了確保加密系統(tǒng)的安全性，系統(tǒng)實(shí)施嚴(yán)格的密鑰管理策略，包括定期更新加密密鑰、使用硬件安全模塊（HSM）來保護(hù)密鑰，以及限制訪問密鑰的權(quán)限。密鑰輪換和更新是保持系統(tǒng)安全的不可或缺的步驟，以應(yīng)對密鑰泄漏或其他潛在威脅。

3.定期進(jìn)行安全審計和監(jiān)控

（1）定期安全審計。系統(tǒng)定期進(jìn)行安全審計，通過對系統(tǒng)配置、權(quán)限設(shè)置、用戶活動等方面的檢查，評估系統(tǒng)的安全性和合規(guī)性。審計可以揭示潛在的漏洞和不安全實(shí)踐，為及時修復(fù)和改進(jìn)提供依據(jù)。審計內(nèi)容包括但不限于：檢查訪問日志、審閱系統(tǒng)配置、驗(yàn)證權(quán)限設(shè)置、進(jìn)行漏洞掃描等。

（2）實(shí)時監(jiān)控系統(tǒng)日志。建立實(shí)時監(jiān)控系統(tǒng)日志的機(jī)制，能夠?qū)ο到y(tǒng)中的各種活動進(jìn)行追蹤和記錄。通過監(jiān)測，系統(tǒng)管理員可以及時發(fā)現(xiàn)潛在的安全威脅，例如異常登錄、權(quán)限變更或大量數(shù)據(jù)訪問等，有助于快速響應(yīng)安全事件，降低潛在威脅造成的影響。

（3）安全培訓(xùn)和意識提升活動。定期進(jìn)行安全培訓(xùn)和意識提升活動，以提高員工對安全策略的理解。培訓(xùn)內(nèi)容可以包括安全操作指南、風(fēng)險防范、黑客攻擊識別等方面，以增強(qiáng)員工的安全意識，避免由于人為因素產(chǎn)生安全漏洞，是確保系統(tǒng)整體安全性的重要環(huán)節(jié)。

（4）應(yīng)急響應(yīng)計劃。制訂和定期測試應(yīng)急響應(yīng)計劃，確保在發(fā)生安全事件時能夠迅速而有效地做出響應(yīng)。培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)成員，明確任務(wù)分工，提前預(yù)演各類安全事件的處理流程，最大程度上減輕潛在威脅對系統(tǒng)造成的損害。

（5）持續(xù)改進(jìn)和漏洞修復(fù)。通過定期的安全審計和監(jiān)控，對發(fā)現(xiàn)的漏洞和安全問題要及時修復(fù)。系統(tǒng)管理員應(yīng)建立有效的漏洞管理機(jī)制，跟蹤漏洞修復(fù)的進(jìn)度，確保系統(tǒng)的安全性得到持續(xù)保障。

四、結(jié)語

信息化是檔案工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必然選擇，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是檔案工作走向現(xiàn)代化必須邁出的關(guān)鍵一步?，F(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)的重要性已充分體現(xiàn)。檔案信息化建設(shè)在實(shí)踐中仍然面臨一些挑戰(zhàn)，要保持開放的態(tài)度，持續(xù)學(xué)習(xí)與改進(jìn)，更好地利用和保護(hù)檔案資源，使檔案管理工作能夠更好地適應(yīng)信息時代的發(fā)展要求，為促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮積極的推動作用。

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（作者簡介：張憲，男，本科，福建省三明市明溪縣精神文明建設(shè)理論研究室，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉月嬌）