基于航天某項(xiàng)目的全要素管理方法

徐永萍、官勝國(guó)、李峰/中國(guó)運(yùn)載火箭技術(shù)研究院

項(xiàng)目管理是將知識(shí)、技能、工具與技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目活動(dòng)，以滿足項(xiàng)目的要求，項(xiàng)目管理過程可以歸類為啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、收尾等過程；而管理一個(gè)項(xiàng)目所需要開展的工作包括項(xiàng)目范圍、質(zhì)量、進(jìn)度、成本、資源和風(fēng)險(xiǎn)管理。中國(guó)運(yùn)載火箭技術(shù)研究院于2007 年在航天某項(xiàng)目中試行項(xiàng)目制管理，并在后續(xù)所有的履約合同中均推行項(xiàng)目制管理模式。通過不斷摸索和完善，建立了一套符合航天運(yùn)作的項(xiàng)目管理辦法，培養(yǎng)了一批適應(yīng)業(yè)務(wù)國(guó)際化發(fā)展的人才。經(jīng)過多年的實(shí)踐驗(yàn)證，項(xiàng)目制管理能夠提高履約效率，壓縮項(xiàng)目實(shí)施成本，可以在航天體制下適應(yīng)性地推行某領(lǐng)域的項(xiàng)目制管理模式。成熟的科研體制可以為項(xiàng)目制管理提供大量成熟的管理經(jīng)驗(yàn)，保障項(xiàng)目實(shí)施少走彎路。但與此同時(shí)，由于適應(yīng)性改革無法做到徹底，項(xiàng)目制管理在航天體制下也受到諸多制約，一定程度上影響了項(xiàng)目制管理的效果。本文結(jié)合常規(guī)項(xiàng)目管理理論與實(shí)際操作方法，總結(jié)提煉已有管理經(jīng)驗(yàn)，梳理和分析各種管理手段的理論基礎(chǔ)并提出完善方法。以航天某項(xiàng)目為例，詳細(xì)闡述項(xiàng)目全要素管理的相關(guān)工作，并且形成了相關(guān)管理文件，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目全周期的有效過程管理。

一、項(xiàng)目管理過程

1.項(xiàng)目啟動(dòng)

項(xiàng)目啟動(dòng)過程中需要明確項(xiàng)目的初步范圍，落實(shí)初步財(cái)務(wù)資源，識(shí)別那些將相互作用并影響項(xiàng)目總體結(jié)果的相關(guān)人員，同時(shí)選定項(xiàng)目經(jīng)理；項(xiàng)目啟動(dòng)過程要征詢項(xiàng)目更高層人員或組織的要求，通過評(píng)價(jià)各種備選方案，確定新項(xiàng)目的可行性，提出明確的項(xiàng)目目標(biāo)。項(xiàng)目啟動(dòng)決策文件可以說明項(xiàng)目初步范圍、可交付的成果、項(xiàng)目工期，以及為進(jìn)行投資分析做的資源預(yù)測(cè)，啟動(dòng)過程也要授權(quán)項(xiàng)目經(jīng)理為開展后續(xù)項(xiàng)目活動(dòng)而動(dòng)用組織資源。

某項(xiàng)目啟動(dòng)的依據(jù)主要為與用戶簽署的合同，同時(shí)還需要合同生效時(shí)間。按照航天體制的科研程序要求，項(xiàng)目啟動(dòng)的標(biāo)志點(diǎn)為項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，通過啟動(dòng)會(huì)正式向各配套單位明確任務(wù)內(nèi)容，明確交付產(chǎn)品技術(shù)基線、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目配套、質(zhì)量管理要求、項(xiàng)目實(shí)施要求等，并分別形成相關(guān)管理文件。由于項(xiàng)目的交付周期一般比較緊張，為了保障產(chǎn)品能夠按時(shí)交付，項(xiàng)目策劃團(tuán)隊(duì)在合同簽署后，一旦確定對(duì)方單位啟動(dòng)付款流程，便會(huì)通知各配套單位啟動(dòng)產(chǎn)品備料，通過各種手段保障項(xiàng)目按時(shí)交付。目前研究院在項(xiàng)目啟動(dòng)階段定技術(shù)狀態(tài)、定管理要求、定計(jì)劃、定任務(wù)內(nèi)容等方面有豐富的經(jīng)驗(yàn)和借鑒，可以做到不簽合同下任務(wù)的方式提前啟動(dòng)備料，提前規(guī)劃技術(shù)狀態(tài)等工作。但是在人員配置方面并未采用項(xiàng)目管理模式，而是采用傳統(tǒng)的型號(hào)研制管理人員配置方式，沒有項(xiàng)目經(jīng)理，沒有針對(duì)性地配置合適的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，也沒有培養(yǎng)一批項(xiàng)目實(shí)施的綜合性技術(shù)人才，占用了大量的一線骨干科研人員，極大浪費(fèi)了寶貴的科研人員資源，值得進(jìn)一步探索。由于無項(xiàng)目經(jīng)理，現(xiàn)有的項(xiàng)目主管無實(shí)質(zhì)授權(quán)，各種決策依然需要層層審批、層層匯報(bào)，效率低下。項(xiàng)目管理在人員配置方面應(yīng)該有更全面的考慮，有更符合項(xiàng)目實(shí)質(zhì)需求的高效配置資源。

2.項(xiàng)目規(guī)劃

某項(xiàng)目規(guī)劃包括明確項(xiàng)目范圍，定義和優(yōu)化目標(biāo)，為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)制定行動(dòng)方案，制定項(xiàng)目實(shí)施的管理計(jì)劃和項(xiàng)目文件。項(xiàng)目范圍需要書面確認(rèn)和控制項(xiàng)目范圍；為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而確定、記錄并管理項(xiàng)目相關(guān)人員、組織的需要；制定項(xiàng)目和產(chǎn)品詳細(xì)描述，明確產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)基線；將項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目工作分解為較小的、更易于管理的組件，根據(jù)配套單位和項(xiàng)目相關(guān)人員分解任務(wù)標(biāo)的，落實(shí)責(zé)任。

在項(xiàng)目規(guī)劃期間，各承制單位根據(jù)合同，編制項(xiàng)目交付產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)；梳理出合同對(duì)相關(guān)產(chǎn)品的技術(shù)指標(biāo)、環(huán)境適應(yīng)性、操作界面等各技術(shù)要求與設(shè)計(jì)鑒定狀態(tài)不一致的項(xiàng)目；針對(duì)與設(shè)計(jì)鑒定狀態(tài)不一致的要求需要采取的措施，確定后續(xù)需要編制下發(fā)到生產(chǎn)廠的更改單或技術(shù)通知單內(nèi)容；確定為了驗(yàn)證采取措施的有效性需要增加的試驗(yàn)項(xiàng)目，以及進(jìn)行該項(xiàng)試驗(yàn)需要的產(chǎn)品、人員、周期等條件。從技術(shù)角度辨識(shí)產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，并給出合理建議；從技術(shù)角度給出能否按照合同要求完成產(chǎn)品生產(chǎn)的結(jié)論。通過產(chǎn)品技術(shù)策劃工作，提前暴露技術(shù)難點(diǎn)以及為解決新技術(shù)難點(diǎn)需要采取的措施；項(xiàng)目管理人員據(jù)此梳理實(shí)施過程中的短線和風(fēng)險(xiǎn)，提前協(xié)調(diào)相關(guān)資源，制定規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施，并在項(xiàng)目實(shí)施過程中檢查相關(guān)技術(shù)狀態(tài)落實(shí)情況和符合性。

項(xiàng)目規(guī)劃過程需要確定合同規(guī)定交付產(chǎn)品的定點(diǎn)生產(chǎn)單位，編制項(xiàng)目全周期計(jì)劃配套表，下發(fā)至各相關(guān)單位，結(jié)合合同明確各單位的任務(wù)內(nèi)容和要求。項(xiàng)目規(guī)劃應(yīng)從宏觀控制到具體操作細(xì)節(jié)均做出全局考慮和規(guī)劃，引導(dǎo)和規(guī)范項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)的行為，提前暴露和解決問題，確保各項(xiàng)任務(wù)按照要求圓滿完成。通過項(xiàng)目規(guī)劃，項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)將根據(jù)合同分解出全周期計(jì)劃配套要求；明確各承制單位的任務(wù)內(nèi)容及完成時(shí)間，形成項(xiàng)目實(shí)施全周期詳細(xì)計(jì)劃及計(jì)劃流程圖；組織技術(shù)總體單位分析和確定本單位承制產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)，需要根據(jù)合同要求對(duì)產(chǎn)品做哪些改變，形成頂層技術(shù)策劃文件和技術(shù)配套表；根據(jù)合同和運(yùn)輸相關(guān)要求，明確和規(guī)范交付產(chǎn)品交付包裝箱要求、嘜頭、箱號(hào)、運(yùn)輸標(biāo)識(shí)等噴涂要求；規(guī)范隨產(chǎn)品交付的質(zhì)量證明文件、產(chǎn)品使用說明書、裝箱清單等文件的格式、編寫和制作要求；制定項(xiàng)目實(shí)施過程中相關(guān)管理規(guī)定及各單位對(duì)相關(guān)規(guī)定和計(jì)劃落實(shí)情況的考核方法；以相關(guān)型號(hào)質(zhì)量管理要求為基礎(chǔ)，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)施實(shí)際需求，規(guī)范相關(guān)質(zhì)量要求的落實(shí)方式，鼓勵(lì)表格化管理，減少冗長(zhǎng)文字報(bào)告，提高質(zhì)量管理的有效性和規(guī)范性，制定項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量控制要求。

項(xiàng)目規(guī)劃在項(xiàng)目啟動(dòng)前已經(jīng)完成，對(duì)照項(xiàng)目管理理論，研究院在項(xiàng)目范圍、時(shí)間、質(zhì)量、溝通風(fēng)險(xiǎn)等方面一直做得非常出色，由于項(xiàng)目成本的解析一般都有歷史依據(jù)，同時(shí)配以現(xiàn)有的行政管理約束，成本分析也可以做得比較可靠，但對(duì)于人力資源的分析還比較匱乏，主要原因是沒有建立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)主要人員手冊(cè)，明確責(zé)任，授予權(quán)限。

3.項(xiàng)目執(zhí)行和監(jiān)控

項(xiàng)目執(zhí)行過程主要按照項(xiàng)目管理計(jì)劃來協(xié)調(diào)人員和資源，整合并實(shí)施項(xiàng)目履約活動(dòng)，保障各項(xiàng)工作按計(jì)劃完成并滿足項(xiàng)目規(guī)范要求?，F(xiàn)有體制已經(jīng)具備一套完備的計(jì)劃管理系統(tǒng)，以及相關(guān)的考核方法。因存在未曾預(yù)料的風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目執(zhí)行過程會(huì)需要對(duì)計(jì)劃、項(xiàng)目文件和資源需求進(jìn)行變更，需要加以分析，并制定適當(dāng)?shù)捻?xiàng)目管理應(yīng)對(duì)措施，變更一旦得到批準(zhǔn)，就應(yīng)該對(duì)關(guān)聯(lián)的文件統(tǒng)一修訂，形成項(xiàng)目實(shí)施管理新的基準(zhǔn)。項(xiàng)目執(zhí)行過程中需要跟蹤、審查和調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)展情況信息，識(shí)別必要的計(jì)劃變更并啟動(dòng)相應(yīng)變更流程；定期對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展進(jìn)行分析，識(shí)別與項(xiàng)目管理計(jì)劃的偏差。需要項(xiàng)目主管組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)控制變更，推薦糾正措施，或者對(duì)可能出現(xiàn)的問題推薦預(yù)防措施；對(duì)照項(xiàng)目管理計(jì)劃和項(xiàng)目里程碑，監(jiān)督正在進(jìn)行中的項(xiàng)目實(shí)施行為；確保只有經(jīng)批準(zhǔn)的變更才能付諸執(zhí)行。

項(xiàng)目執(zhí)行過程嚴(yán)格按照項(xiàng)目規(guī)劃的相關(guān)管理要求開展工作，并由項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)持續(xù)監(jiān)督各項(xiàng)工作進(jìn)度和完成質(zhì)量情況，及時(shí)暴露、解決出現(xiàn)的偏離問題，并對(duì)過程進(jìn)行記錄和總結(jié)，舉一反三。項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)控追求高效實(shí)用，明確產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)控制要求、產(chǎn)品驗(yàn)收檢查表的內(nèi)容；規(guī)范交付產(chǎn)品編號(hào)的編排方法、生產(chǎn)準(zhǔn)備審查的內(nèi)容和要求、生產(chǎn)過程質(zhì)量控制方法以及常規(guī)的質(zhì)量管理要求。項(xiàng)目具備其自身特點(diǎn)，因此在項(xiàng)目執(zhí)行過程中應(yīng)關(guān)注以下幾點(diǎn)。

一是項(xiàng)目受外部合同約束，若未能按照合同約定時(shí)間交付產(chǎn)品，項(xiàng)目將面臨經(jīng)濟(jì)懲罰甚至終止的風(fēng)險(xiǎn)，因此按時(shí)完成任務(wù)是項(xiàng)目第一要?jiǎng)?wù)。項(xiàng)目執(zhí)行過程中，一方面在合同分解時(shí)需將風(fēng)險(xiǎn)層層傳遞，降低項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的風(fēng)險(xiǎn)；另一方面通過調(diào)度系統(tǒng)嚴(yán)格監(jiān)控各項(xiàng)計(jì)劃完成情況，提前預(yù)警并采取措施，形成周例會(huì)、周報(bào)和月綜合調(diào)度會(huì)制度，及時(shí)了解和反饋各單位在項(xiàng)目實(shí)施過程中存在的問題，需要協(xié)調(diào)和保障的條件等，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程與計(jì)劃的符合性進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤；要求各單位每月動(dòng)態(tài)匯總項(xiàng)目實(shí)施過程中所產(chǎn)生的“三單”內(nèi)容，檢查產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)落實(shí)情況。

二是項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要重視與用戶之間的往來函件和會(huì)議紀(jì)要的存檔工作，這些都將是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與用戶之間開展工作協(xié)調(diào)的依據(jù)；尊重用戶使用習(xí)慣和用戶操作人員能力不足的問題，盡量為用戶提供方便，如產(chǎn)品操作標(biāo)識(shí)、軟件界面等盡量采用用戶的常用語(yǔ)言，便于用戶學(xué)習(xí)操作；對(duì)于項(xiàng)目執(zhí)行過程中產(chǎn)生的技術(shù)文件，要明確相關(guān)文件的審批、交付、修改、歸檔流程，嚴(yán)控文件版本。

三是產(chǎn)品交付過程涉及到貨物運(yùn)輸，因此對(duì)產(chǎn)品包裝、運(yùn)輸方面應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格要求。根據(jù)貨運(yùn)對(duì)空運(yùn)或船運(yùn)的要求進(jìn)行提煉，為了更適合堆碼和裝集裝箱，需要統(tǒng)一規(guī)定產(chǎn)品外包裝箱尺寸，對(duì)單件貨物的重量、尺寸和堆碼方式做出一般要求，特殊產(chǎn)品特殊處理。管理細(xì)則要規(guī)定產(chǎn)品包裝箱運(yùn)輸標(biāo)識(shí)如嘜頭、防雨、防摔、放置方向、質(zhì)心位置的噴涂要求；為了便于運(yùn)輸過程貨物清點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)，需要對(duì)每個(gè)包裝箱進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)并且噴涂在包裝箱外表面明顯位置。包裝箱轉(zhuǎn)運(yùn)過程需要用到叉車、吊車等轉(zhuǎn)運(yùn)工具，因此要求普通包裝箱應(yīng)同時(shí)滿足使用叉車和吊具轉(zhuǎn)運(yùn)的條件；為了滿足產(chǎn)品海關(guān)防疫檢驗(yàn)要求，實(shí)木制作的包裝箱需要熏蒸處理等；為了適應(yīng)長(zhǎng)途運(yùn)輸?shù)沫h(huán)境，產(chǎn)品裝入包裝箱應(yīng)采取防潮措施。

4.項(xiàng)目收尾

項(xiàng)目收尾包含完結(jié)所有項(xiàng)目管理過程的所有活動(dòng)，正式結(jié)束項(xiàng)目或合同責(zé)任。項(xiàng)目收尾需要通過客戶的驗(yàn)收；進(jìn)行項(xiàng)目總結(jié)評(píng)價(jià)；記錄經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)；對(duì)組織過程的資產(chǎn)進(jìn)行更新；將所有相關(guān)項(xiàng)目文件在項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)中歸檔，以便作為歷史數(shù)據(jù)使用；結(jié)束所有采購(gòu)活動(dòng)，確保相關(guān)協(xié)議的完結(jié)；對(duì)團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行評(píng)估，釋放項(xiàng)目資源。項(xiàng)目收尾的標(biāo)志為經(jīng)過批準(zhǔn)的項(xiàng)目結(jié)算報(bào)告，和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)編寫的項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告。

編寫和批準(zhǔn)項(xiàng)目結(jié)算報(bào)告需要項(xiàng)目財(cái)務(wù)結(jié)算作為依據(jù)，因此需要在各項(xiàng)驗(yàn)收和交付工作結(jié)束后，妥善處理項(xiàng)目收款和付款工作，避免己方損失，同時(shí)保障合作方的利益。通過項(xiàng)目結(jié)算報(bào)告描述項(xiàng)目的財(cái)務(wù)收支情況，分析項(xiàng)目盈利情況，確定利潤(rùn)分配方案。項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)編寫項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告，描述合同的內(nèi)容，回顧項(xiàng)目實(shí)施過程，總結(jié)項(xiàng)目成果和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。此外，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，主管單位改革、責(zé)任分工調(diào)整等因素往往會(huì)給項(xiàng)目管理帶來沖擊，在工作交接過程中容易發(fā)生接口清理不干凈的情況，從而產(chǎn)生歷史遺留、難以追蹤的問題，導(dǎo)致項(xiàng)目結(jié)算報(bào)告難以清晰描述過程，同時(shí)因各級(jí)利益壁壘造成意見難以統(tǒng)一，導(dǎo)致項(xiàng)目結(jié)算報(bào)告難產(chǎn)，項(xiàng)目完全收尾也無從談起，更無法釋放資源。若能夠在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)建立完備的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)，書面賦予項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)權(quán)限，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)閉環(huán)管理，即使人員變更也能夠保留完整的歷史依據(jù)，可以提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)抗外部因素如單位改革、人員變動(dòng)的沖擊能力，一定程度上實(shí)現(xiàn)封閉管理，提升效率，也提高對(duì)項(xiàng)目過程的還原能力，以便順利實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目收尾，真正釋放資源。

二、結(jié)束語(yǔ)

項(xiàng)目管理模式已經(jīng)在世界范圍內(nèi)得到充分肯定，在國(guó)家推動(dòng)國(guó)有企業(yè)體制改革的大環(huán)境下，項(xiàng)目管理模式也需要進(jìn)行適應(yīng)性調(diào)整。經(jīng)過多年的探索，研究院已經(jīng)積累了豐富的項(xiàng)目制管理經(jīng)驗(yàn)，但是客觀評(píng)估后可以發(fā)現(xiàn)依然存在需要改進(jìn)的地方，需要大膽破除壁壘，實(shí)現(xiàn)真正意義上的項(xiàng)目制管理。航天體制經(jīng)多年運(yùn)行，可行性已得到充分展現(xiàn)，項(xiàng)目制管理模式應(yīng)全力利用現(xiàn)有體制的成熟管理經(jīng)驗(yàn)和手段，結(jié)合項(xiàng)目本身的特點(diǎn)，大膽做出適應(yīng)性調(diào)整，促進(jìn)項(xiàng)目制管理效果提升。有信心、有希望的同時(shí)，我們依然要看到困難，各級(jí)、各種利益壁壘依然橫亙?cè)诟母锏牡缆飞希绾翁鰝鹘y(tǒng)的科研管理模式轉(zhuǎn)換成真正意義上的項(xiàng)目制管理依然任重而道遠(yuǎn)。