高校國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案管理的現(xiàn)實困境與應(yīng)對策略

李朝霞/國家檔案局 王改嬌/中國政法大學(xué) 羅明書/北京科技大學(xué)

當今世界，國際競爭空前激烈，各種挑戰(zhàn)日益嚴峻?？萍及l(fā)展正處于革命性突破階段，各國紛紛加大重大科技基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入，擴大建設(shè)規(guī)模和覆蓋領(lǐng)域。面對嚴峻形勢，習(xí)近平總書記在黨的二十大報告中指出，要堅持創(chuàng)新在我國現(xiàn)代化建設(shè)全局中的核心地位，加快實現(xiàn)高水平科技自立自強，以國家戰(zhàn)略需求為導(dǎo)向，積聚力量進行原創(chuàng)性引領(lǐng)性科技攻關(guān)，堅決打贏關(guān)鍵核心技術(shù)攻堅戰(zhàn)，加快實施一批具有戰(zhàn)略性全局性前瞻性的國家重大科技項目，增強自主創(chuàng)新能力。國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項目正是突破科學(xué)前沿、解決經(jīng)濟社會發(fā)展、支撐關(guān)鍵核心技術(shù)攻關(guān)、保障經(jīng)濟社會發(fā)展和國家安全的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)，是搶占全球科技制高點、構(gòu)筑競爭新優(yōu)勢的戰(zhàn)略必爭之地。

隨著國家對重大科技基礎(chǔ)設(shè)施投入力度的不斷加大，依托高校承擔的項目也從無到有，從少到多。高校參與的重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案是國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案的重要組成部分，它不同于一般的基本建設(shè)項目檔案，兼具多門類檔案屬性，其管理更具綜合性、復(fù)雜性、多元性?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出“適應(yīng)新時代發(fā)展步伐，突出創(chuàng)新引領(lǐng)，以改革精神推動檔案實踐、理論、制度全面創(chuàng)新”，“圍繞創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略，強化財政資金支持科研項目檔案工作監(jiān)管”。為適應(yīng)新時代對檔案管理的新要求，結(jié)合重大科技基礎(chǔ)設(shè)施檔案特點，分析高等院校承擔此類項目檔案工作面臨的特殊困難和問題，探討如何加強高校項目全生命周期的檔案管理，為實踐層面提供政策引導(dǎo)具有極其重要的現(xiàn)實意義和戰(zhàn)略意義。

1 高校國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案工作的發(fā)展態(tài)勢

我國重大科技基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)最早可以追溯到上世紀五、六十年代，經(jīng)過七、八十年代的發(fā)展，于“十一五規(guī)劃”之后逐漸步入快車道。其時，高等院校也開始大規(guī)模地參與重大設(shè)施建設(shè)。與其他系統(tǒng)相比，高校雖然起步較晚，但發(fā)展勢頭迅猛?！笆晃濉迸鷱?fù)立項了北京科技大學(xué)牽頭建設(shè)的“重大工程材料服役安全研究評價設(shè)施”等項目，“十二五”批復(fù)立項了上海交通大學(xué)承建的“轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施（上海）”項目等多個項目；“十三五”期間，國家發(fā)改委確定優(yōu)先建設(shè)的10個項目中高校牽頭4項。近些年，教育部主管高等學(xué)校作為國家創(chuàng)新體系的重要組成部分，由于其具有基礎(chǔ)研究和前沿高新技術(shù)領(lǐng)域的多學(xué)科融合、高端科研人才匯聚、優(yōu)勢資源整合的協(xié)同創(chuàng)新優(yōu)勢，越來越多地承擔國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與運行任務(wù)。高等院校承擔的重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項目不同于一般的基本建設(shè)項目，在管理體制、管理模式、工作流程、建設(shè)內(nèi)容等方面有其自身特點，其檔案涵蓋了科研檔案、工程檔案、設(shè)備檔案等多種門類。大科學(xué)裝置檔案管理具體呈現(xiàn)出下列特征。

1.1 項目投資規(guī)模大、檔案管理周期長

高等院校承擔的國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目大多周期比較長，短則五六年，長則十多年。如北京科技大學(xué)作為教育部直屬高校承擔的第一個國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目“重大工程材料服役安全研究評價設(shè)施”（簡稱“MSAF 項目”），是2005年“十一五”國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施之一，項目于2007 年正式立項，建設(shè)總投資概算50,510 萬元，2012年3月正式開工建設(shè)，2022年1月完成全部建設(shè)任務(wù)，2022年11月全面通過國家驗收。轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項目 2013 年 7 月獲批立項 ， 2023 年 7 月國家發(fā)改委驗收。兩個項目建設(shè)周期均長達10 余年。項目建設(shè)周期決定了項目檔案工作周期相對較長，項目文件材料的形成、積累與歸檔也貫穿于項目建設(shè)全過程，加之建設(shè)期間機構(gòu)變動和人員更迭難以避免，檔案散失等風險大增，給項目檔案的收集帶來很大的挑戰(zhàn)。

1.2 項目檔案形成主體多元、內(nèi)容構(gòu)成復(fù)雜

高校承擔的國家重大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目檔案還呈現(xiàn)了形成主體多、檔案內(nèi)容與成分復(fù)雜等特征。僅以已驗收的兩個高校重大科技設(shè)施項目為例。北京科技大學(xué)MSAF項目法人單位為北京科技大學(xué)，參建單位有中國科學(xué)院金屬研究所、西北工業(yè)大學(xué)、哈爾濱工業(yè)大學(xué)等，其中勘察單位1家、設(shè)計單位1家、監(jiān)理單位5家、施工單位4家。建設(shè)內(nèi)容包括建安工程和大科學(xué)試驗裝置，其中大科學(xué)試驗裝置包括工程結(jié)構(gòu)材料損傷試驗裝置、工程結(jié)構(gòu)材料損傷仿真試驗系統(tǒng)和開放共享配套設(shè)施等，共形成檔案2600余卷，北京科技大學(xué)與有關(guān)單位共同組建了“國家材料服役安全科學(xué)中心”負責該項目的運行管理和科學(xué)研究工作。轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施（上海）項目也是多單位共建，有勘察單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位、設(shè)備廠家、運行單位等。形成的檔案包括建設(shè)項目檔案、科研檔案、設(shè)備檔案等門類，涵蓋項目立項、 可行性研究、初步設(shè)計及概算、設(shè)計、施工、試運行、驗收等過程中形成的檔案，截至 2023 年 3 月底，該項目共形成檔案案卷 843 卷。

基于上述參建單位、參與人員眾多，文件材料類型繁多，不可避免帶來協(xié)調(diào)溝通成本的增加以及項目文件收集歸檔任務(wù)的加重。且項目啟動之初，項目建設(shè)壓力大，項目管理者更關(guān)注于項目實體建設(shè)，檔案工作相對滯后。加之事前統(tǒng)籌不足，缺乏統(tǒng)一的檔案管理體制和制度，歸檔責任不清晰，專職文件控制人員配置不齊，給后期檔案整理和驗收埋下隱患。

2 高校國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案管理的現(xiàn)實困境

重大科技基礎(chǔ)設(shè)施，具有鮮明的科學(xué)和工程雙重屬性，其設(shè)計、研制及相關(guān)技術(shù)和工藝具有綜合性、復(fù)雜性、先進性。目前，高校檔案管理水平，難以應(yīng)對重大科技基礎(chǔ)設(shè)施管理工作帶來的挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在以下四個方面：

2.1 檔案人員配置、專業(yè)知識結(jié)構(gòu)與科技重大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理要求不匹配

目前，高校檔案館人員力量配備嚴重不足，多則十余人，少則三五人。館藏檔案體量從十萬卷到幾十萬卷不等，時間跨度從幾十年到上百年，每年常規(guī)的檔案收集和提供利用任務(wù)繁重。還須承擔百余個職能部門和教學(xué)科研機構(gòu)的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與歸檔工作。作為項目檔案人員，若要做好項目檔案工作，必須了解項目建設(shè)全過程，必須深入建設(shè)項目各個部門，開展檔案管理范圍及方法的深入調(diào)研。高校檔案部門基本無暇顧及重大設(shè)施項目檔案管理。實際情況，往往是科研人員參與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，兼管文件的形成與積累，他們多數(shù)未經(jīng)檔案專業(yè)培訓(xùn)，對工程檔案管理重要性認識缺乏專業(yè)視角，對工程全流程及自身工作在全局中的功能和定位把握不準，文件留存和歸檔意識薄弱，繁忙的日常工作使得他們往往忽略文件材料的積累和歸檔，給項目檔案的管理帶來較大困難。

2.2 高校對于科技重大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理經(jīng)驗有限

高校在牽頭組織或大規(guī)模參與國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施時，往往受到以人才培養(yǎng)為主業(yè)、以小科學(xué)為主要科研組織方式等因素的制約，很容易出現(xiàn)整體工期延長、投資費用增加、驗收投入運行比例不高等情況。高校重大科技基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)難度大、涉及面廣，建設(shè)管理模式因校而異，高等學(xué)?，F(xiàn)今普遍運行的校院二級管理體制難以適應(yīng)項目檔案管理需要。同時，高校檔案管理機構(gòu)相對邊緣化，在主動調(diào)適方面有一定滯后性，進一步加大了項目檔案管理的難度。

2.3 易出現(xiàn)權(quán)屬不清、流向不明等問題

建設(shè)項目實行項目法人制，其管理主體是一個獨立的法人單位，而科技重大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是由多個主體聯(lián)合承擔的，因此在檔案管理體制上呈現(xiàn)管理主體多元化的特征，導(dǎo)致檔案權(quán)屬不明晰。高?？萍贾卮蠡A(chǔ)設(shè)施檔案包含項目前期及工程管理、勘察設(shè)計、施工、調(diào)試、竣工驗收、設(shè)備、運行等多樣化的文件材料，直接影響文件材料歸檔范圍、整理方式以及檔案分類、檔案流向不明確等諸多業(yè)務(wù)問題。

2.4 針對性的項目檔案管理制度供給不足

目前，高等院校重大科技設(shè)施項目檔案管理，主要依據(jù)教育部現(xiàn)行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)管理辦法》兩個部門規(guī)章，這兩個中觀層面的規(guī)范性文件，難以支撐復(fù)雜多變的設(shè)施項目檔案工作的正常開展。同時，由于高校檔案管理人員和項目管理人員經(jīng)驗欠缺，在項目檔案管理標準、規(guī)范的具體執(zhí)行方面把握不夠準確。

3 提升高校國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的應(yīng)對策略

高校參與的國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施檔案是國家基礎(chǔ)設(shè)施檔案的重要組成部分。當前，亟待構(gòu)建適合高?？萍贾卮蠡A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的項目檔案組織管理體系，加強項目檔案的組織管理，厘清各責任主體的項目檔案工作職責，明晰項目文件的歸屬與流向，規(guī)范項目文件的積累、收集、整理與移交等工作，并與各高校檔案館原有館藏檔號體系有機銜接。

3.1 以“強化監(jiān)管”為統(tǒng)領(lǐng)，落實項目檔案專項評估制度。在國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，建議教育部依法依規(guī)對項目建設(shè)實施過程開展合理有序的監(jiān)管，為項目檔案管理提供政策供給。這方面，可借鑒國家重大建設(shè)項目、重大科技專項等成熟的工作經(jīng)驗，對科技設(shè)施建設(shè)項目也實行檔案專項驗收制度。項目法人單位對本項目檔案進行整理和自查，自查包括項目檔案的完整、準確、真實、有效，檔案整理、組卷質(zhì)量，項目電子檔案管理等情況。自查合格后向教育部提出檔案驗收申請。檔案專項驗收通過后，才能進入項目其他環(huán)節(jié)的驗收流程，確保項目文件的齊全、完整、準確。

3.2 以“優(yōu)化管理”為關(guān)鍵，研究制定《加強高校國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理工作的意見》。為保障高校承擔國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的質(zhì)量和進度，優(yōu)化項目管理，提高設(shè)施運行共享水平和使用效率，檔案主管部門和教育主管部門應(yīng)當創(chuàng)新驅(qū)動、有效聯(lián)動，研究制定“加強高校國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理工作的意見”。從切實加強重大設(shè)施項目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、建立健全項目檔案管理制度、構(gòu)建項目檔案資源體系和做好項目檔案安全保管和利用四個方面，對項目實行事前指導(dǎo)，事中、事后監(jiān)管，要求項目法人統(tǒng)籌規(guī)劃檔案工作，將檔案工作納入項目管理程序，納入有關(guān)人員崗位責任制，采取有效措施，創(chuàng)新工作機制。及時解決項目檔案工作中遇到的問題，保障檔案工作所需經(jīng)費及工作條件，保證檔案工作有序推進。同時，加強項目檔案監(jiān)督指導(dǎo)，確保項目檔案完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全，滿足項目建設(shè)、管理、監(jiān)督、運行和維護等活動在證據(jù)、責任和信息等方面的需要，進一步增強檔案管理服務(wù)科技工作的能力。

3.3 以“規(guī)范標準”為基礎(chǔ)，編制高?？萍贾卮蠡A(chǔ)設(shè)施項目分類編號標準和歸檔范圍表。在大量調(diào)研基礎(chǔ)上，起草制定《高校國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施檔案分類與檔號編制辦法》《高校國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項目文件歸檔范圍和保管期限表》《高校國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》。上述規(guī)范應(yīng)明確歸檔主體及其職責，劃定保管期限。使項目各級管理單位在項目文件收集、整理和歸檔等方面有據(jù)可依。科技重大設(shè)施檔案分類標準，要遵循科技文件材料的形成規(guī)律與特點，保持項目文件形成時的有機聯(lián)系，項目檔案分類可設(shè)置立項、設(shè)計、項目準備、項目管理、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設(shè)備、驗收文件等類目。另外，特別關(guān)鍵的是，重大科技基礎(chǔ)設(shè)施檔案是高校檔案不可分割的一部分，其最終歸屬流向，應(yīng)全部移交高校檔案館，因而，在制定分類編號體系時，要兼顧與高校檔案館已有的編號體系的銜接與對應(yīng)，便于項目檔案進館以后的上架保管和后期的提供服務(wù)等工作。

3.4 以“落實責任”為抓手，建立與國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)任務(wù)全程同步的歸檔責任制。國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)周期一般都近10年甚至更久，建立與建設(shè)任務(wù)同步的歸檔責任能夠從根本上保證檔案收集、整理的完整性、系統(tǒng)性及規(guī)范性。針對國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案包含基建檔案、技術(shù)工藝設(shè)備檔案、科研檔案等多種類型的實際，可以采用任務(wù)包的管理機制，明確各參建方的主體責任，其既是建設(shè)任務(wù)負責人，也是項目文件歸檔責任人。以此將檔案管理工作要求提升到與建設(shè)任務(wù)同等重要的高度。同時，明確后續(xù)檔案管理分工責任人，利于檔案工作分層分項的落實和責任追究，防止因責任不明而導(dǎo)致檔案管理工作與項目建設(shè)不同步的問題。

綜上所述，國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，對于增強我國原始創(chuàng)新能力、實現(xiàn)重點領(lǐng)域跨越、保障科技長遠發(fā)展、實現(xiàn)從科技大國向科技強國的跨越具有重要的戰(zhàn)略意義。做好重大設(shè)施的檔案管理經(jīng)驗總結(jié)和實踐探索，將更有助于規(guī)范和提升高校國家科技重大基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案工作，確保為后續(xù)項目運行，維護、審計等提供更好的支撐，為我國建設(shè)創(chuàng)新型國家做出積極貢獻。

本文系國家檔案局科技項目“高校國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案管理機制與策略研究”（2023-J-005）階段性研究成果（課題組成員包括張顯明、張雅靜、王劍鋒、王小杭、劉躍龍、徐璐等）。