聲像檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展對策分析

金瓊

一、聲像檔案管理的現(xiàn)狀

1.聲像檔案管理的思想觀念淡薄

首先，注重紙質(zhì)輕視聲像。長久以來，檔案人員對聲像檔案的管理程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)弱于紙質(zhì)檔案，實踐中這種觀念使得紙質(zhì)檔案管理的制度規(guī)范顯著多于聲像檔案。其次，重視使用輕視維護。當(dāng)下使用多媒體等方式積極地傳遞聲音、宣傳文化，豐富了聲像檔案的服務(wù)功能，但是忽略了對聲像檔案的保管工作。再次，重視技能輕視保管。個別檔案管理人員十分注重聲像檔案保管的技能，懂得根據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和掌握的技術(shù)手段保管聲像資料，但是尚未認(rèn)識到所保管的聲像資料內(nèi)容是不是齊全、完備。最后，重視結(jié)果輕視過程。當(dāng)前部分檔案人員認(rèn)為只需要管理好最終存放在檔案庫房中的聲像檔案，忽視了聲像檔案在形成過程中以及在移交過程中的檔案質(zhì)量和保管，從而影響了聲像檔案的使用壽命。

2.聲像檔案管理的人才十分緊缺

聲像檔案管理的優(yōu)劣一定程度上與檔案人員的素質(zhì)有很大關(guān)系，然而當(dāng)前管理聲像檔案的人員普遍水平有限，沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過相關(guān)檔案管理技能和知識，大多依靠前輩幫帶或是自身經(jīng)驗進(jìn)行管理，缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)能力。特別是隨著信息化的到來，多數(shù)檔案人員不能適應(yīng)高科技的發(fā)展需要，對計算機網(wǎng)絡(luò)知識和聲像設(shè)備的操作知之甚少。

3.聲像檔案管理的制度不完善

當(dāng)前，部分地區(qū)檔案館（室）缺乏可供嚴(yán)格執(zhí)行的聲像檔案管理制度，其聲像檔案存放的環(huán)境與規(guī)范相違背，導(dǎo)致一部分檔案因溫度、濕度、陽光等不符合標(biāo)準(zhǔn)的原因而出現(xiàn)受潮、褪色、變質(zhì)等情況。另外，由于缺少聲像檔案管理方面監(jiān)督和檢查的制度，致使各單位弱化了對聲像檔案的管理，部分檔案的保存情況不容樂觀。再有，在科技不斷進(jìn)步的今天，檔案管理部門因為沒有及時制訂出行之有效而又順應(yīng)時代發(fā)展的制度，從而使得新科技在聲像檔案工作中發(fā)揮的作用大大減弱。

4.聲像檔案的搶救和修復(fù)工作落后

首先，數(shù)字聲像檔案的管理辦法不妥當(dāng)，大多采用光盤歸檔保存，光盤在使用和保管過程中易磨損、丟失，人力、物力和財力會產(chǎn)生一定程度上的損耗，且利用時也不太方便。其次，聲像檔案的搶救和修復(fù)方式相對單一，通常是由有搶救和修復(fù)需要的單位主動到檔案技術(shù)保護部門要求進(jìn)行聲像檔案的搶救和修復(fù)，并沒有形成對外搶救和修復(fù)的長效服務(wù)方式。第三，聲像檔案管理人員在工作中側(cè)重于技術(shù)手段的利用與施行，未能對技術(shù)產(chǎn)生的實際功效引起足夠的重視，缺少技術(shù)實施的質(zhì)量監(jiān)控。最后，實踐中一部分檔案館（室）沒有聲像檔案的保管條件，一部分沒有履行定期的維護保養(yǎng)和監(jiān)督檢查，使得聲像檔案的保管狀況不佳，同時伴隨著對其搶救和修復(fù)進(jìn)度遲緩的問題。

二、聲像檔案管理過程中產(chǎn)生問題的原因

1.導(dǎo)致聲像檔案管理的思想觀念淡薄的原因

第一，紙質(zhì)檔案經(jīng)歷的時間較為長久，是檔案人員管理、利用的重心，諸多檔案人員未能認(rèn)識到聲像檔案所產(chǎn)生的影響，疏忽了對聲像檔案的管理。第二，檔案人員更加注重外在的、直接的層面，在短期內(nèi)能夠達(dá)到顯著的效果，而保管與維護是內(nèi)在的，是持久性的，耗時耗力，效果不能馬上顯示出來。第三，數(shù)字化時代的到來，使得聲像檔案的數(shù)字化水平越來越高，相較于傳統(tǒng)檔案來說檔案的信息內(nèi)容與載體分離，因此個別檔案人員自認(rèn)為對檔案的載體質(zhì)量和保管顯得不再關(guān)鍵。

2.導(dǎo)致聲像檔案管理的人才十分緊缺的原因

一方面，聲像檔案涉及的專業(yè)性較之于紙質(zhì)檔案要強，這就對檔案人員的專業(yè)程度提出了更高的要求，但當(dāng)前聲像檔案的管理人員普遍缺少相關(guān)專業(yè)技術(shù)和知識的學(xué)習(xí)，知識和掌握的技能陳舊，無法提升業(yè)務(wù)能力，僅有少數(shù)進(jìn)行過專業(yè)培訓(xùn)與考核，對聲像檔案的管理人員缺少培養(yǎng)，培訓(xùn)的內(nèi)容和使用的講義都過于老套，偏重于紙質(zhì)檔案的內(nèi)容較多，對聲像檔案管理的內(nèi)容提及非常少且缺少創(chuàng)新，無法與當(dāng)前的工作內(nèi)容相適應(yīng)。另一方面，缺少多元化的聲像檔案的崗位培訓(xùn)方法，僅僅是單一填充式的培訓(xùn)方式，重理論，輕實踐，但聲像檔案管理工作僅學(xué)習(xí)抽象的理論是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，多數(shù)檔案人員在進(jìn)行過培訓(xùn)之后仍然不能妥善處理實際中遇到的各類問題，培訓(xùn)學(xué)習(xí)的作用不明顯。

3.導(dǎo)致聲像檔案管理的制度不完善的原因

行之有效的制度是做好任何管理工作的基礎(chǔ)，尤其是檔案管理這樣細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，更需要用完善的制度來提高管理能力，但很多單位缺少能夠有效?zhí)行的制度。一方面檔案人員對制度建設(shè)的意識還不足，對制度建設(shè)的重要性缺乏認(rèn)識，沒有根據(jù)制度規(guī)范來約束日常的檔案管理。另一方面，在檔案管理的制度條文中，羈束性、權(quán)利性和具體的條文較少，大多是可裁量性、義務(wù)性和框架式的。比如，在《檔案庫房管理暫行規(guī)定》中有這樣一款條文，“對庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告，并采取措施予以處理”，此條文在執(zhí)行中缺乏具體的指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，即便沒有經(jīng)常對檔案進(jìn)行檢查，也不會有相應(yīng)的羈束性的懲處辦法。由于缺少約束性和可執(zhí)行性的條文，在實踐中大多數(shù)檔案人員恰恰就沒有做到對聲像檔案的經(jīng)常性檢查。

4.導(dǎo)致聲像檔案的搶救和修復(fù)工作落后的原因

首先，檔案人員對聲像檔案數(shù)字化管理工作的重視程度不夠，沒有認(rèn)識到聲像檔案數(shù)字化管理工作的必要性，使得數(shù)字化管理技術(shù)的功能沒有得到充分地發(fā)揮。其次，一些單位在檔案管理中沒有對聲像檔案數(shù)字化保管提出硬性的要求，從而導(dǎo)致聲像檔案數(shù)字化搶救和修復(fù)的進(jìn)度遲緩。再次，聲像檔案管理方式?jīng)]能同檔案管理技術(shù)的迅速發(fā)展水平相適應(yīng)，在數(shù)字化聲像檔案長期存儲和保護層面，檔案人員未能找出合適的管理手段和措施來維護聲像檔案的持續(xù)保存與使用。

三、提升聲像檔案管理水平的措施

1.樹立聲像檔案管理意識

一要通過社會的宣傳和教育使人們了解到聲像檔案具備同紙質(zhì)檔案一樣的功能和急需搶救與修復(fù)的狀況，感受到聲像檔案的價值所在，為聲像檔案工作提供有力支撐。二是加強各級領(lǐng)導(dǎo)對聲像檔案的重視和支持程度，促進(jìn)檔案部門與各部門之間的協(xié)同配合，從長遠(yuǎn)的利益來正視聲像檔案的管理工作。三要增強聲像檔案的利用和開發(fā)，聲像檔案本身生動形象，要利用這一特性來實現(xiàn)其原本的藝術(shù)價值，使其得到更好的宣傳普及，從而促進(jìn)聲像檔案的管理工作有序進(jìn)行。四要抓住文化宣傳等重大活動的時機增進(jìn)對聲像檔案管理的意識提升，在這些活動中使各類人員進(jìn)一步了解聲像檔案不可替代的作用。

2.提升聲像檔案管理人員的素質(zhì)

一要加強技術(shù)人才的引進(jìn)，在崗位設(shè)置上優(yōu)先錄用有專門知識的人員，增強人員待遇和獎勵，同時在高校的教育與教材的編寫方面，注重理論與實際的結(jié)合，加強聲像檔案管理的教育，為聲像檔案管理工作的發(fā)展輸送人才。二要提升檔案人員的業(yè)務(wù)水平，加強定期培訓(xùn)與考核，增強對本職工作的熱愛程度，及時轉(zhuǎn)變檔案管理人員的陳舊思想，讓聲像檔案的管理工作更有底氣。三要加強聲像檔案管理的技術(shù)交流，不僅與其他聲像檔案管理單位間進(jìn)行技術(shù)交流、還要對國際間的聲像檔案管理技術(shù)進(jìn)行交流，吸取其優(yōu)勢，掌握最前沿的動向。

3.加快聲像檔案管理的制度建立

一方面，積極構(gòu)建完善的聲像檔案管理長效機制，制定一套更具指導(dǎo)意義的配套措施，將聲像檔案從生成、收集到移交、利用每個階段以及檔案人員職責(zé)、責(zé)任、獎懲與監(jiān)督等各方面都給與具體規(guī)范和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，保證聲像檔案的管理有據(jù)可依，避免造成檔案的毀損。另一方面，確立聲像檔案管理的監(jiān)督機制，按照制度要求嚴(yán)抓狠管，檔案管理部門須加強對聲像檔案管理工作的督導(dǎo)檢查，按照各個單位的不同情況進(jìn)行分別指導(dǎo)，具體問題具體分析，基礎(chǔ)好的單位要不斷創(chuàng)新，鞏固提升，基礎(chǔ)不好的單位要夯實基礎(chǔ)，逐步規(guī)范，多在每個單位薄弱的環(huán)節(jié)下功夫，不留任何死角，保障聲像檔案管理的質(zhì)量。

4.成立聲像檔案技術(shù)保護綜合基地

一要按照“主次有別，優(yōu)先重點”的原則，訂立長期性的包括人員、分工、成本、措施等在內(nèi)的聲像檔案搶救與修復(fù)計劃。二要明確聲像檔案數(shù)字化管理工作流程，通過明確工作流程，使數(shù)字化搶救和修復(fù)工作得到規(guī)范，數(shù)字化質(zhì)量的監(jiān)控和管理得以實現(xiàn)。三要強化聲像檔案管理技術(shù)的督促指導(dǎo)，綜合基地的專職人員與指導(dǎo)人員定期對聲像檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，為館室建設(shè)制定計劃和提供技術(shù)保障，提高檔案人員的業(yè)務(wù)能力與專業(yè)技能。四要綜合基地對數(shù)字聲像檔案進(jìn)行統(tǒng)一存儲管理，一式三份，即設(shè)立在線聲像檔案管理系統(tǒng)，將數(shù)字聲像檔案根據(jù)利用率的大小采用在線與離線相結(jié)合的存儲方式，綜合基地定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和離線備份，同時，刻錄一套光盤對數(shù)字聲像檔案的實體載體歸檔，此外，使用移動存儲設(shè)備備份一套數(shù)字聲像檔案，集中實行異地數(shù)據(jù)備份。

參考文獻(xiàn)：

[1] 代連英. 對聲像檔案管理的研究與思考[J]. 城建檔案，2014（11）.

[2] 王春. 關(guān)于聲像檔案管理存在的問題分析和解決對策探討[J]. 蘭臺內(nèi)外，2020， （4）.

[3] 辛海燕 . 聲像檔案管理存在的問題及對策[J]. 城建檔案，2018（5）.

[4] 李躍. 天津市聲像檔案保護現(xiàn)狀及對策研究 [D].天津：天津大學(xué)研究生院， 2017.

作者單位：太原衛(wèi)星發(fā)射中心