基于職務代理規(guī)則的企業(yè)合同風控對策探討

李 斐

（中海油能源發(fā)展裝備技術有限公司深圳分公司，廣東 深圳 518000）

一、《民法典》對職務代理的規(guī)定

《中華人民共和國民法典》第170條對于職務代理的立法規(guī)定，是民商合一立法體例在代理法律行為規(guī)制方面的又一次積極實踐。有學者認為，后民法典時代的民商合一應該是建立在承認商法獨立性基礎上的民商合一，即在客觀承認并有效分隔了民商法的不同作用領域和作用機制前提下，以民法典作為整個私法領域的基礎框架，同時通過從成熟的商事基本法和單行法律總結(jié)出更加凝練、高效的商事法律規(guī)則，作為社會經(jīng)濟生活的直接調(diào)整手段，進而實現(xiàn)對整個社會經(jīng)濟的規(guī)制與調(diào)整。第170條從草案形成到正式定稿的過程中，立法者對相應商事制度所投入的關注度及融合度產(chǎn)生了一系列的討論和解讀。

第170條第1款規(guī)定，執(zhí)行法人或者非法人組織工作任務的人員，就其職權范圍內(nèi)的事項，以法人或者非法人組織的名義實施的民事法律行為，對法人或者非法人組織發(fā)生效力。該規(guī)定位于法典總則的“委托代理”章節(jié)，確立了法人與非法人組織中執(zhí)行工作任務人員行為的法律效果歸屬，理論上稱之為“職務代理”。在紛繁復雜的社會經(jīng)濟生活中，每個經(jīng)濟活動的參與者都可以自由決定其內(nèi)部的職務設置，何種職務因何行為產(chǎn)生何種代理權，該條文沒有也無法提供詳細而明確的判斷標準。代理權的確定，既可從職權范圍的方向進行解讀，也可從具體的職務類型進行解讀?！耙蚵殭喽怼币辉~，在文義上更接近企業(yè)日常經(jīng)營中的“經(jīng)授權后進行代理”，對于代理者的身份不需做出具體要求；“因職務而代理”則更側(cè)重于因代理者在組織內(nèi)的特定身份而直接獲得代理權。無論從何種方向解讀，都需要符合我國的立法現(xiàn)狀與司法實踐。

二、企業(yè)實務中對職務代理規(guī)則的考量

第170條中的“執(zhí)行法人或者非法人組織工作任務的人員”表明了這些人員與組織的特定關系，但該條文在企業(yè)經(jīng)營活動中也面臨著如何適用的問題。

從立法層面，法典有效區(qū)分了“職務代表”與“職務代理”的適用規(guī)則。對于企業(yè)法人，法定代表人的行為會被視同為法人的自身行為，不適用于代理規(guī)則。因此，第170條所述的“人員”理所當然地排除了對“法定代表人”的適用，而更多地指向董事、監(jiān)事、高級管理人員及其以下層級的工作人員。通常認為，職務代理的權限來源于企業(yè)的概括授權。3種授予形式分別為書面明示授予、默示授予、進行推斷。以合同簽訂權為例，上述概念的邏輯結(jié)構如圖1所示。

圖1 各概念之間的邏輯結(jié)構

在適用范圍上，適用“職務代理”的人員至少應在團體組織中取得“職務”。職務一詞最早出自南梁何遜的《為孔導辭建安王箋》，在現(xiàn)代漢語中意為“在組織內(nèi)具有相當數(shù)量和重要性的一系列職位的集合或統(tǒng)稱”，是一個企業(yè)管理活動中約定俗成的用語。職務在法律體系中并無明確定義，更沒有明確的法律屬性。因而判斷是否為職務人員，還需從其與團體組織的關系來考慮。不同學者對現(xiàn)實經(jīng)濟生活的客觀存在有著不同理解和法律價值選擇。有學者認為，“執(zhí)行法人或非法人組織工作任務的人員”的表述過于寬泛，應當予以限縮，企業(yè)中基于勞動關系或雇傭關系的“內(nèi)部組織性代理”才是本條職務代理的實質(zhì)適用范圍。有學者認為，應將其進一步限縮于在組織內(nèi)部或勞動合同關系中承擔一定職務的人員。還有學者認為，需要將該關系擴展至勞動、雇傭關系外的勞務派遣關系。

在原《民法通則》第43條的基礎上，《民法典》第170條第1款使用“執(zhí)行法人或非法人組織工作任務的人員”替代了前者所用的“工作人員”表述。在文義上，與“工作人員”限于組織內(nèi)部不同，只要取得企業(yè)的授權，有關人員均可成為“執(zhí)行工作任務的人員”。在經(jīng)濟生活中，對外執(zhí)行法人工作任務并不意味著該人員與法人或非法人組織一定存在勞動關系，諸如企業(yè)人員編制限制等客觀因素，使得雇傭、掛靠、勞務派遣等關系都可以構成執(zhí)行工作任務的現(xiàn)實基礎。例如，在工程建設領域，客觀存在許多掛靠于建筑企業(yè)的項目經(jīng)理，他們經(jīng)常被交易相對人認定是執(zhí)行工作任務的人員。因此，只要在職權范圍內(nèi)，“執(zhí)行工作任務的人員”的語義使得取得代理權的基礎關系除了內(nèi)部勞動關系外，還需要擴展到組織外成員間的雇傭、委托、單獨授權等關系，這才更加符合社會經(jīng)濟生活的現(xiàn)實，也說明我國“職務代理”規(guī)則的適用范圍需要具有相應的開放性與包容性。

我國公司簽訂經(jīng)濟合同，主要存在以下幾種方式：法定代表人簽字、法定代表人簽字+公司蓋章、其他授權代理人簽字、其他授權代理人簽字+蓋章?！度珖ㄔ好裆淌聦徟泄ぷ鲿h紀要》第41條第3款規(guī)定，代理人對外簽訂合同時首先審查其代理權限、蓋章等非必要附加條件。但受法律傳統(tǒng)影響，社會經(jīng)濟生活中法人簽訂合同極度依賴其印章的使用，“法定代表人或代理人簽字+法人蓋章”普遍成為獲得相對人信賴的方式。對于大眾而言，他們關注的不是簽字者的權利來源，反而把印章使用作為法人對簽字者權利行使的確認途徑。

需要補充說明的是，對于法人分支機構負責人的行為歸屬，無論是從“職務代表”還是“職務代理”來看，其法律結(jié)果都沒有實質(zhì)上的差異。但基于擔責后追償?shù)臍w責有利因素考慮，將負責人的行為認定為代表行為更有利于保護交易相對人的利益。

三、合同風控對職務代理的應對策略

在企業(yè)經(jīng)營中，職務代表行為的發(fā)生頻率較低，職務代理行為的出現(xiàn)頻率和重要程度相對較高。合同風控實務的任務之一就是要規(guī)范職務代理行為，預防表見代理、無權代理的發(fā)生，有效管控經(jīng)營合規(guī)風險，避免經(jīng)營合同因簽約人代理權限瑕疵而發(fā)生法律風險。這種風控包括兩個方面：一是在企業(yè)內(nèi)部，要保證己方合同簽署人員在其代理權限范圍內(nèi)正確履行業(yè)務職責。二是對合同相對人而言，要充分防范合同對方的簽署人員做出無權代理的行為，將法律風險控制在“表見代理”的射程以內(nèi)。對于第一個方面，可以通過規(guī)范公司的自身管理活動來進行。對于第二個方面，則需要公司法務人員、合同管理人員以及經(jīng)營采辦人員，在日常工作中時刻注意代理權限風控。具體到合同實務操作，可從以下環(huán)節(jié)進行更具針對性的管理。

（一）授權管理

大型企業(yè)的授權工作相對規(guī)范、可控。常見的經(jīng)營合同簽訂授權包括年度授權和單項授權。年度授權在上一自然年年末或本自然年年初，由法定代表人根據(jù)公司業(yè)務管理權限對分管領導、分公司經(jīng)理、大項目經(jīng)理或采辦、銷售部門經(jīng)理等進行授權。其核心內(nèi)容是記載具體權限范圍。單項授權則是根據(jù)具體業(yè)務需要，對某一業(yè)務具體負責人給予更大權限或者新的權限授予。在授權過程中，分管領導、分公司經(jīng)理等即對應職務代理中的業(yè)務人員；授權權限則對應職務代理中的代理權限。

授權書在制作過程中，應特別注意代理權限的文字描述，做到清晰明確，避免發(fā)生歧義。在實務中，經(jīng)常發(fā)生合同金額、工作內(nèi)容等變更，故在代理權限中注明“及其變更”，會有效提高授權的執(zhí)行效率，避免因合同金額追加導致超出原有代理權限范圍，不得不進行新的單項授權或者轉(zhuǎn)由不熟悉當次業(yè)務的其他更高級別代理人，乃至法定代表人直接進行變更協(xié)議簽署的情況發(fā)生。當然，這里隱含著企業(yè)希望由同一代理人完成具體業(yè)務全過程合同簽訂的價值判斷，如果其更多地從業(yè)務管理權限考慮，則又另當別論。

授權書簽署完成后，可以選擇在適當?shù)耐緩桨l(fā)布，例如在公司官方網(wǎng)站向社會公開發(fā)布，而不應僅局限于在公司內(nèi)部發(fā)布。這種發(fā)布以只披露完整授權內(nèi)容為宜，避免直接發(fā)布授權書的圖片或掃描文件，規(guī)避被其他人員冒用、偽造的風險。發(fā)布當然包含對失效授權文件的信息披露，除了注明授權期限的授權文件到期失效之外，對于因代理人員職務變動或其他事由引起的授權文件提前失效，也應當及時采用與原授權文件相同的方式進行發(fā)布，這種授權失效發(fā)布在某種意義上重要程度更高。

（二）合同起草

成熟企業(yè)通常會有一系列標準合同、示范合同模板，涵蓋買賣、服務、工程建設、租賃等，并會標注合同條款的使用注意事項與說明。在實務中，除了嚴格按照模板要求進行填寫外，還應在合同首部寫明合同雙方當事人的法定代表人或負責人的姓名，在簽章處寫明合同雙方當事人簽字人的姓名、職務。當然，此處我們更關注的是對方當事人的上述信息。即在這一環(huán)節(jié)，被關注的是代理權限風控的第二個方面。

做出這種安排的邏輯是：通過明確對方當事人的職務代表人是誰，即誰具有不提供授權文件而能直接簽署合同的資格。由對方的職務代表直接簽署合同，己方所承擔的法律風險最低、所負擔的審查義務最少，特別是在對方為獨立法人時，因為“法人章程或者法人權力機構對法定代表人代表權的限制，不得對抗善意相對人”。如果通過簽章處的信息，獲知對方最終簽字人是職務代理人，而己方可以要求對方在簽署合同時提供相應的簽字人授權文件。

實務中常有合同簽字人筆跡“龍飛鳳舞”的情況出現(xiàn)，一旦發(fā)生合同糾紛，需要證明字跡是誰的、證明合同對相對方的效力，這時會具有一定的難度。在簽章處的字跡下邊標注相應的打印體姓名、職務，再輔以合同對方相應的公章或者合同專用章，此時的證明容易程度和效力都會大大提高。而且，這也充分說明了己方在合同簽訂過程中合理注意并審查了對方簽字人的代理權限；即便對方簽字人的簽署行為構成實質(zhì)上的無權代理，但己方依然可以“享有”表見代理所提供的利益保護。

（三）文檔管理

對于合同對方提供的職務代理人授權文件，己方應當做出適當?shù)男问揭?。對于單項授權，以提供原件并直接歸入合同檔案為宜；對于年度或者限期授權，則可提供復印件，并在復印件加上注明與本次合同簽訂日期相同的日期，然后加蓋公章或者合同專用章。這種要求與“授權文件管理環(huán)節(jié)”的要求相呼應，預防對方簽字人的代理資格在期限內(nèi)被取消的情況發(fā)生。

合同簽署完成后，通常會轉(zhuǎn)由專門合同管理部門或者業(yè)務部門的合同管理崗位進行文檔管理，包括合同信息的整理、合同文件的掃描上傳等。此時，企業(yè)的合同管理部門需要履行一定的審查職責，避免合同經(jīng)辦人員忙中出錯，忽略對相關事項的審查核對。例如，曾有某集團（A方）的內(nèi)部關聯(lián)交易合同發(fā)生過該種情況。B方為A方的貿(mào)易單位，其職務代理人范圍比較廣，包括分管領導、總經(jīng)理助理等，簽字權限根據(jù)職務不同而有所區(qū)別。合同雙方日常交易頻次很高，業(yè)務人員相對固定、彼此熟悉。某份合同的金額較常規(guī)金額高出許多，超出常規(guī)簽字人的代理權限范圍。B方業(yè)務人員“習慣性”繼續(xù)交常規(guī)簽字人進行合同簽署，并提供授權文件，手續(xù)“完整”，A方業(yè)務人員也按“流程”辦理。這種情況就構成典型的B方簽約人“超越”其代理權簽訂合同。由于A方?jīng)]有盡到合理的注意、審查義務，因而“沒有充分的理由”相信行為人有代理權。一旦發(fā)生法律糾紛，B方簽約人的行為將會被認定為“無權代理”而非“表見代理”。發(fā)生法律糾紛時，該合同的法律后果難以歸屬到合同B方。在實務中，這種“慣性”操作的發(fā)生概率并不低，需要予以注意。為了核實對方簽約人的代理權限，可以要求對方出具公證書，還可以委托當?shù)芈蓭熓聞账M行查證，方法有很多。然而，企業(yè)的管理活動直接與企業(yè)經(jīng)營成本掛鉤，職務代理風險防范也面臨同樣的問題。在合同實務中，企業(yè)法務和合同管理人員應當在對代理相關法律制度充分理解的基礎上，有機地融合法律規(guī)范要求與企業(yè)內(nèi)控制度、工作流程，使企業(yè)投入適當?shù)墓芾沓杀?，旨在杜絕己方簽約人為“表見代理”“無權代理”的行為，同時把相對方簽約人可能出現(xiàn)的“無權代理”控制在“表見代理”的范疇內(nèi)。