信息化背景下人事檔案管理發(fā)展路徑研究

【摘要】信息化背景下，各行業(yè)管理工作開始尋求與信息技術(shù)的深度融合之路，以探索全新的管理模式，提升管理工作效率。受此影響，我國在2020年的檔案法中新設(shè)置了“檔案信息化”的內(nèi)容，通過立法手段突出建設(shè)檔案信息化的重要意義。所以，現(xiàn)代化的人事檔案管理工作將信息化建設(shè)、流程化升級、數(shù)字化轉(zhuǎn)型作為重要發(fā)展方向，通過構(gòu)建強(qiáng)大且完善的信息檔案管理系統(tǒng)來支持各類人事檔案的管理活動，使其取得新發(fā)展面貌，以更規(guī)范、更高效、更安全的管理模式來應(yīng)對復(fù)雜的信息運(yùn)行環(huán)境。

【關(guān)鍵詞】信息化背景|人事檔案|管理|信息化系統(tǒng)|數(shù)字化

一、人事檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

受信息化發(fā)展與技術(shù)融合影響，人事檔案管理信息化已成為目前發(fā)展人事檔案管理工作的重大主題。從傳統(tǒng)人工檔案管理模式向信息化管理轉(zhuǎn)變，其底層邏輯是人事部門統(tǒng)一組織，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理活動，對屬于人事范疇的信息資源進(jìn)行組織和管理，并加以應(yīng)用，為人才信息基礎(chǔ)工作服務(wù)。從微觀層面來分析，如今人事檔案信息化管理的轉(zhuǎn)變體現(xiàn)在各個環(huán)節(jié)，僅從內(nèi)容角度著眼，主要表現(xiàn)包括：

（一）人事部門及關(guān)聯(lián)部門產(chǎn)生的紙質(zhì)文件信息、電子化信息統(tǒng)一借助信息技術(shù)手段收集，包括企業(yè)人事辦公中產(chǎn)生的電子公文，憑借數(shù)字化收集和處理構(gòu)建基本的檔案信息體系；（二）人事檔案信息化整理。信息化時代，檔案信息的生成包含了兩個方面，一是主體在網(wǎng)絡(luò)平臺制作的檔案電子文件，二是紙質(zhì)人事檔案以數(shù)字化手段進(jìn)行轉(zhuǎn)化，最終生成符合保存條件的電子檔案；（三）建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)庫。在信息化環(huán)境深入運(yùn)行的今天，人事檔案管理機(jī)構(gòu)逐步認(rèn)識到設(shè)立數(shù)據(jù)庫的重要意義，并圍繞人事檔案需求形成目錄數(shù)據(jù)庫、特色數(shù)據(jù)庫等管理模塊，不僅強(qiáng)化了人事檔案管理的專業(yè)性；（4）人事檔案的信息化存儲。信息化背景下，人事檔案由硬磁盤、特定網(wǎng)絡(luò)空間來存儲，即檔案存儲的載體向多元化轉(zhuǎn)變。但這也增加了人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理的安全風(fēng)險(xiǎn)，為有效應(yīng)對信息環(huán)境中檔案數(shù)據(jù)丟失或被盜取等問題，當(dāng)前在檔案信息存儲管理中設(shè)定了備份制度。

二、信息化背景下人事檔案管理發(fā)展的方向

（一）信息化

在信息化背景下，人事檔案信息化建設(shè)成為必然發(fā)展方向，簡單來說是借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來優(yōu)化人事檔案管理流程，全面提升管理效率和質(zhì)量。通過信息化建設(shè)，人事檔案中原本收集和歸檔的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換或直接以電子文件形式存在，并且整理和使用都依靠網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來完成[1]。依據(jù)人事檔案信息化管理的發(fā)展特征來看，其不僅對管理水平有較高要求，同時還要求專業(yè)的信息技術(shù)做保障，只有成熟完備的信息管理手段才能保證人事檔案信息管理系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，檔案數(shù)據(jù)信息處于安全范疇[2]。

（二）流程化

我國人事檔案管理工作長期沿用手工整理、紙質(zhì)存儲、人工歸檔等傳統(tǒng)處理方式，檔案信息使用效率低，人員溝通不暢，嚴(yán)重影響了人事檔案管理的質(zhì)量。為此，流程化為現(xiàn)代人事檔案管理發(fā)展的方向之一。即針對人事檔案的各項(xiàng)活動按照具體應(yīng)用需求和目標(biāo)搭建流程化管理標(biāo)準(zhǔn)，促使檔案管理行為規(guī)范化、透明化、精細(xì)化，促使可靠性與效率性共存。

（三）數(shù)字化

人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是信息化發(fā)展的升級，將高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和云計(jì)算等時下先進(jìn)的技術(shù)手段與人事檔案管理的應(yīng)用場景整合，使得檔案全文信息、目錄信息具備數(shù)字化特征。在2021年6月，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》就我國檔案管理活動進(jìn)行了專項(xiàng)規(guī)劃，充分體現(xiàn)出人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級的必要性[3]。數(shù)字化管理模式的發(fā)展則是順應(yīng)信息化社會對數(shù)字技術(shù)全面應(yīng)用的現(xiàn)實(shí)選擇，人事信息可以通過電子文件進(jìn)行歸檔處理，多門類的檔案按照標(biāo)準(zhǔn)分類，大幅提升了管理效率。

三、信息化背景下人事檔案管理發(fā)展實(shí)踐策略

（一）功能與技術(shù)整合為人事檔案確立頂層發(fā)展計(jì)劃

人事檔案管理是系統(tǒng)化實(shí)踐工程，其需要滿足檔案信息基本的收集、整理、歸檔以及利用等需求。但在信息化背景下，要促使人事檔案在各個方面實(shí)現(xiàn)新躍升與新突破，需得將信息技術(shù)和檔案管理職能結(jié)合，確立完善的頂層發(fā)展計(jì)劃。其中轉(zhuǎn)型升級的順利要把握政策法規(guī)的指示，充分理解行業(yè)管理規(guī)定，確保人事檔案信息化管理的發(fā)展有清晰依據(jù)。

（二）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)助力人事檔案管理向信息數(shù)字化轉(zhuǎn)型

信息化和數(shù)字化是目前人事檔案管理發(fā)展的主要方向，但實(shí)踐過程存在多種困境，介于此，需要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，凝聚各方力量，吸收多種先進(jìn)數(shù)字信息技術(shù)，為現(xiàn)代人事檔案管理陣地建設(shè)提供必要支持。如從基礎(chǔ)設(shè)施、支撐平臺方面進(jìn)行改進(jìn)，向綜合應(yīng)用領(lǐng)域加深開發(fā)，并通過健全標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)維和安全這三個縱向部分提供堅(jiān)實(shí)保障，促使人事檔案管理的環(huán)境和功能提優(yōu)增質(zhì)。

（三）結(jié)合現(xiàn)實(shí)應(yīng)用場景逐步完善檔案管理系統(tǒng)功能

信息化背景下，人事檔案管理向數(shù)字化、信息化方向發(fā)展屬于長期實(shí)施的系統(tǒng)工程，介于應(yīng)用程序的不穩(wěn)定，信息技術(shù)的不成熟等客觀問題，在升級轉(zhuǎn)化人事檔案管理系統(tǒng)中，需得結(jié)合現(xiàn)實(shí)應(yīng)用場景逐步完善功能，并針對管理中存在的難點(diǎn)探究出更有效的數(shù)字化管理方法，推動人事檔案管理工作在現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化等方面邁入新臺階。從人事檔案信息化管理的根本特征著手，實(shí)際解決的管理困境需特別重視三大要點(diǎn)：

第一，各領(lǐng)域的人事檔案信息涉及面廣，包括職員個人成長中的學(xué)歷、考核、成就、履歷等材料。信息化環(huán)境中需結(jié)合信息技術(shù)構(gòu)建具備智能收集功能的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)，將屬于人事檔案標(biāo)準(zhǔn)范疇內(nèi)的材料從被動收集轉(zhuǎn)化為主動收集，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時補(bǔ)充、更新檔案。同時，人事部門要創(chuàng)建適宜組織發(fā)展的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)用圖像處理、文件掃描、大數(shù)據(jù)收集等技術(shù)，將傳統(tǒng)的實(shí)體檔案形式升級為數(shù)字文本和圖像，經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)化審核，確保兩者達(dá)到一致，原始檔案安全且完整。

第二，人事檔案管理中常面臨歸檔標(biāo)準(zhǔn)差異較大的問題，以致很多信息存在差異，嚴(yán)重限制了管理效率和應(yīng)用價(jià)值。工作人員需采用專業(yè)經(jīng)驗(yàn)與相關(guān)審核工具嚴(yán)格判斷檔案材料的完備性、準(zhǔn)確性和全面性，把控材料信息的“入口關(guān)”。同時，采用行業(yè)法規(guī)和組織管理制度劃分歸檔標(biāo)準(zhǔn)，將原有的實(shí)體檔案材料及時做數(shù)字化的處理，以實(shí)現(xiàn)數(shù)字和實(shí)體檔案規(guī)范統(tǒng)一歸檔的標(biāo)準(zhǔn)。此外，對人事檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)置同步功能，確保數(shù)字化和實(shí)體檔案能夠動態(tài)更新，職員工作履歷、職務(wù)變動等流動信息可以在檔案中得到精準(zhǔn)追蹤[4]。

第三，依靠網(wǎng)絡(luò)加密或權(quán)限技術(shù)對人事檔案安全性強(qiáng)化管理。為滿足信息化環(huán)境的應(yīng)用要求，人事檔案逐步構(gòu)建了實(shí)體檔案和數(shù)字檔案兩部分，而人事檔案信息管理系統(tǒng)平臺內(nèi)部，需針對職責(zé)人員來設(shè)置應(yīng)用權(quán)限，最大程度避免人事檔案信息偽造、篡改等問題，使其在一系列應(yīng)用場景中實(shí)現(xiàn)安全管理目標(biāo)。

四、結(jié)語

人事檔案管理在單位各大人事活動中扮演重要角色，在信息化背景下，尋求更現(xiàn)代化、更高水平的管理技術(shù)，升級檔案管理流程成為當(dāng)前面臨的核心目標(biāo)。數(shù)字信息技術(shù)可以支持構(gòu)建人事檔案管理信息系統(tǒng)，將各類檔案管理事項(xiàng)和業(yè)務(wù)在線上做統(tǒng)一處理，其不僅能夠提升管理工作效率，及時更新和應(yīng)用檔案信息，同時可以保障檔案數(shù)據(jù)的安全性與服務(wù)的智能化。所以，流程化、信息化以及數(shù)字化將成為現(xiàn)代人事檔案管理的主要發(fā)展方向。中國軍轉(zhuǎn)民

參考文獻(xiàn)

[1]卜晶.人事檔案信息數(shù)字化管理面臨的問題與對策[J].蘭臺內(nèi)外，2022（31）：19-21.

[2]秦芳彧，高傳君.信息化背景下人事檔案管理問題探析——基于生命周期理論視角[J].沈陽師范大學(xué)學(xué)報(bào)（社會科學(xué)版），2022，46（04）：80-86.

[3]劉曉寧.信息化背景下人事檔案管理發(fā)展路徑研究[J].黑龍江檔案，2022（01）：93-95.

[4]劉玉紅.信息化背景下人事檔案管理創(chuàng)新思路探析[J].黑龍江檔案，2018（03）：74.

【基金項(xiàng)目：2022年度高校哲學(xué)社會科學(xué)研究一般項(xiàng)目“新檔案法背景下高校干部人事檔案信息化管理路徑研究”階段性成果。（項(xiàng)目批準(zhǔn)號：2022SJYB0566）；2023年度高校哲學(xué)社會科學(xué)研究一般項(xiàng)目“ 數(shù)字時代下高校干部人事檔案信息化價(jià)值及優(yōu)化路徑研究”（項(xiàng)目編號：2023SJYB0549）】

（作者簡介：翟福貞，南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)大學(xué)副研究館員，碩士，研究方向?yàn)槿耸聶n案管理）