檔案信息化建設(shè)在檔案管理中的價(jià)值

[摘 要]本文旨在探討檔案信息化建設(shè)在檔案管理中的價(jià)值，通過(guò)對(duì)檔案信息化建設(shè)的定義、優(yōu)勢(shì)以及實(shí)施方法的分析，揭示了檔案信息化對(duì)提高檔案管理效率、確保信息安全和促進(jìn)信息共享的重要作用。本文還強(qiáng)調(diào)了政府和組織應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)并積極推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)更高水平的檔案管理。

[關(guān)鍵詞]檔案信息化建設(shè)；檔案管理；信息安全；信息共享；

效率提升

一、引言

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化時(shí)代改變了我們的生活方式和工作方式。檔案管理領(lǐng)域也沒(méi)有例外，檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)字化的檔案信息管理。這一轉(zhuǎn)變不僅僅是技術(shù)工具的更新?lián)Q代，更是一場(chǎng)關(guān)乎信息管理方式和效率的革命。

二、檔案信息化建設(shè)概述

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)重要且復(fù)雜的過(guò)程，它涵蓋了將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，并運(yùn)用信息技術(shù)手段來(lái)管理、存儲(chǔ)、檢索和共享檔案信息的一系列過(guò)程。首先，檔案信息化建設(shè)包括了數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過(guò)程。這意味著將原本以紙質(zhì)形式存在的檔案資料，如文件、記錄、報(bào)告等，經(jīng)過(guò)掃描、拍攝或其他數(shù)字化手段，轉(zhuǎn)化為電子文檔或數(shù)據(jù)形式。這一過(guò)程不僅有助于節(jié)省物理存儲(chǔ)空間，還能夠降低文檔丟失或損壞的風(fēng)險(xiǎn)。其次，檔案信息化建設(shè)包括了信息技術(shù)的應(yīng)用[1]。這包括了建立檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、云存儲(chǔ)和其他相關(guān)工具，以便有效地存儲(chǔ)、管理和檢索數(shù)字檔案。信息技術(shù)的應(yīng)用也使檔案信息的共享和傳播變得更加便捷。例如，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或內(nèi)部系統(tǒng)，員工可以輕松地訪問(wèn)和分享檔案信息，無(wú)論他們身處何地。最后，檔案信息化建設(shè)還強(qiáng)調(diào)了信息的安全性和合規(guī)性。在數(shù)字化環(huán)境中，保護(hù)檔案信息免受未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)、篡改或泄露是至關(guān)重要的。

三、檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

（一）檔案管理效率的提升

檔案信息化建設(shè)在提高檔案管理效率方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。數(shù)字化轉(zhuǎn)型和信息技術(shù)的應(yīng)用，為檔案管理帶來(lái)了一系列顯著的優(yōu)勢(shì)，這些優(yōu)勢(shì)不僅提高了工作效率，還改善了整個(gè)檔案管理流程。檔案信息化建設(shè)可以加速檔案檢索的過(guò)程。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的檢索通常需要耗費(fèi)大量時(shí)間，因?yàn)槿藗冃枰謩?dòng)查找文件，翻閱大量文件夾。然而，通過(guò)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，檔案信息化建設(shè)使得檔案可以迅速通過(guò)關(guān)鍵字搜索或元數(shù)據(jù)檢索，大大減少了查找所需信息的時(shí)間。像谷歌文檔等工具可以幫助用戶輕松地搜索和訪問(wèn)特定的數(shù)字檔案。檔案信息化建設(shè)提供了更好的版本管理和更新機(jī)制。在紙質(zhì)檔案管理中，當(dāng)需要對(duì)文件進(jìn)行修改或更新時(shí)，可能需要?jiǎng)?chuàng)建新的版本或手動(dòng)更新現(xiàn)有文件，這可能導(dǎo)致混亂和錯(cuò)誤。但在數(shù)字化環(huán)境下，檔案可以輕松更新，保留版本歷史記錄，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性[2]。例如，文檔管理系統(tǒng)如Microsoft OneDrive或Dropbox允許用戶在不同版本之間進(jìn)行切換，以保持檔案的最新?tīng)顟B(tài)。

檔案信息化建設(shè)也有助于流程和任務(wù)自動(dòng)化，自動(dòng)化可以節(jié)省大量的人力資源和時(shí)間，減少了手動(dòng)處理文件和數(shù)據(jù)的數(shù)量。例如，工作流程管理軟件Trello、Asana等，可以用于自動(dòng)分配任務(wù)、提醒截止日期，從而加速檔案管理流程的進(jìn)行。數(shù)字化檔案的備份和恢復(fù)變得更加容易和可靠，在傳統(tǒng)環(huán)境中，紙質(zhì)檔案可能會(huì)受到火災(zāi)、水災(zāi)或其他自然災(zāi)害的破壞，導(dǎo)致信息永久丟失。數(shù)字化檔案可以通過(guò)定期備份和云存儲(chǔ)來(lái)保護(hù)，確保即使出現(xiàn)災(zāi)害也能夠迅速恢復(fù)。例如，云服務(wù)提供商AWS可以提供可靠的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)解決方案。

（二）信息安全的保障

檔案信息化建設(shè)在信息安全保障方面發(fā)揮著關(guān)鍵作用，它不僅有助于防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和信息泄露，還提供了強(qiáng)大的保障措施，以確保檔案信息的完整性、可用性和保密性。檔案信息化建設(shè)通過(guò)訪問(wèn)控制和權(quán)限管理，實(shí)現(xiàn)了信息的合法使用和保密性。例如，許多檔案管理系統(tǒng)允許管理員為不同用戶或用戶組分配不同級(jí)別的訪問(wèn)權(quán)限。這意味著只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)特定的檔案信息，像Microsoft SharePoint等工具提供了高度可配置的權(quán)限設(shè)置，確保檔案只被授權(quán)人員訪問(wèn)。檔案信息化建設(shè)提供了數(shù)據(jù)加密和安全傳輸?shù)墓δ?。?duì)于機(jī)密或敏感信息，加密技術(shù)可以保護(hù)數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中不被竊取或篡改。例如，使用SSL/TLS協(xié)議的網(wǎng)站保護(hù)用戶在互聯(lián)網(wǎng)上傳輸?shù)男畔?，確保數(shù)據(jù)的安全傳輸。

數(shù)字檔案的備份和災(zāi)難恢復(fù)方案是信息安全的重要組成部分，在傳統(tǒng)環(huán)境中，紙質(zhì)檔案容易受到火災(zāi)、水災(zāi)或其他意外事件的破壞，導(dǎo)致信息丟失。然而，數(shù)字化檔案可以通過(guò)定期備份和云存儲(chǔ)來(lái)保護(hù)，確保即使出現(xiàn)災(zāi)難也能夠迅速恢復(fù)數(shù)據(jù)。此外，安全審計(jì)和監(jiān)控也是信息安全的關(guān)鍵方面，檔案信息化建設(shè)可以記錄和監(jiān)測(cè)檔案訪問(wèn)和操作的日志，以便追蹤潛在的風(fēng)險(xiǎn)或不當(dāng)行為。通過(guò)這些安全審計(jì)措施，可以更好地保護(hù)檔案信息的安全性。例如，SIEM（安全信息與事件管理）工具如Splunk和QRadar可以用于監(jiān)控和分析安全事件，以及生成報(bào)告以供審計(jì)使用[3]。

（三）信息共享的促進(jìn)

信息共享是現(xiàn)代檔案管理的一個(gè)重要目標(biāo)，而檔案信息化建設(shè)在促進(jìn)信息共享方面發(fā)揮了關(guān)鍵作用。它有助于將檔案信息變得更加容易訪問(wèn)和共享，從而加強(qiáng)了組織內(nèi)部和外部的合作，并促進(jìn)了知識(shí)傳播與合作。檔案信息化建設(shè)通過(guò)提供遠(yuǎn)程訪問(wèn)的功能，實(shí)現(xiàn)了全球范圍內(nèi)的信息共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要親臨檔案館或辦公地點(diǎn)才能查閱，而數(shù)字化檔案則可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程訪問(wèn)，讓用戶可以隨時(shí)隨地查看和分享檔案。例如，數(shù)字圖書(shū)館和在線檔案管理系統(tǒng)允許用戶在線瀏覽和下載數(shù)字檔案。檔案信息化建設(shè)提供了多種共享選項(xiàng)，以滿足不同的共享需求。用戶可以根據(jù)需要選擇公開(kāi)共享、限制共享或私密共享檔案信息。例如，Google Drive允許用戶輕松地與他人共享文件和文件夾，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，確保信息只被授權(quán)人員訪問(wèn)。不僅如此，團(tuán)隊(duì)成員還可以同時(shí)訪問(wèn)和編輯共享的數(shù)字檔案，實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作。協(xié)作工具如Google Workspace（G Suite）和Microsoft Teams提供了實(shí)時(shí)協(xié)作和版本控制功能，使多人共同編輯文檔變得更加高效。此外，數(shù)字檔案的元數(shù)據(jù)和標(biāo)簽化使得信息更容易分類和檢索，從而促進(jìn)了信息的共享。用戶可以使用關(guān)鍵字搜索、過(guò)濾和排序檔案，快速找到所需信息。

四、檔案信息化建設(shè)的實(shí)施方法

（一）確立信息化建設(shè)目標(biāo)

在檔案信息化建設(shè)中，確立清晰的信息化建設(shè)目標(biāo)是實(shí)施過(guò)程的第一步，也是取得成功的關(guān)鍵。首先要確立信息化建設(shè)目標(biāo)，組織需要對(duì)當(dāng)前的檔案管理狀況進(jìn)行全面的評(píng)估。這包括了解現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案，了解檔案管理流程，以及評(píng)估現(xiàn)有的技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施。通過(guò)這一評(píng)估，組織可以識(shí)別出當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，以及信息化建設(shè)可以解決的潛在風(fēng)險(xiǎn)。其次要確定信息化建設(shè)的目標(biāo)和優(yōu)先級(jí)。這需要明確組織期望從信息化建設(shè)中獲得的好處。例如，目標(biāo)可以包括提高檔案管理效率、加強(qiáng)信息安全、促進(jìn)信息共享等。這些目標(biāo)應(yīng)該與組織的戰(zhàn)略目標(biāo)和需求相一致，并根據(jù)其重要性進(jìn)行優(yōu)先排序。這有助于確保信息化建設(shè)的焦點(diǎn)不會(huì)偏離組織的核心目標(biāo)[4]。接下來(lái)，需要明確信息化建設(shè)的范圍和時(shí)間表。這意味著確定哪些檔案將被數(shù)字化，選擇合適的信息技術(shù)工具，以及規(guī)劃項(xiàng)目的時(shí)間線。明確范圍和時(shí)間表有助于確保信息化建設(shè)項(xiàng)目的可行性和可管理性。最后，需要建立明確的指標(biāo)和評(píng)估方法，用于衡量信息化建設(shè)的成功與否。這些指標(biāo)可以包括了檔案管理效率的提升率、信息安全的改善程度、信息共享的增加等。通過(guò)不斷監(jiān)測(cè)和評(píng)估，組織可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行調(diào)整，以確保信息化建設(shè)目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。

（二）選擇合適的技術(shù)和工具

選擇合適的技術(shù)和工具是檔案信息化建設(shè)過(guò)程中至關(guān)重要的一步。這一步驟直接影響到信息化建設(shè)項(xiàng)目的成功和效率，因此需要慎重考慮。為了選擇合適的技術(shù)和工具，組織需要明確其信息化建設(shè)的目標(biāo)和需求。不同的項(xiàng)目目標(biāo)可能需要不同類型的技術(shù)和工具支持。例如，如果主要目標(biāo)是提高檔案管理效率，那么可以選擇具有強(qiáng)大搜索和檢索功能的檔案管理系統(tǒng)，如Documentum或OpenText；如果信息安全是首要考慮因素，那么可以選擇具備高級(jí)加密和權(quán)限控制功能的云存儲(chǔ)解決方案，如Amazon S3或Microsoft Azure。同時(shí)要考慮到組織的現(xiàn)有技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施，選擇與現(xiàn)有技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施兼容的技術(shù)和工具可以減少集成和遷移的復(fù)雜性。例如，如果組織已經(jīng)使用了Microsoft Office 365作為辦公套件，那么可以考慮集成OneDrive或SharePoint來(lái)存儲(chǔ)和管理數(shù)字檔案，因?yàn)樗鼈兛梢耘cOffice 365無(wú)縫轉(zhuǎn)換。另外，要考慮到技術(shù)和工具的成本和可維護(hù)性，信息化建設(shè)項(xiàng)目不僅包括初期投資，還需要考慮到長(zhǎng)期運(yùn)營(yíng)和維護(hù)的成本。組織應(yīng)該評(píng)估技術(shù)和工具的總體擁有成本（TCO），包括許可費(fèi)用、硬件和軟件維護(hù)費(fèi)用、培訓(xùn)成本等。同時(shí)，還應(yīng)考慮供應(yīng)商的可信度和支持服務(wù)，以確保在項(xiàng)目實(shí)施后獲得充分的技術(shù)支持。

（三）建立信息化團(tuán)隊(duì)

一個(gè)專業(yè)的團(tuán)隊(duì)可以有效地規(guī)劃、執(zhí)行和管理信息化項(xiàng)目，確保項(xiàng)目按時(shí)、按預(yù)算、按質(zhì)量完成。信息化團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該包括不同領(lǐng)域的專業(yè)人員，如項(xiàng)目經(jīng)理、信息技術(shù)專家、檔案管理專家、安全專家、培訓(xùn)師等。每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都應(yīng)該具備相關(guān)的技能和經(jīng)驗(yàn)，以便有效地履行其職責(zé)。例如，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目規(guī)劃和執(zhí)行，信息技術(shù)專家負(fù)責(zé)技術(shù)實(shí)施，檔案管理專家負(fù)責(zé)檔案處理和管理，安全專家負(fù)責(zé)信息安全，培訓(xùn)師負(fù)責(zé)培訓(xùn)用戶等。同時(shí)，團(tuán)隊(duì)需要明確項(xiàng)目的范圍、時(shí)間表、預(yù)算和交付物。這有助于團(tuán)隊(duì)成員明確任務(wù)和職責(zé)，以及衡量項(xiàng)目的進(jìn)展和成功。信息化項(xiàng)目涉及多個(gè)團(tuán)隊(duì)成員和利益相關(guān)者之間的合作。因此，建立有效的溝通渠道和協(xié)作流程是至關(guān)重要的。團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該定期召開(kāi)會(huì)議、更新進(jìn)展、解決問(wèn)題，并確保所有相關(guān)人員都了解項(xiàng)目的最新情況。信息化項(xiàng)目可能涉及新技術(shù)和工具的使用，因此團(tuán)隊(duì)成員需要不斷學(xué)習(xí)和適應(yīng)變化。培訓(xùn)和支持可以幫助團(tuán)隊(duì)成員掌握所需的技能，并提供在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的支持和指導(dǎo)。

（四）培訓(xùn)和意識(shí)提升

首先，管理組織要確定培訓(xùn)的對(duì)象和范圍，確定哪些團(tuán)隊(duì)成員和利益相關(guān)者需要接受培訓(xùn)，以確保他們能夠有效地使用新的信息化工具和技術(shù)。培訓(xùn)對(duì)象應(yīng)包括檔案管理員、IT支持人員、最終用戶等，要確保培訓(xùn)計(jì)劃覆蓋了所有必要的參與者。根據(jù)參與者制定培訓(xùn)計(jì)劃和課程內(nèi)容，根據(jù)培訓(xùn)對(duì)象的需求和技能水平，制定詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃和課程內(nèi)容。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)的時(shí)間表、地點(diǎn)和形式（如面對(duì)面培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、自學(xué)課程等），課程內(nèi)容應(yīng)涵蓋信息化工具的使用方法、最佳實(shí)踐、安全注意事項(xiàng)等。其次，選擇合適的培訓(xùn)方法和工具。根據(jù)培訓(xùn)的對(duì)象和內(nèi)容，選擇適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)方法和工具，可以使用在線培訓(xùn)平臺(tái)、教育管理系統(tǒng)（LMS）、培訓(xùn)視頻、文檔和實(shí)際操作演練等，確保培訓(xùn)方法和工具與目標(biāo)群體的需求和學(xué)習(xí)風(fēng)格相匹配。培訓(xùn)后，要進(jìn)行反饋和評(píng)估，以了解培訓(xùn)的效果和參與者的反應(yīng)?？梢酝ㄟ^(guò)定期的問(wèn)卷調(diào)查、考試和績(jī)效評(píng)估來(lái)實(shí)現(xiàn)，根據(jù)反饋結(jié)果，調(diào)整培訓(xùn)計(jì)劃和內(nèi)容，以不斷提高培訓(xùn)質(zhì)量和效果[5]。然后，組織可以通過(guò)內(nèi)部宣傳、信息化政策的制定和強(qiáng)調(diào)信息安全的重要性來(lái)提高員工的信息化意識(shí)。意識(shí)提升活動(dòng)可以包括定期的信息安全培訓(xùn)、員工手冊(cè)、安全政策的傳達(dá)和宣傳等[6]。最后，要為參與培訓(xùn)的人員提供持續(xù)的技術(shù)支持和咨詢服務(wù)，以解決實(shí)際應(yīng)用中遇到的問(wèn)題，還要建立反饋渠道，鼓勵(lì)員工提出建議和意見(jiàn)，以不斷改進(jìn)信息化建設(shè)和培訓(xùn)計(jì)劃[7]。

結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代檔案管理的必然趨勢(shì)，它為組織提供了豐富的機(jī)會(huì)和益處。然而，它也需要組織做好充分的準(zhǔn)備和規(guī)劃，以確保項(xiàng)目的成功和可持續(xù)發(fā)展。通過(guò)認(rèn)真考慮并實(shí)施上述方法，組織可以更好地利用信息化建設(shè)的潛力，提高檔案管理的水平，滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)信息管理的需求。檔案信息化建設(shè)不僅是一項(xiàng)技術(shù)工程，更是一項(xiàng)管理創(chuàng)新，它將為組織帶來(lái)更高效的信息管理方式，從而提升組織的競(jìng)爭(zhēng)力和可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：高廣燕（1975— ），女，漢族，山東棗莊人，棗莊市交通運(yùn)輸綜合執(zhí)法支隊(duì)，館員，本科。

研究方向：檔案管理。